Granskning av lokalförsörjningspro cessen

Transkript

1 Granskning av lkalförsörjningspr cessen KPMG AB Antal sidr KPMG AB, a Swedish limited liability cmpany and a member firm f the KPMG netwrk f independent member firms affiliated with KPMG Internatinal Cperative ( KPMG Internatinal ), a Swiss entity. All rights reserved.

2 Innehållsförteckning 1 Sammanfattning Samlad bedömning Rekmmendatiner 3 2 Inledning Bakgrund Syfte, avgränsning ch revisinsfrågr Metd Ansvarig nämnd/styrelse Prjektrganisatin 6 3 Granskningens resultat Organisatin för lkalförsörjning En ny lkalförsörjningsprcess Lkalförsörjningsprcessen relativt KPMGs analysmdell Svar på revisinsfrågr 16 Bilaga Kalkyl ch analys av kstnad att bygga i egen regi 18 i

3 1 Sammanfattning Vi har av s revisrer fått i uppdrag att granska ändamålsenligheten ch effektiviteten i kmmunens lkalförsörjningsprcess. I relatin till de rekmmendatiner sm lämnades efter 2016-års granskning knstateras att förbättringar skett i vissa avseende. När det gäller rekmmendatinerna m att utveckla underlagen vid beslut samt att ta fram standardprgram för lkaler, visar granskningen att kmmunen vidtagit åtgärder. Beträffande de förhållandena sm lyftes i de två första rekmmendatinerna (lkalförsörjningsprcess ch incitamentsstruktur) kvarstår behv av förbättringar. Kmmunen har under senare tid tagit fram det sm kallas den nya lkalförsörjningsprcessen. Den innehåller gda intentiner men är inte frmellt beslutad ch det faktiska arbetet sker endast delvis enligt denna prcess. De viktigaste skillnaderna mellan den gamla ch den nya prcessen är att den nya är mer sammanhållen ch innebär att mer samrdning ska ske centralt i den gamla skedde mycket på förvaltningsnivå. Den nya består av fem skeden: lkalresursplanering initiering planera genmförande avslut ch en ambitin har varit att ledtiden krtas från att ett lkalbehv definierats till att det tillgdses. Den gamla avsåg endast det första skedet. Den nya prcessen innehåller ingen beskrivning av hur kmmunen säkerställer att lkalbehv tillgdses på effektivaste sätt. Detta är en väsentlig del i att säkerställa effektiv lkalförsörjning ch bör därför tillföras. Enligt prcessen ska kmmunens samlade lkalbehv beskrivas i dkumentet PSL. Kpplat till detta finns anledning att klargöra både frmkrav på nämndernas leverans av underlag (innehåll, utfrmning, tidpunkt) samt hur kmmunen centralt, vid behv, pririterar mellan nämnders lkalbehv. Hela prcessen behöver ckså ha en tidsmässig samrdning med kmmunens budgetprcess. När det gäller Widerströmska gymnasiet bedömer vi att det finns en tydlig spårbarhet ch beslutsgång kring behvet av fler gymnasieplatser i kmmunen. Även mtiv för att förlägga sklan till aktuell plats sm det nu blir har tydligt redvisats ch lagts fast. Det sm dck kan anses saknas för ett kmplett beslutsunderlag, är en beräkning av vad en alternativ placering hade kstat i egen regi. Enligt vår uppskattning (presenterad i bilaga) kstar den externa förhyrningen (år 1-4) mellan 4 ch 5,5 mnkr mer per år för än vad kstnaden hade varit att bygga i egen regi. Vår bedömning är att kmmunen bör precisera i sitt ägardirektiv vilka värden sm Huddinge Samhällsfastigheter AB ska bidra med kpplat till det sm i denna rapprt benämns förvaltningsuppgiften ch samrdningsuppgiften. Med utgångspunkt i detta bör en systematisk redvisning införas av hur blaget lyckas i dessa delar. Den nyinrättade lkalplaneringsenheten vid KSF förväntas på lika sätt axla styrningsch samrdningsuppgiften (beställarrllen). Vår bedömning är att förutsättningarna ännu inte finns för att kunna utöva rllen. För att öka möjligheterna att göra det bör rllen definieras. Den nya lkalförsörjningsprcessen har fört arbetet åt rätt håll men ytterligare delar i prcessen behöver tillföras ch beskrivas. En högst väsentlig del för att kunna utöva denna rll är att den centrala lkalplaneringsenheten har tillgång till en kmplett ch aktuell förteckning över de lkaler sm kmmunen på lika sätt 2

4 dispnerar. Det arbete sm nu pågår för att åstadkmma detta är angeläget att snabbt föra i hamn. Det är psitivt att arbetet med att ta fram standardlkalprgram för lika slags verksamheter kmmit så pass långt. Detta bidrar enligt vår bedömning till en effektiv lkalförsörjning. Sedan föregående granskning framstår det ckså sm att kmmunen i högre grad planerar för alternativ användning av sina lkaler. 1.1 Samlad bedömning Vår samlade bedömning är att s lkalförsörjningsprcess i huvudsak är ändamålsenlig ch att prcessens effektivitet kan förbättras. 1.2 Rekmmendatiner Mt bakgrund av det sm framkmmit i granskningen lämnas följande rekmmendatiner: Kmmunstyrelsen bör definiera den rll eller uppgift sm ska utövas av den centrala lkalplaneringsenheten. Följande behöver bl.a. klargöras: Om enheten ska ge stöd till samtliga förvaltningar Vilket ansvar enheten ska ha gällande att säkerställa att lkalbehv tillgdses på effektivaste sätt för kmmunen Kmmunstyrelsen bör förutm att fastställa den nya lkalprcessen, tillföra beskrivningar m: 2 Inledning 2.1 Bakgrund hur det ska säkerställas att lkalbehv tillgdses på effektivaste sätt hur pririteringar mellan förvaltningar vid behv ska ske hur denna prcess tidsmässigt samrdnas med investeringsprcessen Kmmunstyrelsen bör verka för att i ägardirektivet till Huddinge Samhällsfastigheter förtydliga vilka värden sm blaget ska bidra med kpplat till det sm i denna rapprt benämns förvaltningsuppgiften ch serviceuppgiften genmfördes en granskning av lkalförsörjning i ch en uppföljning gjrdes Granskningen 2016 visade att lkalförsörjningsprcessen blivit tydligare men ckså att kmmunen väntat med vidare utveckling ch förbättring av prcessen i avvaktan på en rganisatinsförändring sm berör fastighetsmrådet. Otydligheter sm kvarstd var bland annat vilket ansvar Huge Fastigheter AB hade i prcessgången. Följande rekmmendatiner lämnades till kmmunstyrelsen med anledning av granskningen 2016: att slutföra arbetet med fastställande av lkalförsörjningsprcessen, avsett hur fastighetsfrågrna rganiseras 3

5 att i samband med utfrmningen av ny fastighetsrganisatin fastställa styrande dkument innehållande en tydlig incitamentsstruktur för att åstadkmma en effektiv ch ratinell lkalanvändning att utveckla underlaget inför beslut m lkalförändringar ytterligare (gällde främst att i de eknmiska beräkningarna av lika alternativ även ta hänsyn till bemanningskstnader, att ha ett livscykelperspektiv i kstnadsberäkning av driftskstnader samt att även bedöma möjligheten till alternativanvändning av lkaler) att frtsätta arbetet med framtagande av riktlinjer för lkalförsörjning (främst utvecklande av standarder utifrån miljöambitiner ch för att åstadkmma resurseffektiv fastighetsförvaltning.) I februari 2017 tg Kmmunfullmäktige beslut i frågan vad gäller rganiseringen kring fastigheter i kmmunen. På grund av höga skatteknsekvenser ändrades den ursprungliga planen där kmmunen skulle ta över vissa fastighetsbestånd från Huge. Beslutet innebar istället en uppdelning av Huge Fastigheter i två separata blag; Huge Bstäder AB ch Huddinge Samhällsfastigheter AB. Det första med uppdrag att äga, bygga ch förvalta fastigheter med bstäder, handel ch kntr. Det senare främst ansvarigt för de fastigheter där kmmunal verksamhet bedrivs. Den nya rganiseringen är tänkt att skapa ett effektivt ch allmännyttigt bstadsblag samt ett kstnadseffektivt sätt att förvalta kmmunens verksamheter. Med kmmunala aktieblag för fastigheter får rllen sm beställare ch blagen blir utförare i lkalförsörjningsprcessen. Den beställarkmpetens sm kmmunen besitter påverkar prduktinskstnaderna ch påverkar hur effektiv ch ändamålsenlig lkalförsörjningen blir. Vidare behöver ansvarsfördelningen mellan lika uppgifter i lkalförsörjningsprcessen vara tydlig ch matcha den nya rganisatinen. Mt bakgrund av dels de förändringar sm skett i rganisering dels tidigare identifierade förbättringsmråden har kmmunens revisrer funnit anledning att granska ändamålsenligheten ch effektiviteten i kmmunens lkalförsörjningsprcess. 2.2 Syfte, avgränsning ch revisinsfrågr Syftet är att granska ändamålsenligheten ch effektiviteten i s lkalförsörjningsprcess till egna verksamheter. Primärt granskas kmmunens rll sm beställare ch detta sker utifrån den uppgift sm kallas styrnings- ch samrdningsuppgiften i KPMGs analysmdell för lkalförsörjning. Beträffande de två övriga uppgifterna (förvaltningsuppgiften ch serviceuppgiften) ska granskningen enbart undersöka hur kmmunen sm ägare säkerställer att dessa uppgifter sköts på ett tillfredsställande sätt. (Dessa båda rller belyses mer ingående i den granskning sm utförs i lekmannarevisnens regi.) Granskningen ska belysa vad sm skiljer den nya lkalförsörjningsprcessen mt den gamla samt hur lkalärendet Widerströmska gymnasiet hanterats i relatin till den nya lkalförsörjningsprcessen. 4

6 Granskningen ska försöka få fram en jämförelse med vad en gymnasieskla sm byggs i egen regi hade kstat Revisinsfrågr: 2.3 Metd Revisinsfrågrna bygger helt på KPMGs analysmdell för lkalförsörjning. För förvaltningsuppgiften ch serviceuppgiften används enbart en sammanfattande fråga per uppgift. Den kmpletta analysmdellen bildar däremt grund för frågr avseende styrnings- ch samrdningsuppgiften eftersm det är den sm primärt granskas. 1. Förvaltningsuppgiften a. Hur säkerställer kmmunen sm ägare att förvaltningsuppgiften sköts på ett tillfredsställande sätt? 2. Serviceuppgiften a. Hur säkerställer kmmunen sm ägare att serviceuppgiften sköts på ett tillfredsställande sätt? 3. Styrnings- ch samrdningsuppgiften a. Hur ser lkalförsörjningsprcess ut? Finns en tydlig fördelning av ansvar? b. Finns system för att skapa överblick ch aktuell bild av kmmunens lkaler samt lkalernas ändamålsenlighet ch skick? c. Var ligger ansvaret för att överblicka fastighetsbeståndet samt att göra avvägningar m ett lkalbehv ska tillgdses genm mdispnering /anpassning, inhyrning eller nybyggnatin eller m lkalbehvet eventuellt inte alls ska tillgdses? Vilka beräkningar ligger till grund för beslut? d. Vilken planering finns för långsiktiga lkalbehv? e. Finns riktlinjer /standardlkaler för lika verksamheter? f. Finns incitament för verksamheterna i kmmunen att vara återhållsamma med sina lkaler (lkalkstnader)? Hur ser internhyresmdellen ut? g. Hur möjliggör kmmunen på bästa sätt framtida alternativ användning av nya lkaler? h. Vilka möjligheter finns för verksamheter att minska sina kstnader genm att tmställa / återlämna lkaler? i. Vilken uppföljning finns av m lkalutnyttjandet sker effektivt? j. Är lkalerna sm används inm kmmunen ändamålsenliga (fysisk utfrmning, läge, strlek sv.)? Vilken uppföljning finns? Revisinsfrågrna besvaras i rapprtens sista kapitel. Granskningen har genmförts genm: 5

7 - Dkumentstudier av relevanta dkument - Intervjuer med ansvariga tjänstemän såsm lkalplaneringschef ch lkalstrateg vid kmmunstyrelsens förvaltning, VD ch chef för lkalförvaltning vid Huddinge Samhällsfastigheter AB samt berörda plitiker. Dessutm har intervjuer genmföras vid tre förvaltningar (BUF, SÄF ch KUF) för att fånga deras syn på lkalförsörjningen samt lkalernas ändamålsenlighet. En jämförelse har skett mellan den gamla ch nya prcessen för lkalförsörjning. Innan granskningen sedan frtsatte lämnades en delrapprtering (juni 2018) till revisrerna för att stämma av granskningens frtsatta inriktning. Hanteringen av lkalprjektet Widerströmska gymnasiet har fungerat sm exempel på hur ett lkalprjekt har hanterats. 2.4 Ansvarig nämnd/styrelse Granskningen avser kmmunstyrelsen. 2.5 Prjektrganisatin Granskningen har utförts av Andreas Endrédi. Rapprten har kvalitetsgranskats av Thmas Hjelmqvist, senirknsult ch fastighetsexpert. 3 Granskningens resultat 3.1 Organisatin för lkalförsörjning Centrala resurser En lkalförsörjningsenhet, placerad inm kmmunstyrelseförvaltningen, har inrättats sedan två år. Initialt planerades för att lkalförsörjningsprcessen skulle centraliseras i meningen att befintliga resurser (bemanning) från alla förvaltningar skulle mfördelas till den centrala lkalförsörjningsenheten. När denna granskning genmförs (hösten 2018) finns fyra lkalstrateger vid den centrala lkalförsörjningsenheten vilka samtliga arbetar med lkalfrågr för barn- ch utbildningsförvaltningen. De har således numera inte BUFs lkalplaneringschef sm sin chef utan chefen för den centrala lkalförsörjningsenheten. Vid enheten finns utöver det även en lkalstrateg sm arbetar med kmmunens externa förhyrningar samt med lkaler för gymnasiesklr. För innevarande år (2018) har dkumentet Plan för Samhällsbyggnad ch Lkalförsörjning (PSL) upprättats för första gången. Dkumentet är en sammanställning av förvaltningarnas lkalbehv. I övrigt finns förvaltningarnas lkalplaneringsresurser kvar vid sina respektive förvaltningar. Chefen för den lkala lkalförsörjningsenheten har ett mötesfrum lkalsamrdnarmöte där lkalplanerare centralt ch vid förvaltningarna träffas en gång per månad. 6

8 3.1.2 Förvaltningarnas resurser I denna granskning har intervjuer beträffande lkalförsörjning (förutm vid den centrala lkalförsörjningsenheten) genmförts vid Barn- ch utbildningsförvaltningen (BUF), Scial- ch äldreförvaltningen (SÄF) ch Kultur- ch fritidsförvaltningen (KUF). Inm BUF finns en lkalsamrdnare med uppgiften att vara spindel i nätet ch samrdna lkalfrågr mellan de tre mrådena förskla, grundskla ch gymnasieskla. Samrdnaren är kntaktpersn mt de centrala lkalstrategerna ch mt alla rektrer ch ska t.ex. bistå med planering i samband med flyttning ch evakuering. Det samlade lkalbehvet samrdnas ch beskrivs i en årlig lkalförsörjningsplan (fyra års sikt) sm för närvarande hålls samman ch skrivs av lkalstrateger vid kmmunens centrala lkalförsörjningsenhet. Vid SÄF finns två tjänster för lkalförsörjningsfrågr, en för äldremsrg ch en för benden inm scialtjänstens verksamhet. Lkalsamrdnarna inm SÄF skriver själva fram det samlade underlaget kring lkalbehv dkumentet Kmmande lkalbehv. KUF skriver ckså fram sina lkalbehv inm den egna förvaltningen. Detta har hittills beslutats i den egna nämnden ch varit en del i nämndens verksamhetsplan. Arbetet har fram till nu varit utspritt på flera persner inm förvaltningen men nu rekryteras en lkalstrateg till förvaltningen Kmmentarer Den initiala planen att centralisera resurser kpplat till lkalplanering har endast delvis realiserats. Ännu har inget frmellt beslut fattats m att en sådan centralisering ska ske för alla nämnder ch idag är det i första hand beträffande sklnämndernas verksamhet sm en centralisering har skett. Hur lika nämnder arbetar med att sammanställa lkalbehv varierar sm en följd av detta. 3.2 En ny lkalförsörjningsprcess En ny prcess Nedan framgår den s.k. nya prcessen. 7

9 Lkalresursplaneskedet Initiering Planera Genmförande Avslut KF Antar PSL BP1 Inv. ram BP2 Inv. beslu t BP3 Inv. beslu t SBU KS Fastställ a PSL? > X milj. BP1 Inv. ram > X milj. BP1 Inv. ram Prjekt avsluta s > X milj. BP2 Inv. beslu t > X milj. BP2 Inv. beslu t Prjekt avsluta s > X milj. BP3 Inv. beslu t > X milj. BP3 Inv. beslu t Slut rapprtering KSF Bef./ tillväxt prgns Verifiera ch skicka instruktin Sammanställer behv, bedömer investeringsbeh v Priritering av investeringar i PSL Ta fram prgramuppdrag Beställnin g förstudie Inm +/- 20% av ram Beställning prgramsked e Inm +/- 10% av ram Beställning av genmförand e Rapprtering Nämnd Fastställa behv? Remiss Förvaltnin g Ta fram verksamheten s lkalbehv Infrmeras Infrmeras Infrmeras HUSF Rådgivning ch underlag Genmför förstudie Genmför prgramskede Prjektering ch genmförande Prjekt avslut Prcessen innehåller inledningsvis en beskrivning av vilka underlag sm ska levereras in till den kmmunövergripande hanteringen. Någt översiktligt kan resterande prcessbeskrivning (ch därmed huvuddelen av prcessen) sägas beskriva hanteringen vid nybyggnatin eller andra alternativ för att lösa lkalbehv. Flera intervjuade uppger dck att de tlkar prcessen sm att den endast beskriver alternativet nybyggnatin. Det sm dck inte framgår i den prcesskarta sm visas van, är hur kmmunen säkerställer att lkalbehv tillgdses på effektivaste sätt ch på vilka grunder eventuell priritering sker av lkalbehv i samband med att den samlade PSL upprättas. Nedan kmmenteras skillnaderna mellan den prcess sm illustreras van ch den gamla prcessen. En väsentlig ntering i sammanhanget är dck att den nya prcessen inte är beslutad ch frmellt sett inte kan anses gälla Frmell status ch praktisk tillämpning av den nya prcessen Enligt kmmunens Mål ch Budget 2018, Styrning av eknmi ch kvalitet / Eknmistyrningsprinciper, är nämnders rll i lkalförsörjningsprcessen att: Ta fram ch besluta m verksamhetens behv av nya ch förändrade lkaler utifrån beflknings- ch tillväxtprgnser ch faktiska beflkningsförändringar Yttra sig över markanvisningar för verksamhetslkaler i privat regi Den nya prcessen har med hjälp av knsultstöd utarbetats av den strategiska lkalplaneringsenheten i samverkan med representanter från förvaltningarna. Det är dck frtfarande klart enligt de intervjuade vilken frmell status den nya prcessen har. Inget plitiskt eller tjänstemannabeslut har fattats m att den nya prcessen gäller. 8

10 I intervjuer med företrädare för lika förvaltningar framkmmer att de mer preciserade kraven på de lika delarna behöver utarbetas. I inledningen av prcessen ska varje nämnd beskriva ch besluta m sina lkalbehv ch därefter överlämna sitt underlag till kmmunstyrelseförvaltningen för vidare beredning inför beslut m kmmunens Plan för Samhällsbyggnad ch Lkalförsörjning (PSL). Hittills finns inget gemensamt krav på utfrmningen av nämndernas dkument Kmmande lkalbehv. Ett sådant förtydligande arbetas nu fram på KSF. Tidsmässigt finns inte heller ännu en given tidpunkt när alla nämnder ska inkmma med sina lkalbehv till den kmmunövergripande prcessen. Intervjuade vid förvaltningarna har uppgivit lika tidpunkter för när de lämnat in sina underlag. Enligt chefen för den strategiska lkalförsörjningsenheten vid KSF är inriktningen att under hösten i kmmunfullmäktige besluta m den nya prcessen Analys ch kmmentarer De viktigaste skillnaderna mellan den gamla ch den nya prcessen är: Den nya prcessen är mer sammanhållen ch innebär att mer samrdning ska ske centralt i den gamla skedde mycket på förvaltningsnivå. Den nya består av fem skeden: lkalresursplanering initiering planera genmförande avslut. Den gamla avsåg endast det första skedet. Behv av lkaler ska (precis sm tidigare) analyseras på förvaltningsnivå men många av stegen längre fram i prcessen (t.ex. ta fram prgramuppdrag ch beställa genmförande av förstudie) ska nu istället ske av lkalplaneringsenheten inm KSF ch nämnden infrmeras endast. I den nya prcessen tillåts högre avvikelse från investeringsramen i förstudien (+/- 20%) för att kunna beställa genmförande av prgram utan beslut från SBU, KS ch KF. För att kunna beställa genmförandet är dck avvikelseramen samma sm tidigare, +/- 10 %, annars krävs beslut i SBU, KS ch KF. I den gamla prcessen krävdes beslut i SBU för att kunna upprätta en prgramhandling samt beslut av beställande nämnd, SBU, KS ch KF för en beställning av genmförandet. I intervjun med kmmunens lkalplaneringschef framkmmer att handläggningstiden i den gamla lkalförsörjningsprcessen var lång då beslut behövdes i beställande nämnd för att kunna gå vidare i vissa av stegen. Den nya prcessen har utfrmats för att krta ledtiden från att ett lkalbehv definierats till att det tillgdses. Detta bl.a. genm att prjekt sm håller sig inm uppsatt ram inte behöver gå vidare upp för beslut. Den nya prcessen innehåller ingen beskrivning av hur kmmunen säkerställer att lkalbehv tillgdses på effektivaste sätt. Detta är en väsentlig del i att säkerställa effektiv lkalförsörjning ch bör därför tillföras. Enligt den indelning i skeden sm använts så ligger denna del efter Lkalresursplaneskedet men före skedet Initiering. Sm redan beskrivits i tidigare avsnitt varierar hanteringen idag ch den nya prcessen kan inte anses införd. Ett frmellt beslut planeras under hösten. Enligt prcessen ska kmmunens samlade lkalbehv beskrivas i dkumentet PSL. Kpplat till detta finns anledning att klargöra både frmkrav på nämndernas leverans av underlag (innehåll, utfrmning, tidpunkt) samt hur kmmunen centralt, vid behv, 9

11 pririterar mellan nämnders lkalbehv. Hela prcessen behöver ckså ha en tidsmässig samrdning med kmmunens budgetprcess Exemplet Widerströmska gymnasiet Den frmella beslutsgången Gymnasienämnden tg på hösten 2016 beslut m Lkalförsörjningsplan för I tjänsteutlåtandet beskrivs att antalet åringar ökar i hela länet ch förväntas öka med fram till år 2025 enligt en försiktig beräkning sm inte tagit full hänsyn till antalet nyanlända. Huddinge befinner sig i en expansiv fas ch det mråde där den största expansinen planeras ske är i Flemingsberg. I underlaget knstateras att gymnasielevers val fta styrs av närhet till kllektivtrafik, sklans läge, ch mkringliggande miljö samt av var vänner väljer att studera. Mt denna bakgrund ch mt bakgrund av att en ny spårvägslinje ska trafikera Flemingsberg, är det till denna plats sm en ny gymnasieskla med 1000 nya platser föreslås skapas. Ett av alternativen sm nämns i detta skede är en s.k. Campusskla för minimum ca 600 elever ch sm ska bedrivas i nära samarbete med högsklr ch näringsliv i mrådet. Förvaltningen ser i sin plan att möjligheter finns att samnyttja vissa av lkalerna med t.ex. högsklrna. Berende på vilka möjligheter det finns att erbjuda upp till 1000 platser på campusmrådet, kan detta blir en lösning på det samlade behvet av nya gymnasieplatser. Om antalet platser sm kan skapas inm campusmrådet blir klart lägre finns trligen behv ckså av en gymnasieskla i Flemingsbergsdalen vilket i sin tur kan innebära att en del av Huddingegymnasiet flyttar dit. Ett antal lika scenarier ch alternativ skulle enligt underlaget kstnadsberäknas mer i detalj ch presenteras för gymnasienämnden. Enligt gymnasiechefen var platsen för den nya gymnasiesklan mycket viktig för sklans kncept. För att få till en samverkan med akademierna i Flemingsberg eftersträvades en plats mitt i Campus Flemingsberg. Eftersm kmmunen inte äger marken så var byggnatin i egen regi inget egentligt alternativ. Däremt diskuterades lika hyresalternativ i Campusmrådets centrala delar, men det var i NEO byggnaden sm det fanns en möjlighet att hyra lkaler så att den nya sklan skulle kunna starta hösten Vid sitt sammanträde i mars 2017 gdkände kmmunstyrelsen en avsiktsförklaring för en ny kmmunal gymnasieskla i Campus Flemingsberg. Avsiktsförklaringen är upprättad mellan kmmunen ch TKV2 Fastighets AB. Gymnasiesklan är tänkt att inrymmas i fastigheten NEO i anslutning till Karlinska sjukhuset Huddinge med inriktning på life science, naturvetenskap, teknik, hälsa ch entreprenörskap. Gymnasienämnden beslutade i juni 2017, i linje med beslutad avsiktsförklaring, att precisera prgramutbudet på den nya gymnasiesklan till tre högskleförberedande prgram: naturvetenskapsprgrammet, teknikprgrammet ch eknmiprgrammet samt ett yrkesförberedande prgram, vård- ch msrgsprgrammet. Beslutet innebar ckså att Sågbäcksgymnasiets nuvarande vård- ch msrgsprgram flyttas till den nya sklan. På nvembermötet beslutades att den nya sklan ska heta Widerströmska gymnasiet efter sveriges första kvinnliga läkare, Karlina Olivia Widerström. 10

12 Kmmunfullmäktige gdkände i december 2017 hyresavtalet för den nya kmmunala gymnasiesklan i Campus Flemingsberg. Den beräknade hyran är enligt hyresavtalet 10 mnkr/år Beräknade årliga kapitalkstnader år 1-4 uppgår till 1,5 mnkr ch till 1,0 mnkr/år för år Utöver detta tillkmmer kstnad för el ch inre underhåll. Av befintlig dkumentatin kan utläsas att kmmunens ttala kstnad för den externa förhyrningen kmmer uppgå till ca. 11,7 mnkr per år under år 1-4. (se bilaga för specifikatin). Enligt Gymnasienämndens verksamhetsplan 2018 startar den nya sklan sin verksamhet år 2019 ch kmmer när den är fullt utbyggd att ha plats för 500 elever. Beslutsgången relativt den nya prcessen I relatin till den nya lkalförsörjningsprcessen har vi i bilden nedan med en blå cirkel med ett W i, markerat beslutsgången för Widerströmska gymnasiet: Av bilden framgår att de initiala underlagen ch besluten följer den nya prcessen. De sm följer därpå avviker men anledningen till detta är att kmmunen inte hade denna prcess när besluten tgs ch inte heller upprättade ett samlat PSL-dkument. Alternativa sätt att tillgdse behvet ch kstnad att bygga i egen regi Lkalavdelningen har undersökt möjligheten till förhyrning i de centrala delarna av campus Flemingsberg men det var i NEO byggnaden sm det fanns en möjlighet att hyra lkaler så att den nya sklan skulle kunna starta hösten Inga övriga alternativ har undersökts med mtiveringen att samlkalisering med akademierna i Flemingsberg har pririterats. Sm en följd av detta har ingen beräkning skett av vad byggnatin i egen regi skulle ha kstat. 11

13 KPMGs uppskattning av kstnaden att bygga i egen regi De förtrendevalda revisrerna har begärt att KPMG gör en bedömning av vad ett bygge av ett gymnasium i egen regi skulle ksta ch relatera det till den externa kstnad sm kmmunen kmmer få genm gällande avtal. I bilaga till denna rapprt återfinns en kalkyl ch analys av dels den årliga externa hyran för planerad inhyrning dels en uppskattning av kstnaden för att bygga en utrymmes-/kapacitetsmässigt likvärdig skla i egen regi. Det ska bserveras att detta är en uppskattning sm innehåller säkerhet ch bygger på uppgifter m förhållanden i ch på KPMGs kunskaper ch erfarenheter inm fastighetsmrådet. Den pst sm är mest säker i bedömningen är investeringskstnad per m2 m kmmunen bygger själv. Av bilagan framgår att skillnaden mellan de två undersökta alternativen är betydande. Analysen kan sammanfattas i följande tabell. För mer detaljer m beräkningen se bilagan. Jämförelsen är gjrd för de första 4 åren. För de därefter kmmande åren (år 5-10) sjunker kmmunens kstnad för extern förhyrning från 11,7 till 11,2 mnkr/år. Således blir skillnaden då ca. 5 mnkr per år mellan alternativen. Om investeringskstnaden antas vara kr/m2 vid byggnatin i egen regi (istället för ), ökar kmmunens kstnad för egenregialternativet till ca 7,6 mnkr per år. Skillnaden mt extern förhyrning blir då ca 4 mnkr per år (år 1-4) Kmmentarer Enligt vår bedömning finns en tydlig spårbarhet ch beslutsgång kring behvet av fler gymnasieplatser i kmmunen. Även mtiv för att förlägga sklan till den plats sm det nu blir har tydligt redvisats ch lagts fast. Det sm dck kan anses saknas är en beräkning av vad en alternativ placering hade kstat. Och detta även m huvudalternativet är att förlägga sklan till campusmrådet. Sm vi ser det hade en sådan bedömning / beräkning kunnat ge ett fylligare underlag för att fatta besluten m placering ch genm vilken lösning lkalbehvet skulle tillgdses. Ifall en sådan beräkning hade visat att en extern förhyrning innebär en högre kstnad för kmmunen, hade de beslutande fått ta ställning till m placeringen vid campusmrådet är värd den merkstnaden. Nu har besluten fattats utan den kunskapen. Enligt vår uppskattning kstar den externa förhyrningen (år 1-4) mellan 4 ch 5,5 mnkr mer per år för än vad kstnaden hade varit att bygga i egen regi. 3.3 Lkalförsörjningsprcessen relativt KPMGs analysmdell Förvaltningsuppgiften Sammanfattning ch jämförelse årskstnad år 1-4 Ttalt Kr / m2 Extern hyra Självkstnad Diff Enligt analysmdellen handlar denna rll m att: 12

14 Bibehålla fastigheternas värde på lång sikt genm att bedriva ett systematiskt långsiktigt underhåll av lkaler Säkerställa att underhållet så långt möjligt genmförs utan att det påverkar verksamheterna Ägardirektivet för Huddinge Samhällsfastigheter anger att blaget ska medverka till att kmmunens verksamheter har funktinella ch kstnadseffektiva lkaler genm att äga, bygga, vårda, förvärva, avyttra ch förvalta lkaler. Indirekt kan direktivet sägas följa de två punkterna i vår analys men å andra sidan är de värden sm vi ser bör tydliggöras, inte explicit uttalade. Enligt de intervjuade sker idag ingen systematisk rapprtering från blaget till kmmunen sm ägare kring i vilken grad ett systematiskt underhåll har skett ch inte heller i vilken grad man lyckats genmföra underhåll med så liten verksamhetsinskränkning sm möjligt Serviceuppgiften Enligt analysmdellen handlar denna rll m att: Mindre m- ch tillbyggnader, mmålning sker utifrån verksamheternas önskemål ch mt ersättning Hantera lkaldrift (värme, vatten, ventilatin mm), fta mt ersättning. Utöver det sm återgivits i avsnittet van kan från ägardirektivet även hämtas att blagets lkaler ska upplevas sm attraktiva för kmmuninnevånare, brukare ch kmmunalt anställda. I övrigt finns inget i ägardirektivet sm direkt berör det sm här kallas serviceuppgiften. I denna del har tidigare genmförts kundundersökningar sm delvis handlar m hur denna uppgift hanteras. Enligt intervjuer sker dck idag ingen systematisk rapprtering från blaget till kmmunen sm ägare m hur serviceuppgiften klaras Styrnings- ch samrdningsuppgiften Enligt analysmdellen handlar denna rll m att: Styra lkalanvändningen så att kmmunen skapar ett effektivt resursutnyttjande Stå för bedömningar för att på effektivaste sätt lösa lkalbehv genm att: återanvända lkaler i befintligt skick anpassa lkaler genmföra mdispneringar hyra in eller låta bygga nya lkaler Strategiskt samrdna lkalutnyttjandet inm ch mellan förvaltningar/verksamheter Ha gd överblick krävs över de lkaler sm kmmunen äger eller på annat sätt dispnerar samt på planer 13

15 Tillhandahålla ett incitamentssystem sm stödjer en effektiv lkalanvändning Denna uppgift är den sm främst står i fkus i denna granskning ch rllen är ckså den mest kmplexa ch utmanande. Rllen kallas ibland beställarrllen ch vi uppfattar att Huddinge använder denna benämning samt att det är denna rll kmmunen vill fylla genm tillskapandet av den centrala lkalplaneringsenheten inm KSF. I det följande återger vi det sm framkmmit i våra dkumentgenmgångar ch intervjuer kpplat till viktiga delar i denna uppgift. Finns system för att skapa överblick ch aktuell bild av kmmunens lkaler samt lkalernas ändamålsenlighet ch skick? Nej detta finns inte men en samlad databas/förteckning är på gång ch förväntas ge en bra överblick. Ambitinen är att samtliga av kmmunens fastigheter ska in här. Huddinge Samhällsfastigheter har en egen databas sm kmmunen inte får tillgång till. Det är ett säkerhetstekniskt prblem men ambitinen är att allt ska finnas i en databas eller att man ska få tillgång till blagets ckså. Var ligger ansvaret för att överblicka fastighetsbeståndet samt att säkerställa att lkalbehv tillgdses på mest effektiva sätt? De intervjuade anser att detta ansvar ligger på den centrala lkalplaneringsenheten men frmellt sett saknas en tydlighet kring detta. Det är idag svårt att ta denna rll ckså, inte minst pga. att det saknas en lättillgänglig ch kmplett bild av samtliga lkaler. Sm beskrivits tidigare i rapprten återstår ännu att beskriva en viktig del i lkalförsörjningsprcessen, hur kmmunen arbetar / ska arbeta, för att säkra att lkalbehv tillgdses på mest effektiva sätt. Med detta ska förstås att kmmunen bör anta någn frm av principdkument sm anger i vilka lägen sm behv av lkaler bör tillgdses genm mdispnering eller genm att använda tmställda lkaler etc. Allt i syfte att hålla nere lkalkstnader men självklart med hänsyn till att lkaler måste fungera för aktuell verksamhet. Idag tar man fram underlag per bjekt eller ser det i ett mrådesperspektiv. Får bra hjälp här från blaget. Vilken planering finns för långsiktiga lkalbehv? Ambitinen är att gå mt 15-åriga lkalförsörjningsprgram. Finns riktlinjer /standardlkaler för lika verksamheter? Samtliga intervjuade vid förvaltningar beskriver att sådana riktlinjer finns för flera verksamheter ch att fler riktlinjer håller på att tas fram. Inm SÄF finns standardlkalprgram för äldrebenden ch LSS-benden. Lkalprgram finns för försklan ch KUF har mtsvarande för flera av de verksamheter sm de ansvarar för. Huddinge Samhällsfastigheter har enligt verksamhetsföreträdarna i sitt byggprgram väldigt tydliga riktlinjer m att lkaler inte får vara för dyra. Finns incitament för verksamheterna i kmmunen att vara återhållsamma med sina lkaler / lkalkstnader? Nej, inte generellt. Inm BUF ch KUF ligger hyrrna centralt ch blir därigenm inte en kstnad sm respektive verksamhetsansvarig arbetar aktivt med. Inm SÄF ligger 14

16 hyrrna utfördelade. Om en verksamhetschef kan friställa en lkal ch m den kan hyras ut till annan kan ckså verksamhetens lkalkstnad minska. Enligt beslut i kmmunstyrelsen ska en ny hyresmdell tas fram ch i uppdraget ingår att se över verksamheternas incitament för effektiv lkalanvändning. Hur möjliggör kmmunen på bästa sätt framtida alternativ användning av nya lkaler? Enligt de intervjuade har kraven på detta ökat. Utifrån lkalförsörjningsplanen tittar man på hur lkaler kan samnyttjas eller på annat sätt nyttjas effektivare. Ibland planeras för att lkalen i framtiden ska kunna fylla en annan funktin. Försklr ch sklr kan fta använda varandras lkaler ch skllkaler kan användas av andra verksamheter efter skltid. Vilka möjligheter finns för verksamheter att minska sina kstnader genm att tmställa / återlämna lkaler? Med undantag för det exempel kring SÄF sm återgivits van, finns inga sådana möjligheter. Kmmunen har ingen lkalbank. Vilken uppföljning finns av m lkalutnyttjandet sker/är effektivt? Intervjuerna ger vid handen att varje förvaltning tittar utifrån vad de har för nyttjande i sina lkaler. De sm bedriver verksamheten får se till att utnyttja lkalerna på ett effektivt sätt. Lkalstrategerna har en viktig funktin att samverka för att inte ha några tmma lkaler i nödan. Det har inte framkmmit att en samlad uppföljning ch bedömning på kmmunnivå sker av effektiviteten i lkalutnyttjandet. Är lkalerna sm används inm kmmunen ändamålsenliga (fysisk utfrmning, läge, strlek sv.)? Vilken uppföljning finns? Arbetsmiljörnder är ett sätt att undersöka hur lkaler fungerar. Vid intervjuer med företrädare för förvaltningarna framkmmer att lkalerna i huvudsak anses ändamålsenliga. Det har inte framkmmit att en samlad uppföljning ch bedömning på kmmunnivå sker av lkalernas ändamålsenlighet Kmmentarer Förvaltningsuppgiften ch Serviceuppgiften Vår bedömning är att kmmunen bör precisera i sitt ägardirektiv vilka värden sm Huddinge Samhällsfastigheter AB ska bidra med. Med utgångspunkt i detta bör en systematisk redvisning införas av hur blaget lyckas i dessa delar. Styrnings- ch samrdningsuppgiften Detta är en kmplex rll men samtidigt mycket väsentlig för att säkerställa en effektiv lkalförsörjning. Den nyinrättade lkalplaneringsenheten vid KSF förväntas på lika sätt axla denna rll men vår bedömning är att förutsättningarna ännu inte finns för att kunna utöva rllen. För att öka möjligheterna att göra det bör rllen definieras (t.ex. i enlighet med det sm framgår m denna rll i föreliggande rapprt). Den nya lkalförsörjningsprcessen har fört arbetet åt rätt håll men ytterligare delar i prcessen 15

17 behöver tillföras ch beskrivas. Precis sm planeras behöver nuvarande klarheter m prcessens status undanröjas genm att fatta ett frmellt beslut m att den gäller. En högst väsentlig del för att kunna utöva denna rll är att den centrala lkalplaneringsenheten har tillgång till en kmplett ch aktuell förteckning över de lkaler sm kmmunen på lika sätt dispnerar. Det arbete sm nu pågår för att åstadkmma detta är angeläget att snabbt föra i hamn. Det är psitivt att arbetet med att ta fram standardlkalprgram för lika slags verksamheter kmmit så pass långt. Detta bidrar enligt vår bedömning till en effektiv lkalförsörjning. Sedan föregående granskning framstår det ckså sm att kmmunen i högre grad planerar för alternativ användning av sina lkaler. 3.4 Svar på revisinsfrågr 1. Förvaltningsuppgiften a. Hur säkerställer kmmunen sm ägare att förvaltningsuppgiften sköts på ett tillfredsställande sätt? Vi ser behv av att kmmunen förtydligar innebörden i denna uppgift i relatin till Huddinge Samhällsfastigheter AB ch utifrån detta inför en systematisk uppföljning. 2. Serviceuppgiften a. Hur säkerställer kmmunen sm ägare att serviceuppgiften sköts på ett tillfredsställande sätt? Vi ser behv av att kmmunen förtydligar innebörden i denna uppgift i relatin till Huddinge Samhällsfastigheter AB ch utifrån detta inför en systematisk uppföljning. 3. Styrnings- ch samrdningsuppgiften a. Hur ser lkalförsörjningsprcess ut? Finns en tydlig fördelning av ansvar? Se avsnitt för en beskrivning av prcessen. Det finns behv av att förtydliga den frmella statusen ch arbetssätt kpplat till prcessen. b. Finns system för att skapa överblick ch aktuell bild av kmmunens lkaler samt lkalernas ändamålsenlighet ch skick? Nej, men arbetet pågår för att åtgärda detta. c. Var ligger ansvaret för att överblicka fastighetsbeståndet samt att göra avvägningar m ett lkalbehv ska tillgdses genm mdispnering /anpassning, inhyrning eller nybyggnatin eller m lkalbehvet eventuellt inte alls ska tillgdses? Ansvaret är frmellt sett klart men det finns en förväntan på att ansvaret tas av den centrala lkalförsörjningsenheten. d. Vilken planering finns för långsiktiga lkalbehv? Det finns en traditin att från förvaltningar beskriva sina lkalbehv på lång sikt. Tidshrisnten varierar men ambitinen är att den ska vara 15 år. 16

18 e. Finns riktlinjer /standardlkaler för lika verksamheter? Ja, detta finns i tämligen hög grad. f. Finns incitament för verksamheterna i kmmunen att vara återhållsamma med sina lkaler (lkalkstnader)? Hur ser internhyresmdellen ut? I begränsad grad via internhyresmdellen finns sådana incitament men mer genm befintliga standardlkalprgram. Uppdrag finns att se över hyresmdellen. g. Hur möjliggör kmmunen på bästa sätt framtida alternativ användning av nya lkaler? Se avsnitt h. Vilka möjligheter finns för verksamheter att minska sina kstnader genm att tmställa / återlämna lkaler? Begränsade, se avsnitt i. Vilken uppföljning finns av m lkalutnyttjandet sker effektivt? På förvaltningsnivå sker sådan uppföljning men inte på kmmunnivå. j. Är lkalerna sm används inm kmmunen ändamålsenliga (fysisk utfrmning, läge, strlek sv.)? Vilken uppföljning finns? De intervjuade uppger att lkalerna i huvudsak är ändamålsenliga. Viss uppföljning sker på förvaltningsnivå men inte på kmmunnivå. KPMG, datum sm van Andreas Endrédi Certifierad kmmunal revisr 17

19 Bilaga Kalkyl ch analys av kstnad att bygga i egen regi Analys hyreskstnad, jämförelse med att bygga i egen regi Förutsättningar enl externt hyreskntrakt Beräkning årlig ttalkstnad vid inhyrning enl kntrakt Grundhyra kr/år Grundhyra kr/år Tillägg/år (kapitalkstnad år 1-4) Tillägg/år (kapitalkstnad år 1-4) Inre unerhåll/ m2 40 El Antal m Inre underhåll Elkstnad / m2 50 Summa Extern hyra / m Förutsättningar vid byggnatin i egen regi Avskrivningar (branschstandard) 3,33% Internränta (högt räknat) 1,30% Investering/ m2 (inkluderar prjektering, mark/ planering etc - kan variera mycket berende på marknadsförutsättningar & standard) Driftskstnad/m2 (gymnasiesklr Huddinge, enligt lkalplaneringschefen) 558 Beräknad självkstnad vid bygge i egen regi Driftskstnad Avskrivningar Ränta Summa kstnader Sammanfattning ch jämförelse årskstnad år 1-4 Ttalt Kr / m2 Investering ttalt Extern hyra Självkstnad Utslaget sm hyra / m Diff