Allmänt om förvaring av handlingar Det är viktigt att tidigt skilja handlingar som ska bevaras från handlingar som ska gallras.

Transkript

1

2 Dokumenhaneringsplan version 1.3 illhör Klassificeringssrukur version 1.1 Lunds universie dnr V 2015/321 Gäller fr.o.m Lunds universies dokumenhaneringsplan Föreskriferna i denna dokumenhaneringsplan gäller hela Lunds universie och illämpas på handlingar inkomna eller uppräade från och med Allmän om bevarande och gallring Handlingar som är inkomna eller uppräade vid Lunds universie är allmänna handlingar, och ugångspunken, uryck i arkivlagen, är a allmänna handlingar ska bevaras. Gallring (försörande av handling) ugör undanag, och de är reglera genom föreskrifer när dea är illåe. Denna dokumenhaneringsplan gäller som Lunds universies gallringsbeslu, då ine anna särskil anges. Med söd av Riksarkives föreskrifer och allmänna råd om gallring av handlingar av illfällig eller ringa beydelse (RA-FS 1991:6; ändr. 1997:6, gäller följande för handlingar inom samliga verksamheer: - Kopior och dubbleer, som ine har någon funkion då de finns arkivexemplar hos Lunds universie med samma innehåll, gallras vid avsluad hanering. - Ruinarad korrespondens, såsom svar på enklare frågor, får gallras omedelbar efer besvarande. - Underlag, som ugör ren arbesmaerial, gallras när de slugiliga underlage är uppräa. OBS! Underlag, som innehåller informaion av värde och som ine framkommer någon annansans eller illför e ärende sakkunskap, ska diarieföras och bevaras. Vilka specifika handlingsyper som får gallras och efer hur lång fris, framgår av följande sidor i denna dokumenhaneringsplan. Allmän om förvaring av handlingar De är vikig a idig skilja handlingar som ska bevaras från handlingar som ska gallras. Pappershandlingar, som ska bevaras, läggs i arkivboxar. Innehålle i en arkivbox ska vara logisk avgränsa, så a de hänger ihop. Arkivboxar ordnas i serier, vilke innebär a arkivboxar med samma avgränsade innehåll sälls illsammans, ordnas i kronologisk följd och numreras. Insrukioner för hur arkivering prakisk går ill publiceras på medarbearwebben. Gallringsbara pappershandlingar förvaras åskilda från bevarandehandlingar. De behöver ine läggas i arkivbox under gallringsfrisen (iden före gallring), men de ska framgå vad handlingarna innehåller (ill exempel "fakuror", "enamenssvar"). Dessuom bör de märkas med daum (år) för gallring. Handlingar, som i originalskick finns i elekroniska sysemsöd, sparas elekronisk i dessa, ill dess sysem för e-arkivering är inför. Handlingar i form av frisående filer ska bevaras på en server som skös av en drifsorganisaion och där backuper görs regelbunde, ill dess sysem för e-arkivering är inför. Särskil om förvaring av diarieförda handlingar Elekroniska originalhandlingar lagras i dea skick i diarieföringssyseme, och arkivexemplar av dessa behöver ine skrivas u. Handlingar som inkommer eller uppräas på papper skannas och lagras enlig ovan. Därefer arkiveras pappersoriginalen i en ärendeak. Vid avslua ärende läggs samliga pappershandlingar i ärendeaken illsammans med e uskrive ärendekor. Besår ärende endas av elekroniska handlingar behöver inge ärendekor skrivas u. Ärendeakerna ordnas kronologisk i en arkivserie med diarieförda handlingar. Flera, underindelade, arkivserier får göras vid behov och efer konroll med Avdelning Dokumenhanering Sida 1 av 50

3 KS-kod Akivie Handlingsyp Sekre Gallringsföreskrifer ess Bevaras / gallras Hanering / regisrering Sysemsöd Förvaring Kommenar Hanera personalvårdande verksamhe Göra uredning om psykosocial Uredning, psykosocial Personal (P) arbesmiljö arbesmiljö - individnivå Ta emo anmälan om Anmälan, arbesskada Personal (P) arbesskada Ta emo anmälan om illbud Anmälan, illbud personal Personal (P) Hanera frågor om arbesmiljö, miljö, säkerhe och lika villkor Hanera arbesmiljöfrågor Undersöka och uvärdera arbesmiljö Välja skyddsombud Prookoll, val av skyddsombud Göra enkäundersökning om arbesmiljö Göra enkäundersökning om arbesmiljö Uppräa eller a emo rappor om arbesmiljö Följa upp arbesmiljöundersökning Enkä, arbesmiljö RA-FS 1991:6 Sammansällning, arbesmiljöenkäer Gallras 3 månader efer a sammansällning uppräas. Rappor, arbesmiljö Ågärdsplan/uppföljning, arbesmiljö Hålla arbesmiljömöe Prookoll, arbesmiljö Uppräa rappor om friskvård Rappor, friskvård Genomföra er Genomföra Prookoll, RA-FS 1991: Genomföra psykosocial Genomföra psykosocial Svar från enskilda medarbeare, psykosocial Sammansällning, psykosocial Hanera geneisk manipulerade mikroorganismer (GMM) Gallras efer 1 år Åskil från bevarandehandlingar. Åskil från bevarandeh andlingar. Sammansällning/rappor friskvårdssasningar (Hälsobokslu). Resula av friskvårdssasningar ec.

4 Anmäla geneisk manipulerade mikroorganismer, GMM Få inspekion av geneisk manipulerade mikroorganismer uförd Ta emo beslu angående geneisk manipulerade mikroorganismer Hanera kemikalier Anmälan, geneisk manipulerade mikroorganismer, GMM Inspekionsprookoll, geneisk manipulerade mikroorganismer, GMM Beslu, geneisk manipulerade mikroorganismer, GMM Anmäla kemikaliehanering Anmälan, kemikaliehanering Ta emo beslu om kemikaliehanering Beslu, kemikaliehanering Hanera miljöfarlig avfall Anmäla miljöfarlig avfall Anmälan, miljöfarlig avfall Hanera radioakiv maerial Anmäla radioakiv maerial Anmälan, radioakiv maerial Hanera försöksdjursverksamhe Ansöka om a använda försöksdjur Ansökan, försöksdjur Ta emo beslu om försöksdjur Beslu, försöksdjur Ta fram underlag angående djurhus eller försöksdjur underlag, djurhus/försöksdjur Hanera miljöfrågor Framsälla miljörappor Rappor, miljö Ta fram ruiner, handböcker, guider m.m. angående miljö Hanera säkerhesfrågor Ruiner, handböcker, guider m.m.: hållbar uveckling och miljö Egen arkivserie Dea behöver nog ej insiuionsnivå Dea behöver nog ej insiuionsnivå Dea behöver nog ej insiuionsnivå Dea behöver nog ej insiuionsnivå

5 2.3.3 Göra riskanalys Riskanalys, säkerhe Ta emo väkarrappor Rappor, väkare RA-FS 1991:6 Gallras efer 1 år Ta emo larmrappor Rappor, larm Ta emo inciden-rappor Rappor, inciden RA-FS 1991:6 Gallras efer 1 år om den ine är underlag för polisanmälan. Görs via webformulär på hemsida Uppräa skadeföreckning Skadeföreckning Göra polisanmälan gällande säkerhe Polisanmälan, säkerhe Ta emo dom gällande säkerhe Dom, säkerhe Dokumenera brandskyddsarbee Dokumenaion, brandskydd Göra brand Prookoll, brand Uppräa urymningsplan Plan, urymning RA-FS 1991:6 Gallras omedelbar efer a ny plan uppräas Faa beslu gällande säkerhe Beslu, säkerhe Hanera frågor om lika villkor Följa upp och uppräa ågärdsplan för lika villkor Ta fram ruiner, handböcker, guider m.m. för lika villkor Bevaras Urval gjor av Erling Jirle 11 maj 2016 DHP ver 1.3 Klassificeringssrukur: 1.1 dnr V 201/321 Åskil från bevarandehan dlingar Åskil från bevarandehan dlingar