Bilaga 8.2. Risk- & väsentlighetsanalys väsentliga processer (Bromma stadsdelsnämnd) Genomför s löp. kontroller. Finns rutinbeskr.

Transkript

1 Risk- & väsenlighesanalys väsenliga processer (Bromma sadsdelsnämnd) Verksamhe Väsenliga processer Risk Adminisraion Arbesrä, förhandlingar och överläggningar Bealningsprocessen Budge- och uppföljningsprocessen Eferlevnad av lagar och aval Oillräcklig kunskap, arbesrä hos chefer Svår a sprida ny informaion illräcklig effekiv och vea a cheferna agi ill sig den nya kunskapen Risk för felakiga löneubealningar Oillräcklig regisrering i underlagen kan leda ill felakigheer Brisande kvalie i beräkningsgrunder Sårbarhe i redovisningskunskap/anna Personbunden kompeens som leder ill sor kompeensborfall vid bye av jäns eller långvarig sjukdom Briser i eferlevnad av lagen om skydd mo olyckor Risk a enheerna på grund av idsbris och okunskap ine eferlever lagen om skydd mo olyckor i fråga om ex sysemaisk brandskyddsarbee Ej upphandlade leveranörer används Risk a vi bryer mo PUL Handlingar med känsliga personuppgifer kan bli liggande i fax och skrivare Låg unyjande av säkra ruinbeskr konroller Väsenlighe Ja Nej 2 - Mindre sannolik 2 - Mindre sannolik 4 - Allvarlig 4 - Allvarlig 3 - Möjlig 3 - Kännbar Akivie Ja 3 - Möjlig 4 - Allvarlig Sickprovskonroll kring om ej upphandlade leveranörer används - inernkonroll Ja 4 - Sannolik 4 - Allvarlig Informaion om hanering av säkra uskrifer

2 Verksamhe Väsenliga processer Risk Ekonomi Löneskulder Poshanering, diarieföring uskrifer Inkommande fax kan läsas av alla Ineffekiv fakurahanering Fakurahaneringen ar lång id, fakuror bollas mellan olika personer vilke ger risk a fakurorna ej bealas i id De finns också risk a felakiga fakuror bealas u Risk a represenaionen ine följer sadens policy Represenaionen konrolleras löpande i förhållande ill ekonomiadminisraiva regler men ej i förhållande ill de mer eiska aspekerna i policyn (ex vad represenaionen gäller, yp av föräring) Brisande hanering av löneskulder Okunskap hos enheschef kan göra a löneskulder blir liggande Briser i diarieföring av e-pos Risk a haneringen av e-pos ine följer gällande ruiner Risk a e-pos ine öppnas koninuerlig E-pos blir ine lika prioriera som vanlig pos vid ex semeser & sjukdom Tidskrävande poshanering på enhesnivå Inernpos delas ine u ill vissa enheer som i sälle själva får åka ill huvudkonore ruinbeskr konroller Väsenlighe Akivie Uredning av moagande av fax Nej 3 - Möjlig 4 - Allvarlig Se över fakurahaneringsprocess, fors från inernkonroll Ja Sickprovskonroll av represenaion i förhållande ill sadens policy - inernkonroll Nej 3 - Möjlig 2 - Lindrig Ja Nej 3 - Möjlig 2 - Lindrig Ubildning av medarbeare i ärendehanering Ja Ja 3 - Möjlig 2 - Lindrig Nej 5 - Mycke sannolik 2 - Lindrig Ruiner för poshanering ses över

3 Verksamhe Väsenliga processer Risk för a häma pos Till vissa enheer delas inernpos u en gång i veckan Fördyrar processer med underlag ill serviceförvalningen efersom enheerna måse skicka underlag ec ill servieförvalningen med vanlig pos vilke jan leda ill ex försenade löneubealningar Rehabiliering Inga risker kan föruses Söd ill verksamhesansvariga Inga risker kan föruses Tillsyn och uppföljning Oillräcklig konroll av enreprenörer inom omsorgsverksamheerna Konroll av akörer som bedriver omsorgsverksamhe på enreprenad ifråga om deras ekonomiska siuaion och seriosie görs i samband med upphandling men ine under pågående avalsperiod ruinbeskr Förskola Barn i behov av särskil söd Inga risker kan föruses Ja Barninag (kö, placering) Inga risker kan föruses BOSKO Risk för fel i lisor över inerkommunala barn De kan förekomma fel i BOSKO på lisor över barn som är skrivna i annan kommun men har barnomsorg i Sockholms sad Budgeering och uppföljning Inga risker kan föruses Förankring av kvaliesarbee inom enheen Gemensamma adminisraiva sysem i saden (IT, Agresso ec) Inga risker kan föruses Ja Inga risker kan föruses konroller Väsenlighe Akivie Ja 3 - Möjlig 4 - Allvarlig Uppräa ruin för seriosiesprövning av enreprenörer - inernkonroll Ja 2 - Mindre sannolik 3 - Kännbar Månalig konroll av inerkommunala barn i BOSKO - inernkonroll

4 Verksamhe Väsenliga processer Risk ruinbeskr Kommunikaion med föräldrar Inga risker kan föruses Ja Lokalhanering Lönehanering Marknadsföring Oillräcklig underhåll av lokaler Brisande kompeens och idsbris hos enheschefer gör a de upplever fasighesrelaerade frågor som beungande, risk a problemområden ine ågärdas i id Risk för felhanering vid lönerapporering vilke leder ill försenad löneubealning Risk a serviceförvalningen skickar illbaka underlag om de ine är fullsändig ifyll Inernpos hämas en gång i veckan vilke yerligare försenar haneringen Inakuella uppgifer i Brommas web och jämför service Risk a förvalningen går mise om brukare på grund av ej uppdaerad informaion på web och i jämför service Akivieshaneras i förvalningens riklinjer för kommunikaion Maservering Inga risker kan föruses Ja Personalsöd Ineffekiv vikariehanering Risk a en enhe som är i behov av en immvikarie under en korare period måse illsvidareansälla en vikarie då individen jobba på olika arbesplaser i saden och går över den ansällningsid som ger en illsvidareansällning Risken föreligger pga a de ine finns e läillgänglig konroller Väsenlighe Akivie Inernubildning, fasighesrelaerade frågor Nej 3 - Möjlig 3 - Kännbar

5 Verksamhe Väsenliga processer Risk Socialjäns o friid inklusive funkionsnedsänin g sysem för enheschefer a se den oala ansällningsiden i saden Rehabiliering Inga risker kan föruses Rekryering/personalnedskärnin g Få ansökningar från förskolelärare Sor konkurrens om förskolelärare Samverkan och vidareubildning Inga risker kan föruses Verksamhesplanering och uppföljning Ansvar för brukare, beslu i enlighe med lagen, myndighesuövning och dokumenaion Beslusprocesserna Dokumenaion,uredning och uppföljning ruinbeskr Inga risker kan föruses Ja Briser i hälso- och sjukvården Risk a de finns briser i hälso- och sjukvården i LSSboenden som MAS ej får kännedom om Oillbörlig hanering av personuppgifer Risk a adminisraörer i paraplye ar del av personuppgifer även för andra sadsdelars brukare ingen eknisk begränsning i syseme Försenade beslu pga av oillräcklig underlag från brukaren Risk a brukarna lämnar in begärda handlingar sen eller ine alls vilke leder ill a idsgränsen för handläggning av ärenden överskrids Briser i dokumenaion Briser i ex uförandeplaner, beslu om insas IT-ekniska hjälpmedel hänger ine med i uvecklingen, ex är Paraplye ine allid uppdaera med nya konroller Väsenlighe Nej 3 - Möjlig 3 - Kännbar Ja Ja 2 - Mindre sannolik 4 - Allvarlig Akivie 3 - Möjlig 3 - Kännbar Eablera ruin för sekreess kring paraplysyseme Ja Ja 4 - Sannolik 2 - Lindrig Ja 3 - Möjlig 4 - Allvarlig

6 Verksamhe Väsenliga processer Risk Ekonomihanering lagar Risk för a pågående insaser saknar gällande beslu Beslu faas ine i id, framförall gällande insaser som ska forsäa Risk för felakiga ubealningar ill verksamheer på enreprenad Ibland svår a ha koll på vad enreprenören har val a fakurera för och vad de fakisk uför Besällarenheen har ansvar för helhesuppföljningen med brukare/uförare Sena fakuror från uförare - prognos & periodisering blir svårare Försvårar prognosen Tidskrävande a sammansälla ej fakurerade vårdkosnader Fakurahanering och ersäning Målkonflik Målkonflik i haneringen av hemlösa Skulder från ex härbärgen skicks ill inkasso vilke gör a den hemlöse ine kan få någo lägenheskonrak Osäker fordran Risk a föräldrar ill placerade barn ine bealar si underhållssöd ill förvalningen, risk a brukare i boende som har egen inkoms ine bealar sina avgifer ill förvalningen Risk a fakuror aeseras ros a akuell beslu saknas ruinbeskr konroller Väsenlighe Nej 3 - Möjlig 3 - Kännbar Akivie 4 - Sannolik 3 - Kännbar Tillsäa arbesgrupp Nej 4 - Sannolik 3 - Kännbar Konroll i samband med sickprov Ja 3 - Möjlig 4 - Allvarlig

7 Verksamhe Väsenliga processer Risk andeplaner IT A exerna/inerna uförare och myndighesuövare ine uppräar genomförandeplaner med mäbara mål Dokumen för dea saknas i paraplye för vissa målgrupper Uppläggning av nya användare hos Volvo-IT Innebär a risken finns a vi har ny personal som under sin försa id ine kommer in i ITsysem och således ine kan uföra si arbee på e effekivi sä Klagomålshanering Inga risker kan föruses ruinbeskr Konkurrens och marknadsföring Inga risker kan föruses Nej Kunskapsinhämning Personalhanering ASI-ubildning sker för sällan ASI-ubildning ges endas vå gånger per år, obligaorisk ubildning för a handläggare ska kunna få behörighe Sdf har begränsad möjlighe a påverka anale ubildningsillfällen Risk a lag om diskriminering ej eferlevs Risk a förvalningen ine lever upp ill lag om diskriminering och jämsälldhe ex om brukarna har krav på personal ifråga om kön/enicie ec Ökade kosnader för sjukskrivna Personal som ej är fullsändig rehabilierade kan vingas illbaka i arbee pga Försäkringskassans regler Svår a påverka inern, as ej upp i inernkonrollplanen konroller Väsenlighe Ja 4 - Sannolik 2 - Lindrig Ja Nej 4 - Sannolik 2 - Lindrig 4 - Sannolik 3 - Kännbar 3 - Möjlig 2 - Lindrig Ja Ja 4 - Sannolik 3 - Kännbar Akivie

8 Verksamhe Väsenliga processer Risk Samverkan inern och exern Upphandlingsprocessen, arbesfördelning och kvaliesuppföljning Uveckling uifrån brukarnas behov över id Överalighe efer konkurrensusäning av verksamheer Kossam a hanera överalig personal, risk a viss kompeens går förlorad Svår för förvalningen a påverka, as ej upp i inernkonrollplan Nya privaa uförare väljer a ine ingå i ramavale Oklar ansvar mellan organisaioner Oklar ansvarsfördelning mellan landsinge och sadsdelsförvalningen Sen informaionsöverföring Risk a informaionsöverföring mellan besällare och uförare sker för sen, a brukaren redan är på plas innan bedömningskanslie kommer med sin informaion som dessuom kan vara ofullsändig Oillräcklig konroll av enreprenörer inom omsorgsverksamheerna Konroll av akörer som bedriver omsorgsverksamhe på enreprenad ifråga om deras ekonomiska siuaion och seriosie görs i samband med upphandling men ine under pågående avalsperiod Svår a snabb anpassa sadens ubud efer förändrade behov Osäkerhe kring framida behov (anal plaser, yp av söd, ruinbeskr konroller Väsenlighe Ja 4 - Sannolik 3 - Kännbar 3 - Möjlig 3 - Kännbar 3 - Möjlig 3 - Kännbar 3 - Möjlig 4 - Allvarlig Ja 3 - Möjlig 4 - Allvarlig Ja 2 - Mindre sannolik 3 - Kännbar Akivie

9 Verksamhe Väsenliga processer Risk Verksamhesplanering, kvaliesarbee inrikning ec) och vilka privaa alernaiv som kommer a finnas gör de svår a planera sadens gemensamma verksamheer framå i iden Beslu om ny boende ar id a genomföra i prakiken Inga risker kan föruses Teknik Hyresaval Risk för feldebiering Risk a brukare feldebieras, för sen informaion inom förvalningen mellan bisåndshandläggare och eknikenheen Risk a hyresavier skickas u och de senare visar sig a hyresgäsen ine ska flya in jus där alernaiv flya u lång idigare IT-drif Inga risker kan föruses Lokalansvar Ansvar för lokaler för både förvalningens och enreprenörers verksamhe Efersa brandskyddsarbee Risk för efersa brandskyddsarbee Fasighesägare ska enlig SBA årligen lämna en brandskyddsredogörelse ill Sorsockholms brandförsvar Oklar i vilken omfaning dea eferlevs Är primär ine förvalningens ansvar men förvalningen kommer a drabbas om fel begås Nyeablerade enreprenörer har oillräcklig kunskap om ansvarsfördelning Förvalningen sår som yers ansvarig för lokaler i våra enreprenörers verksamhe ruinbeskr konroller Väsenlighe Akivie 3 - Möjlig 3 - Kännbar Genomgång av ruiner 3 - Möjlig 3 - Kännbar Konroll av fasighesägare - inernkonroll 3 - Möjlig 3 - Kännbar Informaion ill enreprenörer

10 Verksamhe Väsenliga processer Risk Äldreomsorg Offenlighesprincipen Reservruiner för IT, sårbarhesanalyser Eferlevnad av lagar och aval (ÄO) De finns risk a nyeablerade enreprenörer har dålig kunskap om si ege ansvar i fråga om säkerhesarbee i lokaler, ex brandskyddsarbee ec Risk a handlingar som lämnas in i recepionen ine regisreras Osäker om alla handlingar som lämnas i recepionen regisreras De daumsämplas av recepionen men de har hän a handläggare ej få handlingarna Risk a klagomål ej regisreras Ruiner saknas för a hanera klagomål som lämnas munlig i recepionen Haneras 2012 i annan akivie ruinbeskr Inga risker kan föruses Ja Risk a fel avgif debieras Risk a fel avgif debieras (brukare) + egenavgifer Komplex avgifssysem, mindre avvikelser kan missas Egna medel - de boendes pengar Inga risker kan föruses Ja Ja Ekonomisk uppföljning Fasighe Inäkerna för ma förs ine över från serviceförvalningen Risk för felakiga hyror Komplicerad process för korrek hyresfakurering Uppföljning av a fakuror är bealda är svårhanerlig Ingen specifikaion på inäker Risk a boende drabbas av dålig boendemiljö konroller Väsenlighe Akivie 3 - Möjlig 4 - Allvarlig Genomgång av ruiner 4 - Sannolik 3 - Kännbar Ja Ja 3 - Möjlig 4 - Allvarlig Sickprovskonroll av debiering - inernkonroll Sickprovskonroll av hyresfakurering - inernkonroll Ja Nej 2 - Mindre sannolik 5 - Mycke sannolik 3 - Kännbar 4 - Allvarlig

11 Verksamhe Väsenliga processer Risk Hanering och förvaring av nycklar Underhåll och renoveringsarbee som Micasa ska uföra är efersa, briser i kommunikaion med Micasa ruinbeskr konroller Risk a nycklar kommer bor Ja Ja 2 - Mindre sannolik Hjälpmedel (inköp, förskrivning) Inga risker kan föruses Ja Hälso- och sjukvård Informaionsöverföring - Från besällare ill uförare, mellan uförare, inom arbespass, mellan olika arbespass IT Larm Risk a omvårdnadsplaner ine skrivs Överföring av informaion, uföraren får informaionen för sen Besällning ska vara uföraren illhanda i god id efer acceperad plas Nuvarande konroll: Månalig uppföljning hos bisåndshandläggarna Även i uppräande av genomförandeplan Svårare a påverka andra besällare än egna sdf Begränsad åkoms ill avgörande IT-sysem Sysemen ligger nere ibland, de går för långsam a få användar ID + lösenord ill sysem ( a regisrera nya användare) De ar lång id a avregisrera användare vilke leder ill exra kosnader Fakuraspecifikaionen oydlig från Volvo IT Syseme gör a bara e larm i age går fram på boenden Sårbarhe i larmfunkioner Nalarm, ryggheslarm, Väsenlighe 2 - Lindrig Akivie Ja 3 - Möjlig 4 - Allvarlig Akivie i EVP Ja Ja 3 - Möjlig 4 - Allvarlig Nej 4 - Sannolik 3 - Kännbar Nej 5 - Mycke sannolik 2 - Lindrig Ja 4 - Sannolik 3 - Kännbar Nej 3 - Möjlig 3 - Kännbar

12 Verksamhe Väsenliga processer Risk dörrlarm - handhavande problem, larmen går ofa sönder på boenden Sårbara produker som kräver specialkompeens ruinbeskr Marknadsföring Inga risker kan föruses Ja Ma och måliden Risk a varma målider inom hemjänsen ej håller önskvärd emperaur Ingen uppföljning/analys är gjord på disribuionen av malådor och eferlevnad av ruiner för egenkonroll och emperauragning Personal och lönehanering Inga risker kan föruses Tjänsebil Upphandling Sressig arbesmiljö på grund av rafiksiuaion Svår a hia parkering Sor saknad av parkeringsplaser, mycke exra körande run för a hia plaser vilke kan leda ill sen ankoms ill vårdagare Kompeensborfall vid verksamhesövergång Personal med hög kompeens går över ill exerna uförare Svår a planera verksamheen i förvalningens övriga omsorgsverksamheer innan de sår klar vilka personer och vilka kompenser som finns kvar Kan ex leda ill a en demensavdelning får överalig personal från annan avdelning uan kompeens kring demens Risk a sjukfrånvaron ine minskar Erfarenhe visar a den konroller Väsenlighe Akivie Nej 3 - Möjlig 4 - Allvarlig Ubildning Nej 4 - Sannolik 3 - Kännbar Undersök möjlighe ill uöka parkeringsillsånd Ja 4 - Sannolik 3 - Kännbar

13 Verksamhe Väsenliga processer Risk Ubealningar av ersäningar Tex hemvårdsbidrag Uredning och bedömning Övergripande planering personal som har hög sjukfrånvaro ofa väljer a sanna kvar i förvalningen när verksamhe läggs u på enreprenad ruinbeskr Inga risker kan föruses Ja Ja Förenklad bisåndshandläggning Svår a prognosicera effekerna av införande av förenklad bisåndshandläggning Risk för övereablering Risk för övereablering av äldreboenden, dålig samplanering Micasa/sadsdelsförvalningarn a konroller 5 - Mycke sannolik 5 - Mycke sannolik Väsenlighe Akivie 3 - Kännbar Bisåndsenheens evp 4 - Allvarlig Lyfa frågan i konaker med äldreförvalningen