BESLUT 1(2) Granskning av intern kontrollplan Granskning har genomförts av Intern kontrollplan 2015 utifrån angivna åtgärdsförslag.

Transkript

1 locum. VÄRDEN FÖR VÅROE:N ÄRENDE BESLUT (2) LOC Syrelsen för Locum AB Granskning av inern Ärende Granskning har genomförs av uifrån angivna ågärdsförslag. Förslag ill beslu Syrelsen för Locum AB föreslås beslua a godkänna granskningen av inern för Locum AB och Landsingsfasigheer Sockholm. Parik Emanuelsson Verksällande direkör Bilaga:. Granskning av inern JJLL I VI AR EN DEL AV STOCKHDLMS LÄNS LANDSTING

2 locum. BESLUT 2(2) VÄRDEN FÖR VÄRDEN LOC VD sab Handläggare Karin Sjöndin Bakgrund För a verksamheen ska bedrivas i enlighe fullmäkiges och bolages uppsaa mål sam SLL:s övergripande syrdokumen uppräas årligen en inern for Locum AB och Landsingsfasigheer Sockholm, uifrån framagen riskanalys. Genomförande Locums ledningsgrupp ansvarar for planering och genomforande av forebyggande ågärder och akivieer i en. Uppföljning genomfors koninuerlig av kvalieschef. Granskning for konroll av genomförda ågärder genomfors i inervjuform av kvalieschef i samband ordinarie i slue av varje år, sam vid behov även vid inerna revisioner eller sickprovskonroller där så är illämplig. Granskningen redovisas därefer for syrelsen. Resula Bedömningen är a riskerna minska. Ågärder har vidagis for a minska riskerna men hänsyn måse as ill a effeken av vissa ågärder sannolik dröjer. De är VD:s uppfaning a granskningen och ågärderna under åre vari illräckliga for a möa de risker som beskrivis i en. Vissa akivieer forgår koninuerlig i den dagliga verksamheen. Där så krävs kommer akivieer a bedrivas även under kommande år och har planeras in i respekive avdelnings verksamhesplan.

3 Säng (204) 36 Finansiella risker/redovisningsrisker revision hösen Säng (204) 32 Finansiella risker/redovisningsrisker revision hösen Bilaga F8 Årsrappor Locum AB:s (udrag ur LOGGEN) GRANSKNING ill syrelsemöe sam årsrappor SLL ÄRENDE Bilaga (Avvikelse avseende vår förslag överlämna ill PÄ Svar från (VD, vvd sam resp avdelningsdirekör i ledningsgruppen): sam iniial; Ågärd - vad skall göras (eller ine göras) och vem/vilka som ska uföra akivie/ågärd. Tydlig kommenar. sam iniial skrivs även då svar/kommenar kommer från kvalieschef, uppdaeringsansvarig, miljösamordnare eller från flera processägare (exempelvis i punker rörande ) förslagssällare/ Syrelse Risk a el i LFS för genomförande av bolages uppdrag ine räcker ill. Kommenar: Budgeerade el för inveseringar är oillräckliga. Riskvärde: 4, ( ) GRANSKNING KSN: Planerade ågärder (nedan) genomförda, akivieer (ex vis arbee förvalningsplaner och månaliga pipeline- och inveseringsmöen) forgår koninuerlig CM: Ufalle per uppgick ill mins 2,5 mdr. Årsprognos oförändra 2,7 mdr. Vi kommer ine a överskrida 2,7. 2 DRN: Ufalle per 30 uppgick ill 2,2 mdr. Årsprognos oförändra 2,7 mdr. Vi kommer ine a överskrida 2, DRN: Ufalle per 083 och prognosen för visar a inveseringsplanen ine kommer a överskridas GHA: Månaliga pipeline- och inveseringsmöen per kundområde. Pipelinelisa under Inveseringsplan på inranäe (Locumporalen). Kundchefer, fasighesansvariga, conrollers sam fasighesconroller delar DRN: Ändrade förusäningar och öka fokus från SLL avseende de ekonomiska konsekvenserna av kommande års inveseringsbudge, enlig landsdirekörens planeringsunderlag för och framå EK: Arbear a a fram Förvalningsplaner för samliga sraegiska fasigheer för en långsikig, effekiv och ekonomisk hållbar fasighesförvalning. I Förvalningsplanen ingår underhålls- och inveseringsplanering GHA: Planerar och genomför fasighesägarinveseringar och planera underhåll på e så långsikig, effekiv och ekonomisk sä som är möjlig uifrån Framidsplanen DRN: Inför -209 har de bildas en priorieringsgrupp inom SLL. Locum delar 4 represenaner och har på så sä möjlighe a inom befinlig inveseringsurymme äska erforderliga el för LFS KSN: Ågärder beskrivs i verksamhesplaner för och följs därefer upp löpande av VD-sab Risk för verksamhes- eller projekfrämmande kosnader i enreprenader. Kommenar: Exempelvis marknadsföringskosnader som ine kan hänföras ill de enskilda projeke. Kosnader som benämns felakig eller redovisas på fel kosnadssälle. Projekkosnader bör följas upp på fler sä än enbar mo budge för a minska risken för oegenligheer. 204 ( ) GRANSKNING KSN: Planerade ågärder (nedan) genomförda, akivieer (ex vis uredningar kring kosnader för "provisorier") forgår under CM: Arbee pågår a ureda hur kosnader för "provisorier" (paviljonger, inhyr maerial ec) och omsällningskosnader i de Sraegiska inveseringarna ska kosnadsföras. 22 DRN: Tydligare syrning av projekekonomer genom ny organisaiorisk illhörighe - ekonomi. 094 DRN: Ny roll, projekekonomer, ska illföra projeke yerligare kompeens och konroll avs bokföring. 094 CM: Tydlig definiera hur olika yper av kosnader ska haneras som ill exempel "Taklagsfes" och "Spadag", som haneras olika. Granskning av leveranörers kosnader vid "löpande räkning" och ser över möjligheen a genomföra dea hjälp av revisorer DRN: Har yerligare förydligas i ruinbeskrivningen för ekonomisyrning i projek CM: Kosnadssverkyge MAP har skaffas för de sraegiska inveseringarna för a yerligare höja nivån på kosnadsen i projek. Projekledare lyfer koninuerlig frågor avseende om kosnader bör belasa projek eller ej, exempel på frågor är evakueringskosnader (avser sraegiska fasighesinveseringsprojek där evakueringskosnader ej ingick) och marknadsföringskosnader KSN: Ågärder beskrivs i verksamhesplaner för och följs därefer upp löpande av VD-sab Riskvärde: 3,53 av

4 Säng (204) 35 Legala risker/brisande eferlevnad av regelverk revision hösen Säng (204) 3 Legala risker/brisande eferlevnad av regelverk revision hösen Bilaga F8 Årsrappor Locum AB:s (udrag ur LOGGEN) GRANSKNING ill syrelsemöe sam årsrappor SLL ÄRENDE Bilaga (Avvikelse avseende vår förslag överlämna ill PÄ Svar från (VD, vvd sam resp avdelningsdirekör i ledningsgruppen): sam iniial; Ågärd - vad skall göras (eller ine göras) och vem/vilka som ska uföra akivie/ågärd. Tydlig kommenar. sam iniial skrivs även då svar/kommenar kommer från kvalieschef, uppdaeringsansvarig, miljösamordnare eller från flera processägare (exempelvis i punker rörande ) förslagssällare/ Syrelse Risk a SLL:s och bolages syrdokumen ine följs. Riskvärde: ( ) GRANSKNING KSN: Planerade ågärder (nedan) genomförda. "Syrdokumensporal" publiceras Q CM: Byggprojekledning på inranäe reviderad uifrån arbessä ny egenkonroll och projekplan. 2 DNR: SLL Ekonomi uppdaerar sin handbok, Locum implemenerar förändringar som berör verksamheen. 20 EK: Förydliga de sraegiska målen i affärsplanen, hållbar uveckling genomsyrar helheen. 20 MBO: I den nya organisaionen (fr o m 20600) ydliggörs ansvare för processuveckling ill VDsab, sam ualade processledare (sraeger) inom varje område som arbear i processeam. 20 STH: Granskning av handlingar i projek (hur projeken följer syrdokumenen) genomförs på e ny sä av specialisavdelningen i e piloprojek. Resulae redovisas som granskningspunker ill projeke. 095 EK: FUP:ar (fasighesuvecklingsplaner) framagna av SFI finns illgängliga på Locumporalen sedan augusi. SFI:s fasighesuvecklingsplaner är framagna för a säkersälla den långsikiga uvecklingspoenialen hos landsinges sraegiska fasigheer. Planerna definierar förvalningsförusäningarna för Locum AB och ugör ugångspunk för planeringen av enskilda projek. 095 CAH: En enkä avs inernkommunikaion är genomförd och redovisas för ledningsgruppen i okober. I dokumene finns e anal ågärdsförslag. 094 STH: Poral (del av locum.se) där syrdokumen rörande fasigheerna finns samlade håller på a uformas. Syfe är a förenkla för såväl planering och genomförande av byggprojek som förvalning och drif. Presenerad för Beredning Infrasrukur och Fasighesinveseringar i augusi, posiiv respons. Beräknad lansering senhösen PIB: Framagande av ruiner/arbessä för a ydliggöra SLL:s nya inveseringssraegi pågår GHA: Ny beredskapsfunkion inräad (krav i SLL:s krisberedskapsplan) 0504 CAH: Informaion vid inrodukion för nyansällda CM: Ny egenkonroll och projekplan är framagen för a säkersälla a lagar och regler eferföljs i våra projek EK: Koncepprogram för nybyggnad och Koncepprogram för rum på vårdavdelning preseneras för syrelsen i maj, i syfe a beskriva bakgrund och syfe. Översyn och revidering av koncepprogram genomförs koninuerlig, bland anna för a säkersälla lag- och myndigheskrav sam krav i SLL:s syrdokumen STH: Granskar handlingar i sörre usräckning för a säkersälla a gällande lagar och förordningar uppfylls GHA: Evenuella avseg lyfs, besluas och dokumeneras KSN: Akuell lagsifning sam flera av SLL:s syrande dokumen är inarbeade i Locums syrdokumen, bland anna i Byggnadsekniska riklinjer och koncepprogram. Locums byggnadsekniska riklinjer är e syrel för a säkersälla lokaler för god vård a lagkrav följs, a krav avs paiensäkerhe uppfylls och a arbesmiljön i lokalen är god en gemensam sandard som ska gälla för fasigheer förvalade av Locum. Riklinjerna kan även illämpas för inhyrda lokaler. 007 PIB: Arbee pågår illsammans LSF:s avdelning Analys & Uveckling sam en exern projekledare för a förbära srukuren för Locums byggnadsekniska riklinjer LCA: Faciliy Managers och FM Specialiser följer upp a syrdokumen följs uifrån aval KSN: LSF:s avdelning Analys & Uveckling har genomför en genomlysning av Locums riklinjer. Resulae visar a Locums riklinjer i sig syfar ill a bevaka verksamheens kor- och långsikiga verksamheskrav. Kraven är varken baserade på för höga kvalieskrav eller krav som ine är verksamhessyrda KSN: Revisioner genomförs regelbunde på Locum, såväl inerna som exerna revisioner för a säkersälla eferlevnad av syrdokumen sam hia förbäringsområden KSN: Ågärder beskrivs i verksamhesplaner för och följs därefer upp löpande av VD-sab Risk för oegenligheer - a bolages arbeare eller samarbesparners agerar på e oeisk eller olaglig sä.ex. genomför bedrägerier, ger eller ar emo mua. Risk a bolages arbeare agerar uifrån jäv eller inressekonflik ex vid olika former av beslu. Riskvärde: 3, ( ) GRANSKNING KSN: Planerade ågärder (nedan) genomförda CM: Sickprovskonroller av besällningar och underlag ill fakuror genomfördes av E&Y under hösen i samband granskning av konsulanvändning. 2 DNR: omorganisaionen får den nya Upphandlingsavdelningen helhesansvare för konroller och av leveranörer. 20 CAH: Granskning av bisysslor genomförd för samliga arbeare, genomförs STH: Årlig obligaorisk ubildning för samliga arbeare "Riklinje för exerna konaker" genomförd i nov-dec. 09 CAH: E exern föreag kommer a granska Locums arbeares engagemang i andra verksamheer (bisyssla) under ok-dec. Vad som gäller ydliggörs bland anna i Riklinje för exerna konaker CAH: Tydliggörs i Vår sä a vara sam i Riklinje för exerna konaker DRN: Vid vårens inernrevision ses bland anna fakuraprocessen över EK: Tar upp frågorna på APT-möen och i arbearsamalen GHA: Forsa arbee Vår sä a vara och Locums föreagskulur CH: Vid rekryering används fr o m våren 204 bakgrundskonroll för vissa roller. Avseende uökad konroll av bisyssla ska facklig samverkan genomföras under Q. Ubildning Riklinje för exerna konaker genomfördes för samliga arbeare under december KSN: Vår sä a vara publicera på inranäe. Möe boka m Pauline Göhberg (handläggare naionell CSR-arbee hos LSF) avs användande av SLL:s Uppförandekod vs Vår sä a vara genemo leveranörer o andra exerna inressener i upphandling sam via locum.se DRN: Fakuror haneras allid av mins vå personer. Besällning ska finnas ill fakuraunderlage. När fakuran aeseras skapas e bealningsunderlag som 2 personer på ekonomi godkänner för överföring ill banken. Planering pågår för a genomföra regelbundna sickprovskonroller på fakuraflöde, e försa sickprov kommer a genomföras vid inernrevision våren KSN: Ukas ill folder för Vår sä a vara (sam underlag f inerakiv ubildningsmaerial o ex ill inranä o locum.se) på remiss hos samliga arbeare åres sisa morgonsamling 8 dec KSN: Locumdagen: Arbee kring Vår sä a vara m samliga ansällda KSN: Områden för dilemmadiskussioner vid chefskonferens (även srukur för innehåll i Vår sä a vara): Respek för lagar och regler, Inressendialog Mänskliga räigheer Ansvarsfulla/eiska affärsmeoder Omsorg om miljön, Uveckling av lokalsamhälle KSN: Ågärder beskrivs i verksamhesplaner för och följs därefer upp löpande av VD-sab av

5 Säng (204) 37 Omvärldsrisk revision hösen Säng (204) 24 Omvärldsrisk revision hösen Bilaga F8 Årsrappor Locum AB:s (udrag ur LOGGEN) GRANSKNING ill syrelsemöe sam årsrappor SLL ÄRENDE Bilaga (Avvikelse avseende vår förslag överlämna ill PÄ Svar från (VD, vvd sam resp avdelningsdirekör i ledningsgruppen): sam iniial; Ågärd - vad skall göras (eller ine göras) och vem/vilka som ska uföra akivie/ågärd. Tydlig kommenar. sam iniial skrivs även då svar/kommenar kommer från kvalieschef, uppdaeringsansvarig, miljösamordnare eller från flera processägare (exempelvis i punker rörande ) förslagssällare/ Syrelse Risk a den höga inveseringsnivån i Sockholmsregionen påverkar bolage vid genomförande av de sraegiska byggprojeken. Kommenar: Bris på rä kompeens hos leveranörer och konsuler, vilke kan leda ill ökade kosnader och förseningar i byggprojeken. 204 ( ) GRANSKNING KSN: Planerade ågärder (nedan) genomförda CM: Tre sycken nyhesbrev Projek har agis fram under åre i syfe a marknadsföra våra projek och förbereda våra leveranörer anbudslämnande. 095 CAH: Den höga inveseringsnivån i Sockholmsregionen innebär även risk för a ine få behålla personal. Föruom påverkan på illgången ill rä kompeens hos leveranörer och konsuler och möjligheen a rekryera. 09 CM: Inensifiera arbee projekplan, egenkonroll mera. "Ordning & reda" och gemensam arbesä påverkar såväl arakivieen inern som genemo den exerna marknaden på e posiiv sä CAH: Den höga inveseringsnivån påverkar även lönenivån vilke i sin ur påverkar illgången ill rä kompeens såväl hos exerna konsuler som för rekryering ill Locum CM: Arbee "Arakiv besällare" har inensifieras: Informaionsräff för enreprenörer; Planerade projek har annonseras på TendSign; Nyhesbrev Projek har publiceras; Marknadsför respekive projek; konak marknaden; Bevakning av marknadsuvecklingen; Översyn av AF-del KSN: Ågärder beskrivs i verksamhesplaner för och följs därefer upp löpande av VD-sab Riskvärde: 4,67 Exremväder En risk som ine har behandlas i riskanalysen men som behöver uppmärksammas är konsekvenser på fasighesbesånde i händelse av exrem väder. Exrema väderförhållanden kan vara lokala, exempelvis skyfall eller en sorm. Men de kan också handla om väderlek som dominerar under en längre id, exempelvis värmebölja eller sräng kyla. 204 ( ) GRANSKNING KSN: Planerade ågärder (nedan) genomförda. Vid hösens inernrevision uppmärksammades a exremväder ej fanns i nya fasighesuvecklingsplaner 23 KSN: Locums miljösamordnare och säkerheschef delog i paneldeba om klimaanpassning av fasigheer anordnad av KS. 20 STH: Ruiner exempelvis vänad sorm (krisapp och beredskapsfunkion) har använs och fungerar. 20 CAH: Inräad ny funkion Kommunikaör i beredskap (KIB) i november. 094 CM: Vi säkersäller a informaion når pågående byggprojek vid varningar kring exrem väder (exempelvis sorm): Såsom påminnelser a se över väderskydd, byggnadssällningar och byggkranar. Informaionen kommer bland anna från Locums beredskapsfunkion CAH: De ingår i den nya Beredskapsfunkionens åagande a koninuerlig hålla sig uppdaerade kring och rapporera väderförhållanden EK: Ingår som del i framagande av nya Fasighesuvecklingsplaner illsammans SFI STH: Länssyrelsen genomför workshop kring krisberedskap vid skyfall och sora översvämningar i Sockholmsregionen där Locum delar GHA: Forsa arbee enlig "De robusa sjukhuse" (el-, värme-, luf-, vaen- sam övrig eknisk försörjning ec) KSN: För de sraegiska inveseringarna genomförs en riskanalys för olyckslaser* inom ramen för arbee Eurocode (sandard för byggnaioner), där as hänsyn bland anna ill Exremväder. *= Oförusedda kraf- eller ryckbelasningar som överskrider de man har dimensionera byggnaden för vid nybyggnaion, för byggnader som är högre än re våningar över jord RFG: Förmågebedömning genomfördes under 2006 och 2007 för a bl a bedöma Locums organisaion illhörande drif- och servicebolags förmåga a hanera den här ypen av händelser. Uifrån förändringar i upphandlad och egen organisaion sam genomförande av om-, ill- och nybyggnadsprojek genomförs förnyade risk- och förmågeanalyser under 204 som forsäer under KSN: Ågärder beskrivs i verksamhesplaner för och följs därefer upp löpande av VD-sab av

6 Pågår (204) 28 Risk för förroendeskada revision hösen Bilaga F8 Årsrappor Locum AB:s (udrag ur LOGGEN) GRANSKNING ill syrelsemöe sam årsrappor SLL ÄRENDE Bilaga (Avvikelse avseende vår förslag överlämna ill PÄ Svar från (VD, vvd sam resp avdelningsdirekör i ledningsgruppen): sam iniial; Ågärd - vad skall göras (eller ine göras) och vem/vilka som ska uföra akivie/ågärd. Tydlig kommenar. sam iniial skrivs även då svar/kommenar kommer från kvalieschef, uppdaeringsansvarig, miljösamordnare eller från flera processägare (exempelvis i punker rörande ) förslagssällare/ Syrelse Risk a kunderna är missnöjda bolage och dess jänser om bolage ine kan möa och illgodose kundernas behov. Riskvärde: 4, ( ) GRANSKNING KSN: Planerade ågärder (nedan) forgår koninuerlig, yerligare akivieer pågår och är planerade för CM: "Byggkosnadsprojeke" - e arbee som pågå under åre för a yerligare idenifiera kosnadsbesparande ågärder. E fleral besparingsågärder har agis fram och implemeneras i projeken, exempelvis förenkling av projekerad lösning och förydliganden av krav. 2 DNR: Vi åer förvalarrollen sam förvalningsfokus för a bli "En av Sveriges bäsa fasighesförvalare 2020". 2 SAH: Vi har påbörja e arbee SLSO för a srukurera upp leveransen av lokalvård. Vi forsäer kvalieskonroller upphandlade resurser. Under dec genomförs en kundenkä. Sor fokus har lega på a kvaliessäkra aval kund och ekonomisk. 20 GHA: Uifrån 204 års kundenkä har akivieer genomförs under åre enl plan för respekive kundområde, exempelvis djupinervjuer kunder; rygghesvandringar; samarbesdokumen (KS, DS); kundakivieer; kundvårdsplan (srukurerade kundmöen); hospiering ec. 20 CAH: Locums kundjäns ar emo samal, mail och webbesällningar dygne run vilke för snabb kännedom om fel och önskemål från kunden en samlad informaion som möjliggör bäre analyser för a snabb genomföra ågärder, sälla krav på leveranörer och förbära vår inerna arbee. 20 STH: Organiserade uifrån fasigheer i syfe a på e bäre sä säkersälla bra lokaler för våra hyresgäser. 095 CAH: Vi har agi fram en inern film som beskriver hur vi kommunicerar kring sörningar LCA: Avseende lokalvården (FM-jäns) har vi för närvarande veckomöen för a följa upp leveransen, upphandlade kvaliesconrollers följer upp leverans enlig INSTA 800 och Dansk hygiensandard. 094 STH: Samarbee iniiera kundernas miljösamordnare, vå uppskaade möen är genomförda hiills. 094 CM: Med hjälp av verkyge "Byggprocessmäning" görs löpande avsämningar under projekes gång, avseende kundens upplevelser av genomförande. Dea underläar direka ågärder CAH: I kommunikaionsplaner för respekive projek ydliggörs viken av a proakiv informera hyresgäserna om vad som händer i projeken. E nyhesbrev avseende vad som händer inom respekive sjukshusområde skickas per mail ill berörda inressener EK: Arbear a a fram Förvalningsplaner för samliga sraegiska fasigheer för en långsikig, effekiv och ekonomisk hållbar fasighesförvalning GHA: Genomför rygghesronder/gå-urer; Framagna planer per kundansvarig för kundmöen; Tidsaa akiviesplaner/kundområde uifrån analyser av NKI-undersökningen; Delar i redakionsarbee av uppdaering av locum.se LCA: Ny FM-organisaion fler konakpersoner genemo kund. Vi arbear mer proakiv. Under kommer kvaliesconrollers a ansällas för a följa upp leveranser CM: Ubildningsprogramme Arbea i vårdens lokaler används i alla projek. PULS-möen genomförs illsammans kund i många av Locums projek. Nyhesbrev ill kunderna gång/månad bl a m informaion om projeken sam sörningsinformaion. Visualisering för a ydliggöra slulig uformning av lokal är mycke uppskaa av våra kunder DRN: Införande av e-fakura har s under 204, vilke uppskaas av kunder MBO: Huvudenréer på Maria sjukhus o kobergs sjukhus har uvecklas enlig Locums enrékoncep. Försudie för huvudenré i Huddinge framagen. Husguider är framagna för flera objek. Lean-eam illsammans m 3 kunder i syfe a uveckla gemensamma processer. Delagi i arbee m Locums nya kundjäns. Sa upp fler digiala informaionsskärmar på de sörre sjukhusen sam Löwensrömska, Sabbasberg och Maria sjukhus. Drifsraegin genomförd ill sor del. Objeksspecifika ågärdsplaner uifrån NKI- och drifenkäsresula genomförda ill sor del. Flera olika kundakivieer genomförda ex cykelfixardagar, ljusbyardagar (adven) ec. Genomför ågärder enlig underhålls- och inveseringsplaner i samråd kunder. Översyn av processer pågår KSN: Ågärder beskrivs i verksamhesplaner för och följs därefer upp löpande av VD-sab av

7 Säng (204) 33 Risk för förroendeskada revision hösen Bilaga F8 Årsrappor Locum AB:s (udrag ur LOGGEN) GRANSKNING ill syrelsemöe sam årsrappor SLL ÄRENDE Bilaga (Avvikelse avseende vår förslag överlämna ill PÄ Svar från (VD, vvd sam resp avdelningsdirekör i ledningsgruppen): sam iniial; Ågärd - vad skall göras (eller ine göras) och vem/vilka som ska uföra akivie/ågärd. Tydlig kommenar. sam iniial skrivs även då svar/kommenar kommer från kvalieschef, uppdaeringsansvarig, miljösamordnare eller från flera processägare (exempelvis i punker rörande ) förslagssällare/ Syrelse Risk a våra enreprenörer unyjar svar arbeskraf sam ine har e srukurera arbee mo korrupion. Riskvärde: ( ) GRANSKNING KSN: Planerade ågärder (nedan) är genomförda, arbee pågår koninuerlig CM: Piloprojek avseende personalliggare genomförda, ruiner och arbessä framagna, implemenering pågår. 03 SAH: En gång/kvaral konrolleras alla leveranörer som vi under mosvarande period gjor en ubealning ill, hjälp av en blanke kallad SKV4820. Blanke SKV4820 haneras av Skaeverke och kallas också Begäran/Svar offenliga uppgifer. Kvaralsvis konrollerar vi även rimligheen i inbealda arbesgivaravgifer mo anal ansällda hos e urval av leveranörerna LCA: För FM-jänsers samliga leveranörer sälls krav på ID DRN: Skaeverkes leveranörskonroll hösen (Locum och LFS) är genomförd, analys åersår. 094 CM: Vi forsäer a kravsälla och följa upp våra leveranörer och enreprenörer, under 206 fokus på risken för svar arbeskraf. Arbee pågår för a a fram ruiner och verkyg för a eferleva den nya lagen avseende personalliggare som gäller fr o m (för projek över 4 prisbasbelopp). Samarbee sker Skaeverke för a ureda oklarheer och prakiska lösningar. E piloprojek pågår fyra inloggningssaioner för ID KSN: Vi forsäer a kommunicera och diskuera Vår sä a vara, bl a via inranäe CAH: Filmen "A arbea för Locum i sjukhusmiljöer" undersryker Locums vision och värderingar. Filmen ska alla som arbear se och därefer svara på frågor för a kunna kviera u väs/armbindel AGI: Samverkan Skaeverke pågår. Genomför eser av ackredierade ID06-lösningar, som kan underläa säkersällande av leveranörers lageferlevnad. Den 22/5 preseneras lösningen för projekavdelningen, därefer genomförs piloprojek GHA: Syrs genom aval drifenreprenörer, DE arbear mer sällan underenreprenörer AGI: Tidplan för forsa arbee as fram. Ruinbeskrivning för ID06-konroller revideras. Yerligare 3 konroller genomförs under Q CM: E arbee illsammans Byggherrarna och FOBS - Forum för offenliga besällare i Sockholm gällande arbesmiljö/säkerhe/svar arbeskraf kommer a inledas under våren KSN: ID06-konroll genomförd på Löwensrömska (UA) KSN: ID06-konroll på S: Görans sjukhus (UA) KSN: Ågärder beskrivs i verksamhesplaner för och följs därefer upp löpande av VD-sab av

8 Säng (204) 20 Verksamhesrisk revision hösen Säng (204) 34 Risk för förroendeskada revision hösen Bilaga F8 Årsrappor Locum AB:s (udrag ur LOGGEN) GRANSKNING ill syrelsemöe sam årsrappor SLL ÄRENDE Bilaga (Avvikelse avseende vår förslag överlämna ill PÄ Svar från (VD, vvd sam resp avdelningsdirekör i ledningsgruppen): sam iniial; Ågärd - vad skall göras (eller ine göras) och vem/vilka som ska uföra akivie/ågärd. Tydlig kommenar. sam iniial skrivs även då svar/kommenar kommer från kvalieschef, uppdaeringsansvarig, miljösamordnare eller från flera processägare (exempelvis i punker rörande ) förslagssällare/ Syrelse Risk a bolage ine uppnår miljömål gällande energi, maerial och kemikalier i de miljöpoliiska programme, Miljöumaning 206. Kommenar:* Om kemikalier, farlig avfall och fasighesföroreningar ine haneras på korrek sä kan de ha långidseffek effek både på människors hälsa och på miljön. Farlig avfall kan uppkomma vid byggprodukion och drif. Exempel på fasighesföroreningar är asbes, kvicksilver, PCB. Vid ombyggnad och sanering omhänderas fasighesföroreningar. Felakig hanering av kemikalier, farlig avfall och fasighesföroreningar innebär a bolage ine eferlever lagsifningen. Riskvärde: 3, ( ) GRANSKNING KSN: Planerade ågärder (nedan) genomförda och forgår koninuerlig CM: Arb iniiera för a hia ruiner sam fler områden för åeranvändning av byggmaerial. Under åre har syrdokumen såsom AF, R5, projekplanen kompleeras åeranvändningskrav. De finns några umaningar ex sysemaiska hållbara lösningar, ekonomiska inciamen, lagerhållning, arbessä ec. Idag åeranvänds exvis branddörrar, besamöppnare, väsäll, armaurer, branddeekorer o rosfria produker. 25 SAH: Uppföljning kemikaler lokalvård sker löpande via underlag från MediCarrier. 00% ekologisk fruk i frukkorgar. 20 GHA: Avs evenuell samverkansprojek våra upphandlade drifenreprenörer (Hållbarhe) iniieras samale av drifsraeg STH: Vi ligger i fas de flesa av miljömålen. Energikarläggningar enlig framage upplägg har genomförs och ågärder från de försa karläggningarna har påbörjas (De ågärder som genomförs är de drifopimeringar som idenifieras vid HS och KS Solna. Beslu om inveseringar är delvis framagna). De fasigheer där de finns risk a vi ine uppnår målen har priorieras i energikarläggningsarbee. Invenering avs ufasning av kemikalier för drif har genomförs, e fåal ersäningsbehov har idenifieras och genomförs under EK: Samarbesmöen genomförs Miljö- och energienheen för a säkersälla vilka miljöfrågor som behöver vara i Tidiga skeden (Behovsanalys och Försudie). 094 LCA: För FM-jäns Lokalvård används av landsinge godkända kemikalier och orra sädmeoder där de är möjlig. 094 STH: En "5+9-lisa" för energisparågärder besluad i Locums ledningsgrupp punker från energikarläggningen, de övriga 5 punkerna är sörre energisparågärder inom fasighesbesånde. 094 CM: Genomföra och uvärdera piloprojek för åeranvändning av byggmaerial sam a fram ruin. 094 GHA: Vi ser över möjligheen ill samverkansprojek våra upphandlade drifenreprenörer, bland anna kring: Minskad energiförbrukning; en bra arbesmiljö; samverkansfrågor mellan olika kund- och fasighesområden ec. E projek som bland anna syfar ill a yerligare ydliggöra och effekivisera vår arbee a nå SLL:s och våra mål. Gemensamma indikaorer för hållbarhe (ISO 26000) är en del i samarbee GHA: Planeringen för insallaion av solceller på ak forgår. Energideklaraioner på del av besånde pågår (pga lagförändring) CAH: Tydliggörs i såväl Vår sä a arbea som i Vår sä a vara. Inarbea i affärsplan och avdelningsvisa verksamhesplaner EK: Arbear a a fram Förvalningsplaner för samliga sraegiska fasigheer för en långsikig, effekiv och ekonomisk hållbar fasighesförvalning. I Förvalningsplanen ingår energioch miljöplaner STH: Vi redovisar ufall/erial och besluar och planerar yerligare ågärder för a uppnå målen GHA: Varje kundområde redovisar, vid verksamhesgenomgång, den uppdaerade planen för a uppfylla krav i Miljöumaning 206. Drifenreprenörer redovisar kemikalieanvändningen i SLL:s sysem KLARA STH: Energikarläggning e fokusområde i affärsplan, e anna fokusområde är a insallera solceller på sjukhusaken CM: Arbee pågår kring konsekvensanalyser miljöbyggnad för projeken. Informaion på avdelningsmöen kring miljöumaning sam Locums miljömål. Den nya projekplanen förydligar viken av energi- och miljömål KSN: GAP analys mellan miljöumaning 206 och Miljöbyggnad Guld (SFI ansvarar för denna akivie och fråga har skickas från Locum avseende när projeke kommer igång.) KSN: Ågärder beskrivs i verksamhesplaner för och följs därefer upp löpande av VD-sab Risk för idsförskjuningar av och ökade kosnader för projeken på grund av överklagande av bygglov och dealjplaner sam överprövningar efer upphandlingar. Riskvärde: 5,0 204 ( ) GRANSKNING KSN: Planerade ågärder (nedan) genomförda och forgår koninuerlig. 094 CM: a informaions-/boendemöen genomförs. Bra öppna dialoger leveranörer, som exempelvis informaionsmöen där byggbranschen bjuds in, minskar risken för överprövningar vid upphandlingar CAH: Boendemöen ingår i kommunikaionsplaner för respekive projek CM: Möen har hållis på akuella BRF:er och vissa uredningar har genomförs, exempelvis "Solsudier" EK: Inressendialogen berörda forgår koninuerlig EK: Dialogen övriga inressener, exempelvis Skönhesråde och kommuner har uvecklas CM: Dialog närboende i form av boendemöen har uvecklas KSN: Ågärder beskrivs i verksamhesplaner för och följs därefer upp löpande av VD-sab av

9 Säng (204) 22 Verksamhesrisk revision hösen Säng (204) 2 Verksamhesrisk revision hösen Bilaga F8 Årsrappor Locum AB:s (udrag ur LOGGEN) GRANSKNING ill syrelsemöe sam årsrappor SLL ÄRENDE Bilaga (Avvikelse avseende vår förslag överlämna ill PÄ Svar från (VD, vvd sam resp avdelningsdirekör i ledningsgruppen): sam iniial; Ågärd - vad skall göras (eller ine göras) och vem/vilka som ska uföra akivie/ågärd. Tydlig kommenar. sam iniial skrivs även då svar/kommenar kommer från kvalieschef, uppdaeringsansvarig, miljösamordnare eller från flera processägare (exempelvis i punker rörande ) förslagssällare/ Syrelse Risk för förseningar i projek på grund av a de saknas beslu eller a beslu as för sen i projeken från inblandade parer angående evakuering av befinliga hyresgäser. Risk för a de uppsår viser kunder i samband evakueringar och omflyningar sam a kundernas evakueringsbehov ine kan lösas på e bra sä i samband om-, ny- och illbyggnad. Riskvärde: 4, ( ) GRANSKNING KSN: Planerade ågärder (nedan) genomförda, dialog mellan SLL/SFI och Locum kring inveseringssraegi resulerade i mallar och ruiner för de forsaa arbee. 095 GHA: framagande av ruiner/arbessä för a ydliggöra SLL:s nya inveseringssraegi pågår en ä dialog mellan Locum, SFI och SLL Ekonomi & Finans om hur beslu ska lyfas inom Landsinge gällande sraegiska fasighesinveseringar. Kommenar ill risken uifrån riskanalys : Planera vårdinnehåll och inrikning på respekive sjukhus spelar en avgörande roll för e effekiv genomförande av byggprojeken. Osäkerhe kring vårdinnehåll de vill säga var vilken vård skall bedrivas påverkar bland anna budge- och idsramar vid genomförande av byggprojeken DRN: Förydliga och kommunicera illämpningen av omsällningskosnader CM: Besked om uppsägningar av hyresgäser har erhållis sen, förhandlingar och evakueringar pågår GHA: Tä dialog hyresgäser i samband evakueringar genom respekive kundansvarig, hjälp av inhyrare för a få hia lämpliga permanena/illfälliga lokaler å hyresgäsen. Flöde framage för a ydliggöra olika ansvarsdelar SFI/Locum i avalsprocessen DNR: Inför -208 har SLL avsa el för omsällningskosnader EK: Vid framagande av nya Fasighesuvecklingsplaner illsammans SFI ser vi över behove av framida evakueringslokaler PIB: Ansvarsfördelningen gällande sraegiska fasighesfrågor och inveseringar enlig undereckna aval mellan SFI och Locum AB. Övergripande aval avseende sraegiska fasighesinveseringar och fasighesfrågor inom vården. Aval mellan SFI och Locum AB avs hanering av sraegiska fasighesfrågor. Överenskommelse avseende mallar under försudie- och programfas sam genomförandeaval sam mallar för uppdragsaval försudiefas, uppdragsaval programfas respekive uppdragsaval genomförandefas. Syrelsen för Locum AB har vid syrelsemöen den 25/9 och den 20/ 204 informeras om de pågående arbee a klargöra Locums roll och uppdrag anledning av de nya ägardirekiven. Från och den januari har Locum en ny syrelse som uses av landsingsfullmäkige. Den nya syrelsen kommer a informeras om förydligande av gränssni/ansvar som räffas mellan SFI och Locum vid syrelsens försa sammanräde den 30 januari KSN: Ågärder beskrivs i verksamhesplaner för och följs därefer upp löpande av VD-sab Risk a ansvar och roller uppfaas som oydliga mellan de organ i landsinge som arbear planeringen och genomförande av de sraegiska inveseringarna i Framidsplanen. Risk a bolage ine kan leverera de sraegiska projeken enlig landsinges önskemål. Riskvärde: 4, ( ) GRANSKNING KSN: Planerade ågärder (nedan) genomförda CM: Avalsmallar mellan SFI och Locum är reviderade, bland anna uifrån ny programguide. 2 DNR: Dialog pågår kring SLL:s inveseringssraegi, inge beslu faa. Revidering pågår av avalsmallar mellan SFI och Locum. 20 GHA: Programguide reviderad 20 EK: De forum för övergripande vårdsraegiska frågor "Samordnande forum vård" har ännu ine formaliseras. 095 GHA: framagande av ruiner/arbessä för a ydliggöra SLL:s nya inveseringssraegi pågår en ä dialog mellan Locum, SFI och SLL Ekonomi & Finans om hur beslu ska lyfas inom Landsinge gällande sraegiska fasighesinveseringar PIB: Framagande av ruiner/arbessä för a ydliggöra SLL:s nya inveseringssraegi pågår EK: E forum för övergripande vårdsraegiska frågor "Samordnande forum vård" håller på a uformas. Birädande hälso- och sjukvårdsdirekör kommer a leda gruppen. Kommenar ill risken uifrån riskanalys : Planera vårdinnehåll och inrikning på respekive sjukhus spelar en avgörande roll för e effekiv genomförande av byggprojeken. Osäkerhe kring vårdinnehåll de vill säga var vilken vård skall bedrivas påverkar bland anna budge- och idsramar vid genomförande av byggprojeken CAH: Kommunikaionsdirekör och kommunikaionschef ingår i kommunikaionsnäverke för FHS inom HSF. informaion ill poliiken DRN: VD förankrar förslag på definiion av Sraegiska fasighesinveseringar SFI CM: SLL:s nya inveseringssraegi är besluad och arbee a klargöra innebörden för Locum och Locums syrelse pågår. Ersäningsinveseringar som görs i samband sraegiska inveseringar är Sraegiska fasighesinveseringar och är där SFI:s ansvar PIB: PM framage av VD-saben avs de nya avalens påverkan på Locums roll och ansvar. Inga sörre förändringar behöver genomföras i Locums ledningssysem uifrån ny ägardirekiv och aval LSF/SFI. De behövs ingen förändring i besluad processkara värfunkionell kärnprocess m beskrivning. Däremo behöver ingående delar, främs processområde för genomförande av byggprojek, uppdaeras enlig fassällda uppdaeringsruiner och ur e helhesperspekiv enlig flöde i kärnprocessen STH: Genomgång av aval inern inom Locum för varje kund- och projekområde PIB: Ansvarsfördelningen gällande sraegiska fasighesfrågor och inveseringar enlig undereckna aval mellan SFI och Locum AB. Övergripande aval avseende sraegiska fasighesinveseringar och fasighesfrågor inom vården. Aval mellan SFI och Locum AB avs hanering av sraegiska fasighesfrågor. Överenskommelse avseende mallar under försudie- och programfas sam genomförandeaval sam mallar för uppdragsaval försudiefas, uppdragsaval programfas respekive uppdragsaval genomförandefas. Syrelsen för Locum AB har vid syrelsemöen den 25/9 och den 20/ 204 informeras om de pågående arbee a klargöra Locums roll och uppdrag anledning av de nya ägardirekiven. Från och den januari har Locum en ny syrelse som uses av landsingsfullmäkige. Den nya syrelsen kommer a informeras om förydligande av gränssni/ansvar som räffas mellan SFI och Locum vid syrelsens försa sammanräde den 30 januari PIB: Landsingssyrelsen ska, genom funkionsområde Sraegiska fasighesfrågor och inveseringar, i samverkan Locum ha genomför den ändrade ansvarsfördelningen senas den 3/ KSN: Ågärder beskrivs i verksamhesplaner för och följs därefer upp löpande av VD-sab av

10 Säng (204) 25 Verksamhesrisk revision hösen Pågår (204) 23 Verksamhesrisk revision hösen Bilaga F8 Årsrappor Locum AB:s (udrag ur LOGGEN) GRANSKNING ill syrelsemöe sam årsrappor SLL ÄRENDE Bilaga (Avvikelse avseende vår förslag överlämna ill PÄ Svar från (VD, vvd sam resp avdelningsdirekör i ledningsgruppen): sam iniial; Ågärd - vad skall göras (eller ine göras) och vem/vilka som ska uföra akivie/ågärd. Tydlig kommenar. sam iniial skrivs även då svar/kommenar kommer från kvalieschef, uppdaeringsansvarig, miljösamordnare eller från flera processägare (exempelvis i punker rörande ) förslagssällare/ Syrelse Risk a de långsikiga värde för fasigheerna priorieras bor i byggprojek för a hia enklare och billigare lösningar. Snabba beslusprocesser kan leda ill brisfälliga beslusunderlag. Risk a evenuella avseg från byggnadsekniska riklinjer och övriga verksamhessyrande dokumen ine konsekvensbeskrivs, haneras, besluas och dokumeneras. Kommenar: Avseg från riklinjer, fassällda ruiner och arbessä kan exempelvis ugöra risk för högre framida drif- och underhållskosnader sam sämre miljö- och energilösningar. 204 ( ) GRANSKNING KSN: Planerade ågärder (nedan) genomförda, "uvecklingsprojek byggkosnader" forgår CM: Livscykelkosnadsperspekive omhänderas olika beslu söd av Locums specialiser. 20 STH: Uifrån arbee i uvecklingsprojek byggkosnader har e anal förslag ill beslu agis fram för a besluas av SLL. 095 EK: E uvecklingsprojek kring byggkosnader och nyckelal pågår illsammans SFI. Dels för a hia jämförbara nyckelal för byggprojek ( ex Väsra Göalandsregionen och region Skåne), dels för a yerligare analysera kosnadspåverkande lösningar i syfe a hia rä nivå CM: Arbee a yerligare kosnadseffekivisera byggprojek har påbörjas EK: Koncepprogram för nybyggnad och Koncepprogram för rum på vårdavdelning preseneras för syrelsen i maj, i syfe a beskriva bakgrund och syfe STH: Ser yerligare över kosnadspåverkande områden uan a göra avkall på lag- och myndigheskrav, kvalie ec 0425 GHA: Evenuella avseg lyfs, besluas och dokumeneras EK: Arbear illsammans övriga SLL för a a fram koncepprogram för psykiariska vårdavdelningar PIB: Arbee pågår illsammans LSF:s avdelning Analys & Uveckling sam en exern projekledare för a förbära srukuren för Locums byggnadsekniska riklinjer KSN: Akuell lagsifning sam flera av SLL:s syrande dokumen är inarbeade i Locums syrdokumen, bland anna i Byggnadsekniska riklinjer och koncepprogram. Locums byggnadsekniska riklinjer är e syrel för a säkersälla lokaler för god vård a lagkrav följs, a krav avs paiensäkerhe uppfylls och a arbesmiljön i lokalen är god en gemensam sandard som ska gälla för fasigheer förvalade av Locum. Riklinjerna kan även illämpas för inhyrda lokaler KSN: LSF:s avdelning Analys & Uveckling har genomför en genomlysning av Locums riklinjer. Resulae visar a Locums riklinjer i sig syfar ill a bevaka verksamheens kor- och långsikiga verksamheskrav. Kraven är varken baserade på för höga kvalieskrav eller krav som ine är verksamhessyrda KSN: Ågärder beskrivs i verksamhesplaner för och följs därefer upp löpande av VD-sab Riskvärde: 4,72 Risk a bolage ine kan erbjuda sina ansällda en accepabel arbesbelasning, kompeensuveckling sam en säker arbesmiljö. Kommenar: Medför sress, konfliker och svårigheer a prioriera. Riskvärde: 4, ( ) GRANSKNING KSN: Planerade ågärder (nedan) genomförda och pågår koninuerlig. Sraegi för bemanningsplanering och resurssäning as fram under DNR: Sraegi för bemanningsplanering och resurssäning under SAH: Arbesbelasningen forsa hög, haneras söd av inhyrd personal. Under våren 206 genomförs en översyn av roller FM. 20 CAH: genomförande av omorganisaionen genomförs ubildning i förändringsledning för samliga chefer personalansvar. 20 STH: Arbesmiljöubildning för samliga chefer personalansvar genomförs av Feelgood, arrangeras av HR. 095 EK: Uppdragsgenomgångar arbeare för a säkersälla a alla har en jämn arbesbelasning. 094 LCA: Tillfälliga resurser på plas för a fungera som avlasning, rekryering pågår av flera arbeare CM: Rekryeringar av projekledare, projekchefer och projekekonomer har genomförs i syfe a skapa förusäningar för rä nivå på arbesbelasning CAH: Den höga inveseringsnivån påverkar även lönenivån vilke i sin ur påverkar illgången ill rä kompeens såväl hos exerna konsuler som för rekryering ill Locum. Vi har genomför inern ubildning i sressprevenion. Medveenheen om risken är hög CM: Rekryeringar av projekledare, projekchefer och projekekonomer pågår STH: Vi arbear akiv sressförebyggande frågor och hur de påverkar den enskilde a arbea i en organisaion i förändring PIB: HR-generalis har genomför workshops om arbesmiljöarbee på Locum illsammans Locums chefer LCA: Fasighesförvalningssyseme Landlord implemeneras som e söd. Ny FM-omorganisaion sa vå enheschefer för en bäre srukur. Nya arbeare rekryeras. Samla avdelningen på en gemensam plan. Ser över behove av kompeensuveckling CAH: Skyddsronder på Locums huvud- och lokalkonor genomförs koninuerlig i enlighe SAM CAH: För a behålla arbearna sasar Locum mycke på löpande uveckling av individen, verksamheen och arbessäe. A ha en bra balans mellan arbesliv och privaliv är någo som vi ser som väldig vikig. personalledande chefer ska ha ubildningskoncepe Uvecklande ledarskap som plaform. ubildning har även genomförs för chefer i arbesmiljö, SAM och rehab. Forsa kundvårdsubildning seg 2 sam Budskapsubildning har genomförs under 204. Den inerakiva ubildningen "A arbea för Locum i sjukhusmilljö" har genomförs av samliga arbeare och samarbesparners. Cirka 30 arbeare har genomgå ubildning i MIljöbyggnad kurs B CAH: Under 204 påbörjades revidering av samliga roller inom Locum, avseende definiion av roll sam ansvar och befogenhe. Synkroniseras BAS-värdering och ProCompeence. Under Q kommer chefer respekive fackliga represenaner a granska rollbeskrivningarna KSN: Ågärder beskrivs i verksamhesplaner för och följs därefer upp löpande av VD-sab av

11 Säng (204) 27 Verksamhesrisk revision hösen Säng (204) 26 Verksamhesrisk revision hösen Bilaga F8 Årsrappor Locum AB:s (udrag ur LOGGEN) GRANSKNING ill syrelsemöe sam årsrappor SLL ÄRENDE Bilaga (Avvikelse avseende vår förslag överlämna ill PÄ Svar från (VD, vvd sam resp avdelningsdirekör i ledningsgruppen): sam iniial; Ågärd - vad skall göras (eller ine göras) och vem/vilka som ska uföra akivie/ågärd. Tydlig kommenar. sam iniial skrivs även då svar/kommenar kommer från kvalieschef, uppdaeringsansvarig, miljösamordnare eller från flera processägare (exempelvis i punker rörande ) förslagssällare/ Syrelse Risk a bolage ine lyckas arahera och rekryera enlig framida personalbehov sam a nyckelkompeenser lämnar bolage. Kommenar: Bland anna på grund av förändringar i bolages uppdrag. Riskvärde: 4, ( ) GRANSKNING KSN: Planerade ågärder (nedan) genomförda CM: Avdelningskonferens för projekavdelningen genomfördes fokus på arakiv arbesgivare och arakiv besällare, bland anna för a skapa en solhe a arbea i eller för Locum. 2 DNR: Sraegi för bemanningsplanering och resurssäning under CAH: Arbear akiv kommunikaion ill arbeare och chefer för a ydliggöra syfe och mål omorganisaionen. illsammans fackliga förerädare genomförs. 09 CM: Inensifiera arbee projekplan, egenkonroll mera. "Ordning & reda" och gemensam arbessä påverkar såväl arakivieen inern som genemo den exerna marknaden på e posiiv sä CAH: Kännedomen om Locum har under de senase åren blivi högre. Arbesmarknaden i Sockholms län avseende de kompeenser vi söker är mycke konkurrensusa. Locums arakionskraf kan snabb urholkas STH: Vår arbee och uveckling inom hållbarhesfrågor, miljö, BIM, eknik i fasigheer araherar kompeena arbeare a sanna kvar och nya a börja hos oss GHA: Delar akiv på högskolornas olika arbesmarknadsdagar sam Locums Öppe-hus akivieer. Rekryerar framgångsrik nya arbeare som vill arbea samhällsnya CH: Solhe och anale ambassadörer har öka i NMI-undersökningen för 204. IPMA:s (projekledarcerifiering) implemeneras under. Öppe hus för seniorer senarelag. Vi arbear vidare sociala ier, sraegi ej fassälld. Försöksverksamhe under försa halvåre bilpool för resor i jänsen. Koninuelig arbee arbesmarknadsdagar och andra arenor för a göra Locum kän för framida arbeare sam erbjuder prakikplaser och examensarbeen ill suderande. Forsa delagande som föredragshållare på Business Arena och Dagens Medicin och andra relevana seminarieillfällen KSN: Ågärder beskrivs i verksamhesplaner för och följs därefer upp löpande av VD-sab Risk för sörningar som gör a verksamheen eller kundens verksamhe avsannar hel/delvis. Kommenar: Exempelvis avbro i el-, vaen- eller värmeförsörjning Riskvärde: 4, ( ) GRANSKNING KSN: Planerade ågärder (nedan) genomförda. Arbee forgår koninuerlig. 20 CAH: Inräad ny funkion Kommunikaör i beredskap (KIB) i november. 20 CAH: Locums kundjäns ar emo samal, mail och webbesällningar dygne run vilke för snabb kännedom om fel och önskemål från kunden en samlad informaion som möjliggör bäre analyser för a snabb genomföra ågärder, sälla krav på leveranörer och förbära vår inerna arbee. 2 SAH: Aval för vakmäseri, servicecener och lokalvård förlängda. 20 STH: Ruiner och arbessä kring provkörning av ny syrsysem för reservkraf fungerar, sjukhusledning mycke nöjd. 20 STH: Ruiner exempelvis vänad sorm (krisapp och beredskapsfunkion) har använs och fungerar PIB: En ny beredskapsfunkion har inräas i juni, de ingår i åagande a koninuerlig uppdaerara sig kring omvärldshändelser som kan påverka verksamheer GHA: Vi arbear akiv a yerligare öka samarbee mellan byggenreprenörer och drifenreprenörer i fasigheerna CAH: I kommunikaionsplaner för respekive projek ydliggörs viken av a proakiv informera hyresgäserna om vad som händer i projeken. E nyhesbrev avseende vad som händer inom respekive sjukshusområde skickas per mail ill berörda inressener GHA: Kundansvariga (specifika kundansvariga för sörre projek) finns akiva i planeringen och genomförande av byggprojek i syfe a säkersälla koninuerlig verksamhesdrif LCA: Leveransplik e av kraven på rangordnade ramavalsupphandlade leveranörer i FM-aval (3 leveranörer för varje jäns och område) viesklausul MBO: E fleral hyresaval har ecknas för evakuering av Sollenuna, för uflyning under. Evakueringspaviljonger på S: Göran, Danderyd, Söderälje och Löwensrömska CM: arbee Pulsmöen o akiv informaion ill kunderna. Nyhesbrev ill kunderna skickas u gång/månad bl a informaion om projeken sam sörningsinformaion KSN: Ågärder beskrivs i verksamhesplaner för och följs därefer upp löpande av VD-sab av

12 Säng (204) 29 Verksamhesrisk revision hösen Bilaga F8 Årsrappor Locum AB:s (udrag ur LOGGEN) GRANSKNING ill syrelsemöe sam årsrappor SLL ÄRENDE Bilaga (Avvikelse avseende vår förslag överlämna ill PÄ Svar från (VD, vvd sam resp avdelningsdirekör i ledningsgruppen): sam iniial; Ågärd - vad skall göras (eller ine göras) och vem/vilka som ska uföra akivie/ågärd. Tydlig kommenar. sam iniial skrivs även då svar/kommenar kommer från kvalieschef, uppdaeringsansvarig, miljösamordnare eller från flera processägare (exempelvis i punker rörande ) förslagssällare/ Syrelse Risk a kundnöjdheen/nki sjunker i samband de sora ombyggnadsprojeken då de kan uppfaas som rörig byggarbesplaser på sjukhusområdena. Riskvärde: 4, ( ) GRANSKNING KSN: Planerade ågärder (nedan) genomförda. Arbee pågår koninuerlig CM: Manual för informaion kring projek (skylare, vepor ec) är framagen och används. 20 GHA: Uifrån 204 års kundenkä har akivieer genomförs under enl plan för respekive kundområde, exempelvis djupinervjuer kunder; rygghesvandringar; samarbesdokumen (KS, DS); kundakivieer; kundvårdsplan (srukurerade kundmöen); hospiering ec. 20 MBO: Vi forsäer a arbea mycke boendemöen och informaion på plas CAH: Vi arbear mycke bygg- och sörningsinformaion. I idningen RUM sam på locum.se beskriver vi vad som händer och visar visionsbilder av gesalningen av sjukhuse. Locums kundjäns finns illgänglig dygne run för a svara på frågor. I kommunikaionsplaner för respekive projek ydliggörs viken av a proakiv informera hyresgäserna om vad som händer i projeken. E nyhesbrev avseende vad som händer inom respekive sjukshusområde skickas per mail ill berörda inressener CM: För a hålla en hög nivå på informaionen om projeken ill våra kunder har kommunikaörer ansälls och erhålli ansvar för e sjukhusområde. I resp projek finns även konsulsöd som koninuerlig arbear a informera våra kunder och övriga inressener GHA: Kundansvariga (specifika kundansvariga för sörre projek) finns akiva i planeringen och genomförande av byggprojek i syfe a minimera sörningen. Sräva efer a hia "fredade yor" inom sjukhusområde som ine sörs av de sora ombyggnaioner CM: Ubildningsprogramme Arbea i vårdens lokaler används i alla projek. PULS-möen genomförs illsammans kund i många av Locums projek. Nyhesbrev ill kunderna gång/månad bl a m informaion om projeken sam sörningsinformaion KSN: Ågärder beskrivs i verksamhesplaner för och följs därefer upp löpande av VD-sab PROCESSÄGARE= VD, vice VD och avdelningsdirekörer i ledningsgruppen. INITIALER: NBN=Nahalie Boulas Nilsson VD o m 033; PIB=Per-Inge Buskas vice VD; KSN=Karin Sjöndin Kvalieschef; AGI= Anders Gidrup Säkerheschef (RIF=idigare säkerheschef); MBO=Marie Boesad Affärsuvecklingsdirekör fr o m (Fasighesdirekör om 03, f VD fr o m 03); DE/DRN=Dan Eriksson Ekonomidirekör; MCG=Magnus Colling Upphandlingschef; TH=Saija Thacker Fasighesdirekör fr o m (id Teknisk direkör); CH=Chrisina Hallberg HR- och kommunikaionsdirekör; CM=Claes Magnusson Projekdirekör THAH=Thomas Ahlberg ÅB=Åsa Berg Kommunikaionschef; GHA=Gusav Hansad f Fasighesdirekör ; SAH=Sam Höglund; EK=Emma Kinch (idigare Direkör Fasighesuveckling). 0 av