Huvudvärksförbundets Integritetspolicy

Transkript

1 1 Huvudvärksförbundets Integritetspolicy Huvudvärksförbundet värnar om din integritet och följer dataskyddsförordningen GDPR (General Data Protection Regulation). I policyn förklaras hur och varför vi samlar in samt använder din personliga information. Den beskriver även dina rättigheter och hur du kan göra dem gällande. Huvudvärksförbundet vill att du ska känna dig trygg i behandlingen av dina personuppgifter hos oss. Det är viktigt att du förstår och kan ta del av integritetspolicyn. Vid eventuella frågor välkomnar vi dig att kontakta oss. Medlemskapet i Huvudvärksförbundet är frivilligt och det är även lämnandet av dina personuppgifter, men vissa personuppgifter om dig behövs för att du ska kunna vara medlem. Vad är en personuppgift och vad är en behandling av personuppgifter? Personuppgifter är all information som direkt eller indirekt kan hänföras till en fysisk person som är i livet. Det kan också vara exempelvis bilder och ljudupptagningar som behandlas i dator även om inga namn nämns. Krypterade uppgifter och olika slag av elektroniska identiteter (t.ex. IP-nummer) är personuppgifter ifall de kan kopplas till fysiska personer. Med behandling menas allt man gör med personuppgifter. Exempel på behandling av personuppgifter är: insamling, registrering och lagring. Vem är ansvarig för personuppgifterna? Huvudvärksförbundet, organisationsnummer , med adress Sankt Göransgatan 84, Stockholm, är personuppgiftsansvarig för organisationens behandling av personuppgifter. Från vilka källor hämtar vi dina personuppgifter? Du eller din vårdnadshavare är källan till dina personuppgifter då du själv lämnar dem till oss. Vilka kan vi komma att dela dina personuppgifter med? Personuppgiftsbitra den. För att vi ska kunna uppfylla ditt medlemskap är det i vissa fall nödvändigt att dela dina personuppgifter med företag som är så kallade personuppgiftsbitra den för oss. Ett personuppgiftsbitra de är ett företag som behandlar informationen för vår räkning och enligt våra instruktioner. Vi har personuppgiftsbitra den som hjälper oss med: 1. Medlemsregister 2. Distribution av medlemstidning och annat tryckt material, till exempel vårt tryckeri.

2 2 När dina personuppgifter delas med personuppgiftsbitra den sker det endast i enlighet med de ändamål som beskrivs i denna policy. Vi har skriftliga avtal med alla personuppgiftsbitra den. I avtalen garanterar de att säkerheten för personuppgifterna som behandlas och de åtar sig att följa GDPR. Företag som är självständigt personuppgiftsansvariga. Vi kan även komma att dela dina personuppgifter med vissa företag som är självständigt personuppgiftsansvariga. Att företaget är självständigt personuppgiftsansvarig innebär att det är de som styr hur informationen som lämnas till företaget ska behandlas. Självständiga personuppgiftsansvariga som vi delar dina personuppgifter med är: - Statliga myndigheter (polisen, skatteverket eller andra myndigheter) om vi är skyldiga att göra det enligt lag eller vid misstanke om brott. - Företag som erbjuder betallo sningar (kortinlo sande företag, banker och andra betaltja nstleveranto rer). När dina personuppgifter delas med ett företag som är självständigt personuppgiftsansvarig gäller det företagets integritetspolicy och personuppgiftshantering. Hur länge sparar vi dina personuppgifter? Vi sparar aldrig dina personuppgifter längre a n vad som är nödvändigt för respektive ändamål. Se mer om de specifika lagringsperioderna under respektive ändamål. Vad har du för rättigheter som registrerad? Rätt till tillgång (s.k. registerutdrag). Vi är alltid öppna och transparenta med hur vi behandlar dina personuppgifter och vill du veta vilka personuppgifter vi behandlar om just dig kan du begära att fa tillgång till uppgifterna. Tänk på att ifall vi mottar en begäran om tillgång kan vi komma att fråga om ytterligare uppgifter för att säkerställa att informationen lämnas till rätt person. Rätt till rättelse. Du kan begära att dina personuppgifter rättas ifall uppgifterna är felaktiga. Inom ramen för det angivna ändamålet har du också rätt att komplettera eventuellt ofullständiga personuppgifter. Tänk på att du som är medlem hos Huvudvärksförbundet kan ändra vissa uppgifter direkt via Mina Sidor. Rätt till radering. Du kan begära radering av personuppgifter vi behandlar om dig ifall du avslutar ditt medlemskap eller om uppgifterna inte längre är nödvändiga för ändamålet de har samlats in eller behandlats för. Tänk på att vi kan ha rätt att neka din begäran ifall det finns legala skyldigheter som hindrar oss frän att omedelbart radera vissa personuppgifter. Dessa skyldigheter kommer från bokförings- och skattelagstiftning, bank- och penningtvaẗtslagstiftning, men också bidragsansökan av kommun-, landstings- och statsbidrag. Det kan också hända att behandlingen är nödvändig för att vi ska kunna fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk. Skulle vi vara förhindrade att tillmötesgå en begäran om radering kommer vi istället att blockera personuppgifterna frän att kunna användas till andra syften a n det syfte som hindrar den begärda raderingen.

3 3 Rätt till dataportabilitet. Om vår rätt att behandla dina personuppgifter grundar sig antingen på ditt samtycke eller fullgörande av ett avtal med dig har du rätt att begära att fa de uppgifter som rör dig och som du har lämnat till oss överförda till en annan personuppgiftsansvarig (s.k. dataportabilitet). En förutsättning för dataportabilitet är att överföringen är tekniskt möjlig och kan ske automatiserad. Hur skyddas dina personuppgifter? Vi använder IT-system för att skydda sekretessen, integriteten och tillgången till personuppgifter. Endast de personer som faktiskt behöver behandla dina personuppgifter för att vi ska kunna uppfylla våra angivna ändamål har tillgång till dem. Vad innebär det att Datainspektionen är tillsynsmyndighet? Datainspektionen är ansvarig för att övervaka att lagstiftningen följs. Om du tycker att Huvudvärksförbundet hanterar personuppgifter på ett felaktigt sätt kan lämna in ett klagomål till Datainspektionen. Hur kontaktar du oss lättast vid frågor om dataskydd? Om du har frågor kring dataskyddet hos Huvudvärksförbundet, kontakta vårt kansli. Vi kan komma att göra ändringar i vår integritetspolicy. Den senaste versionen av integritetspolicyn finns alltid på vår webbplats. Integritetspolicyn uppdaterades senast Vilka personuppgifter samlar vi in, för vilket ändamål och hur behandlar vi dem? För att kunna hantera och administrera medlemskapet Län Födelseår Kön Huvudvärkstyp Betalningshistorik. Betalningsinformation Anva ndaruppgifter för Mina sidor Vi upprätthåller korrekta och uppdaterade uppgifter. Vi skapar inloggningsfunktionen på Min sida. Vi gör så att du ska kunna se din betalningshistorik. Vi skickar adressfiler till tryckeriet (som vi har biträdesavtal med) Laglig grund: Fullgörande av medlemskapet i enlighet med stadgarna. Denna insamling av dina personuppgifter behövs för att vi ska kunna fullgöra våra åtaganden enligt stadgarna. Om uppgifterna inte lämnas kan vi ej fullgöra våra åtaganden. Lagringsperiod: Tills dess medlemskapet avslutas vilket kan ske manuellt eller automatiskt på grund av inaktivitet inom en period om 12 månader.

4 4 För att sköta och kunna erbjuda medlemsförmåner och erbjudanden.. Medlemsnummer Eventuella anteckningar som du själv väljer att lämna. Vi skapar erbjudanden och förmåner kopplade till ditt medlemskap. Laglig grund: Berättigat intresse: Behandlingen är nödvändig för att tillgodose vårt och ditt intresse av att hantera rådgivning, förmåner, erbjudanden samt informationsspridning. Lagringsperiod: Till dess frågan är besvarad eller medlemskapet avslutat. Vi informerar och kommunicerar med våra medlemmar. Vi besvarar frågor från våra medlemmar. För att kunna hantera anmälningar till förbundets och föreningarnas aktiviteter. Som exempelvis föreläsningar, kurser, läger, övernattningar. Eventuella anteckningar som du själv väljer att lämna, till exempel allergier, önskemål om kost. Vi tar emot bokningar, om- och avbokningar. Vi skickar bokningsbekräftelse. Vi kommunicerar kring anmälningen och aktiviteten. Laglig grund: Berättigat intresse: Behandlingen är nödvändig för att tillgodose vårt och ditt intresse av att kunna ta del av aktiviteter. Lagringsperiod: Tills dess att aktiviteten har slutförts, inklusive eventuell utvärdering. För att kunna genomföra och hantera deltagande i tävlingar och/eller event. Ålder Uppgifter lämnade i tävlingsbidrag. Uppgifter lämnade i utvärderingar av tävling och event. Vi kommunicerar innan och efter deltagandet i tävlingen eller eventet (t.ex. bekräftelse på anmälningar, frågor eller utvärderingar). Vi utför identifiering och kontroll av ålder. Vi väljer ut vinnare och förmedlar eventuella vinster. Laglig grund: Berättigat intresse. Behandlingen är nödvändig för att tillgodose vårt och ditt berättigade intresse av att hantera ditt deltagande i tävlingar och/eller event. Lagringsperiod: Under den tid tävlingen/eventet (inklusive ev. utvärdering) pågar.

5 5 För att kunna utveckla och förbättra vår verksamhet samt situationen för personer med huvudvärk Ålder Kön Bostadsort Korrespondens och feedback avseende vår verksamhet Vi tar fram underlag i syfte att utvärdera och förbättra vår verksamhet. Vi tar fram underlag i syfte att utvärdera och förbättra situationen för personer med huvudvärk. Korrespondens kring din hälsa, medicinering, behandling, livsstil med mera. Laglig grund: Berättigat intresse. Behandlingen är nödvändig för att tillgodose vårt och våra medlemmars berättigades intresse av att utvärdera, utveckla och förbättra vår verksamhet samt situationen för personer med huvudvärk. Lagringsperiod: Från insamlandet och för en tid om 12 månader därefter.