Dataskyddsbeskrivning Undervisningssektorns Fackorganisation OAJ

Transkript

1 1 (10) Dataskyddsbeskrivning Undervisningssektrns Fackrganisatin Innehållsförteckning: 1. Inledning 2 2. Ändamålen med behandlingen av persnuppgifter 3 3. Dessa persnuppgifter behandlar vi 4 4. Persnuppgiftskällr 4 5. Känsliga persnuppgifter 5 6. Utlämning ch överföring av uppgifter 5 7. Datasäkerhet 6 8. Åtkmst till uppgifter ch utövande av registrerades rättigheter 7 9. Lagring av uppgifter Användning av kakr ( ckies ) Ändringar i dataskyddsbeskrivningen Persnuppgiftsansvarig ch kntaktinfrmatin Gemensamt persnuppgiftsansvariga 9

2 2 (10) 1. Inledning Uppdaterad Vi anser att det är viktigt att skydda din integritet. Undervisningssektrns Fackrganisatin rf (nedan ) har förbundit sig att skydda din integritet på bästa möjliga sätt ch behandla dina persnuppgifter transparent ch i enlighet med gällande lag ch gda dataskyddsförfaranden. Denna dataskyddsbeskrivning redgör för hur vi samlar in, behandlar ch skyddar dina persnuppgifter i all vår verksamhet under ditt medlemskap ch efter det. Med persnuppgift menar vi varje upplysning med vilken vi enskilt eller kmbinerat med andra upplysningar kan identifiera dig. Känslig uppgift syftar på vilken sm helst upplysning sm avslöjar en persns etniska ursprung, plitiska åsikter, religiösa eller filsfiska övertygelse eller medlemskap i fackförening. Även bland annat uppgifter m en persns hälsa är känsliga. kan behandla dina känsliga persnuppgifter endast på vissa villkr sm specificeras senare. Med behandling av persnuppgifter avser vi alla åtgärder beträffande persnuppgifter, berende m de utförs autmatiserat eller manuellt. Med behandling av persnuppgifter avses till exempel insamling, lagring ch rganisering av persnuppgifter. Persnuppgiftsansvarig avser den aktör sm ensam eller tillsammans med andra bestämmer ändamålen ch medlen för behandlingen av persnuppgifter. är persnuppgiftsansvarig för sina medlemmars persnuppgifter. Gemensamt persnuppgiftsansvarig betyder att minst två persnuppgiftsansvariga gemensamt fastställer ändamålen med ch medlen för behandlingen av persnuppgifter, det vill säga varför ch hur de behandlar persnuppgifter. Gemensamt persnuppgiftsansvariga ska genm ett inbördes arrangemang ch på ett transparent sätt fastställa sina respektive ansvarsmråden för att fullgöra de lagstadgade skyldigheterna. verkar sm gemensamt persnuppgiftsansvarig för sina medlemsföreningar sm räknas upp i punkt 13.

3 3 (10) 2. Ändamålen med behandlingen av persnuppgifter behandlar dina persnuppgifter i enlighet med laglig verksamhet beträffande fackföreningsverksamhet med stöd av artikel 9.2 (d) i Eurpeiska uninens allmänna dataskyddsförrdning för följande förutbestämda ändamål: Förande av medlemsregister. Det register sm består av medlemskårens persnuppgifter är den huvudsakliga källan till de persnuppgifter sm förvaltas av. Det är de elementära uppgifter sm förts in i registret sm vi använder i samband med andra ändamål med behandlingen. Vi behandlar persn- ch kntaktuppgifter, medlems-, yrkes- ch anställningsuppgifter för medlemsregisterföringsändamål. för en förteckning över sina medlemmar i enlighet med föreningslagen. I den antecknas varje medlems fullständiga namn ch adress. Intressebevakning. Utgångspunkten för :s verksamhet är att bevaka undervisningspersnalens intressen, förbättra deras ställning ch utveckla deras utbildning. För att utöva den här uppgiften behandlar i synnerhet uppgifter m medlemskårens yrken ch anställningsförhållanden. Behandling av ärenden sm hör samman med medlemskapet. behandlar de insamlade persnuppgifterna för att ha hand m medlemsärenden ch upprätthålla medlemsrelatinen. Medlemsärenden mfattar ckså uppgifter m betalningsrörelse. Arrangerande av medlemstillställningar. behandlar sin medlemskårs persnuppgifter för att arrangera ch samrdna utbildningar ch andra tillställningar. Utarbetande av undersökningar ch statistik samt utveckling av tjänster. utarbetar lika slag av undersökningar ch statistik för att stödja sina medlemmar ch utveckla sina tjänster. För att genmföra dessa behandlar medlemskårens persnuppgifter. Organisatinens kmmunikatin. behandlar medlemmarnas kntaktuppgifter för att bedriva intern kmmunikatin. Direktmarknadsföring. bedriver traditinell direktmarknadsföring ch behandlar för det här ändamålet sina medlemmars persn- ch kntaktuppgifter. ber m särskilt samtycke av medlemmarna för detta.

4 4 (10) 3. Dessa persnuppgifter behandlar vi behandlar i denna dataskyddsbeskrivning bara sådana persnuppgifter sm behövs för de van beskrivna ändamålen. Det är ändamålet sm mer specifikt avgör vilka uppgifter m medlemmarna sm används i vilken situatin. Dessa uppgifter har getts av medlemmarna, eller är på annat sätt identifierbara: Persnuppgifter, sm namn, persnbeteckning, kön, medbrgarskap, ch språkuppgifter Kntaktinfrmatin, sm adress, telefnnummer, e-pstadress ch eventuell spärrmarkering eller eventuellt förbud mt utlämning av uppgifter Medlemsuppgifter, sm medlemsnummer, medlemskap i :s medlemsrganisatiner, uppgifter m medlemsförmåner, uppgift m eventuellt parallellt medlemskap ch medlemskap i A-kassan, uppgift m medlemsklass, uppgifter m deltagande i tillställningar samt rganisatins- ch förtrendeuppdrag Yrkesrelaterade uppgifter, sm uppgifter m studier ch examina samt speciella kmpetensmråden Uppgifter m anställningsförhållandet, till exempel arbetsgivare, arbetsplats, uppdragsbeteckning, tjänsteställning, arbetshistria ch avtalsbransch. Uppgifter m medlemsavgifter, sm medlems- ch föreningsavgifter samt fullmakt för uppbörd. Arbetsgivarnas ch arbetsplatsernas kntaktpersner Uppgifter m behandlingen av kntakter, till exempel övriga uppgifter sm medlemmen själv har tillhandahållit, bland annat m ärenden sm gäller meningsskiljaktigheter I fråga m andra än medlemmar, till exempel förtrendemän, begränsas de uppgifter sm behandlas till persnernas kntakt- ch klassificeringsinfrmatin, sm är yrkesmråde, utbildningsnivå ch utbildningsmråde. 4. Persnuppgiftskällr får i regel de uppgifter sm förs in i medlemsregistret av medlemmen själv, antingen på elektrnisk väg eller per telefn. Även en medlemsförening kan uppdatera en medlems kntaktinfrmatin ch uppdrag. Infrmatinen m förtrendemännen

5 5 (10) fås från Förhandlingsrganisatinen för ffentliga sektrns utbildade FOSU rf ch från medlemmarna. Uppgifterna sm rör arbetarskyddsrganisatinen fås av medlemmarna. Adressförändringar kmmer sm regelbundna filöverföringar från Psten. Uppdateringen av uppgifter m medlemmar sm har ett förbud mt utlämning av uppgifter eller en spärrmarkering beviljad av magistraten, eller sm br utmlands, görs inte på detta sätt. Uppgifter m en medlem sm flyttar från ett annat förbund kan utlämnas till med en fullmakt från medlemmen. 5. Känsliga persnuppgifter Med särskilda kategrier av persnuppgifter, det vill säga så kallade känsliga persnuppgifter, avses sådana sm avslöjar en persns ras eller etniska ursprung, plitiska åsikter, religiösa eller filsfiska övertygelse eller medlemskap i fackförening samt genetiska ch bimetriska uppgifter eller uppgifter m hälsa eller uppgifter m en fysisk persns hälsa, sexualliv eller sexuella läggning. Behandling av ett medlemskap i ett fackförbund är tillåten endast i samband med en stiftelses, förenings eller annan icke vinstdrivande rganisatins lagliga verksamhet sm hör samman med fackförbundsverksamheten. Behandlingen får gälla bara nuvarande ch tidigare medlemmar i förbundet. Behandling av andra känsliga uppgifter är tillåten endast m den behövs för att fullgöra skyldigheter på mrådet för arbetsrätt, scial trygghet eller scialt skydd, eller med medlemmens uttryckliga samtycke. behandlar endast uppgifter sm rör nuvarande ch tidigare -medlemmars medlemskap i fackförbundet. 6. Utlämning ch överföring av uppgifter kan lämna ut dina persnuppgifter till tredje parter m du har gett ditt samtycke till detta. behandlar dina persnuppgifter knfidentiellt ch lämnar inte ut dem till tredje parter utm i följande situatiner: Till de medlemsföreningar i sm du är med i ch sm verkar sm gemensamt persnuppgiftsansvariga med för att ha hand m medlemsärenden För förtrendemän ch arbetarskyddsfullmäktige i intressebevakningssyfte

6 6 (10) Till försäkringsblaget ch arbetslöshetskassan för att tillhandahålla medlemsförmånerna I behandlingen av dina persnuppgifter anlitar vi ckså underleverantörer ch tjänstleverantörer (till exempel för tekniskt underhåll), sm bara har rätt att behandla dina uppgifter i den mfattning sm de överenskmna tjänsterna kräver. Detta betyder att de inte kan använda dina uppgifter för sina egna ändamål. Vi förpliktar dem genm avtal att sörja för att dataskyddet är tillräckligt ch behandlingen av uppgifterna lagenlig. Vi flyttar persnuppgifter till följande tredje parter: :s medlemsföreningar arbetsgivare förtrendemän, arbetarskyddsfullmäktige tjänstleverantörer av tekniskt underhåll FOSU Akava leverantörer av kmmunikatinstjänster leverantörer av medlemsförmåner Psten banker myndigheter evenemangsarrangörer Uppgifter sm vi samlat in behandlas delvis utanför Eurpeiska eknmiska samarbetsmrådet, till exempel då den tjänstleverantör vi anlitar finns eller lagrar uppgifter utanför samarbetsmrådet. Överföringarna grundar sig på EU-kmmissinens mdellklausuler eller systemet Privacy Shield. Den tjänstleverantör sm vi använder har genm avtal åtagit sig att säkerställa en tillräcklig dataskyddsnivå i all behandling av dina persnuppgifter. 7. Datasäkerhet Vi har lämpliga tekniska ch rganisatriska dataskyddssystem för att säkerställa att persnuppgifter inte försvinner, missbrukas eller att man på någt annat mtsva-

7 7 (10) rande sätt får laglig tillgång till dem. System av det här slaget är bland annat brandmurar, krypteringstekniker ch säkra datalkaler. Vi har ckså begränsat åtkmsten till dina persnuppgifter internt genm passagekntrll ch beviljande ch övervakning av användarrättigheter. Dina persnuppgifter hanteras endast av de anställda sm på grund av sina arbetsuppgifter har rätt till det. 8. Åtkmst till uppgifter ch utövande av rättigheter Du har rätt att kntrllera vilka uppgifter m dig sm vi har samlat in i vårt register ch påverka hur vi använder dem. Du kan själv bestämma m du vill ta emt direktmarknadsföring ch i vissa fall har du rätt att bli brtglömd eller be att dina uppgifter överförs till en annan persnuppgiftsansvarig. Den gällande lagstiftningen garanterar dig till exempel följande rättigheter: Rätten att återta samtycke Om behandlingen av persnuppgifter grundar sig på ditt samtycke har du när sm helst rätt att återta ditt samtycke. Rätten att kntrllera ch yrka på rättelse Du har rätt att när sm helst kntrllera vilka uppgifter vi har samlat in m dig, eller försäkra dig m att det inte finns några persnuppgifter m dig i vårt register. Om dina uppgifter är felaktiga eller fullständiga kan du yrka på rättelse eller kmplettering av dem. Rätten att begränsa eller mtsätta dig behandling Om dina uppgifter till vissa delar inte är krrekta har du rätt att kräva en tillfällig begränsning av behandlingen av dem, tills vi har kntrllerat m uppgifterna är krrekta. I vissa situatiner har du ckså rätt att mtsätta dig behandlingen av dina persnuppgifter över huvud taget. Rätten att förbjuda direktmarknadsföring Du kan dessutm när sm helst förbjuda direktmarknadsföring (även prfilering för direktmarknadsföringssyften). Rätten att bli brtglömd I vissa fall har du rätt att bli brtglömd. Vi raderar alla uppgifter sm vi samlat in m dig m persnuppgifterna inte längre är nödvändiga för de ändamål för vilka de ursprungligen samlades in. Vi raderar ckså dina uppgifter då behandlingen av persnuppgifter har grundat sig på ditt samtycke ch du återtar det, eller m du mtsätter

8 8 (10) dig behandlingen av dina persnuppgifter, ch det inte finns andra grunder för behandling. Rätten till överföring av uppgifter från ett system till ett annat Du kan begära att dina persnuppgifter överförs, varmed vi tillhandahåller dem i maskinläsbart frmat. Du kan lagra dem själv eller föra över dem till en annan persnuppgiftsansvarig (t.ex. en annan tjänstleverantör). Detta gäller enbart sådana uppgifter sm du själv gett ss. Besvärsrätt Utöver vannämnda rättigheter har du rätt att anföra besvär hs en tillsynsmyndighet m behandlingen av dina persnuppgifter. Du kan göra en begäran m att utöva dessa rättigheter med kntaktblanketten sm finns på kntaktsidan, yhteydentt.aj.fi 9. Lagring av uppgifter Vi lagrar dina uppgifter bara så länge det är nödvändigt för att uppfylla de van definierade ändamålen inm gränserna för gällande lag, sm i bkföringslagen. Uppgifter m utskrivna eller uteslutna medlemmar lagras i enlighet med tvingande lag ch särskild arkiveringspraxis, men de upprätthålls inte ch överförs inte till andra instanser. När det inte längre föreligger ett lagenligt behv för lagring av uppgifterna raderas eller annymiseras de genm att slutgiltigt mfrmatera dem på ett sådant sätt att en enskild persn inte längre är identifierbar. 10. Användningen av kakr ( ckies ) Vi kan samla in uppgifter sm rör din datr med hjälp av kakr ( ckies ) eller andra mtsvarande tekniker. En kaka är en liten textfil sm din webbläsare sparar på din datr. Kakrna innehåller en unik identitetsbeteckning ch de används för att identifiera ch räkna de webbläsare sm besöker vår webbplats. Du har rätt att förhindra användningen av kakr men detta kan påverka hur våra tjänster fungerar. Du kan läsa mera m analysen av webbplatser, användningen av kakr ch förhindrandet av användningen av dem i vår kakplicy här.

9 9 (10) 11. Ändringar i dataskyddsbeskrivningen Vi utvecklar kntinuerligt våra dataskyddsförfaranden ch kan därför kmma att tidvis ändra denna dataskyddsbeskrivning. Ändringarna kan ckså basera sig på att lagstiftningen revideras. Vi rekmmenderar att du besöker denna sida med dataskyddsbeskrivningen då ch då för att märka förändringarna. Vid behv kan vi ckså underrätta dig m ändringarna direkt. 12. Persnuppgiftsansvarig ch kntaktinfrmatin är persnuppgiftsansvarig för dina persnuppgifter. Kntakta ss m du har frågr eller kmmentarer: Undervisningssektrns Fackrganisatin Klckbrn 7 Dataskyddsmbud Tumas Tukk, tumas.tukk@aj.fi 13. Gemensamt persnuppgiftsansvariga De nedan uppräknade medlemsföreningarna i verkar sm gemensamt persnuppgiftsansvariga med ch kan ckså behandla dina persnuppgifter m du är medlem i föreningen i fråga. De gemensamt persnuppgiftsansvariga behandlar dina uppgifter för att föra medlemsregistret, bedriva intressebevakning, ha hand m ärenden sm rör medlemskapet, arrangera medlemstillställningar, för frskning ch statistikföring samt för att utveckla tjänsterna ch bedriva rganisatinens kmmunikatin. Barnträdgårdslärarförbundet BTLF rf Helsingin pettajien ammattiyhdistys HOAY

10 10 (10) TOOL ry Handels- ch kulturlärarna i Finland rf Sumen Opettajaksi Opiskelevien Liitt SOOL ry Undervisningssektrns Senirrganisatin rf