Att skapa och hantera systemdokumentation

Transkript

1 Att skapa ch hantera systemdkumentatin Mikael Svenssn, Tbias Widerstrand Kalmar, C -nivå, 15hp Examensarbete i Datateknik Extern Handledare: Björn-Ola Krnander, SYSteam DTS AB Handledare: Jacb Lindehff, Högsklan i Kalmar, IKD Institutinen för Kmmunikatin ch Design Högsklan i Kalmar

2 Abstract Det saknas fta ingående kunskap m vad sm behöver dkumenteras inm nätverk ch dess arkitektur. Vad bör dkumenteras? Hur bör man dkumentera det ch hur bör man hantera den färdiga dkumentatinen? Detta är de frågr sm vi med detta arbete vill ge svar på. Vi har genm en kvalitativ fallstudie ch deduktivt arbete kmmit fram till en lösning sm förenklar arbetet med dkumentering av servrar, nätbjekt ch nätverksinfrastruktur. Denna lösning innefattar egenutvecklade mallar i Micrsft Wrd, en lösning för dkumenthantering i Windws SharePint Services ch ett verktyg för autmatisk insamling av systeminfrmatin. Nyckelrd: Dkumenthantering, Systeminventering, SharePint, Dkumentatin, Systemdkumentatin, Nätverksdkumentatin.

3 Förrd Detta är ett examensarbete på 15hp ch är en del av kraven för kandidatexamen vid prgrammet Nätadministratin/Systemteknik på Högsklan i Kalmar. Vi vill tacka Björn-Ola Krnander på SYSteam DTS AB för idén till examensarbetet ch för inblicken i företagets dkumentatinsrutiner. Vi vill ckså tacka vår handledare Jacb Lindehff sm varit till str hjälp under arbetets gång.

4 Innehållsförteckning Abstract... 2 Förrd... 3 Innehållsförteckning Inledning Bakgrund Prblem Syfte ch Mål Avgränsningar Källkritik Målgrupp Referensram S ystemdkumentatin Vikten av bra systemdkumentatin Vad bör dkumenteras? S ysteminventeringsprgram SYDI - Script Yur Dcumentatin Instantly Express Metrix Belarc Infrmatin Technlgy Infrastructure Library D kumenthanteringssystem Prblem OpenKM Micrsft SharePint Metd Kvalitativ metd Datainsamling Metddiskussin G enmförande ch resultat Dkumenteringsmallar Systeminventeringsprgram... 20

5 3.4.3 Testmiljö Test utav SYDI Test ch val utav dkumenthanteringssystem Dkumenteringsprcessen Diskussin & Slutsats Förslag till frtsatt arbete Sammanfattning Summary Referenser Bilagr... 33

6 1. Inledning Tänk dig att du är en IT-tekniker för ett företag. Plötsligt ringer chefen ch berättar att företaget brunnit ner ch att hela IT-infrastrukturen måste byggas upp på nytt i en ny lkal. (Mbile MIS Cnsulting, 2005) Att vid sådana tillfällen ha en väluppdaterad ch aktuell systemdkumentatin kan vara till str hjälp åt tekniker ch knsulter då de snabbt kan få en överblick av det nätverk sm ska återställas, ch på så vis spara mycket tid ch pengar. Tyvärr är det många företag sm känner att just systemdkumentatin är ett väldigt eftersatt mråde. (C2Slutins, 2008) Utöver detta saknas det fta ingående kunskap m vad sm behöver dkumenteras ch hur det ska dkumenteras. (Mbile MIS Cnsulting, 2005) 1.1 Bakgrund Det är utifrån vanstående tankar vi valt att göra ett arbete m just systemdkumentatin. Vi känner att det är ett fta brtglömt ch lågpririterat mråde sm dck är väldigt betydelsefullt för många företag. För att arbeta fram en prblemställning med förankring i verkligheten tg vi kntakt med företaget SYSteam DTS AB sm är ett IT-knsultföretag med sitt kntr beläget i Brås. Företaget har specialistkmpetens inm lagerlgistik, e-handel ch affärssystem samt IT-infrastruktur. De känner att de i dagsläget inte har en tillfredsställande prcess för att skapa ch hantera systemdkumentatin. (SYSteam DTS, 2008) 1.2 Prblem Efter att ha reflekterat över de funderingar sm presenteras van ch de tankar vi fick efter ett möte med SYSteam DTS AB i Brås, km vi fram till ett antal frågeställningar. Vad bör dkumenteras? Hur bör arbetet med dkumentatinen gå till? Kan man autmatisera delar av dkumentatinsarbetet? 1

7 Hur bör man hantera den färdiga dkumentatinen? 1.3 Syfte ch Mål Syftet med detta arbete är att ta fram en lösning för att skapa ch hantera systemdkumentatin. Denna lösning ska inte bara passa SYSteam DTS AB utan vara så pass generell att den kan implementeras även i andra IT-miljöer, både befintliga ch nya. Vi har valt att dela in vårt arbete i tre delar. I grunden har vi sm målsättning att utveckla en eller flera mallar för dkumentering. Tanken är att dessa mallar ska innehålla så många sm möjligt av de punkter sm bör dkumenteras ch hur dessa ska dkumenteras. Den systemdkumentatin sm skapas utifrån dessa mallar ska vara så pass mfattande att en återställning av systemet ska kunna göras utifrån den. Även mallar ch riktlinjer för framtagning av de grafiska skisser sm bör finnas över nätverksstrukturen ska tas fram. Dessa grafiska skisser kmmer att finnas sm en bilaga till varje dkumentatin. Till detta så har vi även sm mål att finna ett systeminventeringsprgram för insamling av infrmatin m de enheter sm ska dkumenteras. Systeminventeringsprgrammet ska kunna samla in så mycket nödvändig infrmatin sm möjligt m de enheter sm ska dkumenteras utan större arbete från administratören. För lagring ch hantering av all dkumentatin bör det finnas ett dkumenthanteringssystem. Detta system bör vara en redan färdig prdukt sm enkelt går att implementera i ett befintligt nätverk. Det sätts sm krav att lagringen ska vara lättillgänglig ch enkel att använda, den ska även ha versinshantering för att enkelt kunna spåra ändringar. 1.4 Avgränsningar Det ingår inte i examensarbetet att driftsätta en färdig lösning, utan endast ta fram en lösning sm kan ligga till grund för implementatin. Examensarbetets lösning kmmer inte att behandla säkerhetsaspekten hs applikatiner såsm rättigheter ch plicys. 2

8 1.5 Källkritik Många av de källr sm används i rapprten ch behandlar mjukvara kmmer från tillverkarnas egna hemsidr. Detta innebär givetvis att infrmatinen är partisk ch i vissa fall till str del skriven i marknadsföringssyfte. Vi har dck försökt att behandla denna infrmatin partiskt genm att se på vilka funktiner sm är tillgängliga ch i vissa fall egenskaper sm på annat sätt är intressanta. Vi har i någt fall tagit upp vilka andra företag sm använder en viss prdukt. Från vår sida är syftet med detta att visa på vilka målgrupper företaget har. Terin sm behandlar prdukterna bör emellertid läsas med vetskap m att källrna i vissa fall kmmer direkt från företagen. 1.6 Målgrupp Examensarbetet riktar sig främst till it-företag sm vill se över sin lösning för systemdkumentatin. Den kmmande lösningen är tänkt att fungera sm en generell lösning sm kan skräddarsys eller agera inspiratinskälla vid utveckling av nya lösningar för systemdkumentatin. 3

9 2. Referensram Detta kapitel behandlar vikten av bra systemdkumentatin ch vad sm är viktigt att dkumentera. Referensramen innefattar även praktiska verktyg för autmatisk systeminventering. Lagringen av den färdiga systemdkumentatinen kan göras på lika sätt. Ett sätt är att ta hjälp av ett dkumenthanteringssystem såsm SharePint ch OpenKM sm fungerar sm en centraliserad lagring för dkument. De lika verktyg för systeminventering ch dkumenthantering sm behandlas skiljer sig i funktinalitet ch utförande men har intressanta funktiner sm hjälper till i dkumenteringsarbetet. 2.1 Systemdkumentatin En väl fungerande systemdkumentatin fungerar sm en ritning över nätverket. Denna ritning inkluderar grafiska systemskisser, detaljerade beskrivningar av all hårdvara, licensöversikter över all mjukvara, listr över administrativt ansvariga persner ch så vidare (Mbile MIS Cnsulting, 2005) Vikten av bra systemdkumentatin Att använda en väl fungerande systemdkumentatin är en förutsättning för att få en gd översikt ch kntrll över sitt nätverk. Det är ckså en grundsten för att snabbt ch effektivt kunna lösa både dagliga ch större prblem. Mbile MIS Cnsulting (2005) menar att systemdkumentatin kan ses sm en försäkring ch återställningsplan för företaget. Om någnting går fel i ditt nätverk så kan systemdkumentatinen visa sig vara till mycket str hjälp då den kan fungera sm en referensguide i arbetet med felsökning. Detta kmmer att spara både tid ch pengar. Ett väldkumenterat nätverk är till str hjälp då nyanställda eller inhyrd persnal ska sätta sig in i nätverket. De kan läsa dkumentatinen ch snabbare få en översikt över nätverket. Eftersm inhyrd persnal fta är väldigt dyr så kan mycket pengar sparas på detta (Allen, 2002). 4

10 2.1.2 Vad bör dkumenteras? Det finns i grund ch btten två huvudkategrier i en systemdkumentatin dels en övergripande dkumentatin av det fysiska nätverket ch dels en dkumentatin av all hårdvara ch mjukvara sm används (Mbile MIS Cnsulting, 2005). Ett nätverkstplgi hanteringssystem måste vara kapabelt att dkumentera ch manipulera förbindelseinfrmatin för planering, design, eller mknfigureringsbehv (Linebarger, 1986). Den övergripande fysiska dkumentatinen fysiska dkumentatinen ska enkelt ge en bra översikt över nätverket, den bör innehålla lättöverskådliga grafiska skisser över nätverkets infrastruktur, planritningar över byggnaden, ett diagram över alla patchpaneler ch switchprtar med mera. I den övergripande dkumentatinen bör det även finnas kntaktuppgifter till de persner sm är ansvariga för att nätverket fungerar tillfredställande så att det snabbt går att nå dessa persner vid behv (NetwrkDNA, 2008). Till varje server på företaget bör det finnas en utförlig dkumentatin innefattande ett antal viktiga saker. Till att börja med så bör en övergripande beskrivning av varje server finnas. Denna bör innehålla en funktinsbeskrivning, inköpsdatum, installatinsdatum, garantier ch dess utgångsdatum, installerad mjukvara inklusive perativsystem, direktansluten hårdvara, persner med rättigheter till servern, ansvarig administratör ch annan för servern viktig infrmatin. Alla servrar i nätverket bör även dkumenteras nggrant i avseende hårdvara. Denna dkumentatin kan vara till str hjälp vid felsökning av servrar då tekniker snabbt kan få en översikt över den installerade hårvaran. En välgjrd hårdvarudkumentatin är även en nödvändighet m ett identiskt system ska kunna återbyggas efter en ttal systemkrasch (The Cmputer Technlgy Dcumentatin Prject, 2008). Om servern har någn specifik knfiguratin så bör även denna dkumenteras, detta kan innefatta till exempel hur en DHCP-server är knfigurerad, med bland annat scpe, reservatiner ch exclusins (Mbile MIS Cnsulting, 2005). Då nätverksenheter så sm rutrar ch switchar är en av de mest grundläggande enheterna i ett nätverk, så är det viktigt att snabbt kunna återställa dem. Då kan backuper av knfiguratinen vara till väldigt str hjälp. Varje gång en ändring i 5

11 knfiguratinen på en nätverksenhet görs så bör en ny backup av den göras så att den alltid hålls uppdaterad (The Linux Dcumentatin Prject, 2008). Varje serverdkumentatin kan med fördel även kmpletteras med en utskrift från ett systeminventeringsprgram, så sm SYDI-Server eller Belarc Advisr (TechRepublic, 2008). 2.2 Systeminventeringsprgram Olika Systeminventeringsprgram skiljer sig i användningsmråde ch funktiner. De används dck i samma syfte, att samla in data m datrsystem. (Rbichaux, 2008) Företaget Express Metrix beskriver sin lösning Express Inventry sm: ett verktyg sm tillåter dig att autmatisera mjukvaru- ch hårdvaru- inventeringsprcessen ch generera meningsfulla rapprter sm behövs för både IT ch företagets beslutsfattare (Express Metrix, 2008) SYDI - Script Yur Dcumentatin Instantly SYDI är en samling skript sm hämtar infrmatin från servrar ch nätverk för att sedan autmatiskt generera rapprter i Wrd eller XML frmat. SYDI är så kallad öppen källkd, med detta menas att det är gratis att använda för både företag ch privatpersner. SYDI finns i fyra lika utföranden (SYDI, 2008): SYDI-Server Prjektets flaggskepp sm används till att dkumentera Windwsmiljöer. SYDI-Exchange Verktyget för dkumentatin av Micrsft Exchange (mailserver). SYDI-SQL Verktyget för dkumentatin av MS SQL servrar (databaser). SYDI-Linux Verktyget för dkumentatin av Linux system (stöds för tillfället endast fullt ut av Linuxdistributinen Gent Linux). Man kan säga att SYDI-Server består av två lika delar, insamling ch rapprtering. Insamlingsdelen använder sig av WMI (Windws Management Instrumentatin) sm är en tjänst sm körs på Windwsbaserade datrer ch kan användas till att samla in infrmatin. Eftersm WMI körs sm en nätverkstjänst är det möjligt att dkumentera andra servrar på systemet när man använder ett datrknt med administratörsrättigheter. 6

12 Rapprtdelen av SYDI-Server kan presentera insamlad data på två lika sätt. Antingen så autgenereras ett Wrddkument med hjälp av COM bject, eller så skrivs infrmatinen autmatiskt in i en enkel xml fil. Om man för tillfället använder SYDI- Server från en maskin sm inte har Micrsft Office Wrd installerat finns det en inbyggd funktin för att skapa en XML fil sm senare kan knverteras till ett Wrd dkument. SYDI-Server kan användas till att hämta en str vidd av en servers knfiguratin, detta innefattar bland annat: installerad mjukvara, bisinfrmatin, IP-rutter, installerade patchar ch diskinfrmatin. Se avsnittet Gathering Optins i bilaga 1 för en utförligare beskrivning (SYDI, 2008) Express Metrix Express Metrix är ett mjukvaruföretag sm specialiserar sig på systeminventeringsprgram ch systemmätningslösningar. (Express Metrix, 2008) Express Metrix lösningar för licenshantering vann 2005 Micrsfts pris: Technical Innvatin Award sm är ett pris sm delas ut till Micrsfts Partners. (Micrsft, 2008b) Express Metrix har två lösningar för systeminventering: Express Sftware Manager ch Express Inventry. Prgrammen är prprietära, det vill säga har stängd källkd ch kstar för både privatpersner ch företag. Express Sftware Manager är ett PC inverteringsprgram designat för Windws klient- ch serverperativsystem. Prgrammet har stöd för Windws Terminal Server/Citrix applikatiner. Express Inventry är ett systeminventeringsprgram sm autmatiserar hårdvaru- ch mjukvaru- inventeringsprcessen. Prgrammet har stöd för att generera rapprter m Micrsft Windws klient- ch serverperativsystem. Express Metrix systeminventeringsprgram är uppbyggda i tre steg (Express Metrix, 2008): Upptäcka Prgrammet söker efter arbetsstatiner i Active Directry. Prgrammet försöker upptäcka all installerad mjukvara på nätverket, även den sm inte känns igen av prgrammet. Man kan välja att upptäcka specifika filer sm tar upp utrymme på servern till exempel MP3 filer. 7

13 Identifiera Express Sftware Identificatin Database (ESID) är en databas med känd mjukvara. Prgrammet matchar den upptäckta mjukvaran med pster i databasen. Det finns även möjlighet att lägga till mjukvara sm hittats men inte känns igen. Rapprtera Prgrammet kan presentera data på två lika sätt, antingen i prgrammets Express Reprts Cnsle eller sm webbrapprter Belarc Belarc är ett amerikanskt företag sm har två prdukter sm kan användas för att samla in infrmatin m servrar ch nätverk. Belarc Advisr riktar sig till privatpersner ch är gratis medans BelManage kstar ch är ämnad för företag. Belarc Advisr är ett systeminventeringsprgram sm genererar rapprter med infrmatin m installerad hårdvara, mjukvara, saknade Micrsft htfixes ch status på virusskydd. Denna infrmatin presenteras sedan på en lkal webbsida. BelManage är prgramvara sm hjälper till att hålla kll på mjukvarulicenser, uppgraderingar, säkerhetsuppdateringar ch knfiguratin. Av detta genereras översiktliga rapprter sm kan exprteras (se figur 1). 8

14 Figur 1: Exempel på en BelManage Uppgradering rapprt. Källa: Belarc, BelManage används av flera amerikanska företag ch myndigheter bland annat NASA, U.S. Cast Guard, U.S. Marine Crps ch U.S. Army. BelManagers funktiner är följande: Knfiguratinshantering med mjukvaru-, hårdvaru- ch säkerhetsrapprter. Mjukvarulicenshantering sm rapprterar antal licenser sm är installerade ch var de finns. Säkerhetsrevisiner för Micrsfts htfixar ch säkerhetsuppdateringar sm täcker Micrsft Windws ch Micrsft Office. Ändringshistria för att autmatiskt lgga alla mjukvaru- ch hårdvarumdifikatiner. Prestandaövervakning för viktiga parametrar sm S.M.A.R.T. status (hårdiskövervakning), mstarter, prcessr användning ch nätverksaktivitet med mera. 9

15 Knfiguratinshanteringsdatabas (eng. Cnfiguratin Management Database) sm består av detaljerade mjukvaru-, hårdvaru- ch säkerhetsrapprter. Det mfattande ramverket Infrmatin Technlgy Infrastructure Library beskriver uttryckligare fördelarna med en Cnfiguratin Management Database (Belarc, 2008). 2.3 Infrmatin Technlgy Infrastructure Library Infrmatin Technlgy Infrastructure Library (benämns i frtsättningen ITIL) är ett mfattande ramverk skapat för att bistå rganisatiner med en standardiserad miljö (ITIL ITSM Wrld, 2008). ITIL utvecklades av brittiska Central Cmputer and Telecmmunicatins Agency (CCTA) för att sammanställa erfarenheter från arbeten med att leverera kstnadseffektiva ch kvalitativa IT-tjänster. ITIL består av fem böcker sm ger råd m hur man skapar ch bibehåller IT-tjänster med kvalitet (ITIL.se, 2008). ITIL behandlar även Service Management sm är ett set resurser utfrmade för att ge mervärde till kunder i frm av tjänster (ITIL ITSM Wrld, 2008). Cnfiguratin Management beskrivs i versin två av ITIL ch behandlar implementatinen av en knfiguratinshanteringsdatabas så kallad Cnfiguratin Management Database (benämns i frtsättningen CMDB). En CMDB innehåller infrmatin m de IT-tjänster sm rganisatinen är berende av. Infrmatinen innefattar bland annat infrmatin sm rör hårdvara, mjukvara ch systemunderhåll (ITIL ITSM Wrld, 2008). Den senaste versinen av ITIL (versin3) är strukturerad i en livscykel i fem steg vilket utgör strukturen för de fem böckerna. Böckerna förklaras överskådligt nedan (Haverblad, 2008). Service Strategy ger en vägledning i design, utveckling ch implementatin av Service Management, både sm rganisatrisk kmpetens ch sm strategisk tillgång. Den här ITIL-bken uppmuntrar läsarna att stanna ch tänka igenm varför någnting ska göras innan de funderar över hur själva förfarandet ska gå till. 10

16 Service Design ger vägledning m design ch utveckling av tjänster ch prcesser inm Service Management. Den ger även principer för design ch metder för hur man mvandlar strategiska mål till servicelösningar. Service Transitin ger vägledning i förbättring ch utveckling i driftsättandet av nya ch förändrade tjänster. Service Operatin handlar m praxis vid hanteringen av servicedriften. Cntinual Service Imprvement ger handledning i att skapa ch bevara ett bättre mervärde för kunden med hjälp av design, överföring ch servicedrift (ITSMF, 2008). Nästa avsnitt behandlar dkumenthanteringssystem sm på ett funktinsrikt sätt kan användas för att centralt lagra den färdiga dkumentatinen. 2.4 Dkumenthanteringssystem Ett dkumenthanteringssystem hjälper till att rganisera, indexera ch kntrllera dkument (ECM, 2008). Ett effektivt dkumenthanteringssystem kan innefatta följande: (Systemvaruhuset, 2008) Generella ch specifika nyheter/meddelanden Behörighetsstyrda dkument ch mötesplatser Versinshantering ch ännu ej upprättade dkument Kalender ch bkningssystem Feldman hävdar att 80 % av ett företags insamlade kunskap finns i företagens dkument. Av denna anledning har dkumenthantering blivit erkänt sm nyckeln till bra kunskaps- ch infrmatinshantering (Liu, 2008). För tillfället finns det många dkumenthanteringssystem på marknaden ch fler är under utveckling. De viktigaste lösningarna sett till de funktiner sm finns tillgängliga är: Dcumentum, FileNet, IBM Ltus Ntes, Interwven, Micrsft SharePint, ch Stellent. Bland lösningarna sm bygger på öppen källkd är följande prgram värda att nämnas: OpenCMS, Apache Lenya, MARIAN, and Xinc (Paganelli, 2008). 11

17 2.4.1 Prblem För stra företag med hundratusentals dkument är ett dkumenthanteringssystem abslut nödvändigt. Mindre företag ser fta inte samma behv. De känner att de med en genmtänkt katalgstruktur har ett system sm är tillräckligt för deras behv. De argumenterar med att det kstar pengar ch tid i frm av utbildning, administratin samt eventuell ny hård- ch mjukvara. Med tanke på detta tycker de inte att funktinerna sm ett dkumenthanteringssystem tillför är tillräckliga för en implementatin (Heckman, 2003) OpenKM OpenKM är ett dkumenthanteringssystem sm bygger på öppen källkd. Med detta menas att det är fritt att användas både i persnligt ch kmmersiellt syfte. Företaget försörjer sig istället genm att ta betalt för supprt av prdukten. OpenKM finns i fyra lika utföranden. OpenKM - Cmmunity OpenKM - Enterprise OpenKM - Enterprise hsted OpenKM - Enterprise cluster Prgrammet riktar sig till både stra ch små företag. OpenKM bygger på J2EE(java) ch JBss applicatin server vilket gör servern helt plattfrmsberende. Klienten kräver ingen extra installatin utan är helt webbaserad. Klienten finns även översatt till svenska. Infrmatinen kan antingen lagras på ett filsystem eller så kan en databashanterare användas (se figur 2). 12

18 Figur 2: Enkelt diagram över systemarkitekturen. Källa: OpenKM, Versinshanteringen fungerar genm utcheckning av ett dkument man vill arbeta med, sm vid utcheckningen låser sig för andras ändringar. När man arbetat färdigt med dkumentet checkar man in det ch en ny versin är skapad. Det fungerar utmärkt att kmma åt föregående versiner av ett dkument. Sökfunktinerna indexerar autmatiskt dkument ch gör det möjligt att söka i innehållet. Man kan söka på nyckelrd, synnymer, mdifikatinsdatum, författare ch dkumenttyp. Administratinsfunktinerna innefattar förutm rättigheter för användarna en detaljerad användarlgg ch möjlighet att se inlggade användare (OpenKM, 2008) Micrsft SharePint SharePint kan användas till att underlätta samarbete, tillhandahålla funktiner för innehållshantering, hantera webbinnehåll samt göra vanliga arbetsflöden mer knsekventa när det gäller att till exempel granska dkument. Prgramvaran är i str 13

19 utsträckning anpassad till att användas tillsammans med Micrsfts kntrsprgram Micrsft Office. Detta gör att upplevelsen blir välbekant ch knsekvent för användaren eftersm många företag redan använder Officepaketet. (Micrsft, 2008a) Intresset för internetbaserade prtaler såsm SharePint är strt just nu (InfMER, 2007). Prcentuellt sett är det ett lågt antal företag sm använder prtaler men intresset för dem är högt. Glen Keenan vd på XCM Slutins trr att denna typ av prdukter kmmer att slå igenm strt inm de närmaste åren (Alexander, 2008). SharePint prgramvaran finns i tre lika versiner. Windws SharePint Services 3.0 (WSS) - Ett fritt tillägg till Windws 2003 Server. Micrsft Office SharePint Server Finns i två versiner: Standard ch Enterprise, dessa skiljer sig i funktiner ch pris. (Micrsft, 2008d) Dessa två versiner är byggda på tppen av WSS arkitekturen (se tabell 1). Tabell 1: WSS ch MOSS Arkitektur. Haglund, 2007 Micrsft Office SharePint Server 2007 (MOSS) Prject Server 2007 Windws SharePint Services 3.0 (WSS).Net Framewrk 3.0 inklusive Windws Wrkflw Fundatin ASP.Net 2.0 Internet Infrmatin Server (6.0 eller 7.0) Windws Server (2003 eller 2008) Innehållshantering - SharePints Innehållshantering innehåller funktiner för versinshantering, beskrivande metadata, arbetsflöde, innehållstyper, granskning ch rllbaserad åtkmstkntrll på dkumentbibliteks-, mappch dkumentnivå (Micrsft, 2008a). Dkumenthantering - SharePint är ett kraftfullt verktyg för dkumenthantering. En viktig funktin är versinskntrllen sm ser till att flera persner inte samtidigt ändrar i ett dkument. Detta genm att man 14

20 checkar ut ett dkument, arbetar med det ch checkar in det igen (InfMER, 2007). Arbetsflöden - Micrsft Office SharePint Server 2007 har stöd för autmatiserade arbetsflöden sm förenklar granskning av innehåll ch gdkännandeprcesser när det gäller dkument sm lagras i ett SharePintdkumentbiblitek med tillhörande arbetsflödesmall. (Micrsft, 2008c) Med detta menas att man kan definiera regler för hur ett dkument ska hanteras. Till exempel kan ett autmatiskt e-pst meddelande skickas till säljchefen med en uppmaning att granska en ny ffert innan den skickas ut till kund (Micrsft, 2008d). Persnliga webbprtaler - Med SharePint kan man skapa persnliga webbplatser. Webbplatsen kan fungera sm en prtal där användaren kan hantera ch visa sina dkument, uppgifter, Micrsft Office 2007-kalendern ch söka efter arbetskamrater. Innehållsleverantörer kan utifrån befattning, avdelning eller intressen presentera relevant infrmatin. Webbinnehåll - Office SharePint Server 2007 innehåller funktiner för att designa, distribuera ch hantera internetprtaler. Man kan skapa mallbaserade webbsidr till exempel en Nyhetswebbplats m man vill ha en webbplats med nyhetsartiklar ch länkar. Andra malltyper sm finns är samarbetsprtal ch publiceringsprtal. En Samarbetsprtal utgör den översta hierarkin i ett företags intranät med startsida, nyhetswebbplats, webbplatskatalg ch ett sökcenter. Exempel på mallar sm finns tillgängliga för samarbetsprtalen är gruppwebbplatser, wikiwebbplatser ch blggar. En publiceringsprtal är den översta hierarkin för en webbplats på internet sm kan anpassas till företagets intranät. Mallen utgörs av en inlggningssida, en startsida, ett exempel på ett webbutrymme för pressmeddelanden ch ett sökcenter (Micrsft, 2008a). Office SharePint Designer Detta är ett prgram relaterat till SharePint ch används för att skapa ch anpassa SharePint webbplatser. Prgrammet har stöd för skapandet av arbetsflödesprgram. Med hjälp av redigeringsverktyg kan man designa den grafiska layuten med så kallade stilmallar (eng. Cascading Style Sheets) (Micrsft, 2008a). 15

21 3. Metd Detta kapitel inleds med en förklaring kring några lika metder sm vi sedan diskuterar ch förklarar hur vi använt. Kapitlet frtsätter med en överläggning kring datainsamlingen. Metddelen avslutas med metdkritik där vi diskuterar kring alternativa metder. 3.1 Kvalitativ metd Valet av frskningsansatts avgörs utifrån vilket prblem frskaren har att undersöka. Det finns två lika frskningsansatser, kvalitativa samt kvantitativa. De båda syftar till hur man väljer att generera, bearbeta ch analysera den infrmatin sm har samlats in. Det sm avgör vilken ansats sm är mest lämplig berr på hur undersökningsprblemet är frmulerat (Davidsn & Patel, 2003, s 14). En kvalitativ metd kännetecknas av att den inte använder sig av siffrr eller tal. Den inbegriper eller resulterar i verbala frmuleringar, skrivna eller talade. (Backman, 1998, s 30) Med kvalitativ frskning fkuserar datainsamlingen på mjuka data till exempel av kvalitativa intervjuer ch tlkande analyser. Kvantitativ frskning däremt innebär mätningar vid datainsamlingen ch statistisk bearbetnings- ch analysmetder (Davidsn & Patel, 2003, s 14). Vi anser att en kvalitativ studie passar bäst till vår uppsats eftersm vi har sm avsikt att finna en lösning på ett antal prblem. Då arbetet kmmer att grunda sig mycket i teretiska bservatiner kan metden ses sm kvalitativ. Vi har inte haft sm avsikt att göra generaliseringar sm har uppstått från statistiska analyser, därför är den kvantitativa ansatsen utesluten. Baserat på vår kvalitativa ansats anser vi att en fallstudie är en väl lämpad undersökningsmetd. Eftersm en fallstudie ämnar förklara, förstå ch beskriva ett specifikt mråde. Det kan vara en grupp, en rganisatin eller en situatin. Vid en fallstudie utgår man från ett helhetsperspektiv för att få så mycket täckande infrmatin sm möjligt (Davidsn & Patel, 2003, s 54). Fallstudier behöver inte begränsats till just ett fall, man kan tänka sig flera i en studie (Backman, 1998, s 48). I denna uppsats har en fallstudie tillämpas, vi har initialt haft kntakt med ett företag där vi gemensamt arbetat fram våra mål ch frågeställningar. Fallstudien i vår uppsats kan ses sm en situatin där målet var att ta fram en lösning för dkumentatin. 16

22 Denna lösning har sm avsikt att vara så generell sm möjligt till företag med lkala nätverk. För att svara på våra frågeställningar kan lika slags arbetssätt för att relatera empiri ch teri tillämpas. Det finns huvudsakligen tre sådana: deduktin, induktin ch abduktin. Dessa begrepp handlar m hur frskaren väljer att tillmötesgå prblemet. Induktin är när uppsatsskrivaren börjar med empirin, för att sedan kppla den med befintliga terier ch begrepp. Deduktin är när frskaren initialt utgår från terin för att sedan kunna kppla samman den med empirin. Att arbeta deduktivt betyder att frskaren följer bevisandets väg. Det menas att denna väg kännetecknas av att utifrån allmänna principer ch befintliga terier dra slutsatser m enskilda fall ch företeelser. Fördelarna med ett deduktivt förhållningssätt är att bjektiviteten i frskningen stärks då utgångspunkten tas i redan befintlig teri. Detta leder till att arbetet blir mindre färgat av frskarens egna åsikter kring ämnet. Nackdelen med att arbeta deduktivt är att befintlig teri kan styra frskningen ch hålla tillbaka upptäckten av ny infrmatin. Abduktin är en blandning av dessa två (Davidsn & Patel, 2003, s 23). Vid val av för dkumentatinsarbetet viktiga prgram ch verktyg ämnar vi att använda ss av ett deduktivt arbete. Vi har för avsikt att utifrån införskaffad teri göra praktiska tester för att fastställa att prdukterna fungerar sm terin utlvat. Även arbetet med dkumentatinsmallarna följer ett deduktivt flöde sm inleds med sekundär datainsamling för att bygga upp en teretisk referensram. Datatriangulering är ett effektivt sätt att öka en studies validitet genm att ställa terins variatiner mt varandra (Björklund & Paulssn, 2003, s 77). Därför ämnar vi använda datatriangulering vid framtagandet av dkumentatinsmallarna. För att sammanfatta de valda metderna har vi valt att visualisera dem i figuren nedan (figur 3). 17

23 Figur 3: Egen mdell: Metdvisualisering. Genm att använda ss av dessa metder ämnar vi att få en helhetsbild av vårt ämne ch på så sätt få en ökad förståelse för det vi vill undersöka. 3.2 Datainsamling Denna insamling görs för att samla in den infrmatin sm behövs efter att man bestämt sig för prblemfrmulering ch syfte. Den består av att man under den tid sm finns till förfgande tillskaffar sig data sm säger så mycket sm möjligt m de frågr sm frmulerats samt att man skaffar sig förståelse för de brister infrmatinen kan ha. Insamlingen är berende av metdvalet (Davidsn & Patel, 2003, s 65). Det finns två lika sätt att samla in data. Primärkällr, det vill säga förstahandsrapprteringar samt sekundära källr sm till exempel litteratur ch elektrniska källr. Vi har främst använt ss av sekundära källr med undantag från det initiala framtagandet av frågeställningar ch mål. Den sekundära data kmmer främst från elektrniska källr då den mest uppdaterade ch krrekta infrmatinen avseende funktiner i prgramvara återfinns på företagens egna prduktsidr. Litteratur har ckså använts i avseende att öka förståelsen m terin bakm dkumentatin, sm till exempel vad sm skall dkumenteras. 18

24 3.3 Metddiskussin Lösningen har utvecklats i en virtuell miljö. Vi kan därför inte garantera att den fungerar på samma sätt i en fysisk miljö. För att säkerställa kvaliteten bör därför tester i en fysisk miljö göras. Detta kunde ha varit möjligt m kntakten med företaget hade varit frtlöpande under hela uppsatsens gång. Sm vi inledningsvis skrev saknas det fta ingående kunskap m vad sm behöver dkumenteras ch hur det ska dkumenteras. I ch med att uppsatsen är inriktad på att hitta en lösning för dkumentatin istället för att ta reda på varför den ingående kunskapen saknas anser vi att de primära källrna inte hade bidragit till en bättre lösning. Intervjuer med lika företag kunde dck ha hjälpt ss i arbetet med utvecklandet av dkumenteringsmallarna då en större helhetsbild hade framkmmit. Vi har dck sm tidigare nämnts använt ss av datatriangulering för att öka validiteten. 3.4 Genmförande ch resultat Här kmmer vi att beskriva hur vi km fram till de lika prdukterna sm utgör vårt resultat Dkumenteringsmallar För att skapa dkumenteringsmallarna började vi med att triangulera data sm presenteras i referensramen. Våra källr var förhållandevis eniga gällande vad sm bör dkumenteras. Mbile MIS Cnsulting skriver m dkumentatin sm en försäkring ch återställningsplan för företaget. De andra källrna är variatiner av att dkumentatinen skall vara så pass mfattande att en återställning av systemet skall kunna göras. Syftet med dkumentatinen tlkar vi utifrån detta vara densamma även m det utrycks lika. Vi fann att källrna fta inte mtiverade sina val av bjekt att dkumentera. Detta berr sannlikt på att de flesta bjekt anses så självklara att dkumentera att det inte krävs någn mtivatin. Detta gjrde det svårare för ss att göra en kritisk analys av infrmatinen samtidigt sm framtagandet av mallarna blev mindre tidskrävande än väntat ch vi fick mer tid över till prdukttesterna sm presenteras senare i arbetet. De mallar vi arbetat fram är följande tre: 19

25 Mall för övergripande dkumentering (Bilaga 2) Här dkumenteras bland annat kundinfrmatin, knfiguratiner ch den nätverksutrustning sm inte passar att dkumentera med övriga mallar, till exempel nätverksskrivare. De grafiska skisser sm bör finnas dkumenterade kan ses sm en bilaga till detta dkument. Mall för serverdkumentering (Bilaga 3) Här dkumenteras varje enskild server i nätverket. Detta dkument är tänkt att vara så pass detaljerat att en återställning ska kunna göras vid ttal systemkrasch. Här dkumenteras bland annat datrnamn ch placering, nätverksknfiguratin, datum för inköp, installatin, garantier ch en detaljerad lista på serverns hårdvara. Till denna dkumentatin ska en inventering från SYDI-Server finnas. Mall för nätbjektsdkumentering (Bilaga 4) Denna mall används vid dkumenterande av nätbjekt sm till exempel: rutrar, switchar ch hårdvarubrandväggar. Utöver denna dkumentatin bör även en backup tas av varje nätbjekts knfiguratin Systeminventeringsprgram För att kmma fram till vilket systeminventeringsprgram vi ville använda utförde vi ett antal jämförelser ch tester. Vi började med en teretisk jämförelse där vi jämförde de i terin genmgånga systeminventeringsprgrammen. Vi undersökte vilket prgram sm på enklast sätt samlade in infrmatin m systemet, vilket sm var mest skalbart samt andra funktiner sm på ett eller annat sätt förbättrar dkumentatinen eller förenklar dkumentatinsarbetet. Beslutet grundas på följande bservatiner. SYDI använder Windwstjänsten WMI för insamling av data. Skriptet kräver ingen installatin ch kan användas på valfri datr i nätverket när man är inlggad sm dmänadministratör. SYDI är ch gratis att använda ch fritt att mdifiera. Detta gör att administratören själv utfrmar vad sm skall dkumenteras. BelManage ch Express Metrix prgram använder prprietär källkd för att samla in data samt kräver installatin på en värddatr. Utifrån detta bedömer vi SYDI sm mest skalbart. SYDI hade den mest mfattande användarguiden. Express Matrix ch BelManage prduktsidr anser vi inte räcker för att utröna prdukternas användarvänlighet. 20

26 För att utföra de praktiska tester vi planerat att göra sattes en testmiljö upp Testmiljö Testmiljön skapades i virtualiseringsplattfrmen VMware ch bestd av tre virtuella datrer sm presenteras nedan. Den första virtuella datrn sm installerades var en Windws Server 2003 Enterprise Editin, denna användes sm dmänkntrllant. Datrn var utrustad med 384mb RAM-minne, 16gb hårddisk ch en prcessr på 2,4Ghz. Den andra virtuella datrn sm installerades var en 64-bitars Windws Server Denna datr var utrustad med 1gb RAM-minne, 30gb hårddisk ch en prcessr på 2,4Ghz. Den tredje ch sista virtuella datrn sm installerades var en Windws XP Prfessinal med servicepack 2. Denna datr var utrustad med 320mb RAM-minne, 6gb hårddisk ch en prcessr på 2,4Ghz Test utav SYDI För att skriptet ska fungera så måste datrn ha kntakt med alla de servrar sm ska inventeras. SYDIskriptens dkumentatin rekmmenderar att man lggar in sm dmänadministratör för att ha fulla rättigheter till alla servrar i dmänen. Det första sm måste göras för att få SYDI att fungera tillfredställande är att knfigurera skriptet sydi-wrapper.vbs sm ligger i mappen tls. Skriptet kan editeras med till exempel ntepad eller en annan textredigerare sm inte frmaterar text. Sydi wrapper har följande inställningar ch parametrar: Exprt Optins Sm default är [EXPORTFORMAT="wrd"] brtkmmenterat, ch [EXPORTFORMAT="xml"] valt. Vi ändrade så att [EXPORTFORMAT="xml"] är brtkmmenterat ch att [EXPORTFORMAT="wrd"] används. Lcatin Optins Här finns ett antal sökvägar sm ska fyllas i, de är sm följer: SYDISERVER Sökvägen till skriptet sydi-server.vbs. 21

27 OUTPUTDIRECTORY - Sökvägen till den mapp där du vill spara de rapprter sm genereras av SYDI-server. LOGDIRECTORY Sökvägen till den mapp där du vill spara de lggfiler sm skapas när SYDI-server genererar rapprter. (Detta är nrmalt inga filer sm behöver användas) Så här såg den färdiga knfiguratinen ut. ' Exprt Optins EXPORTFORMAT="wrd" ' Fr Micrsft Wrd 'EXPORTFORMAT="xml" ' Fr XML ' Lcatin Optins ' Lcatin f SYDI-Server.vbs SYDISERVER="C:\Dcuments and Settings\administratr.FORETAGET\Desktp\sydiserver-2.1\sydi-server.vbs" OUTPUTDIRECTORY="C:\Dcuments and Settings\administratr.FORETAGET\Desktp\sydesservers utput\" LOGDIRECTORY="C:\Dcuments and Settings\administratr.FORETAGET\Desktp\sydesservers utput\lg Files\" Nu är SYDI-wrapper knfigurerat ch klart att användas. För att starta skriptet startade vi kmmandprmpten ch skrev följande: cscript [sökvägen till SYDIwrapper] a [den OU innehållande de servrar sm ska inventeras] Exempel: >cscript "C:\Dcuments and Settings\administratr.FORETAGET\Desktp\sydi server 2.1\tls\sydi wrapper.vbs" a"ou=servers,dc=fretaget,dc=se" Skriptet kntaktar nu dmänkntrllanten ch plckar ut alla de enheter sm ligger i den angivna OUn ch testar anslutningen till dem. Om anslutningen lyckades så skickar SYDI-wrapper vidare anslutningen till skriptet SYDI-server sm inventerar servern skriver all infrmatin till ett Wrd-dkument sm sedan sparas på den i knfiguratinen angivna mappen. SYDI-Server valdes för skriptets enkelhet, framtida utveckling ch eftersm det är gratis. Skriptet fungerade mycket tillfredställande i vår testmiljö ch visade sig även vara möjligt att mdifiera vid eventuella framtida behv. SYDI-Servers autmatik sparar mycket tid i dkumentatinsarbetet ch spelar en viktig rll i vår lösning Test ch val utav dkumenthanteringssystem För att hantera alla de dkument sm framställs under dkumenteringsarbetet såg vi snart behvet av ett väl fungerande dkumenthanteringssystem. För att kmma fram till vilket dkumenthanteringssystem sm skulle användas gjrdes en teretisk jämförelse av SharePint ch Open KM. 22

28 Valet av dkumenthanteringssystem grundar sig på de krav vi definierat i kapitel 1.3. Både SharePint ch Open KM har stöd för versinshantering ch kan installeras på befintliga nätverk. Eftersm SharePint är integrerat med Micrsft Office sm är världens mest använda kntrspaket känner många igen sig ch prgrammet blir med lättanvänt (PC Wrld, 2008). SharePint har svensk suprt både på internet ch över telefn (Micrsft, 2008a). Open KM supprt kstar ch det framgår inte på prduktsidan vilken typ av kmmunikatin det rör sig m (OpenKM, 2008). Utifrån dessa jämförelser km vi fram till att Micrsft SharePint Services 3.0 var den prgramvara sm var bäst lämpad för ändamålet. Efter de terietiska jämförelserna gjrde vi ett antal praktiska tester för att kntrllera ch styrka riktigheten i de teretiska jämförelserna. De krav vi ställde på prdukten var att den skulle vara enkel att implementera, vara lättillgänglig, enkel att använda ch ha en välfungerande versinshantering. Det är dessa krav vi vill verifiera med de praktiska testerna. Testerna utfördes i den testmiljö sm vi beskriver i punkt För att undersöka m prdukten var tillräckligt enkel att implementera laddade vi ner den från Micrsfts hemsida. Installatinen gjrdes sedan på Server 2008 maskinen. Vi valde att göra en basic installatin ch följde sedan installatinsguiden. Efter installatinsguiden följde en autmatisk knfiguratin sm kördes. Utan vidare knfiguratin sedan föregående steg, valde vi nu att kntrllera tillgängligheten till den nyinstallerade prdukten. Detta gjrdes genm att ansluta från XP-klienten ch lgga in med administratörskntt. För att vidare testa prduktens användarvänlighet skapades ett antal dkumentmallar, ett dkumentbiblitek ch en mappstruktur. (se bilaga 5) När de väl var skapade prvade vi att använda de nyskapade mallarna. Samtidigt sattes versinshanteringen på prv. (Se bilaga 6) Vi valde att använda Windws SharePint Services 3.0 (WSS) sm dkumenthanteringssystem. WSS uppfyller alla de krav vi har på centraliserad lagring, det är enkelt att implementera, använda ch förstå samtidigt sm det är lättillgängligt ch har inbyggt stöd för versinshantering. (Micrsft, 2008a) 23

29 Nästa stycke förklarar dkumenteringsprcessen ch visar hur dkumenteringsmallarna, SYDI ch Sharepint interagerar Dkumenteringsprcessen Efter våra studier km vi fram till en katalgstruktur ch en dkumentatinsprcess. Katalgstrukturen skapas utifrån en framtagen mall för dkumentbiblitek (se bilaga 5). Dkumentatinsprcessen beskrivs i fem faser med ett strukturerat arbetsflöde sm visualiseras nedan (figur 4). Figur 4 (egen mdell): Visar katalgstrukturen i SharePint. Arbetsflödet sm beskrivs nedan illustreras här med pilar. Fas 1 SYDI-Server skriptet igång. Skriptet skapar en autmatisk dkumentatin för vardera server sm ligger i en bestämd OU (Organisatin Unit) i Active Directry. Dkumenten laddas sedan upp på servern (figur 5). Dkumentatin sm skapas i denna fas kan används i nästkmmande fas. Figur 5: Visar hur man överför utskrifterna till SharePint. 24

30 Fas 2 - nytt serverdkumentatin väljs från menyn i SharePint (se figur 6). Serverdkumentatinsmallen öppnas då i Wrd (se bilaga 3). En Serverdkumentatin skapas för varje server på nätverket. Utskrifterna sm skapas i fas 1 underlättar dkumenteringsarbetet. Figur 6: Visar menyn för dkumentskapande i SharePint. Fas 3 - Här skapas dkumentatin för nätbjekt så sm switchar, rutrar ch hårdvarubrandväggar. Mallen (bilaga 4) öppnas på samma sätt sm i fas 2. Fas 4 Den övergripande dkumentatinen fylls i. (Se bilaga 2) Fas 5 - En nätverksskiss skapas utifrån en mall i Micrsft Visi. 25

31 4. Diskussin & Slutsats Vårt syfte var att skapa en så generell lösning för systemdkumentatin sm möjligt. Mallarna ch systeminventeringsprgrammen är båda tillräckligt generella för att passa de flesta företag med en IT-miljö. SharePint katalgstrukturen sm presenteras i vårt lösningsförslag är gjrd för ett typiskt IT knsultföretag sm sköter kunders systemdkumentatin. Därför passar katalgstukturen inte företag sm endast har ett nätverk att dkumentera. Det krävs dck inget strt arbete för att skapa mappstruktursmallar sm bättre passar andra typer av företag (se bilaga 5). Vi har vägt behven av ytterligare en mall, en mer fysisk sådan med planritning sm innefattar diagram över patchpaneler ch switchprtar. En sådan dkumentatin skulle enligt ss bli nödigt tidskrävande ch svårtydd. Vårt synsätt är att man med etiketter bör märka patchpaneler ch switchprtar istället för att innefatta detta i dkumentatinen. Vi fann bristande teri i hur grafiska mallar skall utfrmas för att kunna vara lätta att mdifiera. Därför uppfyller vi inte det målet vi hade för att utfrma standardiserade mallar ch riktlinjer för detta. Implementatin av ITIL anser vi i dagsläget är alltför tidskrävande ch mfattande att realisera för ett medelstrt IT-företag. Detta ligger emellertid utanför examensarbetet ch skulle kräva ytterligare studier för att kunna dra en slutsats m. Arbetet har lett fram till en lösning sm förenklar arbetet med dkumentering av servrar, nätbjekt ch nätverksinfrastruktur. Vi har utvecklat dkumenteringsmallar sm förenklar dkumentatinsarbetet ch ligger till grund för en välstrukturerad systemdkumentatin. Tack vare SharePints centraliserade lagring är dkumentatinen lättillgänglig för företaget ch den inbyggda versinshanteringen tillför gda möjligheter att spåra ändringar. SharePints övriga funktiner ligger även till gd grund för andra användningsmråden. Inventeringsverktygets autmatik sparar mycket av det tidskrävande arbetet sm annars måste skötas manuellt ch leder även fram till en mer kmplett systemdkumentatin. 26

32 4.1 Förslag till frtsatt arbete SharePint är ett prgram sm även kan användas till fler saker än dkumenthantering. Fler ch fler företag kmmer sannlikt att upptäcka vilka möjligheter systemet har. I framtiden skulle det bland annat vara intressant att titta på vilka plicys ch praxis sm används för arbetsflöden. Dessa arbetsflöden kan sedan på ett mer effektivt sätt implementeras i SharePint. På detta sätt säkerställer man prcessen ch minimerar risken för att viktiga dkument i frm av avtal, fferter ch dkumentatin är felaktiga genm arbetsflödets granskning. Någt sm kan ses sm framtida förbättringar ch kmplement till arbetet är ett systeminventeringsverktyg för Linux-maskiner. Vi fann inte de verktyg för inventering av Linux-maskiner sm vårt val av systeminventeringsverktyg kunde erbjuda sm tillräkligt utvecklat för användning. Detta var mycket på grund av att det endast var fullt utvecklat för Linuxdistributinen Gent Linux. 27

33 5. Sammanfattning Det saknas fta ingående kunskap m vad sm behöver dkumenteras inm nätverk ch dess arkitektur. När nätverken växer, vem ser till att förändringarna dkumenteras? När den viktiga dkumentatinen inte är åtkmstbar, vad händer då? Vi ville utifrån dessa funderingar besvara följande frågr: Vad bör dkumenteras? Hur bör arbetet med dkumentatinen gå till? Kan man autmatisera delar av dkumentatinsarbetet? Hur bör man hantera den färdiga dkumentatinen? Vi har genm en kvalitativ fallstudie försökt finna en lösning på dessa prblem ch vårt arbete har grundat sig mycket i teretiska bservatiner. Vid val av de prgramvarr ch verktyg sm används i dkumentatinsarbetet har en deduktiv metd valts för att försäkra ss m att prdukterna fungerar sm utlvat i terin. Detta arbete har lett ss fram till en lösning sm förenklar arbetet med dkumentering av servrar, nätbjekt ch nätverksinfrastruktur. Lösningen består av tre delar. För att få en bättre kll på vad sm behöver dkumenteras ch för att inget ska missas vid dkumentering, har ett antal dkumentatinsmallar för dkumentering utvecklats. Dessa mallar innehåller alla de punkter sm vi ser nödvändiga att dkumentera för servrar ch nätbjekt. Mallarna har utvecklats i Micrsft Wrd. För hantering av dessa mallar har vi valt att använda ss av en lösning i Windws SharePint Services (WSS). Denna lösning fungerar sm ett kmplett dkumenthanteringssystem med en välstrukturerad mappstruktur för all systemdkumentatin, en smidig versinshantering ch en gd interaktin med Micrsft Wrd. Vi hade även sm mål att hitta ett verktyg för enkel ch autmatisk inventering av systeminfrmatin, till detta valdes skriptet SYDI-Server sm efter enklare knfiguratin av användaren enkelt samlar in mycket av den nödvändiga infrmatinen autmatiskt. 28

34 6. Summary There is ften a lack f detailed knwledge abut what needs t be dcumented in the netwrk and its architecture. When the netwrks are grwing, wh makes sure that the changes dcumented? When the imprtant dcuments are nt accessible, what happens then? We wanted t answer the fllwing questins: What shuld be dcumented? Hw shuld it be dcumented? Is it pssible t autmate parts f the dcumentatin wrk? Hw shuld the finished dcumentatin be handled? We have means a qualitative case study tried t find a slutin t these prblems and ur wrk has been based t a large extend n theretical bservatins. In the selectin f the sftware and tls used in the dcumentatin wrk is a deductive methd adpted t assure us that the prducts wrk as prmised in thery. This wrk has led us t a slutin that simplifies the prcess f dcumentatin f servers, netwrk bjects and netwrk infrastructure. The slutin cnsists f three parts. T get a better hld n what needs t be dcumented and that nthing will be missed at the recrd-keeping, a number f templates fr dcumentatin has been develped. These templates cntain all the pints that we see necessary t dcument fr servers and netwrk bjects. The templates were develped in Micrsft Wrd. Fr the management f these templates, we have decided t g fr a cmplete slutin in Windws SharePint Services (WSS). This slutin acts as a cmplete dcument management with a well-structured flder structure fr all system dcumentatin, a smth versin handling and a gd interactin with Micrsft Wrd. We had als aims t find a tl fr easy and autmatic gathering f system infrmatin. The script SYDI-Server was elected fr this task. After a simple cnfiguratin by the user the script simply cllects much f the necessary infrmatin autmatically. 29

35 7. Referenser Litteratur Alexander, Antinette (2008). Prtals: Gateways t Data. Accunting Technlgy. Vlym 24, Sidr: Backman, Jarl (2006). Rapprter ch uppsatser. Studentlitteratur AB. 1: uppl. ISBN: Björklund, Maria, Paulssn, Ulf (2003). Seminariebken. Studentlitteratur AB. 1: uppl. ISBN: X. Davidsn, B, Patel, Runa (2003). Frskningsmetdikens Grunder. Studentlitteratur AB. 3: uppl. ISBN: Linebarger, R.N. (1986). Cmputer netwrk tplgy management using an autmated dcumentatin system. AFIPS cnference prceedings. Vlym 55. ISBN: X. Liu, S. m.fl. (2008). A review f structured dcument retrieval (SDR) technlgy t imprve infrmatin access perfrmance in engineering dcument management. Cmputers in Industry. Vlym: 59. Nummer: Sidr: Paganelli, F. Chiara ch Pettenati, M. (2005). A Mdel-driven Methd fr the Design and Deplyment f Web-based Dcument Management Systems. Jurnal f Digital Infrmatin. Vlym 6. Nummer Elektrniska källr Aiim (2003). Dcument and Web Cntent Management. URL: ntent.pdf ( ) Allen, V. (2002). Hw t tackle a netwrk dcumentatin prject. URL: (080513) Belarc, Inc. URL: ( ) C2Slutins. URL: mid=144 ( ) 30