Det sociala intranätet

Transkript

1 GUIDE DÄRFÖR BLIR SOCIALT Likes, delningar och följare lear sig in på föreagen. Sid 2-3 FANTASTISKT MED FEEDBACK Keolis lanserade e social inranä för 5500 bussförare. Akivieen märkes direk. sid 4-5 SÅ FÅR DU ANVÄNDARNA MED DIG Undvik a de sociala inranäe ekar om. Här är åa ips för a uppmunra användarna. sid 6-7 DE VALDE FACEBOOK Behöver alla e skräddarsy inranä? Nej, menar Helsingborgs hamn. sid 8-9 De sociala inranäe

2 INTRANÄTEN BLIR SOCIALA Sociala inranä lånar funkioner från sociala näverk som Facebook och Twier, för a uppmunra dialog och kunskapsubye. Därför blir inranäen sociala 2 All fler organisaioner försöker fånga krafen i de sociala medierna för sin inernkommunikaion. Inranäen har en endens a följa i kölvane av uvecklingen på webben, säger Fredrik Wackå, webbrådgivare. På bara e par år har sociala medier som Facebook, Twier och Insagram förändra vår sä a kommunicera med varandra över näe i grunden. Vi mejlar ine längre, uan lajkar, kommenerar och delar. Vi diskuerar i grupper, skapar lisor och följer användare vi ycker är inressana. Omedelbarheen och mäbarheen i sociala medier skapar en grogrund för kreaivie, idéer och diskussion. Likes, delningar och följare uppmunrar använ- dare a dela med sig av mer och bäre informaion ill de andra i näverke. Inspireras av Facebook De är allså ingen slump a så många nu börja praa om sociala inranä. Begreppe syfar på en vilja a fånga de mekanismer som ligger ill grund för de sociala mediernas framgångar även i e föreags eller en organisaions inerna kommunikaion. På e väldig enkel plan handlar de om inranä där användarna, uan a vara redakörer, är de som bidrar ill innehålle. De är de som är skillnaden mo e vanlig inranä, säger Fredrik Wackå, webbsraeg med många års erfarenhe av a uveckla inranä. De handlar om a låa den ansällde, säljaren eller dagbarnvårdaren eller vad de nu må vara, vara den som bidrar på någo vis. De är själva kärnan. Kicki Srandh är kommunikaionsschef på Miuniversiee och medförfaare ill rapporen De sociala inranäens praxis, där hon forska på jus begreppe sociala inranä. Hon definierar dem så här: E social inranä innehåller funkioner där medarbearna enkel kan a

3 INTRANÄTEN BLIR SOCIALA De handlar om inranä där användarna, uan a vara redakörer, är de som bidrar ill innehålle, säger Fredrik Wackå, webbkonsul. 3 konak, dela kunskap och kommunicera med varandra. Nyckelorde är enkel. Man kan ju så klar dela kunskap även via mejl, men de upplevs lä som knölig. De handlar om a göra de enkel för medarbearen a hia andra som kan ge hjälp eller har den kunskap jag söker. Man skapar yor och funkioner där grupper av människor kan kommunicera, säger hon. E social inranä har allså mer gemensam med e näverk som Facebook där användarna själva bidrar med informaionen och organiserar sig i grupper än en radiionell nyhes- eller informaionssaj, där en eller flera redakörer förser användare med informaion. De handlar om a skapa en plas för kunskapsubye snarare än för envägskommunikaion. För vilken yp av organisaioner kan de sociala inranäe göra mes nya? Bäs lämpa är änke för verksamheer där de ansällda ine räffas regelbunde på arbesplasen, men ändå har e sor behov av a kommunicera och ubya erfarenheer med varandra. Hemjänspersonal är e exempel. De uför ofa jobbe ensam, men har e sor behov av kunskapsubye. Fälsäljare likaså. De illhör en arbesplas och jobbar i någon mening i en sörre grupp, men gör de ine dagligen illsammans med kollegorna, säger Fredrik Wackå. Men sociala inranä är också relevana för a samarbea över organisaoriska gränser, oavse hur mycke man räffas fysisk, illägger han. Glöm ine grunderna Samidig varnar han för a överskaa inresse för funkioner som de ovan. Bland missionärerna möer man ofa en ganska blind ro på hur de sociala ska förändra hur vi jobbar. Jag ror ine rikig på de. De är kulurell rikig och ansändig a bjuda in människor a bidra, men vi knyer lä för sora förhoppningar ill i prakiken ganska basala sociala funkioner, säger han. De finns en överro på a människor som engagerar sig i sociala näverk priva per auomaik kommer göra de samma Kicki Srandh på arbesplasen, menar han. Näsan alla diskussioner om engagemang ugår från en uppfaning om a alla människor brinner för si jobb. I själva verke finns de mängder av människor som ine brinner för si jobb alls. De gör givevis en bra insas, men deras verkliga passion ligger i fobollsräningen, jaken eller vad de nu kan vara. Poängen är a de ine finns någon direk kausalie mellan a engagera sig social på friiden och a göra de på jobbe. Jus därför är de åminsone för de allra flesa organisaioner a och o a inranäes mer radiionella delar fungerar som de ska innan nya, sociala funkioner läggs ill ovanpå. Om jag ine kan a reda på hur många semeserdagar jag spara, då kviar de hur många nyhesariklar jag kan lajka, säger Fredrik Wackå. Kicki Srandh är inne på e liknande spår. Rä sors organisaion kan vinna mycke på a få sociala funkioner på plas i inranäe, men de gäller a änka länge och noga på var någonsans och i vilka sammanhang de ska finnas ill. E vanlig fel är a lägga inranäe ovanpå och uanför arbee. Då blir de bara e sälle, ine någoning inegrera. A ha en social feed på hemsidan kanske är hel fel, för de ansällda använder ine hemsidan. Man behöver änka lie smarare och fundera över var i organisaionen de finns e behov. Näsa seg i uvecklingen ror jag blir a de sociala funkionerna och kommunikaionsmöjligheerna lear sig in i fler verkyg än i dag. Om jag dagligen arbear i e CRM så är de ju självklar där jag behöver vara social, säger Kicki Srandh. n Social inranä en definiion l E social inranä främjar dialog mellan användare, snarare än envägskommunikaion från arbesgivaren eller avsändaren. l Syfe med de sociala inranäe är a skapa en plaform för kunskapsubye användarna emellan. De sker genom a de alla, uan redakörer eller ansvariga publiciser, illås kommunicera och dela med sig ill varandra. l Sociala inranä lånar gärna funkioner från sociala näverk som Facebook, Twier och Insagram, exempelvis like -knappar och nyhesflöden. De främjar användande, då de ger en miljö som känns igen av många.

4 ETT INTRANÄT FÖR ALLA Keolis nya sociala inranä ska användas av både bussförare på fäle och ansällda vid huvudkonore. De är fanasisk a få direkkonak och omedelbar feedback, säger Pia Kjellerup Borg, kommunikaionssraeg. FOTO: Krisina Sahlén 4 Uppdrag: E inranä för alla 6500 ansällda. Några på konor, de flesa med bussar och verksäder som arbesplas. Dramaisk skillnad i daorvana och ubildningsgrad. De var ugångspunken när Keolis skulle lansera e ny, social inranä. Vikigas av all blev a få alla a anamma de nya verkyge. A skapa e inranä för Keolis kan ine ugå från bildena av ansällda som sier vid en daor åa immar om dagen. Av de 6500 ansällda är 5500 bussförare, spridda över lande i de regioner där Keolis ar hand om delar av kollekivrafiken. Keolis har även rafikledning, kund- och rafikvärdar, mekaniker och medarbeare som arbear med a laga, väa eller säda bussarna. Bland uppdragsgivarna märks SL i Sockholm och Väsrafik i Göeborgsområde. Svår a nå de ansällda De gjorde de svår för arbesgivaren a hålla konaken med de ansällda. De flesa saknar e e-poskono knue ill arbesgivaren. Oregelbundna arbesider och avlösningar på san gör de svår för närmase chef a boka möesider med ansällda när de behövdes. Tidigare fanns e radiionell inranä, en informaionskanal från ledningen ill de ansällda hel uan möjlighe för Keolis medarbeare a föra dialog, ubya erfarenheer och själv bidra med informaion. Kor sag var de gammaldags. Vi ville skapa en möjlighe för alla medarbeare a kunna vara delakiga om de önskar e föreag som lever sina värderingar och lär av varandra. E social inranä hjälper a visualisera de arbee, säger Pia Kjellerup Borg, kommunikaionssraeg på Keolis och den som ansvarar för arbee med inranäe. Projeke sarade lång innan föreage ens började änka på vilke sysem som skulle väljas. Förs skulle behoven uredas rejäl. Sammanlag hölls e reioal workshops med blandade grupper av ansällda, beräar Pia Kjellerup Borg. De var vikig a vi förde samman enheschefer, förare, kundvärdar och servicehallsmedarbeare för a se varandras behov och umaningar. Självservice i fokus Under arbees gång ukrisalliserade sig re huvudsakliga behov. För de försa den ren prakiska självservicen. De visade sig finnas mängder med uppgifer som de ansällda skulle kunna hanera på egen hand, om de bara fanns illgängliga sysem som gjorde de möjlig. Regisrera överid, ansöka om exra pass grundläggande adminisraion som e inranä skulle passa perfek för. För de andra: Många hade e behov av a dela informaion med varandra för a dra nya av andras erfarenheer. Till exempel mellan mekaniker som arbeade med snarlika fel. Vi såg e exempel på de bara vå veckor före lanseringen. Mekaniker vid en depå felsöke e elfel på en buss, men kunde ine hia probleme ros a de lade hela si arbespass på de. Senare konakade de en annan depå. De löse de på fyra minuer. Om man hade haf

5 ETT INTRANÄT FÖR ALLA Keolis inranä byggdes med responsiv design. A de ska fungera lika bra i mobilen som på daorn var e krav många medarbeare är på fäle och använder sällan daorer. 5 konak idigare, ill exempel genom a lägga u e foo på inranäe, så hade de vari lös forare, säger Pia Kjellerup Borg. De redje behovsområde som idenifierades var de ren sociala. De är fanasisk a få direkkonak och omedelbar feedback. Nu kan de fungera så, och de blir så mycke läare a hanera dåliga srömmar och söa posiiva händelser. Enkelhe a och o Förs efer behovsanalysen började Keolis uvärdera olika sysem. En id diskuerade man e sorskalig införande av Sharepoin, där inranäe bara ugjorde en del, men dea övergavs när man insåg a de skulle bli för komplex. Vale föll isälle på e social inranä från Sievision, med konsulbolage Limepark som parner för införande. I vår kravspecifikaion var användarvänligheen a och o. Verkyge måse macha organisaionsmognad och våra medarbeare och vi har alla yper av medarbeare. Vissa har högskoleubildning, vissa har en korare ubildning. Vissa har låg daorvana, andra hög. De var vikig för oss a de här ine skulle bli någo som ar vå dagar a lära u. De måse vara lä a a ill sig. Krave på enkelhe gjorde också a vissa mindre vikiga funkioner senarelades. I ursprungsversionen skulle inranäe ine ha fler funkioner än a de skulle gå a a ill sig. De är förs efer lanseringen som arbee börjar och fler funkioner kan läggas ill efer hand, och Pia Kjellerup Borg sier nu med en lisa med önskemål som ska priorieras och u- vecklas i en framida version av inranäe. Vi behöver landa projeke och säkersälla a de fungerar, säger hon. Saren innebar a föreage behövde a e beslu: De ansällda ska själva kunna skapa grupper för a koppla ihop sig med rä personer och informaionsflöden. Samidig a gå hela vägen skulle innebära a Keolis skulle lansera e om social näverk, hel uan befinliga srukurer. Lösningen blev en slags mellanväg, där adminisraörer skapade vissa geografiska grupper, ill exempel en för Göeborgsområde, sam för några vikiga funkioner. Fråga HR, där personaloch löneavdelningen kan ge svar på vanliga frågor, är e exempel på de senare. Men därefer är de ill sor del upp ill de ansällda a skapa de grupper de ycker sig behöva. När Inerneworld når Pia Kjellerup Borg har de bara gå en vecka sedan lanseringen, men grupperna har redan börja uppså. De kan röra sig om både prakiska saker kring arbee, men också ren sociala aspeker. De har skapas en grupp där bussförare har en fooävling, och en verksadsgrupp där de delar filer och pdf-dokumen med informaion om sökbara fel, säger Pia Kjellerup Borg. Mobilen vikig Sis men ine mins var mobilanpassning cenral i uvecklingen av inranäe. Bussförarna har visserligen illgång ill daorer för a kunna skriva u si körschema innan de börjar e pass, men ine mer än så. I och med inranäe blir de möjlig a få upp schema direk i mobilen, och dessuom passar de umärk a smyga upp mobilen under en ledig sund och kolla av informaionsflödena. Med lanseringen avklarad åersår bara a skroa de gamla inranäe. Keolis gör sig ingen brådska. I några månader ska de få leva vidare för a ge alla go om id a flya över sin informaion ill den nya plaformen. Sen drar Pia Kjellerup Borg ur proppen. Vi behåller de gamla som e spökskepp i bakgrunden, mes för a ge de lokala redakörerna möjlighe a häma informaion om någo saknas på de nya. Men ingening ny publiceras där. n Fem ips: Få med dig alla medarbeare l Gör en behovsanalys. Lyssna på medarbearna, de skapar legiimie. Workshops med blandade grupper av ansällda är en väg. Då kan du hänvisa ill dea om de blir svår a prioriera senare. l Jobba med värfunkioner. En bussförare ska sia i samma workshop som en enheschef. De är så man hiar de verkliga behoven. l Ubilda! Människor lär sig olika snabb och på olika sä. På Keolis har man öppe hus och inranäsverksad varje vecka, di vem som hels får komma för a få hjälp a komma igång. l Transparens. Behovsanalysen ska ine berakas som en hemlighe. Visa upp dokumene på inranäe lå alla a del av den. De ökar försåelsen för besluen. l Ta de seg för seg. Lansera gradvis, prioriera mellan funkionerna. Dels kommer du igång snabbare, dels så blir inranäe läare a förså sig på i grunduförande. Exra funkioner kan allid läggas ill senare.

6 NYCKELN TILL FOTO: Tina Safrén Kicki Srandh är informaionschef på Miuniversiee och har forska på de sociala inranäens praxis. Användarna är nyckeln ill inranäe 6 E social inranä är ingening om de ine används. Men a få upp akivieen kan vara en sor umaning. De gäller a få med så många som möjlig från sar, säger Kicki Srandh, som forska på sociala inranä vid Miuniversiee. finns där användarna är, säger hon. Till exempel, om de ansällda ine jobbar framför en daor så blir de mobila gränssnie väldig vikig. De gäller a förså rollerna och vilka verkyg som krävs, säger hon. De borde vara så enkel. På sociala näverk som Facebook delar användarna gla med sig av all inressan de kommer över. Samma sak gäller väl för de sociala inranäe, eller? För den enusiasiska projekledare som lanserar e social inranä kan den försa iden bli en besvikelse. De är lång ifrån give a användarna engagerar sig i de, Kriisk massa men e par enkla ips kan underläa resan. Kicki Srandh är informaionschef på Miuniversiee, men forskade idigare på jus sociala inranä. I rapporen De sociala inranäens praxis har hon undersök effekivieen och användningen av dem i en rad organisaioner. De vikigase är a funkionerna Den kanske sörsa nyan med e social inranä är a de låer olika personer i organisaionen få konak med varandra snabb och enkel. Men för a de ska fungera så måse användarna vara illräcklig många. I princip alla i organisaionen måse vara med för a man ska få nyan och ef-

7 NYCKELN TILL Prakikerjänss Insik vann år 2013 pris som Sveriges bäsa inranä. Inranäe, bygg i Episerver med hjälp av byrån Creuna, besöks varje vecka av 90 procen av medarbearna i koncernen. feken, säger Kicki Srandh. Som projekledare för e social inranä är dea den kanske sörsa umaningen, menar hon. De gäller a få far i projeke från sar, så a ine användarillväxen sannar av och inranäe faller i glömska. En sraegi är a cheferna går före. Man kan också använda sig av ambassadörer ue i organisaionen. De ska fungera som early adopers, som drar de andra med sig. Oavse vilke är de vikig a få med så många som möjlig, säger hon. E åerkommande missag som framkom i forskningen var projekledare som sa nu är inranäe på plas. Nu kommer effekerna, menar hon. Men a bygga den ekniska plaformen är bara e seg på vägen. Uan användare som verkligen unyjar den gör ekniken ingen skillnad. Som organisaion måse man besämma sig för vem som är målgruppen. Jobbar man med samma sak varje dag så använder man ine sådana här verkyg i samma usräckning. De som behöver ineragera med många och har flera bollar i lufen i jobbe, de har e sörre behov av sociala funkioner. Alla i en organisaion kan ine ha nya av verkygen, så är de, säger hon. Vardagen blir enklare Projekledarens roll blir ofa a visa på den konkrea nyan i de nya funkionerna och därmed få användarna a prova på dem. De gäller a visa hur vardagen blir enklare med hjälp av de här verkygen, säger Kicki Srandh. De är någoning som Johan Persson känner igen sig i. Han är projekledare för Upplands Väsbys sasning på sociala inranä, och lade mycke id i början på a öka användande av de. På lanseringsdagen skapade jag en grupp och skrev om ni har frågor, skriv i den här gruppen så åerkommer jag. Jag ansrängde mig för a flya kommunikaionen ill inranäe isälle för a a den över mejl eller elefon, ill exempel, säger han. n Källa: De sociala inranäens praxis av Lena Lundgren, Kicki Srandh och Carin Johansson. Åa seg för a få far på inranäe I rapporen De sociala inranäens praxis från Miuniversiee lisar förfaarna åa ips för den som vill bygga e social inranä som användarna ycker om och drar nya av: 1 Ugå ifrån användarna genom a släppa verkyge hel fri och låa informaionen flöda fri och låa den flöda hela iden. Dea innebär a man måse a fram e verkyg som är arakiv nog för användarna a a ill sig och a man ar reda på behove ue i verksamheen Visa på nya och effekivie de räcker ine med a de sociala inranäen ska vara coola, de ska illföra någo också. Lå cheferna gå före och visa sina medarbeare nyan med de sociala inranäen. Informaion och ubildning a fram e bra ubildningsmaerial, så a även de som ine har så mycke daorvana kommer med på åge Avsä id för användarna a gå igenom de nya verkygen, annars kommer de aldrig börja använda dem. A uppmunra och moivera användarna har visa sig vara framgångsrik i längden, då även de mes mosräviga har ändra beeende. Använd ambassadörer (ofas early adopers, men även gäsbloggarna i en del organisaioner) för a föra u e posiiv budskap om de sociala medierna. Ambassadörerna kan hålla inernubildningar och svara på frågor om funkionalieen, vilke kan underläa kommunikaionsavdelningens arbee på många sä. 8 Uhållighe som med alla nyheer finns de e mosånd som användarna måse komma över för a de sociala medierna ska bli framgångsrika. Dels handlar de om a ändra människors vanor och dels handlar de om a ändra deras sä a änka. Om man bara får med sig de redan frälsa så blir effeken av de sociala medierna ine så ubredd som man hade änk sig.

8 FACEBOOK GÖR JOBBET xxxxxxxxxxxx Helsingborgs hamn valde hel bor de radiionella inranäen. Vi är ine så akademiska i vår srukur. Vi behöver någo a a på, någo a börja jobba med, säger informaionschefen Andréas Eriksson. 8 Kan Facebook göra jobbe? Kan våra sociala medier också vara våra sociala inranä? Helsingborgs Hamn undersöke saken och valde en Facebookgrupp isälle för e inranä. Men viss finns begänsningar. Är de verkligen rimlig a plöja ner miljon efer miljon i e skräddarsy inranä, när vi har van oss vid a kommunikaionsplaformar är grais? Priva går de ju umärk: Vi sarar en Facebookgrupp för innebandylage och använder Google Docs för a planera brölloppe. Graisjänser och sociala näverk erbjuder funkioner som ine ens de mes avancerade inranäen mäkade med för bara e årionde sedan. Därmed borde de väl vara en god idé a riva konrake med byrån, skroa alla egna plaformar och klicka «creae group» på Facebook. De borde ju lösa alla ens behov av plaformar för inern kommunikaion. Inranäe är dö. Eller? Nej, knappas. Man kan ine kaegorisk avfärda konsumennäverken. För vissa har de visa sig vara exak vad som behövdes. E exempel är Helsingborgs hamn. Där ugör en vanlig Facebookgrupp sedan en id illbaka en vikig kanal för inernkommunikaionen. Från hög ill låg Av de 230 ansällda är omkring 130 medlemmar i gruppen. De enda krave är a man är ansälld på föreage och a man har e kono på Facebook. Kono måse vara regisrera i e rikig namn, med e rikig personfoo så a adminisraören ve vem som ska släppas in. Men i övrig fungerar den som vilken Facebookgrupp som hels. I gruppen alas de som om all, från hög ill låg. Både inern informaion om omvärldshändelser, saisik och siffror ill korplages bravader i fobollsserien. Dessuom läggs de u vackra bilder på faryg som har anlän ill hamnen och vi informerar om skadade maskiner efer en olycka, säger Andréas Eriksson, informaionschef vid Helsingborgs hamn. För omkring vå år sedan började hamnen se över sin inernkommunikaion. Behoven såg dramaisk annorlunda u jämför med en konorsverksamhe. Över 100 av de ansällda arbear uan en egen daor i jänsen och riskerade a ine nås av e radiionell inranä. E par workshops gav dålig resula. De fanns inge a jämföra med, och många av de ansällda saknade eferhe från hur andra arbesplaser hade lös de. När övningarna ine gav någo resula började man se sig om efer någo a säa igång efer devisen learning by doing. Vi är ine så akademiska i vår srukur. Vi behöver någo a a på, någo a börja jobba med. De försa erfarenheerna var posiiva. Verkyge är lä a använda och funkar bra mobil. Många av de ansällda som saknade en daor hade isälle en smarphone, och en så sor del av svenskarna har ju redan e Facebookkono idag, säger Andréas Eriksson. Men viss finns de begränsningar. För de försa har ine alla ansällda val a anslua sig. De är svår a kräva av personalen a de ska skaffa sig konon på Face-

9 DET SOCIALA Av de 230 ansällda i Helsingborgs hamn är omkring 130 medlemmar i Facebook-gruppen som ugör bolages inranä. 9 book, och därmed kan ine gruppen göras obligaorisk. Därför kan Helsingborgs hamn ine se gruppen som ensam informaionskanal. All som läggs u där måse också gå a nå på andra sä. Då handlar de om högs radiionella kommunikaionsvägar: Personalidningen, mejl, konak med chefen eller digiala anslagsavlor som finns uppmonerade i lokalerna. Facebook väcker känslor, eller gjorde åminsone de när vi införde gruppen. De är vikig a de ine är den enda kanalen, den får ine diskriminera. Däremo är de den snabbase och enklase vägen vi har försa chansen a få a del av informaionen. Vi fick också mycke reakioner. Folk är ju redan vana vid hur Facebook fungerar. Facebook passar ine alla Klar är a många som ser sig om efer nya inranä sneglar på Facebook och liknande. Den nya generaionen sociala inranä är ydlig inspirerade av Facebook. Därför faller de sig naurlig a åminsone se över om de är e fullgo alernaiv. Men de gäller a se upp ine mins kan regelverk säa sopp för a göra Facebook ill en officiell kommunikaionsplaform för ansällda. De kan vara exra känslig i offenlig verksamhe. I Upplands Väsby kommun var de reglerna som sae sopp för a använda Facebook. Vi uvärderade de också, men de faller på a vi ine kan vinga alla a använda Facebook. De finns folk i organisaionen som ine vill regisrera sig där, säger Johan Persson, projekledare för inranäe på Upplands Väsby kommun. I hamnen i Helsingborg ser Andréas Eriksson också begränsning i den rena funkionalieen. Så länge de handlar om uppdaeringar, kommenarer, bilder och filmklipp så gör Facebookgruppen jobbe. Men den som vill använda inranäe för mer avanerad dokumenhanering, för koll på löner och arbesider kommer bli besviken. Andréas Eriksson fick också frågor om säkerheen när gruppen sarade. Han har försåelse för a vissa föreag måse välja egna lösningar av rena sekreesskäl. A lägga u informaion som ugör affärshemligheer på Facebooks servrar vore e regelbro för vissa. Men de blev i prakisken inge problem för Helsingborgs Hamn. Man får se ill vad vi är för föreage. Vi är ine e läkemedelsbolag som uvecklar nya mediciner eller e mobilföreag som måse hålla kommande modeller hemliga. Viss vägde vi in dessa aspeker, men vi ville ändå välja öppenhe. Fram ill i dag har de fungera bra för de syfen vi har, få och ge feedback. A diskuera. Men de är klar de finns briser, och vi kommer a kompleera med e radiionell inranä i framiden. Men då vill jag a med oss någo som liknar Facebookgruppen som vi har använ idigare. n Tre jänser a överväga l Funderar du på om graisjänser räcker ill? Här är re alernaiv som de är vär a ia närmare på. l Facebook. En grupp på Facebook är de uppenbara vale. Fungerar för informaion, småpra, bilder, men glöm dokumenhanering eller några som hels kopplingar ill föreages andra sysem. En fördel är a många användare redan har konon och är vana vid gränssnie. l Google Apps. Ordbehandlare, kalkylprogram, kalender, videokonferens Googles uppsäning webbjänser mosvarar en hel del av vad man vänar sig av e inranä. Genom a dela dokumen har alla i organisaionen illgång ill de senase varianerna. Men änk över om du vill lägga alla din känsliga daa hos Google. l Dropbox. De kan låa konsig a se Dropbox som e inranäsverkyg, men en cenral funkion är a disribuera filer: Dokumen, bilder och så vidare. Kompleera med direkmeddelandefunkioner är Dropbox effekiv och enkel a använda.

10 Jacob Broberg, informaionschef på Cloea, valde en Sharepoinbaserad lösning för inranäe. De sociala är de vikigase, säger han. DET SOCIALA FOTO: Krisina Sahlén Cloea valde sandard 10 När Cloea gick samman med jäen Leaf sod bolagen med varsi föråldra inranä som knapp användes. Nu finns e ny på plas, med sociala funkioner i cenrum. Facebook är sinnebilden för hur e inranä ska vara, säger Jacob Broberg, informaionschef på Cloea. Cloea och Leaf var vå mycke olika föreag när de gick samman för vå år sedan. Cloea var e svensk föreag, mes förknippa med sin chokladillverkning vid egen fabrik. Med e par hundra ansällda var behove av plaformar för inern kommunikaion relaiv enkel a illgodose. De fanns e enklare inranä som fungerade hel okej. Skapade nya behov Men i och med samgående med Leaf förändrades de mesa. Tros a varumärke är mindre kän än Cloea, åminsone i Sverige, var föreage många gånger sörre. Med usenals ansällda spridda i flera europeiska länder var kommunikaionsbilden radikal annorlunda och verkygen som fanns illgängliga föråldrade. Leaf hade e knapp fungerande inranä. Inge hade gjors med de sedan 2006, och ingen i verksamheen använde sig av de. Så jag hade på min radar a vi behövde e ny, redan innan samgående, säger Jacob Broberg, informaionschef på Cloea. A börja bygga ny när bolagen slogs Cloeas sociala inranä l Bygger på Avanime Connec för Sharepoin 2013 l Lanserades december l användare, spridda i 12 länder. samman passade exra bra, efersom de skapade e behov av a få en gemensam informaionssrukur på plas, men också en gemensam föreagskulur. Vale föll på de Sharepoin-baserade syseme Avanime Connec. Likheerna med sociala näverk som Facebook är slående. Här finns nyhesflöde med uppdaeringar, möjligheen a kommenera, klicka like, organisera sig i grupper och hålla koll på vilka som är uppdaerade genom noifieringar om de vikigase händelserna. Jag fasnade för den av vå skäl. Dels är de en sandardiserad lösning. Vi hade sedan idigare Sharepoin i koncernen, så de blev kosnadseffekiv a köra vidare på de. Jacob Broberg framhåller a sandard ine är desamma som selben, a man som kund måse köpa syseme exak som de ser ser u. Han liknar de vid a köpa en bil. Köper man en Volvo så ser den u på e viss sä. Men du kan också uppgradera klädsel eller lägga ill gadges. De är samma sak här, man köper en sandard-

11 DET SOCIALA Cloeas sociala inranä, med oal 2600 användare i 12 länder, är bygg på plaformen Avanime Connec. 11 lösning men inom ramen för den kan man göra förändringar. A ändå ugå från en sandardlösning sänker både iden som krävs för införande, och i sluändan också prise, säger han. De går snabbare från ax ill limpa, och de blir billigare. Webbprojek, oavse om de rör sig om inranä eller exerna webbar, är ökän benägna a bli försenade ofa med skenande kosnader som följd. Även de såg Cloea som e argumen för a köpa en sandardlösning. Jag gillade deras koncep där jag kunde lägga ill mer senare. Lanseringen blev marginell försenad, omkring en månad. Och de berodde mer på oss än på leveranören. Men vad de gällde funkioner hade Cloea e par krav som föreage ine änke kompromissa med. Inranäe skulle känns modern social med ydliga influenser av vanliga sociala näverk. De sociala är de vikigase. Facebook är sinnebilden för hur e inranä ska vara, säger Jacob Broberg. Denna likhe handlar ine bara om ya röda siffror för noifikaioner och likeknappar vid inlägg. Vikigare än så är a de ansällda ska kunna använda sig av inranäe lika fri som de kan använda Facebook. Om de behöver dra igång en diskussion kan de själva skapa grupper ine ansöka ill chefen om a få en ny grupp på plas. Vi som har vari med länge ve a man gjorde så förr. Men de yngre medarbearna är vana vid a all går snabb, a du ska kunna skapa dina egna grupper ill exempel. A behöva gå ill en adminisraör och fråga om man får skapa en grupp Så funkar de ine längre. I dag finns grupper av flera yper. Dels för länder, efersom en ansälld i Ialien ska få informaion som är ovikig för någon i Sverige. Men också inernaionella grupper där personer i olika länder som arbear med liknande saker kan möas. Någon på den svenska marknadsavdelningen kan allså ingå dels i gruppen som ger specifik informaion för de svenska medarbearna, men också i en grupp för marknadsförare där hon kan kommunicera med personer i andra länder i samma roll. Svår mäa framgång Men all de andra då, all den informella kommunikaion som är vikig för a skapa sammanhållning och uveckla föreagskuluren? Jo, viss finns plas för småpra även på inranäe. Där kommer vad Cloea kallar social sies in i bilden. De är grupper uan direk koppling ill verksamheen, som föreages innebandylag. Där kan de vara en del chicha. Vi blandar ine in i de flöde uan visar de som e social flöde ill vänser på skärmen, säger Jacob Broberg. A säa upp ydliga mål för en sasning på e inranä är ine hel lä. Mycke handlar om bäre informaionsspridning och mer effekiv kommunikaion. Vikig men ine allid sådan som avspeglar sig i siffror och grafer. Mejlmängden ska gå ner, framförall unga mejl. Inranäe ska underläa samarbee, ill exempel mellan människor som har samma funkion men i olika länder. Effekivieen och inerakivieen inom grupper som är spridda över flera länder ska öka. Och som övergripande vision: A bygga e gemensam Cloea vad gäller värderingar och mål. n Jacob Broberg om a lansera e inranä inernaionell: Jag og fram e lanseringspake, e par filmer och riklinjer på olika språk. Vi lade u dem, och de olika länderna har gjor olika mycke. Vissa lanserade och lä de gå av sig själv, andra har samla ansällda ill workshops. Där de jobbade mer ambiiös märks de idag. om långsikighe: Vi lanserade i mien av december I början av åre kom de flesa igång. Men man får räkna med a de ar e år innan man ser rikiga effeker. vad han skulle göra annorlunda om han gjorde om lanseringen: Jag skulle vara ännu ydligare inern om vilka begränsningar som finns. Många ville bygga Rom, men fick en kaedral. Jag behövde säga: Plaformen ser u så här. om a hålla föreageshemligheer bora från inranäe: De du publicerar där ska anses vara öppe. All informaion är exern informaion. De gäller särskil oss som är börsnoerade.

12 DET SOCIALA Vi ville få medarbearna a sanna längre och skapa e roligare arbesverkyg, säger Johan Persson, projekledare för inranäe i Upplands Väsby kommun. FOTO: Krisina Sahlén Inranäe fick de ansällda a börja umgås 12 När Upplands Väsby kommun rullade u si sociala inranä var projekledaren Johan Persson rädd a de skulle eka om i rådarna. Resulae blev värom. I februari var de några som sarade en grupp för a åka på kryssning illsammans, säger han. När Upplands Väsby uppdaerade si inranä år 2013 ogs beslue a säa de sociala funkionerna i cenrum. Tidigare var de få som og ill sig av nyheerna eller agerade på informaionen i inranäe. Vi ville få medarbearna a sanna kvar längre och skapa e roligare arbesverkyg, säger projekledaren Johan Persson. I uvärderingen övervägde man de radikala beslue a hel enkel flya inernkommunikaionen ill Facebook. De sae dock reglerna sopp för. De faller på a vi ine kan vinga alla a använda Facebook. De finns folk i organisaionen som ine vill regisrera sig där, säger Johan Persson. Till slu föll vale på en lösning från leveranören Sievision, som uvecklar publiceringssysem särskil anpassade för jus inranä. De uvecklade e social cms-verkyg som påminde väldig mycke om den prooyp vi agi fram. De var e ganska enkel val, säger Johan Persson. I de färdiga inranäe har händelseflöde en framsående roll. Där beräar medarbearna vad de arbear med, i en form som påminner om nyhesflöde på Facebook. Tanken är a de ska främja ubye mellan medarbeare i organisaionen, och göra de enkel för den som vill hia rä konakperson eller hoppa på e pågående projek. Vem som hels i kommunen kan skapa en ny grupp eller följa en annan medarbeare. Beroende på vilka grupper och medarbeare man följer så anpassas händelseflöde. Visa nyan i prakiken När syseme hade premiär var Johan Persson nervös för a ingen skulle använda sig av de. Han la mycke id på a ubilda och försöka överyga medarbearna i kommunen om de nya verkygens förräfflighe. Men isälle för lärarledda ubildningar lade han energin på a visa den fakiska nyan. På lanseringsdagen skapade jag en

13 DET SOCIALA Upplands Väsbys inranä är bygg på en lösning från leveranören Sievision. Användarupplevelsen påminner om den på sociala medier: Användare kan gå med i grupper, skapa egna eller följa andra medarbeare i kommunen. Deras händelseflöde anpassas därefer. grupp och skrev om ni har frågor, skriv i de sig a folk hellre ville skapa sina egna, den här gruppen så åerkommer jag. Jag ansrängde mig för a flya kommunikaionen ill inranäe isälle för a a den över mejl eller elefon, säger han. Tävlingar ökade användande För a uppmunra användande började han regelbunde skicka u saisik i kommunen över de profilsidor i inranäe som fick mes besök. Då blev de lie av en ävling kring vem som hade den mes populära profilsidan. Flera laddade upp bilder, fyllde på med sina kompeenser och bidrog med anna, säger han. Samidig varnar han för a ge användarna för mycke hjälp på vägen. De kan lä ge mosa effek. I början skapade jag grupper å alla enheer, för a göra de enkel. Då visade 13 för a känna någo slags ägandeskap. Där fick jag lie bakläxa. Så här lång har bland anna en omflyning i kommunhuse och en ny daorupphandling organiseras via grupper i de sociala inranäe. Sen har vi haf mer sociala akivieer. I februari var de några som sarade en grupp för a åka på kryssning illsammans. De känns kul a folk ycker de är så kul a umgås med sina arbeskamraer a de gör de även på friiden. De sociala inranäe har gjor inernkommunikaionen smidigare och mer effekiv än förr, menar Johan Persson. De sparar id a låa folk reda u vanliga frågor öppe inför andra. Isälle för a svara på samma fråga i femon mejl räcker de med a den syns i rä grupp på inranäe. n Inerneworld Guide: Tex: Daniel Goldberg och Linus Larsson Adress: Karlbergsvägen Sockholm Layou: Måns Klockar Besöksiden mer än fördubblades l De sociala inranäe i Upplands Väsby kommun har ungefär 1400 användare. l Ungefär 3000 inloggningar sker varje dag. 85 procen av de ansällda loggar in på inranäe mins en gång i veckan. En klar förbäring jämför med idigare, säger Johan Persson. l Men sörs effek ycks de sociala funkionerna ha haf på hur lång id användarna spenderar på inranäe, snarare än hur ofa de loggar in. Genomsnisiden per besök ligger idag mellan fyra och fem minuer. Tidigare var siffran under vå minuer. Foo: Krisina Sahlén Ansvarig ugivare: Magnus Höij Foo: Krisina Sahlén.