Risk & Väsentlighet väsentliga processer (Hässelby-Vällingby stadsdelsnämnd) Bilaga 8

Transkript

1 Risk & Väsenlighe väsenliga processer (Hässelby-Vällingby sadsdelsnämnd) Bilaga 8 Ekonomi Avrop från aval och i rä urordning Frångår ingågna aval Skadesåndskrav s löp sannolik Väsenlighe 5 - Mycke Akivie Budgehållning Ågärdsplan uppräas ine och/eller ågärder vidas ine Ja 3 - Möjlig 5 - Mycke Månadsvis rapporering ill nämnd Fassälla korrek bokslu Ej avsämda balans- och resulakonon sannolik 5 - Mycke Bokslue blir felakig Kosnader och inäker belasar fel räkenskapsår och budge Felakiga periodiseringar Bokslue blir felakig, kosnader och inäker belasar fel räkenskapsår och budge sannolik 5 - Mycke Hanering av Egna medel Förskingring av brukares privaa egna medel (inkomser och ugifer) sannolik 5 - Mycke Brukares pengar förskingras Hanering av Firs Card Firs Card unyjas felakig med uppså sannolik 5 - Mycke

2 Hanering av förskoskassa Förskingring Förvalningens pengar förskingras s löp sannolik Väsenlighe 5 - Mycke Akivie Konroll av leveranörsfakura mo besällning eller anna försysem (Paraply,LOIS) Felakiga fakuror bealas Ja Ja 3 - Möjlig 5 - Mycke Sickprovskonroll av aeserade fakuror Korrek redovisning enlig direkiv och lagar Felakig redovisning ill följd av okunskap sannolik 5 - Mycke Bokslu blir felakiga och prognoser baseras på felakiga grunder Momshanering av leveranörsfakuror A moms redovisas felakig A sdf bokför moms som kosnad för förvalningen sannolik 4 - Allvarlig Funkionsnedsäning Myndighesuövning enheen för funkionsnedsäning Den enskilde erhåller ine beviljad insas Ja 3 - Möjlig 4 - Allvarlig Risk för brisande underlag och avsämning vid nivåavläsningar Ja 3 - Möjlig 5 - Mycke

3 s löp Väsenlighe Akivie Verksällighe Mäser Karls gruppbosad Processen besår av 27 momen med 26 angivna risker 26 risker Dessa risker har varierande bedömning av sannolikhe och konsekvens - dock ine med sådan sammanvägd yngd a de förs upp i åres plan för inern konroll Verksällighe personlig assisans Processen besår av 24 momen med 24 angivna risker 24 risker Dessa risker har varierande bedömning av sannolikhe och konsekvens - dock ine med sådan sammanvägd yngd a de förs upp i åres plan för inern konroll Förskola Ensamarbee vid öppning och sängning Personal blir aku sjuk, barn får ine sina behov illgodosedda sannolik 5 - Mycke Följa upp ruinen koninuerlig på arbesplasräffar Inkomskonroll för korrek förskoleavgif Uebliven inäk Ja Ja 3 - Möjlig 3 - Kännbar Förskoleavgifen är inkomsrelaerad och kan förändras vid vårdnadshavares inkomsförändring

4 Många barn i behov av särskil söd under jourverksamhe Barn får ine sina behov illgodosedda, barn och föräldrar upplever orygghe Vikarier saknar kompeens och erfarenhe för a möa barn i behov av söd, personalen upplever sark sress s löp Väsenlighe Akivie Ja Ja 3 - Möjlig 4 - Allvarlig Uarbea ruiner för a i god id kunna bemanna uifrån de barn som delar Rekryering av förskollärare Personal med adekva ubildning finns ine illgänglig vid ansällningsillfälle Ej akuell Ja 4 - Sannolik 4 - Allvarlig Avsämning görs re gånger årligen I samband med T1, T2 och verksamhesberäelse Forsa samarbee med högskolor och universie Ta emo och bygga goda relaioner med förskollärarsuderande Erbjuda kompeensuveckling i form av forbildning för barnsköare Individ- och familjeomsorg inkl socialpsykiari Myndighesuövning barn- och ungdomsenheen De familjehemsplacerade barnen följs ine upp enlig gällande lagsifning Särskild barnhandläggare har konak med de familjehemsplacerade barnen och räffar barne/ ungdomen för samal och uppföljning mins 4 gånger/år Ja Ja 3 - Möjlig 4 - Allvarlig Regelbunden genomgång av alla ärenden med varje handläggare

5 Uredningsiden i barn- och ungdomsärenden överskrids Uredningar när de gäller barn och ungdomar ska sluföras inom 4 månader Vid behov kan beslu om förlängd uredningsid faas s löp Väsenlighe Akivie Ja Ja 3 - Möjlig 4 - Allvarlig Varje månad görs av hur många ärenden som sluförs inom 4 månader och hur många ärenden där beslu om förlängd uredningsid faas Informaion Månadsannonsering och ryck informaionsmaerial Informaörens frånvaro Annons ueblir eller blir felakig Ja 2 - Mindre sannolik 2 - Lindrig Webb och inranä Informaörens frånvaro Ja 3 - Möjlig 3 - Kännbar Informaören inom saben har samordningsansvar för upplägg och akualisering av förvalningens webb och inranä Ueblivna, inakuella eller felakiga uppgifer i webb och inranä Uebliven eller felakig informaion Ja 4 - Sannolik 3 - Kännbar Avdelningsredakörerna missar a meddela ändringar ill informaören sam a chefer missar a meddela ändringar ill avdelningsredakörer Lokaler Konroll av fakura från värd sam lägga in förändring i LOIS syseme Förändringar som ska debieras vidare uppäcks ine sannolik 3 - Kännbar Säkersälla back up för Lois adminisraör

6 Machning av leveranörsfakuror mo informaiom i LOIS sam fördelning av inerna hyresaval i LOIS Alla uppgifer avseende boenden är felakiga i LOIS Kosnaden för SDF blir felakig vilke även ger fel prognos s löp Väsenlighe Ja Nej 3 - Möjlig 3 - Kännbar Akivie Uppräa akuella uppgifer i LOIS syseme A hyresgäsen ine debieras eller debieras felakig sannolik 3 - Kännbar Sdf förlorar inäker Personaladminisraio n Lönehaneringsprocesse n Felrekryeringar och felakiga ansällningar Ja Ja 3 - Möjlig 4 - Allvarlig Konroll av lönehaneringen besår av nio olika idenifierade momen/delprocesseri processen är den ansällde, chefen, personalavdelningen och serviceförvalningen (SF) akiva Uppdelningen mellan SDF och SF säller särskilda krav på ruiner Brisfällig rekryerings- och förberedelsearbee inför ansällning, ex a chef ine ar referenser från idigare ansällningar Okunskap om ansällningsvillkoren i kollekivavale Frånvaro rapporeras ine Sjuk-, frisk- och VAB-anmälan sker ine i Lisa Självservice Övriga ledighesansökningar regisreras ine och lön bealas u Läkarinyg saknas, oillåen frånvaro, lön bealas u Ja Nej 3 - Möjlig 4 - Allvarlig

7 Medarbeare uan delegaion ansäller och lönesäer personal De förekommer ingen konroll på Serviceförvalningens löneservice av a behörig person skriver under ansällningsaval och lönebeslu s löp Ej akuell Nej 4 - Sannolik Väsenlighe 5 - Mycke Akivie Dialog med serviceförvalningen kring aeskonroll Medarbeares semeseruag är ine i enlighe med semeserlagen Ja Ja 4 - Sannolik Gjorda semeseruag regisreras ine i Lisa Självservice Semeserdagar avräknas ine och ansällda har oräfärdig ledig med lön

8 Personalföreckningen granskas och aeseras ine av chef Ingen konroll görs av a rä personal finns på enheen s löp Väsenlighe Ja Ja 3 - Möjlig 5 - Mycke Akivie Enheschef eller mosvarande med delegaion ska granska och aesera föreckningen En konroll ska göras av a föreckningen överenssämmer med de ansällda som fakisk finns på enheen Föreckningen finns elekronisk i Infoview LIS och e pappersexemplar as fram som underlag för a aesera och föra aneckningar på Den korrigerade och aeserade lisan ska sparas på enheen innevarande år och vå år framå för möjlighe ill uppföljning

9 Personallönelisan granskas ine av chef pga idsbris, okunskap om syseme mm Löneskuld uppsår s löp Väsenlighe Ja Ja 3 - Möjlig 5 - Mycke Akivie Enheschef eller mosvarande med delegaion ska granska och aesera föreckningen för ubeald lön Lönen är preliminär vilke innebär a vissa händelser kan vara rapporerade ill näskommande lönebearbening Föreckningen finns elekronisk i Infoview LIS och e pappersexemplar as fram som underlag för a aesera och föra aneckningar på Den korrigerade och aeserade lisan ska sparas på enheen innevarande år och vå år framå för möjlighe ill uppföljning Ueblivna ågärder vid löneskulder Ja Nej 3 - Möjlig 4 - Allvarlig Besked om avdrag, fakuraunderlag rapporeras ej ill SF, samråd med SDF ueblir, avbealningsplan uppräas ej SF lämnar felakig besked om löneskuld ill arbesagaren pga av a skulden ine syns i lönesyseme

10 Överalighesprocessen Okunskap om den id och kosnad som en överalighesprocess innebär Briser i den långsikiga och korsikiga personalplaneringen s löp Ja Ja 4 - Sannolik Väsenlighe Akivie 4 - Allvarlig Ta fram en "enkel" processkara över överalighesprocessen inkl kosnad Sadsmiljö Skösel och vaenprovagning vid plaskdammar Ojänlig vaen Konsekvenser för människors hälsa Ja Ja 3 - Möjlig 5 - Mycke Säkerhe Krishanering Elavbro Sysemaisk brandskyddsarbee (SBA) Process och Risk är en del av RSA bedömningen SBA ruiner eferlevs ine Risk för människoliv sam omfaande maeriella skador Nej Ej akuell 3 - Möjlig 4 - Allvarlig a analys av hur ev elavbro påverkar sadsdelen och verksamheerna och uifrån den uppräa en ruin Ja Nej 3 - Möjlig 5 - Mycke Handläggningsruin uppräas för a i befinlig verkyg säkersälla a SBA eferlevs Upphandling Korrek upphandling Okunskap om sadens policy och LOU Upphandling sker ine på rävis och konkurrensneural sä sannolik 5 - Mycke Oydliga eller ofullsändiga krav i förfrågningsunderlagffu Ja Ja 3 - Möjlig 5 - Mycke Vald leveranör behöver ine enl aval uppfylla de krav som finns

11 Seriosieskonroll av leveranörer Oseriös leveranör som aningen bryer mo lagar och eller kommer på ekonomisk obesånd Aval måse bryas och ny upphandling göras s löp Nej Ja 2 - Mindre sannolik Väsenlighe 5 - Mycke Akivie Uppföljning av ramaval Oydliga uppföljningsverkyg sam a uppföljning ine genomförs Ja Ja 3 - Möjlig 5 - Mycke Upphandlade verksamheer misskös av enreprenören Överagande av verksamhe Oydliga ruiner vid upphandling kan leda ill ekonomiska konsekvenser och beydande merarbee Nej 3 - Möjlig 5 - Mycke Framagande av ruiner för verksamhesöveragand e Främs avseende personalöveragande Äldreomsorg Hanering av synpunker och klagomål Ingen åerkoppling ill klagomålslämnaren Ja 3 - Möjlig 3 - Kännbar Ingen ågärd av klagomåle/synpunken Ja Nej 3 - Möjlig 4 - Allvarlig

12 s löp Väsenlighe Akivie Myndighesuövning Äldreomsorg Briser i fakurahanering Risk för a uförare får beal för ej uförd jäns Sam risk a kund får beala för ej uförd jäns 3 - Möjlig 4 - Allvarlig Briser i uppföljning av beviljad insas Ja Ja 3 - Möjlig 5 - Mycke Brukaren får ingen insas alls eller får ine insas som mosvarar beslu Rapporeringsskyldighe enlig Lex Sarah Brisande kunskap Okunskap hos chefer och medarbeare leder ill a missförhållanden ine rapporeras och ågärdas Ja Ja 3 - Möjlig 5 - Mycke Oklara ruiner Försenar uredning av missförhållande Ja Ja 3 - Möjlig 4 - Allvarlig Verksällighe Äldreomsorg Dokumenaionen är brisfällig eller ueblir hel Risk för a konsekvenser om informaion mellan arbeskamraer/samverkansparne r missas Ja 3 - Möjlig 4 - Allvarlig

13 s löp Väsenlighe Akivie andeplan är ej uppräad eller inakuell 3 - Möjlig 4 - Allvarlig Uppkopplingen ill Paraply fungerar ine Ja Nej 3 - Möjlig 5 - Mycke Uföraren kan ine få u besällningar eller ge/a emo informaion vilke kan leda ill a brukarna ine får de insaser de behöver Ekonomisk bisånd Ekonomisk bisånd Arbee med personer som uppbär försörjningssöd leder ill a personer kommer u i egen försörjning Felakig ubeal försörjningssöd Ekonomisk bisånd bealas u på felakiga grunder Uppföljning av arbesplaner Konak och uppföljning av individuella arbesplaner sker ine forlöpande vilke kan innebära a den enskilde ine kommer u i egen försörjning Ja Ja 3 - Möjlig 4 - Allvarlig Ja Ja 4 - Sannolik 4 - Allvarlig Genomgång och uppföljning av enheens arbesprocesser Genomgång av ärenden varje månad