Översiktlig granskning/revision av den Intern styrningen och kontrollen. Teknisk servicenämnd

Transkript

1 NÄMND Översiktlig granskning/revisin av den Intern styrningen h kntrllen BILAGA 1 Teknisk servienämnd Teknisk servienämnd Teknisk servienämnd bibehåll h frtsätt av mer behv av mer behv ev analys/ev Mål h övergripande styr h kntrllmiljö Områden sm mfattats Risk h kvalitetsarbete Kntrllaktiviteter Kmmunikatin h infrmatin Uppföljning h utvärdering Kmmunierade Kunskap m lagar h regler Värdegrunder h etiska värderingar Analyser h hantering av risker Kntrllaktiviteter eknmi Kmmunikatin Utvärderingar h avvikelser risker Förebygga upptäka Extern h intern Uppföljning av rutiner infrmatin Kvalitetsarbetet Jämförelser med andra Kmpetensförsörjning Tydlighet i rller h ansvar Risker i mvärlden Risker för egentligheter Uppföljning av kvalitetsarbetet Rapprtering h uppföljning Intern styrning h kntrll Självskattning Deember 1

2 Mål h övergripande styr -h kntrllmiljö Kmmunierade krav h må! Teknisk servienämnd Utöver statens h kmmunfullmäktiges styrning av vår verksamhet via lika regelverk h mål så styr "min nämnd" verksamheten på ett aktivt h bra sätt. Nämndens krav h mål kmmunieras på ett bra sätt till lika berörda : u_ Inm min nämnd tar vi tar beslut m åtgärder när lika krav /mål inte nås. De krav/mål vi har för verksamheten är möjliga att mäta (t ex via kvalitetsmått) Den strategiska planen för kmmunen är tillräkligt bra utfrmad Jag känner till var jag återfinner våra styrande dkument p Jag ges möjlighet att kmma med synpunkter inför fastställandet av vår/min budget på ett tillräkligt bra sätt Förutm budget finns det tydliga krav/mål fastställda för min verksamhet. Enligt min uppfattning är våra styrande dkument tillräkligt kmmunierade. (Så att de persner sm berörs av dkumenten ska känna till h förstå) De styrande dkument sm vi använder ss av är tillräkligt bra De fastställda verksamhetsmål, lagar et sm finns för min verksamhet är möjliga att uppnå med de resurser sm jag dispnerar i år -8% Intern styrning h kntrll Självskattning Deember 2

3 Mål h övergripande styr -h kntrllmiljö Kunskap m lagar h regler Teknisk servienämnd fe Jag har tillräklig infrmatin h kunskap m nämndens uppdrag h ansvar enligt nämndens reglemente Jag har tillräkligt gd kännedm m de lagar h regler sm styr den verksamhet jag arbetar inm: 1% 8% Värdegrunder h etiska värderingar r 1 : Det värdegrundsarbete sm sker inm kmmunen h inm nämndens verksamhet kmmunieras/diskuteras inm nämnden :r Värdegrunder (etiska värderingar, "uppförandekder","intresseknflikter", kmmunieras på ett tillräkligt bra sätt inm kmmunen h inm den verksamhet jag arbetar inm: 1% -8% Intern styrning h kntrll Självskattning Deember 215

4 h övergripande styr -h kntrllmiljö Kmpetensförsörjning Inm nämndens verksamhet säkrar vi att det kntinuerligt finns tillräkliga resurser med gd kmpetens vår verksamhet klarar vi den dagliga "kmpetensförsörjningen" på ett bra sätt.: 1% Tydlighet i rller h ansvar Det är tydligt när beslut bör fattas av ss förtrendevalda h när beslut bör fattas av tjänstemännen Ansvar h befgenheter inm nämndens verksamheter är tydliga Vi har en tydlig h väl fungerande ansvars- h arbetsfördelning inm vår förvaltning/kmmun E C P Jag "invlveras" tillräkligt i frågr/presser/aktiviteter där jag anser att jag ska vara delaktig: Det är tydligt när beslut ska fattas av ss tjänstemän h när plitiken ska besluta Intern styrning h kntrll Självskattning Deember 215

5 Mål h övergripande styr -h kntrllmiljö Rapprtering h uppföljning Teknisk servienämnd Jag anser att nämnden på ett tillfredsställande sätt arbetar med styrning h uppföljning av såväl eknmi sm verksamhet. Vi får en tillräkligt bra rapprtering kring hur verksamhetens bedrivs (t ex medarbetartrivsel,förbättringsmråden,genmförda förbättringar) Vi får en får en bra rapprtering av hur verksamheten uppfyller våra fastställda krav h mål (eknmi,verksamhet) Den rapprtering vi får behandlar måluppfyllelse, resultat h effekter på ett g tillfredställande sätt? : De lika underlag vi får av tjänstemännen är krrekta h riktiga De besluts h uppföljningsunderlag sm vi får kmmunieras på ett bra sätt till ss i nämnden Beslut utförda på delegatin återrapprteras på ett bra sätt r E Den uppföljning vi gör kring eknmi (budget) är tillräkligt bra C p Den uppföljning vi gör för att se hur vi når vår/min verksamhets mål är tillräkligt bra. -1% Intern styrning h kntrll Självskattning Deember 215 5

6 pvv Risk h kvalitetsarbete Analyser h hantering av risker r Risk- h väsentlighetsanalysen utmynnar i en av ss förtrendevalda beslutad där resultatet av det sm fastställts i planen rapprteras till- Väsentliga brister/avvikelser inm verksamheten sm bör nå ss sm sitter i nämnden trr jag kså når ss. Risker h begreppet intern kntrll kmmunieras/diskuteras med regelbundenhet inm nämnden Nämnden genmför årligen en risk h väsentlighetsanalys för att identifiera lika risker h hur de ska hanteras Jag är nöjd med den risk h väsentlighetsanalys sm vi gör inm nämnden CD Jag är på ett tillräkligt sätt delaktig i det årliga arbetet sm sker avseende nämndens/styrelsens interna kntrllplan Inm den verksamhet jag arbetar inm arbetar vi systematiskt/ genmtänkt h metdiskt med att identifiera lika risker h hur dessa ska redueras/hanteras De identifierade risker vi inte själva kan åtgärda kmmunieras till ledningen för aeptans eller åtgärd » Analyser av risker Frågr relaterade till IT ingår på ett tillräkligt sätt när vi analyserar h värderar risker inm den verksamhet jag arbetar i Intern styrning h kntrll Självskattning Deember 215

7 Risk h kvalitetsarbete Kvalitetsarbete h förbättringsarbete Teknisk servienämnd Inm min verksamhet fångar vi upp h tar m hand m externa h interna intressenters förbättringsförslag/synpunkter/klagmål/et på ett bra sätt P Inm den verksamhet jag arbetar bedriver vi ett systematiskt/genmtänkt kvalitetsarbete sm syftar till att förbättra vår verksamhet uifrån lika intressenters krav Risker i mvärlden Vi analyserar på ett tillräkligt bra sätt hur förändringar i mvärlden kan påverka den verksamhet jag arbetar inm Risker för egentligheter Risker för egentligheter beaktas i den riskanalysen/riskvärdering vi gör Intern styrning h kntrll Självskattning Deember 215

8 ktiviteter Kntrllaktiviteter eknmi Jag har tillräkliga kunskaper för att på ett säkert h effektivt sätt kunna utföra de uppgifter jag ansvarar för rörande budget, budgetuppföljning h prgns CD 4-4 Jag har tillräklig kunskap m vad jag ska göra för i samband med att jag attesterar h/eller följer upp lika underlag inför eller efter att utbetalningar gjrts. % 2% 6% Förebygga upptäka min verksamhet arbetar vi på ett sätt sm gör att vi förebygger fel, upptäker fel h önskade händelser Intern styrning h kntrll Självskattning Deember 215

9 Kmmunikatin h infrmatin Kmmunikatin Teknisk servienämnd r 2 Det är ett tillfredsställande kmmunikatins/diskussinsklimat i den nämnd jag tillhör :r R Jag har har en öppen h knstruktiv dialg med min hef kring den eknmiska såväl sm den utveklingen under året. % 2% 454 Extern h intern infrmatin Våra lika externa h interna intressenter får infrmatin på ett bra sätt h i tillräklig mfattning 4-» R Jag har tillgång till en aktuell, rätt h tydlig infrmatin m den eknmiska utveklingen så att jag kan styra h följa upp min eknmi på ett bra sätt Jag har tillgång till en aktuell, rätt h tydlig infrmatin m den verksamhetsmässiga utveklingen så att jag kan styra min verksamhet i... De underlag vi erhåller från våra verksamhets/administrativa system är lättförståeliga, krrekta h aktuella -654 % Intern styrning h kntrll Självskattning Deember

10 Uppföljning h utvärdering Utvärderingar h avvikelser Teknisk servienämnd ii Jag anser att nämnden diskuterar h analyserar lika uppföljningsunderlag h avvikelser på ett tillräkligt sätt: 4% 6% Jämförelser med andra r Jag har kunskap m hur vi ligger till avseende eknmi h verksamhetsresultat (prduktin, kvalitet, effekter) i förhållande till mtsvarande verksamheter i 2 andra kmmuner E Jag har tillräklig kunskap hur vi ligger till avseende eknmi h verksamhet (kvalitet, arbetssätt) i förhållande till mtsvarande verksamheter i andra kmmuner % 2% 4% 6% Uppföljning av kvalitetsarbetet Nämnden följer i tillräklig utsträkning upp förvaltningens kvalitetsarbete Intern styrning h kntrll Självskattning Deember 215

11 Åtta av de starkaste visas Frågr med starkare resultat Förtrendevald Teknisk servienämnd Nämnden följer i tillräklig utsträkning upp förvaltningens kvalitetsarbete Vi får en tillräkligt bra rapprtering kring hur verksamhetens bedrivs (t ex medarbetartrivsel,förbättringsmråden,genmförda förbättringar) Jag anser att nämnden på ett tillfredsställande sätt arbetar med styrning h uppföljning av såväl eknmi sm verksamhet. De besluts h uppföljningsunderlag sm vi får kmmunieras på ett bra sätt till ss i nämnden Beslut utförda på delegatin återrapprteras på ett bra sätt Ansvar h befgenheter inm nämndens verksamheter är tydliga Vi får en får en bra rapprtering av hur verksamheten uppfyller våra fastställda krav h mål (eknmi,verksamhet) De krav/mål vi verksamheten är möjliga att mäta (t ex via kvalitetsmått) % 2% 4% 6% 8% Intern styrning h kntrll Självskattning Deember

12 Frågr med starkare resultat Åtta av de starkaste visas Teknisk Tjänstemän vår verksamhet klarar vi den dagliga "kmpetensförsörjningen" på ett bra sätt.: Jag har tillräklig kunskap m vad jag ska göra för i samband med att jag attesterar h/eller... Det är tydligt när beslut ska fattas av ss tjänstemän h när plitiken ska besluta Jag har har en öppen h knstruktiv dialg med min hef kring den eknmiska såväl sm den verksamhetsmässiga utveklingen under... Den uppföljning vi gör kring eknmi (budget) är tillräkligt bra Jag har tillräkliga kunskaper för att på ett säkert h effektivt sätt kunna utföra de uppgifter jag ansvarar för rörande budget,... Värdegrunder (etiska värderingar, "uppförandekder","intresseknflikter", kmmunieras på ett... Jag har tillgång till en aktuell, rätt h tydlig infrmatin m den eknmiska utveklingen så att jag kan styra h följa upp min... -1% -8% -6% -4% -2% % 2% 4% 6 / 8% 1% Intern styrning h kntrll Självskattning Deember 215

13 Frågr med svagare resultat Åtta där flera av de svarande angett inte alls eller till viss del Förtrendevald Nämnden genmför årligen en risk h väsentlighetsanalys för att identifiera lika risker h hur de ska hanteras Risker för egentligheter beaktas i den riskanalysen/riskvärdering vi gör Risk- h väsentlighetsanalysen utmynnar i en av ss förtrendevalda beslutad internkntrllplan där resultatet av det sm fastställts i planen rapprteras till ss i nämnden på ett bra sätt Risker h begreppet intern kntrll kmmunieras/diskuteras med regelbundenhet inm nämnden Jag har tillräklig infrmatin h kunskap m nämndens uppdrag h ansvar enligt nämndens reglemente Inm min nämnd tar vi tar beslut m åtgärder när lika krav /mål inte nås. Jag har kunskap m vi ligger till avseende eknmi h verksamhetsresultat (prduktin, kvalitet, effekter) i förhållande till mtsvarande verksamheter i andra kmmuner -1% -8% -6% Intern styrning h kntrll Självskattning Deember 215

14 Frågr med svagare resultat Tjänstemän Förutm budget finns det tydliga krav/mål fastställda för min verksamhet. Åtta frågr där flera av de svarande angett inte alls eller till viss del Teknisk servienämnd Inm den verksamhet jag arbetar inm arbetar vi systematiskt/ genmtänkt h metdiskt med att identifiera lika risker h hur dessa ska redueras/hanteras Våra lika externa h interna intressenter får infrmatin på ett bra sätt h i tillräklig mfattning Den strategiska planen för kmmunen är tillräkligt bra utfrmad min verksamhet arbetar vi på ett sätt sm gör att vi förebygger fel, upptäker fel h önskade händelser Frågr relaterade till IT ingår på ett tillräkligt sätt när vi analyserar h värderar risker inm den verksamhet jag arbetar i Den uppföljning vi gör för att se hur vi når vår/min verksamhets mål är tillräkligt bra. De styrande dkument sm vi använder ss av är tillräkligt bra Intern styrning h kntrll Självskattning Deember

15 Svar sm inkmmit från denna nämnd/styrelse i jämförelse med alla svar Teknisk servienämnd Analyser h hantering av risker Kmpetensförsörjning risker Risker för egentligheter Kmmunierade Rapprtering h uppföljning Kmmunikatin Risker i mvärlden Kunskap m lagar h regler Förebygga upptäka Kvalitetsarbetet Kntrllaktiviteter eknmi Tydlighet i rller h ansvar Extern h intern infrmatin Utvärderingar h avvikelser Värdegrunder h etiska värderingar Jämförelser med andra Uppföljning av rutiner Uppföljning av kvalitetsarbetet Alla i kmmunen Teknisk servienämnd Intern styrning h kntrll Självskattning Deember

16 Intern styrning h kntrll Självskattning Deember

17 pw Översiktlig granskning/revisin av den Intern styrningen h kntrllen Bilaga 2 Observera att vi uppmanade till kmmentarer då respndenten inte alls eller till viss del (inte instämde) Teknisk servienämnd Teknisk servienämnd Kmmentarer NIVÅ1 E r r r E E C SVAR De fastställda verksamhetsmål, lagar Målen är satta gdtykligt, det finns idag et sm finns för min verksamhet är ingen beskrivning på hur vi skall nå möjliga att uppnå med de resurser sm Arbete görs if för att få detta på plats jag dispnerar i ar r CL De styrande dkument sm vi använder ss av är tillräkligt bra Enligt min uppfattning är våra styrande dkument tillräkligt kmmunierade. (Så att de persner sm berörs av dkumenten ska känna till h förstå) Styrande dkument sm t.ex. pliys, riktlinjer.dyl. är fta utfrmade på ett sätt sm persnalen har svårt att relatera till. stället för att utfrma dkumenten utifrån ett verksamhetsperspektiv verkar de skrivas utifrån en synvinkel där man inte har en aning m varför h hur verksamheten bedrivs. Saknar tex befattningsbeskrivningar. Förutm budget finns det tydliga krav/mål fastställda för min verksamhet. Dialgbaserad styrning är ett för styrsystem. Det blir ingen stuns i arbetet. Jag förrdar en tydlig målstyrning med lättfattliga h raka mål sm är lätta att ta till sig h samlas runt. Dialg, är varje letare tvingadtill för att över huvud taget kmma någn stans. Jag saknar tydlighet. Intern styrning h kntrll Självskattning deember 215 Sida 1

18 Teknisk servienämnd Kmmentarer Tjänstem./Förtrendev. NIVÅ2 T/F FRÅGA SVAR 73 E a krav/mål fastställda för min verksamhet. Mätmetderna verksamheten. för generella h i förhållande till 73 ' E E Saknas planer h mål är ej relevanta för verksamheten. Den strategiska planen för kmmunen är tillräkligt bra utfrmad Tyker att den dialgbaserade styrningen är nödigt kmplierad med alla sina steg samt att målen är i viss mån irrelevanta på förvaltning h enhets nivå. När det gäller den strategiska planen så gäller det att förvaltningarna har bra mvärldsbevakning vilket jag kan sakna till viss del. r r C 2 De krav/mål vi har för verksamheten är möjliga att mäta (t ex via kvalitetsmått) Arbete med intern kntrllplanen pågår just nu. Ny intern kntrllpian antgs den 17/12 av nämnden. Det har funnits brister sm nu håller på att arbetas med. Det sm har tillkmmit är resultatrienterade kntrller. Dialg har skett mellan Ordförande h andre vie rdförande. Ny förvaltningshef är på plats sedan augusti. Linda Lundström på sett över rganisatinen h nyanställningar är på gång. Stra investeringar/ prjekt är på gång i TS. Vi har en gd dialg med förvaltningen. Jag har str tillit till förvaltningshef h övrig persnal. Intern styrning h kntrll Självskattning deember 215 2

19 Teknisk servienämnd Kmmentarer Tjänstem./Förtrendev. Övergripande styr h kntt Kmmunierade krav.mål T/F FRÅGA SVAR Inm min nämnd tar vi tar beslut m Det upplever jag är inställningen, samtidigt fr frraw så har nämnden fattat beslut sm inte är i enlighet med lagen under detta år. Alla berörda parter verkar dk nöjda så det blev kanske bäst ändå. Förtrendevald Ny har antagits av nämnden 17/12 h ska jbbas igenm. Det kmmer att bli bra när staben förstärks. Nämndens krav h mål kmmunieras Det kan jag möjligt ha en uppfattning m. UIIKd Utöver statens h fr/immi av verksamhet via lika regelverk h mål så styr "min nämnd" verksamheten på ett aktivt h bra sätt. Jag upplever att vi i TSN förlitar ss väldigt myket på tjänstemännens expertis. Vilket jag tyker ger en trygghet. Men samtidigt kan det ibland känns sm m det är sm styr ss. lagar h evald Jag har tillräklig infrmatin h friinfrn ansvar enligt nämndens reglemente Jag har bett m förtydliganden då jag är frågande till vissa punkter i reglementet. Jag tyker rllerna rdförande, vie rdförande andre vie rdförande måste förtydligas samt förmedlas via utbildning. Kunskap Förtrend Jag är ny både inm plitiken h i med all jag mig lite säker ibland. Intern styrning h kntrll Självskattning deember 215 Sida 3

20 Teknisk servienämnd i Kmmentarer Tjänstem./Förtrendev. La fr ) T/F FRÅGA T Vi har en tydlig h väl funger ande ansvars- h arbetsfördelning inm vår SVAR Teknisk servie har åderlåtits på persnal i staben under ett antal år. Dk är förvaltningen på gd väg att återhämta sig. Det finns ett "flw" h en framtidstr sm känns vital.. E? C 2 Det är tydligt när beslut bör fattas av ss förtrendevalda h när beslut bör fattas av tjänstemännen Här behöver ansvarsmråden ses över h då menar jag rganisatinen i strt Jag upplever tppstyrning. Vad är kmmunstyrelsens rll h nämndernas rll. Jag anser här att detta behöver ses över. r 2 Det värdegrundsarbete sm sker inm kmmunen h inm nämndens verksamhet kmmunieras/diskuteras inm nämnden Det har jag inte hört talas m. C r La Myket viktig aspekt. Behöver arbetas med. Förtydligande gällande rller. CL Cl r 2 De lika underlag vi får av tjänstemännen är krrekta h riktiga Det har hänt vid ett par tillfällen att de innehållit fel h vid ett tillfälle var underlaget i direkt strid med lagen. Q. CL r Intern styrning h kntrll Självskattning deember 215 4

21 pw Tjänstem./Förtrendev. jo g S r ' CL r 'C CL CL r r 2 t Teknisk servienämnd FRÅGA Den rapprtering vi får behandlar måluppfyllelse, resultat h effekter på ett tillfredställande sätt? Kmmentarer SVAR Ny internkntrllplan har antagits där dessa punkter ingår. ' V) C CL E CD C 2 Inm nämndens verksamhet säkrar vi att det kntinuerligt finns tillräkliga resurser med gd kmpetens Organisatinen ses nu över av förvaltningshefen. Nyanställningar är på gång sm är välbehövligt! Jag är trligt nöjd med förvaltningshefens kmpetens h förmåga till helhetssyn. ir r r L. r < 2 CD 2 Inm den verksamhet jag arbetar inm Teknisk servie har åderlåtits på persnal arbetar vi systematiskt/ genmtänkt j staben under ett antal år. Dk är metdiskt med att identifiera lika förvaltningen på gd väg att återhämta risker h hur dessa ska sig. Det finns ett "flw" h en framtidstr redueras/hanteras sm känns vital.. Jag är nöjd med den risk h väsentlighetsanalys sm vi gör inm nämnden Jag är nöjd med den internkntrllplan sm har antagits. Kntinuerlig förbättringsarbete kmmer att frtsätta. Nämnden genmför årligen en risk h väsentlighetsanalys för att identifiera lika risker h hur de ska hanteras Brister har funnits.ny internkntrllplan har antagits. Arbete pågår Intern styrning h kntrll Självskattning deember 215 Sida 5

22 Teknisk servienämnd Kmmentarer Tjänstem./Förtrendev. Risker h ra Analyser h hantering Risker i mvärlden Risker för egentligheter T/F r Förtrendevald Tjänstemän Förtrende\ Risker h begreppet intern kntrll kmmunieras/diskuteras med regelbundenhet inm nämnden Vi analyserar på ett tillräkligt bra sätt hur förändringar i mvärlden kan påverka den verksamhet jag arbetar inm Risker för egentligheter beaktas i den riskanalysen/riskvärdering vi gör SVAR Jag är ny inm nämndarbete så jag har svårt att bedöma det. Teknisk servie har åderlåtits på persnal i staben under ett antal år. Dk är förvaltningen på gd väg att återhämta sig. Det finns ett "flw" h en framtidstr sm känns vital.. Brister har funnits. Ny kntrllpian har antagits. Arbete pågår. Det kan jag inte minnas att vi gjrt. Infrmatin h.. Kmmunikatin Extern h intern infrmatin Förtrendevald Tjänstemän Det är ett tillfredsställande kmmunikatins/diskussinsklimat i den nämnd jag tillhör Våra lika externa h interna intressenter får infrmatin på ett bra sätt h i tillräklig mfattning Diskussiner sm drar ut på tiden avslutas ibland utan att alla fått prata till punkt, att hålla tiden känns ibland viktigare än att alla får prata till punkt. Men jag upplever att alla får kmma till tals h att alla är insatta i ärendet. Finn trlig myket mer att infrmera Lidköpingsbrna m. Främst miljöfrågr men även hur taxr et är uppbyggda. Intern styrning h kntrll Självskattning deember 215 6

23 Teknisk servienämnd Kmmentarer Tjänstem./Förtrendev. NIVÅ1 T/F FRÅGA SVAR Jag anser att nämnden diskuterar h Behöver jbbas med. analyserar lika uppföljningsunderlag h avvikelser på ett tillräkligt sätt: Uppföljning Utvärderingar h Jämförelser med andra Förtrendevald Förtrendevald Jag har kunskap m hur vi ligger till avseende eknmi h verksamhetsresultat (prduktin, kvalitet, effekter) i förhållande till mtsvarande verksamheter i andra kmmuner Jag har ingen aning. Vi har Nils Hlgerssnsundersökningen sm görs över landet. Vi ligger myket bra till! Intern styrning h kntrll Självskattning deember 215 7

24