Integritetspolicy 1.0

Transkript

1 Integritetspolicy 1.0 1

2 Tillväxt Motalas integritetspolicy Tillväxt Motala värnar om din personliga integritet. Det är därför en självklarhet för oss att alltid sträva efter att skydda dina personuppgifter på bästa möjliga sätt. I vår integritetspolicy vill vi informera dig om hur vi behandlar dina personuppgifter samt vilka rättigheter du har. Du är alltid välkommen att kontakta oss vid eventuella frågor. Med hjälp av innehållsförteckningen nedan kan du lätt navigera till de avsnitt som är av särskilt intresse för dig. 2

3 Innehåll Vad är en personuppgift och vad är en behandling av personuppgifter?... 4 Vem är ansvarig för de personuppgifter vi samlar in?... 4 Vilka personuppgifter samlar vi in om dig som intressent till bolaget och i vilket ändamål (varför)?... 5 Offentliga beställare... 5 Medlemmar... 6 Företags- och föreningsrepresentanter, media, politiker och offentliga tjänstemän... 7 Intressenter/partners... 8 Leverantörer... 9 Personal och styrelser Följare, intressenter och presumtiva intressenter Från vem samlar vi in personuppgifter? Vilka har tillgång till dina personuppgifter? Hur länge sparar vi personuppgifter? Vilka rättigheter har du att påverka hur vi behandlar dina personuppgifter? Återkalla samtycke Rätt till tillgång Rätt till rättelse Rätt till radering Hur har vi gjort vår intresseavvägning när den lagliga grunden är vårt berättigade intresse?

4 Vad är en personuppgift och vad är en behandling av personuppgifter? Personuppgifter är all slags information som direkt eller indirekt kan hänföras till en fysisk person som är i livet. Behandling av personuppgifter är allt som sker med personuppgifterna. Varje åtgärd som vidtas med personuppgifter utgör en behandling, oberoende av om den utförs automatiserat eller ej. Exempel på vanliga behandlingar är insamling, registrering, organisering, strukturering, lagring, bearbetning, överföring och radering. Vem är ansvarig för de personuppgifter vi samlar in? Tillväxt Motala AB med organisationsnummer med adress Drottninggatan 50 i Motala är personuppgiftsansvarig för företagets behandling av personuppgifter. Om du har några frågor angående vår behandling av dina personuppgifter eller om du vill utöva någon av dina rättigheter som vi beskriver under rubriken Vilka rättigheter har du att påverka hur vi behandlar dina personuppgifter? är du välkommen att kontakta oss på vår e- postadress info@tillvaxtmotala.se eller ringa oss på telefonnummer

5 Vilka personuppgifter samlar vi in om dig som intressent till bolaget och i vilket ändamål (varför)? Offentliga beställare & samarbetspartners För att kunna uppfylla vårt avtal med Motala kommun och övriga offentliga samarbetspartners gällande nätverk och företagsservice, företagsetablering, platsmarknadsföring, handel och besöksserviceverksamhet, evenemang och företagsarena. - Registrering - Kommunikation (inbjudningar, nyhetsbrev, utskick av aktuell information samt övrig kommunikation) - Namn - Kontaktuppgifter (adress, e-post, telefonnummer) - Titel/funktion - Korrespondens - Betalningshistorik - Betalningsinformation Laglig grund: Fullgörande av avtal. Denna insamling av personuppgifter krävs för att vi ska kunna fullfölja våra åtagande enligt avtal. Lagringsperiod: Till dess att tjänsten utförts enligt avtal eller enligt gällande lagstiftning (Exempelvis BFL). 5

6 Medlemmar För att kunna administrera medlemskap samt aktiviteter och kommunikationsinsatser kopplade till detta. - Registrering - Kommunikation (inbjudningar, kallelser, nyhetsbrev, utskick av aktuell information samt övrig kommunikation) - Upprätthållande av korrekta och uppdaterade uppgifter - Mätningar av kundnöjdhet, eventuppföljning och enkäter kopplade till företagsutveckling - Hantering av betalning - Namn - Kontaktuppgifter (adress, e-post, telefonnummer) - Titel/funktion - Korrespondens - Tidigare relation med oss eller våra samarbetspartners - Betalningshistorik - Betalningsinformation - Personnummer (Enbart vid Enskild näringsverksamhet) Laglig grund: Fullgörande av avtal. Denna insamling av personuppgifter krävs för att vi ska kunna fullfölja våra åtagande enligt avtal. Lagringsperiod: Till dess att bolaget fått kännedom om att din funktion i företaget har upphörts eller ändrats. 6

7 Företags- och föreningsrepresentanter, media, politiker och offentliga tjänstemän För att kunna nå verksamhetsmål enligt bolagets affärsplan, samt utvärdera, utveckla och förbättra våra tjänster. - Registrering - Kommunikation (inbjudningar, nyhetsbrev, utskick av aktuell information samt övrig kommunikation) - Medlemsrekrytering - Namn - Kontaktuppgifter (adress, e-post, telefonnummer) - Titel/funktion - Korrespondens - Personnummer (Enbart vid Enskild näringsverksamhet) Laglig grund: Intresseavvägning. För att kunna utföra uppdraget som baseras på att skapa samhällsnytta och tillväxt i näringslivet. Lagringsperiod: Till dess att bolaget fått kännedom om att din funktion i företaget har upphörts eller ändrats. 7

8 Intressenter/partners För att kunna hantera deltagande i nätverk och evenemang, inklusive bokningar och köp av biljetter och deltagande på events. - Registrering - Kommunikation (inbjudningar, kallelser, utskick av aktuell information samt övrig kommunikation) - Mätningar av kundnöjdhet, eventuppföljning och enkäter kopplade till företagsutveckling - Hantering av betalning - Namn - Kontaktuppgifter (adress, e-post, telefonnummer) - Titel/funktion - Allergier och funktionshinder - Korrespondens - Köphistorik - Betalningshistorik - Betalningsinformation - Tidigare relation med oss eller våra samarbetspartners - Personnummer (Enbart vid Enskild näringsverksamhet) Laglig grund: Samtycke. För att kunna leverera beställda tjänster. Lagringsperiod: 36 månader efter senaste kontakt. 8

9 Leverantörer För att kunna fullfölja avtal med leverantörer. - Registrering - Hantering av avtal - Hantera betalningar - Kommunikation rörande affärsrelationen - Namn - Kontaktuppgifter (adress, e-post, telefonnummer) - Titel/funktion - Korrespondens - Betalningshistorisk - Betalningsinformation - Personnummer (Enbart vid Enskild näringsverksamhet) Laglig grund: Fullgörande av avtal samt varu- och tjänsteköp. Lagringsperiod: Till dess att tjänsten utförts enligt avtal eller enligt gällande lagstiftning (Exempelvis BFL). Alternativt tills dess att bolaget fått kännedom om att din funktion i företaget har upphörts eller ändrats. 9

10 Personal och styrelser För att kunna fullgöra företagets rättsliga förpliktelser, t. ex ansvar för personal och styrelser - Nödvändig hantering för uppfyllande av företagets rättsliga förpliktelser enligt lagkrav, domstol eller myndighetsbeslut (t.ex. bokföringslagen och skattelagstiftningen) - Publicering av kontaktuppgifter på webbplats och i trycksaker - Namn - Kontaktuppgifter (adress, e-post, telefonnummer) - Titel/funktion - Korrespondens - Personnummer - Kontouppgifter - Fotografier Laglig grund: Rättslig förpliktelse. Behandlingen är nödvändig för att följa tvingande lagar, t.ex. bokföringslagen och Skattelagstiftningen. Denna insamling av dina personuppgifter krävs enligt lag. Om uppgifterna inte lämnas kan vår rättsliga skyldighet inte fullgöras. Lagringsperiod: Till dess att tjänsten utförts enligt avtal eller enligt gällande lagstiftning (Exempelvis BFL). 10

11 Följare, intressenter och presumtiva intressenter För att kunna administrera sociala kanaler Visa företagets produktutbud och tjänster - Administration av sociala kanaler (Facebook och Instagram) - Svar på kommentarer och frågor - Namn/profilnamn - Foto/profilfoto Laglig grund: Intresseavvägning. Behandlingen baseras på vårt berättigade intresse av att kunna administrera sociala medier och för att kunna tillgodose ditt intresse att interagera med oss. Lagringsperiod: Personuppgifterna ligger kvar i flödet på sociala medier. För att kunna marknadsföra våra produkter i sociala kanaler och på vår hemsida. - Administration av sociala kanaler (Facebook och Instagram) - Svar på kommentarer och frågor - För att kunna marknadsföra våra events på vår hemsida kan vi efter samtycke använda bilder som du har publicerat på Facebook eller Instagram - Namn/profilnamn - Foto/profilfoto som kan innehålla bilder på barn Laglig grund: Samtycke. Vi ber alltid om ditt samtycke innan vi publicerar dina foton. Lagringsperiod: Personuppgifterna ligger kvar i flödet på sociala medier. Bilden tas bort om du återkallar samtycket eller om någon rapporterar din bild. 11

12 Fotografering/Dokumentering - Arkivering - Skapande av marknadskommunikation och återrapportering - Fotografier - Rubricering av fotografier Laglig grund: Samtycke. Vi ber alltid om ditt samtycke innan vi publicerar dina foton. Lagringsperiod: Bilden finns i vårt bildarkiv till dess att bolagets verksamhet upphör eller du som motiv önskar att den raderas. 12

13 Från vem samlar vi in personuppgifter? De personuppgifter som vi behandlar om dig är uppgifter som du själv har valt att lämna till oss, eller publikt publicerade uppgifter. Vilka har tillgång till dina personuppgifter? Dina personuppgifter behandlas av personal på Tillväxt Motala AB. I de fall det är nödvändigt för att vi ska kunna erbjuda våra tjänster delar vi dina personuppgifter med företag som är s.k. personuppgiftsbiträden för oss. Ett personuppgiftsbiträde är ett företag som behandlar informationen för vår räkning och enligt våra instruktioner. Detta kan exempelvis handla om företag som hjälper oss med IT-funktioner, betalningslösningar, tryck av deltagarlistor, namnskyltar osv. Vi kontrollerar alla personuppgiftsbiträden för att säkerställa att de kan lämna tillräckliga garantier avseende säkerheten och sekretessen för personuppgifter. I de fall dina uppgifter delas med tredje part kommer detta tydligt att framgå och kräva samtycke från dig i varje enskilt fall. Hur länge sparar vi personuppgifter? Vi sparar aldrig dina personuppgifter längre än vad som är nödvändigt för respektive ändamål. Se mer om de specifika lagringsperioderna under respektive ändamål. Vilka rättigheter har du att påverka hur vi behandlar dina personuppgifter? Du har rättigheter avseende behandlingen av dina personuppgifter. Vi är alltid öppna och transparenta med hur vi behandlar dina personuppgifter och ifall du vill få en djupare insikt i vilka personuppgifter vi behandlar om just dig kan du begära att få tillgång till uppgifterna. För att utöva dina rättigheter är du välkommen att kontakta oss via de kontaktuppgifter som framgår i inledningen till den här integritetspolicyn. Återkalla samtycke Om du har samtyckt till att vi får behandla dina personuppgifter har du har rätt att när som helst återkalla hela eller del av det lämnade samtycket. 13

14 Rätt till tillgång Du har rätt att få en bekräftelse på om personuppgifter som rör dig behandlas av oss samt tillgång till information om hur personuppgifterna behandlas, t.ex. ändamålen med behandlingen och vilka kategorier av personuppgifter som behandlingen gäller. Du har även rätt att få en kopia av de personuppgifter som behandlas av oss. Du kommer att få dessa uppgifter så snart som möjligt och senast inom en månad. En begäran görs genom att kontakta oss på de kontaktuppgifter som framgår i inledningen till den här integritetspolicyn. Rätt till rättelse Du har även rätt att utan onödigt dröjsmål få felaktiga personuppgifter rättade, samt genom att tillhandahålla information, komplettera ofullständiga personuppgifter. Rätt till radering Du har under vissa förutsättningar rätt att begära radering av dina personuppgifter. Sådana förutsättningar föreligger om: - personuppgifterna inte längre är nödvändiga för de ändamål som de samlats in eller behandlats för; - om du återkallar ditt samtycke som behandlingen grundar sig på och det inte finns någon annan rättslig grund för behandlingen; - om du invänder mot behandlingen och det saknas berättigade skäl för att fortsätta med behandlingen som väger tyngre än dina berättigade skäl att inte fortsätta; - när personuppgifterna har behandlats på olagligt sätt; eller - om personuppgifterna måste raderas för att uppfylla en rättslig förpliktelse som Tillväxt Motala AB omfattas av. Tillväxt Motala AB raderar dina personuppgifter på din begäran, under förutsättning att Tillväxt Motala AB inte har en skyldighet att spara personuppgifterna i enlighet med gällande lagar och regler. 14

15 Hur har vi gjort vår intresseavvägning när den lagliga grunden är vårt berättigade intresse? För vissa ändamål behandlar Tillväxt Motala AB dina personuppgifter med stöd av en intresseavvägning som laglig grund för behandlingen. I intresseavvägningen har vi bedömt att vårt berättigade intresse av att utföra behandlingen väger tyngre än ditt intresse och dina grundläggande rättigheter av att inte få dina personuppgifter behandlade. Vad som är vårt berättigade intresse framgår i tabellerna ovan. Om du vill veta mer om hur vi har gjort den här bedömningen är du välkommen att kontakta oss. Våra kontaktuppgifter hittar du i början av den här integritetspolicyn. 15