KS beslut Förvaring Hanteringsansvar Slutarkive ring centralar kivet. Sundbybergs stadshus AB. Sundbybergs stadshus AB

Transkript

1 Ärendekod Process Dokumen i processen Sysem Gallras eller bevaras 1 Syra, planera och följa upp bolage KS beslu Förvaring Haneringsansvar Sluarkive ring cenralar kive Anmärkning 1.1 Hanera syrelse och årssämma Prookoll, koncernsyrelsen Prookoll, bolagssämma Föredragningslisa, Yrkande, Reservaion, Syrelsehandlingar Hanera syrelse och årssämma Valärenden från kommunfullmäkige 2.2 Hanera verksamhesplanering och uveckling i kommunkoncernen Kommunkoncernens ledningsgrupp, minnesaneckningar, kallelse Public år sad ansvarar för sluarkivering 1.1 Hanera verksamhesplanering och uveckling på koncernkonore Möeshandlingar från koncernkonorsmöen 2 år G:server Förvaras med dagordning och minnesaneckningar 1.1 Hanera verksamhesplanering och uveckling Projekhandlingar från inerna uvecklingsprojek Digial

2 1.1 Dokumenera bolages ägande Bolagsordning, Regisreringsbevis, Fullmaker (bank), Aeser, Arbesordningar, Akiebok, Akiebrev, Vd insrukion, Inerna fullmaker Arkivskåp, Bolagspärm 1.1 Dokumenera bolages ägande Syrelseförsäkring Avalspärm arkivskåp Anmärkning 1.1 Dokumenera bolages ägande Bolagsordning, doerbolag Public 360 Läggs även upp Sadshus AB:s hemsida Hanera axering och skaer Regisrering mervärdesska och A ska, Skaemål (även skaeverkes beslu) Skasedlar, Deklaraion Bolagspärm kassaskåp Sparas i pärmar för bolagsdeklaraioner och momsdeklaraioner 1.4 Hanera inernkonroller och granskningar Inernkonroller och granskningar Inernkonroller och granskningar görs via avsämningar månadsvis

3 1.3.3 Hanera års Års Original skickas ill Bolagsverke. Kassaskåp Hanera Policy och syrdokumen Policies och riklinjer Från kommunfullmäkige ill moderbolage. Läggs upp på Sadshus AB:s hemsida sam i ak 2 Ge verksamhessöd 2.5 Rekryera Ansökningshandlingar, Beslu om ansällning Ansällningsaval, Annonser Personalak, Adminisrera ansällning Handlingar rörande avsked, uppsägning och enledigande Personalak, Pröva sekreess enlig 39 kap 1 OSL Adminisrera ansällning Dokumenaion vid omplacering Pärm för MBLförhandlingar Adminisrera ansällning Dokumenaion vid varning Personalak Adminisrera ansällning Försadagsinyg Personalak

4 2.5.1 Adminisrera ansällning Informaion om ysnadsplik Personalak Ingår i ansällningsaval 2.5 Adminisrera ansällning Personak Papper Kassaskåp Finns i kassaskåp på huvudkonore föreagshälsovård, arbesskador och rehabiliering Handlingar rörande arbesskador och rehabiliering Personalak Pröva sekreess enlig 39 kap 1 OSL. lokal och arbesmiljö Arbesmiljöfrågor, skyddsrondsprookoll Public Ubilda personal Inyg, kompeensuveckling Personak Idag sparas ej ng på FV Hanera Aviseringar om namn och adressändringar Hogia verksamhe ssysem Vid Hanera Sammansällningar, syrelsearvodesuppgifer Pensionsgrundande Hanera Sammansällningar, arvodesuppgifer, kopia Uppgifer om lönerevision/illäggs aval, kopia Vid Bör sparas om dea är saisik Uppgifer från sammansällning inmaas i Hogia

5 2.5.2 Hanera Uppgifer om lönerevision/illäggsaval Personak Hanera Beslu om nedsa arbesid Verksamhe ssysem Hogia Regisreras och aeseras i Hogia, underlag förvaras i akuell lönepärm Personalansvarig chef aeserar Ledighesansökningar Verksamhe ssysem Hogia 3 år Beviljande sker ofas mailledes med chef I Hogia regiseras ansökningar om semeser, föräldraledighe, sjukfrånvaro. Ledighesansökningar för barn, sudie, eller jänsledighe över 6 månader Personak Läkarinyg papper 3 år Personalak Personalansvarig chef aeserar Lönearföreckning Verksamhe ssysem Hogia Hogia Uppgifer läses in i syseme. Skaeuppgifer Hogia 7 år Personalak Anmärkning Överids och meridsuppgifer Hogia 3 år OBS Savab, FV och LF akuella, ej Sadshus Ej akuell inom Sadshus AB.

6 Personkor Hogia 7 år Personalak och Hogia Arbesmaerial gällande personuppgifer. Tilläggsaval, lön Personalak Biläggs personak Tidrappor, imansälld Hogia Lönepärm Fakura, privaa ulägg Agresso Bokföring Originalverifikaion i pärm sam i ekonomisysem Agresso. Körjournal egen bil i jänsen Hogia Lönepärm Haneras via blanke som aeseras av närmsa chef löneubealning Anmälan om lönagare, ill Handelsbanken Hogia Vid Original ill Handelsbanken. Om personen arbea idigare inom sad behöver ej regisreras på ny hos Nordea.

7 löneubealning Avräkningslisa, preliminär Hogia Lönepärm, per månad Preliminär avräkningslisa sam banklisa aeseras av HR chef. löneubealning Lönespecifikaioner Sker endas digial med undanag för evenuell försa lönespecifik aionen Hogia löneubealning Konrolluppgifer Hogia Digial i Hogia Anmärkning löneubealning Jämkningsuppgifer Hogia, hämas 7 år Lönepärm per månad sam i personak löneubealning Verifikalisa för ubealning ill Sadshus AB:s ansällda aeseras av närmsa chef via e pos eller signeras Hogia verksamhe ssysem sam sparas i pärm Arkivskåp Syrelsearvoden aeseras av Vd.

8 Hanera pension Årslönerappor ill KPA och Fora löpande rapporering vid nyansällning och avslu Förvaras i årsskifespärm Lisor från Hogia. Sadshus AB gör skaedeklaraioner och rapporerar ill Skaemyndigheen. 2.5 Uppräa arbesgivardeklaraio n Skae, udaa för Hogia Löneansvarig skapar rappor, arbesgivardeklarai on, i Hogia och skickar ill ekonomiavdelninge n. Kopia sparas i lönepärm 1.1 Informera om verksamheen Pressklipp, Sadshus AB 1.1 Informera om verksamheen Pressmeddelanden, Sadshus AB Anmärkning 1.1 Informera om verksamheen Ege ryck Arkivskåp E arkivexemplar av ege uppräade ryck arkivläggs. 1.1 Informera om verksamheen Hemsida Public 360 med skärmdumpar vid sörre omsrukureringar

9 1.1 Informera om verksamheen Pressmeddelanden, doerbolag, Foon Public Informera om verksamheen Frågor gällande Sadshus AB:s verksamhe Oulook Vid Digial Allmänna förfrågningar som ej föranle någon ågärd Informera om verksamheen Frågor gällande Sadshus AB:s verksamhe Vid Papper Allmänna förfrågningar som föranle ågärd. 2 Förvala IT sysem IT projek, handlingar från Public 360 Digial 2 Förvala IT sysem Epos loggar Digial 2.1 Hanera arkiv och regisraur Diarie /dossiéplan/klassificeringssru kur Public 360 Digial 2.1 Hanera arkiv och regisraur Dokumenhaneringsplan Public Hanera arkiv och regisraur Arkivföreckning / Arkivbeskrivning Public 360 Finns även digial på G:server. 1.1 Hanera konaken med doerbolag Pressklipp,

10 2.1 Adminisrera allmän informaion Reklam (inkommen), Tidningsprenumeraionslisa, Tidskrifer (inkomna), E posmeddelande av ringa värde, Vid 2.1 Adminisrera allmän informaion E pos, enkäer, frågor meddelande av värde Public Adminisrera allmän informaion Anonyma inkomna handlingar Nej Vid Hos respekive ansälld Anmärkning 2.1 Adminisrera allmän informaion Exern informaion Public 360 Vid 2.1 Adminisrera allmän informaion Inkomna/ugående SMS/MMS av ringa beydelse för verksamheen Nej Vid I ansällds elefon Handlingar som ej föranle någon ågärd. 2.1 Adminisrera allmän informaion Inkomna/ugående SMS/MMS av beydelse för verksamheen Public 360, eller anna lämplig verksamhe ssysem Verksamhessysem Tjänseaneckning

11 2.1 Adminisrera allmän informaion Inkomna rösmeddelanden av beydelse för verksamheen Public 360 eller anna lämplig verksamhe ssysem 2.1 Adminisera allmän informaion Inkomna rösmeddelanden av ringa beydelse för verksamheen Nej Vid I ansällds elefon 2.1 Adminisrera allmän informaion Konferens /kursinbjudningar Nej Vid 1.3 Hanera ekonomisk syrning och Rekvisiioner 7 år/vid Framgår de av fakura vad som specificeras i rekvisiion kan den gallras, fakuran sparas i 7 år. Förvaras med fakuror. 1.3 Hanera ekonomisk syrning och Saisik, egenproducerad QlickView, Agresso Ta fram egen saisik via sysem via Qlikview/Agresso, saisiken rapporeras av Saisik ill SCB, finansiella illgångar ec. Siffror hämas från bokslue, samla på blanke. Arbesmaerial.

12 1.3.1 Hanera ekonomisk syrning och Bokslusdisposiioner inom koncernen Pärm Bokslu 1.3 Hanera ekonomisk syrning och Kapialäckningsgarani G:server sam pärm Bokslu Anmärkning Hanera ekonomisk syrning och Underlag Budge, Sadshus AB Planacy 3 år Budge och prognos Digial Bolage gör sin budge/progons i syseme, FV sammansäller Hanera ekonomisk syrning och Prognos, Sadshus AB Planacy 3 år Pärm Budge och prognos Digial? Delårsrapporering T1=p1 sisa april. Arbesmaerial för a få fram underlag för inrapporering ill kommunen via mail 1.3 Hanera ekonomisk syrning och Ansvarsförbindelse (pensionsreserv) Engagemangsbesked, Skaebesked Pärm Bokslu

13 1.3 Hanera ekonomisk syrning och Koncern 3 år Digial Excelark. Arbesmaerial för översik av rapporera för saden, koncernbolag, exerna akörer. 1.3 Hanera ekonomisk syrning och Underlag ill reårsplan, budge och delårsrapporer 3 år Budge och prognos digial Arbesmaerial. Sluresulae bildar ärende il koncernsyrelsen Hanera ekonomisk syrning och Bokslu Sadshus AB, bilagor ill Digial 1.3 Hanera ekonomisk syrning och Prognos/delårsrappor, Sadshus AB Planacy 3 år Budge och prognos Digial 1.3 Hanera ekonomisk syrning och Skaeberäkning, underlag ill Digial och boksluspärm (per Terial enbar beräkning 22% av resula)

14 1.4 Hanera ekonomisk Avsämningar, räkenskaper 1 år Digial Månadsavsämningar görs digial, årsavsämning sparas i boksluspärm, aes av BR/RR sparas i pärm 1.4 Hanera ekonomisk Bokföringsorder, Bokföringsunderlag, 7 år Pärm Verifikaioner 1.4 Hanera ekonomisk Balans och resularäkning Pärm Bokslu Anmärkning 1.4 Hanera ekonomisk Huvudbok, Bokslusdisposiioner, Borgensoch ansvarsförbindelser, Pärm Bokslu 1.3 Hanera ekonomisk Kundfakuror, Följesedlar, Ugående fakuror, Överföringsupdrag från bank, S4F, Visma 7 år Pärm Leveranörer sam digial scanning, kundfakuror digial Fakurascannas och skickas sedan periodvis ill bolage för förvaring. 1.3 Hanera ekonomisk Ubealningslisa pos och bankgiro 7 år Pärm Verifikaioner Lisor gällande e från bank.

15 1.3 Hanera ekonomisk Verifikalisa (ubealningsjournal), Fakuror (inkommande), Verifikaioner, Agresso 7 år Pärm Leveranörsbealnin gar Lisa över löpande verifikaioner, sam leveranörsreskonra. 1.3 Hanera ekonomisk Konoplan Agresso Digial 1.3 Hanera ekonomisk Invenarieföreckning Agresso Digial Årssammansällningar. Udrag ur anläggningsregisre, ekonomisyseme. 1.3 Hanera ekonomisk Koncernavsämning erial 3 år Digial 1.3 Hanera ekonomisk Konoudrag, skaemyndigheen 3 år Pärm Skae/ momsdeklaraion 1.3 Hanera ekonomisk Koncernavsämning årsbokslu 7 år Pärm Bokslu/digial Hanera budge och ägardirekiv Budge, ägardirekiv, Policies och riklinjer 3 Leda, planera och följa upp koncernen

16 1.2 Hanera erialrapporering och årsbokslu Terialrappor, budge, prognos koncernen Årsbokslu koncernen 1.4 Hanera koncernens revisioner Revisionsrappor Hanera finansiella frågor Rapporer och informaion Samordna rapporering Rapporer Exempelvis Cognos, ILS, RASK 3.1 Hanera remisser och skrivelser Remisser och skrivelser Från moder och doerbolag sam från exerna akörer. Även underremisser från moder ill doerbolag gällande KF:s remiss. Även remissvar. 1.1 Dela i exerna näverk och samverka med andra Prookoll och övriga handlingar Nej Informaion som ej föranleder ågärd.

17 1.1 Begäran om allmän handling (innehållande sekreess) Inkomna förfrågningar, besvärshänvisning Hanera inkommande handlingar för kännedom Informaion Public 360 Vid Arkivskåp Anmärkning 1.1 Ureda och hanera bolagens verksamhe Handlingar gällande bolagens verksamhe Exempelvis gällande verksamhesprövning och uredningar gällande doerbolagens uppdrag. 1.1 Hanera affärsområde Handlingar gällande affärsområde, pressklipp Exempelvis jänseulåanden eller rapporer. 1.1 Hanera affärsområde Plansamråd, arkiekskisser, Exempelvis jänseulåanden eller rapporer. 1.1 Hanera affärsområde Konsulaval Exempelvis jänseulåanden eller rapporer. 1.1 Hanera affärsområde Uredningar kopplade ill affärsområde

18 sadshus AB Haneringsanvisningar/läsanvisning haneringsanvisningar innehåller regler för hur bolages handlingar ska haneras avseende exempelvis diarieföring, gallring och val av medium. Haneringsanvisningarna innehåller följande informaion om dokumenhaneringen: Kolumnens namn Kod Process Dokumen i processen Sysem Gallras eller bevaras Förvaring Haneringsansvar Sluarkivering Anmärkning Innehåll Processens punknoaion, ill exempel Ärendekoder kopplade ill verksamhessyseme Public 360 Processens namn, ill exempel Hanera syrelse och årssämma Redovisning av vilka dokumen som haneras i processen. Informaion om vilke sysem som används vid regisrering/lagring av dokumene. Uppgif om hur lång id som ska gå innan dokumenen får gallras/försöras eller om de ska bevaras för all framid Uppgif om var handlingen förvaras Informaion om var ansvare för haneringen av dokumene ligger. Uppgif om när dokumene ska överföras för sluarkivering. Med cenralarkive avses sads cenralarkiv i sadshus. Anmärkningskolumnen används om de finns särskild informaion kring dokumene, Exempelvis om förvaring eller sekreess.