Anteckningar workshop Det perfekta byggprojektet

Transkript

1 Anteckningar wrkshp Det perfekta byggprjektet Nedan redvisas en sammanfattning i punktfrm av grupparbetena vid wrkshpen Det perfekta byggprjektet i Falun Wrkshpen anrdnades av temagruppen Effektivt byggande inm ByggDialg Dalarna. Prgramskedet Förutsättningar Förberedelser Checklista Resurser Alla skall vara insatta innan start plitiker, budgetram, mål etc. Invlvera rätt kmpetens tidigt för att fastställa vad man kan få för pengarna. I annat fall kan det lätt uppstå realistiska förväntningar. Viktigt att i ett tidigt skede identifiera behven, förtydliga vad man vill ha ch frma en målbild sm blir gemensam för hela prjektet. Det är viktigt att besluta grad/behv av generalitet ch flexibilitet redan under prgramskedet. Det behövs verktyg för att verksamheten ska kunna beskriva sina behv. Få in förvaltningsaspekten tidigt, d v s redan i prgramskedet. Ta fram en checklista för prgramhandlingens struktur ch vad den ska innehålla. Det är str skillnad på sällanbyggherrars ch prfessinella byggherrars erfarenhet ch kmpetens. Särskilt mindre kmmuner nämndes sm exempel där det kan gå många år mellan byggprjekten. De kan behöva en checklista för att bättre förstå vilket externt stöd de behöver för att byggprjektet ska bli framgångsrikt. Använd referensgrupp från verksamheten under prgramskedet. Styr /arbetsgrupp Ta in sakkunniga tidigt (brand, ljud, driftpersnal, städ, fukt, etc) för kmplett kunskap. Kppla in arkitekt tidig för att kmmunicera. Arbetssätt Brukarrepresentatin Studiebesök Ha med brukarrepresentantgrupp från början, men ta med max 5 6 st i gruppen för att inte få för många sm tycker. Studiebesök på referensbjekt är viktiga för att få idéer ch uppdaterad kunskap. 1(6)

2 Kmpetens Att ta fram en bra prgramhandling sm håller alla krav är en speciell kmpetens. Vi behöver lära verksamheter att uttrycka sina behv, stimulera användning av gemensamma verktyg. Använd wrkshp med mderatr sm kan drar fram den kunskap sm finns hs verksamhetsledning, brukare ch andra för att frmulera mål ch förväntansbild för prjektet. Skapa delaktighet ch se till att alla får göra sin röst hörd. Wrkshpledaren eller någn annan sm medverkar behöver vara duktig på att sammanställa ch beskriva. Output Prgramhandling Visualisering En bra prgramhandling innehåller prjektets alla förutsättningar ch fungerar sm underlag för upphandling av knsulter. Prgramhandlingen ska innehålla tydligt frmulerade mål att använda i hela genmförandeprcessen. Visualisera med enkla 3D ritningar för brukarna, viktigt att på ett enkelt ch tydligt sätt kunna kmmunicera vad de kmmer att få. 2(6)

3 Prjekteringsskedet Förutsättningar Tid för prjektering Samverkan Många prjekt får en väldigt tajt tidplan när beslut m prjektstart väl tagits. Man måste se till att skapa utrymme i tidplanen för prjektering. Viktigt att beställarrganisatinen är aktiv ch invlverad i hela prcessen! Samverkan kräver lyhördhet ch respekt för varandras rller ch att man tar tillvara all samlad kunskap i prjektrganisatinen. Styrgruppen från prgramskedet bör följa med över till prjekteringsskedet för avstämning ch infrmatin för att undvika nödigt kunskapstapp. Prgramhandlingar Startmöte Kravlista på prgramhandling, tydliggör ev. krav på LCC kalkyl, miljökrav (klassning etc). Tydligt definierat vad sm ska levereras vid upphandling av prjektörer. Det krävs en tydlig skiljelinje mellan prgram ch prjektering. Prjekteringen kräver ett tydligt prgram med alla krav specificerade, inkl inf m miljöklassning etc Prgrammet bör även innehålla en tydlig beskrivning av byggherrens mål ch förväntningar på prjektet ch byggnaden/anläggningen. Prjekteringsskedet bör inledas med ett startmöte där verksamheten ch prjektörerna deltar för att kmmunicera en tydlig bild av förväntningar, prgramhandling. Gemensamma system Leveranstidplan Prjektplats Det är viktigt att alla parter i prjektet kan utbyta infrmatin. Alla prjektörer behöver därför arbeta i samma system. I förlängningen bör BIM tillämpas, där man arbetar i en gemensam mdell. Det bör finnas en tydlig leveranstidplan även under prjekteringen. Prjektering ska ske enligt tidplan sm visar vilka handlingar sm ska prjekteras i vilken tid. Arbeta i ett prjektnav, skapar styrning av dkumenten. Se till att hålla infrmatinen uppdaterad! Arbetssätt Planering Samverkan Kmmunikatin Fkus på tid ch resursplanering. Inhämta ch beakta driftspersnalens synpunkter under prjekteringen. Se till att alla i prjektet har en gemensam målbild. Var engagerad ch psitiv. Beskedslista är ett effektivt hjälpmedel, stäm av på prjekteringsmötena att frågr är besvarade, håll den uppdaterad. Se till att hålla effektiva möten, red inte ut alla detaljer. Se till att inte vissa behöver sitta syssllösa under mötena. 3D mdellering underlättat tydlighet mt beställare ch brukare. 3(6)

4 Prjektstyrning Prjekteringsledaren måste leda prjekteringen. Stäm löpande av prjekteringen mt prgramhandlingarna, bevaka ch stäm av mt mål ch kravbilden. Ligger på prjekteringsledarens ansvar. Viktigt att man har en fungerande kvalitetskntrll ch interngranskning under prjekteringen, samt att man stämmer av mt prgramhandlingarna. Om varje prjekt hade en systemsamrdnare, sm arbetar löpande, skulle många prblem förebyggas. Huset är ett system, alla kmpnenter påverkar varandra. Kmpetenskrav: installatinskmpetens, funktinsprvningar. Rllen brde kunna samrdnas med prjekteringssamrdnare. LCC analyser ett sätt att styra kvalitet, miljö ch eknmi. Samrdna ch beakta prduktinsfrågrna/ planeringen redan i prjekteringsskedet. Output Förbered för nästa skede Tänkt överlämnande till byggskedet redan tidigt under prjekteringen. Bygghandlingar Tydliga kvalitetsgranskade ch samrdnade handlingar med tydlig målbild överlämnas till byggskedet. Gör en rdentlig avstämning Har vi prjekterat det sm beställdes? Samrdnade granskade handlingar, i större prjekt gärna i 3D. Kunskap För över kunskap till prduktinen. Det räcker inte att bara leverera handlingar. 4(6)

5 Byggskedet Förutsättningar Tydliga byggherremål Byggherren ansvarar för att målen för prjektet tydligt framgår i handlingarna. Tydliga ch samrdnade bygghandlingar Handlingarna ska vara både tydliga ch samrdnade. Detta är viktigt både i anbudsskedet ch under själva byggandet. Tydlighet minskar säkerhetsfaktrn i kalkylerna, ch möjliggör krrekta anbudspriser. Ordentlig kntraktsgenmgång En riktig kntraktsgenmgång innan byggstart klargör ch förebygger missförstånd. Det gället att eliminera antalet öppna/lösta frågr så mycket sm möjligt. Tydlig prjektrganisatin Ett väl fungerande prjekt är berende av en tydlig prjektrganisatin, bemannad med rätta kmpetenser/resurser. Tydlig beställarrganisatin ch tydlig entreprenörsrganisatin = tydlig prjektrganisatin. Delaktig brukar ch förvaltarrganisatin Förvaltar ch brukarrganisatinen behöver invlveras ch göras delaktiga under prjektgenmförandet. Detta ställer krav på prjektrganisatinens förmåga att infrmera ch kmmunicera under prjektets gång. Utnyttja knsulterna kmpetens Gd arbetsmiljö Använd knsulterna tidigt i prjekt ch låt dem även vara en resurs ch ett stöd för entreprenörerna under byggskedet. Alla sm arbetar i prjektet behöver trivas ch må bra för att göra ett bra jbb. Se till att skapa en bra arbetsmiljö, banta inte ner resurserna så att det blir för stressigt. I slutändan slår det tillbaka på kvalitet, eknmi mm. Kmmunikatinsplan Prjektprtal Gd kmmunikatin är avgörande för ett byggprjekts framgång. Varje prjekt bör ha en kmmunikatinsplan sm klargör vilka parter sm innefattas i kmmunikatinen, vem sm ansvarar för vad ch när. Det måste redan vid startmötet klargöras mandat ch kmmunikatinsvägar för de frågr sm uppkmmer under prjektet. Frågrna kräver fta snabba svar eftersm sena besked leder till stra störningar i prduktinen. I ambitinen att kmmunicera blir det fta många möten vilket i sig påverkar effektiviteten i prjektet negativt. Kmmunikatinsplanen bör definiera prjektets mötesstruktur. Använd prjektprtaler i prjekten. Det är ett väldigt bra hjälpmedel för att hålla reda på, ch tillhandahålla prtkll, ritningar etc. Arbetssätt Gd planering Mycket viktigt att det avsätts tillräckligt med tid ch resurser för planering i prjekten! Prjektet bör styras hårt enligt upprättad tidplan. Tidplanen ska innehålla kritiska mment ch definierade check pints sm är tvingande ch inte bara en rekmmendatin! Varje avvikelse måste följas upp med en åtgärdsplan. Detta förutsätter att tidplanen är samrdnad, realistisk ch kmmunicerad samt att alla hunnit titta igenm ch kmma med kmmenterar vid behv. 5(6)

6 Gd samverkan Kmmunikatin Prjektstyrning Samverkan är viktig för framgång avsett entreprenadfrm. Samverkan mellan byggare ch beställare bygger på kntinuerlig dialg där man hanterar de förändringar sm uppkmmer under byggets gång. Samverkan innefattar även kntinuerliga träffar mellan brukare ch prjektrganisatin. Säkerställ att de större aktörerna invlveras tidigt i prjektet. Diskutera fram gemensamma arbetsmetder i byggrganisatinen. Svar från beställaren behöver kmma snabbt, beställarrepresentanten behöver mandat att snabbt ta beslut ch lämna besked. Beställaren behöver vara aktiv i uppföljning av tidplan. Krävs mer än frågan håller ni tidplan?. Krävs ckså mer än att bara fkusera på slutdatum. Visuell styrning med rullande detaljerad tidplan, där alla vet vad sm ska hända kmmande veckrna, kan vara ett bra sätt att styra enligt plan. Detta ger möjlighet till effektiv prduktinsplanering med dem sm ska utföra arbetet. En utmaning i prjekten, sm påverkar både planering ch styrning negativt, är att byggarna har plckat brt för mkt tjänstemän fr byggarbetsplatserna, idag en förr 2 3. Repetitiva samrdningsmöten är viktiga. En aspekt i sammanhanget är att installatinssamrdnaren inte ska prjektera, prjektering ska vara klart innan byggstart! Det bör ske löpande uppföljning av kvalitet ch miljö i prjekten. Installatinssammrdnarens rll bör definieras i varje prjekt. Output Förbered för nästa skede Många gånger sker ett strt infrmatinstapp mellan de lika prjektskedena. De sm ansvarar för ett visst skede måste tidigt tänka på vad sm ska kmmuniceras till nästa skede ch hur det ska ske. Bestäm rutiner för vilken kntakt sm ska finnas mellan beställare ch entreprenör under garantitiden. Denna kntakt innefattar fysiska avstämningsmöten man behöver träffas! Leverans enligt specifikatin Överlämnande Leveransen ska bestå av en färdig byggnad/anläggning sm mtsvarar beställd kvalitets ch miljömål. Leveransen innefattar även tydlig dkumentatin enl kravspecifikatin. Gällande all dkumentatin: ta bara fram det sm efterfrågas/används. Ställ kritiska frågr, exempelvis: Behöver verkligen allt vara relatinsritat etc Slutbesiktningen behöver kmpletteras med överlämnandemöte för driften. Överlämna rätt ch tillräcklig kunskap till driftpersnalen. Erfarenhetsåterföring. Det behövs en bra mdell för erfarenhetsåterföring i prjekten. Knsulterna behöver återkppling på vad sm inte funkade i deras handlingar. Entreprenören kan exempelvis ta ft ch skicka till prjektören. Erfarenhetsåterföring bör även ske i halvtid. Efter prjektet är alla brta Det kan vara intressant med revisiner på själva prjektet för eget lärande. Avstämning mt prgramhandlingar. 6(6)