Yttrande över förslag till riktlinjer för lokalförsörjning i Hässleholms kommun

Transkript

1

2

3 TJÄNSTESKRIVELSE 1(2) Datum Diarienummer KLK 2018/421 Handläggare Kmmunjurist Magnus Gjerstad Kansliavdelningen Yttrande över förslag till riktlinjer för lkalförsörjning i Hässlehlms kmmun Förslag till beslut Kmmunstyrelsen ställer sig psitiv till framtaget förslag till riktlinjer för lkalförsörjning för kmmunen med de påpekanden sm framgår nedan. Beskrivning av ärendet Tekniska kntret har tagit fram ett förslag till riktlinjer för lkalförsörjning för kmmunen ch remitterat det för synpunkter till samtliga nämnder i kmmunen. Kmmunstyrelsen beslutade den 19 september 2018, 162, att återremittera ärendet för att först behandlas på en beredning med eknmiavdelningen ch tekniska förvaltningen. Ärendet har beretts enligt vannämnda beslut. Ett reviderat förslag till riktlinjer har arbetats fram. Därefter har synpunkter inkmmit från eknmiavdelningen. Kmmunledningskntret bedömer att de bör bifgas yttrandet. Barnperspektivet Synpunkter har även inkmmit från kmmunens flkhälsstrateg utifrån bland annat barnperspektivet. Kmmunledningskntret vill påpeka att det är viktigt att riktlinjerna inte strå i strid med bestämmelserna i barnknventinen. Mt denna bakgrund är det av betydelse att exempelvis Bverkets Allmänna råd, BFS 2015:1 FRI ch Bverkets vägledning vägledning för planering, utfrmning ch förvaltning av sklans ch försklans utemiljö följs i möjligaste mån. Kmmunledningskntret / Kansliavdelningen Pstadress: Hässlehlm Besöksadress: Stadshuset, Nytrget 1 Telefn: Telefax: E-pst: kmmunledningskntret@hasslehlm.se Bankgir: Org. nr: Webb:

4 2 (2) Kmmunledningskntret Elisabeth Aidemark Avdelningschef Magnus Gjerstad Kmmunjurist JAV

5 Riktlinjer för lkalförsörjning i Hässlehlms kmmun Dkumenttyp: Riktlinjer Fastställd av: Kmmunfullmäktige Status: Gäller frm Giltighetstid: Gäller tills vidare Kmmenterad [EG1]: Lägg in allt text i rätt mall enligt Riktlinjer för styrdkument. Diarienummer: KF-00/2019 Tidpunkt för fastställande: Dkumentansvarig: Fastighetsstrateg Intervall för aktualitetsprövning: 4 år Tidpunkt för senaste revidering Relaterade styrdkument 1

6 Innehåll Riktlinjer för lkalförsörjning 3 Inledning 3 Utgångspunkter för gd lkalförsörjning i Hässlehlms kmmun 3 Ansvar ch rller 4-5 Hässlehlms kmmuns hyresmdell 5 Lkalbanken 5-6 Riktvärden 6 Kvalitetskrav 7-8 Beskrivning av lkalförsörjningsprcessen 8-10 Lkalförsörjningsprcess för mindre lkalanpassningar 11 Bilaga 1. Behvsbeskrivning vid behv av lkal förändring

7 I - Riktlinjer för lkalförsörjning * Inledning Detta dkument syftar till att säkerställa en kstnadseffektiv ch ändamålsenlig lkalförsörjning i Hässlehlms kmmun. Kmmunens verksamheter ska arbeta med lkalförsörjning efter en enhetlig strategi ch skapa en samsyn i dessa frågr. I första delen beskrivs de strategiska ch styrande utgångspunkterna för kmmunens lkalförsörjning inklusive ansvar ch rller. I andra delen beskrivs de riktvärden ch kvalitetskrav sm ska gälla vid planeringen. Den tredje delen beskriver Hässlehlm kmmuns lkalförsörjningsprcess med arbetssättet ch ansvar. Detta dkument mfattar alla nämnder. Vissa verksamhetsbehv kmmer att lösas av att en extern huvudman bedriver verksamhet, antingen på uppdrag av en kmmunal nämnd eller sm huvudman. En extern verksamhetsutövare sm ansvarar för sina egna lkaler mfattas inte av kmmunens principer för lkalförsörjning. Utgångspunkter för gd lkalförsörjning i Hässlehlm kmmun Helhetssyn En effektiv lkalförsörjning innebär att tillhandahålla verksamhetslkaler sm är funktinella, långsiktiga, miljömässiga, hållbara ch kstnadseffektiva. Med helhetssyn på lkalförsörjning ska alla nämnder samverka för kmmunens bästa. Nämnderna ska medverka i den långsiktiga ch strategiska planeringen av kmmunens lkalbestånd. Detta innebär att aktivt söka möjligheter till effektiviseringar i lkalanvändning samt bidra till att föreslagna åtgärder genmförs. Vid förändrat lkalbehv ska utgångspunkten vara att i första hand effektivisera befintliga lkaler, eventuellt genm mbyggnad ch tillbyggnad. Lkaler ska så långt det gå samnyttjas av flera verksamheter. Nybyggnatin kan ske när det finns ett stadigvarande ch långsiktigt behv av nya lkaler ch där andra alternativ kan uteslutas. Vid tillfälliga lkalbehv ska dessa, i första hand, tillgdses inm befintligt fastighetsbestånd, i andra hand genm extern inhyrning. Gd eknmisk hushållning Kmmunen ska äga ch hyra väl anpassade lkaler till lägsta möjliga kstnad. Investeringar i lkaler binder kapital ch påverkar det eknmiska utrymmet under lång tid för kmmunens nämnder. Den kmmunala verksamheten ska bedrivas i för ändamålet lämpliga lkaler ch till lägsta möjliga kstnad. Fastigheterna ska underhållas ch användas med målsättningen med att bibehålla kapacitet ch funktinalitet i syfte att uppnå maximal livslängd ch ptimal driftseknmi. Alla kmmunens nämnder ska samverka för att arbeta med energieffektivisering för att minska driftkstnader ch för att minimera påverkan på miljön. *Riktlinjerna för lkalförsörjning i Hässlehlms kmmun mfattar lkaler sm kmmunens verksamheter brukar. Vad sm menas med en lkal definieras i Jrdabalken (1970:994) i 12 kap. Hyra 1 första, andra ch tredje stycket. 3

8 Ansvar ch rller Ansvaret gällande lkalförsörjningen delas mellan flera lika instanser inm Hässlehlms kmmun. Kmmunfullmäktige Fastställer Riktlinjer för lkalförsörjning i Hässlehlms kmmun samt gdkänner de kmmande framtida revideringar av dkumentet. Kmmunstyrelsen Kmmunstyrelsen har ansvar att föreslå till kmmunfullmäktige styrdkument ch arbetssätt sm fastställer m hur den långsiktiga strategiska lkalplaneringen ska bedrivas i Hässlehlms kmmun. För detta ändamål tillsätter kmmunstyrelsen en kmmunövergripande lkalförsörjningsgrupp, den strategiska lkalförsörjningsgruppen. Kmmunstyrelsen har även ansvaret att fastställa övergripande mål för fastighetsförvaltning gällande kmmunägda byggnader ch lkaler. Kmmunstyrelsen beslutar m styrdkument för fastighetsförvaltningen. Övriga nämnder Nämnderna i Hässlehlms kmmun är ansvariga för att lyfta fram sina behv gällande lkaler ch att genm samverkan i den strategiska lkalförsörjningsgruppen delta i arbetet kring kmmunens strategiska lkalförsörjning. Nämnderna är vidare ansvariga för att en hög utnyttjandegrad upprätthålls i de lkaler sm nämnden nyttjar. Nämnderna är beställare av nya lkaler ch större förändringar av befintliga lkaler. Beställningarna görs av respektive verksamhetsförvaltning nämnd ch kmmunens fastighetsstrateg. Detta gäller både m lkalbehvet avses lösas med kmmunägda lkaler eller genm inhyrning. Tekniska nämnden Tekniska nämnden ansvarar för prjektbudget, prjektgenmförande, fastighetsförvaltning, drift, underhåll ch utveckling av det kmmunala fastighetsinnehavet. Tekniska nämnden har sm uppgift att tillhandahålla verksamhetslkaler till kmmunens lika verksamheter. Kmmenterad [EG2]: Övergripande mål arbetar fullmäktige med. Vi föreslår att rdet övergripande tas brt. Kmmenterad [EG3]: Är det nämnden tillsammans med kmmunens fastighetsstrateg sm gör beställningarna eller enbart kmmunens nämnder. Se punkt 3, sidan 9, där står att det är nämnderna sm beställer. Tekniska nämnden ska ansvara för: 1. Att de lkaler sm anskaffas genm inhyrning ch ny- eller mbyggnad blir yteffektiva ch ändamålsenliga. 2. Att en hög effektivitet upprätthålls i förvaltning ch drift av fastigheter ch lkaler. 3. Att en hög effektivitet vid genmförande av inhyrning samt vid ny ch mbyggnad upprätthålls. Sådana förändringar skall präglas av eknmisk långsiktighet. 4. Att värdet ch den tekniska livslängden för kmmunens ägda fastigheter upprätthålls till den tid sm kmmunen har ett behv av byggnaden eller till den tid sm finns beslut m att upprätthålla fastighetskapitalet. 5. Att vakansgraden i kmmunens lkalinnehav minimeras över tiden i enlighet med kmmunens lkalbehv. Detta uppnås med kntinuerlig analys ch bedömning för avveckling av lkaler. 6. Att ha ansvaret för fastighetsrelaterade miljönyckeltal med syfte att externt ch internt kunna jämföra verksamheten över tid. Nyckeltalen skall tas fram för nybyggnatin ch förvaltning gällande klimatpåverkan, energieffektivitet ch avfallsmängd. Tekniska nämnden deltar i arbetet kring kmmunens lkalförsörjning genm den strategiska lkalförsörjningsgruppen. Med utgångspunkt från beslutade riktvärde ch nyckeltal ska tekniska förvaltningen stödja nämnder ch övriga förvaltningar med sakkunskap för att uppnå en hög utnyttjandegrad av lkalerna. 4

9 Strategisk lkalförsörjningsgrupp Strategisk lkalförsörjningsgrupp inrättas ch består av fastighetsstrateg, fastighetschef, planchef, mark- ch explateringschef, bygglvschef, förvaltningarnas kntaktpersner för lkalfrågr ch en eknm från KLK. Gruppen leds av fastighetsstrateg sm ansvarar för att frågrna rapprteras till kmmundirektörens ledningsgrupp. Gruppen samverkar med förvaltningschefer ch andra viktiga funktiner kring lkalfrågr, adjungeras vid behv. Gruppens uppdrag: 1. Analys av nämndernasförvaltningarnas lkalbehvsplaner ch bedömning av den sannlika lkalutvecklingen inm respektive mråde. 2. Beställning av utredningar gällande lika alternativa lösningsförslag i ett tidigt skede. 3. Slutlig priritering av ärendena i lkalförsörjningsplanen. 4. Föreslå mark- ch lkalanvändning ur helhetsperspektiv 5. Bedöma behv, planstatus, alternativ priritet utifrån inkmna lkalbehvsplaner 6. I samråd med förvaltningschef återkalla ett särskilt ärende eller besluta m en utredning, förstudie ch översiktlig eknmisk kalkyl 7. Den strategiska lkalförsörjningsgruppen kan initiera mark- ch fastighetsförvärv Kmmenterad [EG4]: Tveksamt m det finns någn sm har titeln bygglvschef. Förvaltningarnas lkalsamrdnare eller mtsvarande funktin FDe kmmunala förvaltningarna utser en kntaktpersn för lkalfrågr sm har i uppgift att ta fram de årliga/fleråriga lkalbehven. Dessa lkalbehv presenteras i respektive förvaltningsens lkalbehvsplan sm behandlas ch beslutas av respektive verksamhets nämnd. Lkalsamrdnaren tar fram en beskrivning av lkalbehv, inklusive verksamhetens mtivering med risker ch knsekvenser m förändringen inte genmförs. Detta gäller samtligavarje ärenden i lkalbehvsplanen. Lkalsamrdnaren skall samråda kring lkalbehvsplanen med den strategiska lkalförsörjnings gruppen innan behvsplanen behandlas i respektive nämnd. Fastighetsstrateg Fastighetsstrategen har i uppdrag att arbeta långsiktigt med kmmunens lkalförsörjning kpplat till verksamhetsutveckling, uppsatta mål ch demgrafiska förändringar. I uppdraget ingår även rllen att fungera sm strategisk rådgivare åt internknsult åt stadens förvaltningarna i lkalfrågr. Fastighetsstrategen ska ha yttrandemöjlighet kring alla nya hyresavtal samt förändringar av befintliga hyresavtal innan dessa blir gdkända av verksamhetsnämnder ch tekniska nämnden. Fastighetsstrategen samrdnar ch redvisar den årliga lkalförsörjningsplanen till kmmunens ledningsgrupp ch till kmmunens plitiska rganisatin. Fastighetsstrategen ska samrdna ch i vissa fall ta fram beslutsunderlag ch initiera plitisk behandling gällande fastighetsrelaterade frågr. Fastighetsstrategen ska medverka i tidiga skeden i stadsbyggnads- ch planprcesser. Kmmenterad [EG5]: kmmunens ledningsgrupp ch till kmmunens plitiska rganisatin bör ersättas med budgetberedningen. Hässlehlms kmmuns hyresmdell Regler för internhyressystemet blev antagna av kmmunfullmäktige De ändrade reglerna för internhyressystemet infördes , KS Lkalbanken Syftet med lkalbanken är att få kännedm m använda lkalresurser inm kmmunen ch effektivisera lkalutnyttjandet. Tekniska nämnden ansvarar för kmmunens lkalbank. Del av lkalen sm kan avgränsas, har en separat entré, egen talett ch kan användas av annan verksamhet eller uthyras till extern part kan lämnas till lkalbanken. Vid uppsägningen av del av lkal ska framgå huruvida uppsägningen gäller begränsad tid eller tillsvidare. I de fall där uppsägningen gäller en begränsad tid ska det framgå när lkalen önskas återtas. Uppsägningstider för del av lkal är sex (6) månader. 5

10 Tekniska nämnden äger rätt att prva varje enskild uppsägning, för att säkerställa att lkalen uppfyller kraven för uppsägning. Hyresminskning för del av lkal sm lämnas beräknas utifrån schabln per kvadratmeter. Tmställda lkaler redvisas under tekniska nämnden ch bidrar till ett negativt resultat så länge de är uthyrda samt i de fall hyresintäkten inte uppgår till kstnaden för lkalen. Om uppsägningen gäller en begränsad tid har tekniska nämnden möjlighet att hyra ut lkalen utan besittningsrätt under den aktuella tiden till lämplig intern eller extern hyresgäst m sådan finns. Samarbete med kultur- ch fritidsnämnden ch fritidsnämnden ska ske för att se över möjligheten att hyra ut icke uthyrda lkaler enligt timtaxa till föreningar, studiecirklar eller liknande. Kmmenterad [EG6]: Detta måste stämmas av med eknm ch adm.chef på tekniska förvaltningen eftersm det inte är så här vi hanterar det idag. Kmmunen kan inte visa ett negativt resultat för att vi har tmställda lkaler. Om uppsägningen är tillsvidare ska tekniska nämnden bedöma lkalensnens skick ch därigenm utvärdera m lkaler/byggnaden kan hyras ut, rivas eller säljas. Beslutet m att avyttra byggnaden genm försäljning eller rivning ska fattas enligt gällande delegeringsreglers rdning. Om byggnaden kmmer att behövas i framtiden är det tekniska nämndens ansvar att förvalta fastigheten på eknmiskt bästa sätt ch minimera kmmunkncernens kstnader för dessa lkaler/byggnadern. II - Riktvärden ch kvalitetskrav Nedan beskrivs riktvärden ch kvalitetskrav sm ska användas vid planering av lkaler för kmmunala verksamheter. Externa huvudmän mfattas inte av dessa riktvärden ch kvalitetskrav vid planering av lkaler för verksamhet inm Hässlehlms kmmun utan utgår från egna prgram ch ramverk. Riktvärden Utöver de krav sm ställs i tillämplig lagstiftning, kmmunens egna bestämmelser ska utgångspunkten för planering av verksamhetslkaler vara följande: Nybyggnatin försklr LOA-ytr i försklr bör inte överstiga 9-11 kvm/barn. Persnalutrymmen, kntr, städutrymmen ch tekniska utrymmen (fläktrum, sprum) ingår inte. Dessa ytr prjekteras ch dimensineras mt den verksamhet sm ska bedrivas i lkalerna. Det finns uppsatta nrmer ch standarder för dessa utrymmen. Förskleagårdar Barnens friyta ska vara tillräcklig för att ge utrymme för barnens lek. Gården ska kunna inhägnas ch endast användas av försklan när verksamheten pågår. När verksamheten är stängd kan den användas av besökande. Barnens utemiljö ska vara hälsfrämjande, tillgänglig ch pedaggiskt utfrmad. Bedömning görs från fall till fall, med hänsyn tagen till lika kmmundelar ch lägens förutsättningar. Syftet med en bedömning från fall till fall är att uppmuntra till kreativa lösningar med hög kvalitet sm utgår från platsen. Bedömningen av strleken på friytan ch dess kvalitet ska göras med hänsyn tagen till den faktiska utnyttjandegraden vid givna tillfällen under dagen, då alla verksamhetens barn inte vistas samtidigt på friytan. Även närhet till parker ch grönmråden ska tas hänsyn till i bedömningen. 6

11 Grundsklr LOA-ytr i grundsklr bör inte överstiga kvm/elev. Persnalutrymmen, kntr, städutrymmen ch tekniska utrymmen(fläktrum, sprum) ingår inte. Dessa ytr prjekteras ch dimensineras mt den verksamhet sm ska bedrivas i lkalerna. Det finns uppsatta nrmer ch standarder för dessa utrymmen. Utfrmningen av skllkaler ska planeras så att det finns en möjlighet till samutnyttjande ch möjlighet att hyra ut matsal ch/eller gymnastiksal sm är anpassad efter sklans strlek, på kvällstid. Sklgårdar Utemiljön vid sklr ska vara hälsfrämjande, utvecklande ch pedaggiska. Utemiljöns friyta innefattar de ytr sm elever har tillgång till för lek, rörelse ch stilla vistelse. Bedömningen av strleken på friytan ch dess kvalitet ska göras med hänsyn tagen till den faktiska utnyttjandegraden vid givna tillfällen under dagen, då alla verksamhetens barn inte vistas samtidigt på friytan. Även närhet till parker ch grönmråden ska tas hänsyn till i bedömningen. Nybyggnatin särskilda bende för äldre Ett särskilt bende för äldre bör bestå av fyra till åtta avdelningar med lägenheter i varje avdelning. Detta ger mellan 32 till 80 lägenheter i bendet. En enskild lägenhet bör inte överstiga 35 kvm inklusive hygienutrymme. Ttal kvadratmeter per bende (exklusive tekniska driftutrymmen ch eventuellt tillagningskök) bör inte överstiga 80 kvm/bra för ett bende. Kvalitetskrav För att uppnå effektiva lkaler används följande parametrar sm underlag för planering ch utvärdering av ny-, m- ch tillbyggnads prjekt. Effektivitet ch flexibilitet Lkaleffektivitet ch flexibilitet ska pririteras vid ny-, m- ch tillbyggnader. För att underlätta vid förändrad verksamhet ska flexibilitet eftersträvas för att skapa möjlighet till enkel knvertering. Lkaler ska så långt det gå samnyttjas av flera verksamheter. Eklgisk hållbarhet I sitt arbete mt en miljömedveten ch hållbar utbyggnad av kmmunens fastigheter använder sig kmmunen av certifieringssystemet Miljöbyggnad (f.d. Miljöklassad byggnad), ett miljöklassningssystem sm baseras på svenska bygg- ch myndighetsregler samt svensk byggpraxis. Med tillämpandet av systemet vill kmmunen garantera att nyprducerade ch renverade byggnader uppförs på ett ansvarsfullt sätt. En byggnad kan uppnå klassning brns, silver eller guld. Beslut m vilken nivå ett nybyggnadsprjekt ska uppnå ska finnas med i beställningen för genmförande av prjektet. För alla kmmunens nya lkaler ch större förändringar av befintliga lkaler ska giftfria material väljas ch fkus ska vara på att skapa giftfria miljöer. Detta i enighet med gällande svenska standarder ch nrmer inm mrådet. Kmmenterad [EG7]: Vi tycker det är knstigt att respektive nämnd ska besluta m vilken nivå ett nybyggnadsprjekt ska uppnå. Tillgänglighet Offentliga lkaler dit allmänheten har tillträde ska vara tillgängliga. Vid alla ny-, m- ch tillbyggnader av lkaler dit allmänheten har tillträde ska en inventering göras med hänsyn till Bverkets föreskrifter m enkelt avhjälpta hinder ch ett prjektspecifikt åtgärdsprgram ska fastställas. 7

12 Knstnärlig utsmyckning När så är lämpligt ska knstnärlig utsmyckning av lkaler ch utemiljöer göras. III-Beskrivning av lkalförsörjningsprcessen Lkalförsörjningsprcessen beskriver hela prcessen från tidigt uttryckt behv, via beställning, till färdigställd ch anpassad lkal för kmmunala verksamheter. Prcessen används för lkalplanering, nyprduktin, nya inhyrningar ch större lkalanpassningar. Här nedan beskrivs stegen i lkalförsörjningsprcessen. Tidplan för lkalförsörjningsprcessen ska synkrniseras med planeringsch uppföljningsprcessen. Gdkänd av verksamhetsnämnder skall lkalbehvsplan lämnas till strategiska lkalförsörjningsgruppen senast 31 mars ch KF:s fastställande av lkalförsörjningsplanen sker i samband med antagande av kmmunens budget. I lkalförsörjningsprcessen används gemensamma mallar. Lkalförsörjningsprcess 1. Lkalbehvsplan Varje nämnd tar fram ch beslutar m sin egen femåriga lkalbehvsplan. Lkalbehvsplaner ska ha en gemensam struktur ch denna struktur ska tillämpas av alla nämnder i kmmunen. Lkalbehvsplanen ska beskriva nämndens ttala lkalbehv på långsikt, vilket även innefattar de behv sm kan kmma att uppfyllas av en extern huvudman. Nämndernas lkalbehvsprgnser bygger på kmmunens fficiella beflkningsprgns, beslutad översiktsplan ch det gällande bstadsförsörjningsprgrammet. Bstadsbyggandet har betydande inverkan på kmmunens samlade lkalförsörjningsbehv ch investeringsplanering, på både krt ch lång sikt. Lkalbehven kan även uppstå på grund av lika myndighetskrav eller med anledning av verksamhetsförändringar sm påverkar verksamhetslkaler. Varje ärende sm tas i lkalbehvsplan ska upprättas enligt den bifgade blanketten "Behvsbeskrivning - vid behv av lkal förändring", se bilaga 1. Varje ärende sm tas i lkalbehvsplanen ska ha klara tidsangivelser m när lkalen/åtgärder förväntas att vara genmförda. Verksamhetsnämnderna ska priritera sina ärenden i lkalbehvsplanen enligt följande rdning: a) priritet 1 = snarast, b) priritet 2 =2-3 år, c) priritet 3 = 4-5 år. Planen revideras årligen ch är en del av kmmunens lkalförsörjningsplan. Frmaterat: Radavstånd: enkelt 2. Lkalförsörjningsplan Kmmunens lkalförsörjningsplan är en femårsplan ch revideras årligen ch löpande vid behv för att alltid vara aktuell. Under året analyseras erfarenheterna, underlagen ses över, förändringar uppdateras ch knsekvenserna belyses inför revideringen av lkalförsörjningsplanen. Planen grundar sig på nämndernas beslutade lkalbehvsplaner ch de tidigare fattade besluten gällande kmmunens lkalförsörjning. Arbetet med lkalförsörjningsplanen bedrivs i prjektfrm ch i nära samarbete mellan kmmunens nämnder i en tjänstemannagrupp, den strategiska lkalförsörjningsgruppen. Kmmunens strategiska lkalförsörjningsgrupp är ansvarig för framtagandet av kmmunens lkalförsörjningsplan. 8

13 Nämnderna deltar i den strategiska lkalförsörjningsgruppen via sina representanter ch bidrar med sin kunskap m verksamheten. Strategiska lkalförsörjningsgruppen tar fram ch analyserar förslag på lika lösningar sm kan finnas, inkluderande transparenta risk- ch knsekvensanalyser. Strategiska lkalförsörjningsgruppen bedömer när ett behv är tillräckligt utrett för att tas upp för beslut i lkalförsörjningsplanen. Dessa utredningar blir sedan bilagr till lkalförsörjningsplanen. Strategiska lkalförsörjningsgruppen krdinerar utredningsarbetet. I lkalförsörjningsplanen anges ch specificeras alla lösningar sm avses att lösa de angivna lkalbehven. Kmmunala investeringar i nybyggnatin eller inhyrningar hs extern part görs endast m det löser ett långsiktigt behv sm inte kan tillgdses inm eget bestånd. Innan beslut tas m investering i nybyggnatin eller inhyrning ska marknadslösningar övervägas sm alternativ m det bedöms vara mer effektivt ch för kmmunens bästa. Frmaterat: Radavstånd: enkelt Förslaget till lkalförsörjningsplan, för varje verksamhetsmråde separat, remitteras ut till respektive nämnd. inför att planeringsförutsättningar gällande kmmande budgetår tas fram. Nämnderna får tillfälle att yttra sig över förslaget till lkalförsörjningsplan, pririteringar ch förslagen till beslut sm föreligger. Efter att nämnderna har yttrat sig gör den strategiska lkalförsörjningsgruppen de nödvändiga justeringar, m dessa behövs, av lkalförsörjningsplanen. Strategiska lkalförsörjningsgruppen gör de slutgiltiga pririteringar i lkalförsörjningsplanen innan den överlämnas till tekniska nämnden sm ska ta fram investeringsplanen inklusive driftbudgetbedömningen. Detta underlag presenterar sedan strategiska lkalförsörjningsgruppen fastighetsstrategen till kmmunens budgetberedning. Kmmunfullmäktige fastställer lkalförsörjningsplanen samtidigt sm kmmunens budget för kmmande år beslutas. Kmmunfullmäktige kan besluta m att revidera lkalförsörjningsplanen under budgetåret, i fall brådskande behv uppkmmer eller mpririteringar behöver göras. 3. Beslut m budgetbeslut m budget Lkalförsörjningsplanen är ett underlag till kmmunens fleråriga investerings budget avseende kmmunens framtida lkalförsörjningskstnader ch investeringsbudget. Kmmunens budget beslutas av kmmunfullmäktige varje år. När lkalförsörjningsplanen ch budgeten har beslutats ch blivit gällande kan nämnderna beställa de beslutade prjekten enligt den gällande lkalförsörjningsplanen av tekniska nämnden. Budgetansvar för genmförande av prjektet har tekniska nämnden. 4. Prgramarbete ch framtagande av hyresavtal Efter att tekniska nämnden har fått en beställning gällande de beslutade prjekten startas ett prjekt sm leds av tekniska förvaltningen. När prjektet är bemannat ska ett prjektspecifikt lkalprgram tas fram ch detta lkalprgram med tillhörande ritningar ska ligga sm underlag för hyresavtalsframtagande. Arbete i prgramskedet ska inkludera representanter från den verksamhetsdrivande nämnden. Det prjektspecifika lkalprgrammet ska ta hänsyn till kmmunens övergripande riktvärden ch kvalitetskrav. Kmmenterad [EG8]: Vi kan inte förstå mtivet med att nämnderna ska beställa de beslutade prjekten. Det känns sm ett extra administrativt steg. Hur ser frmuläret ut för denna beställning? I gemensam mall. 5. Beslut m genmförande ch gdkännande av hyresavtal Det prjektspecifika lkalprgrammet med tillhörande ritningar inklusive förslaget till hyresavtal ska gdkännas av tekniska nämnden. Lkalprgrammet med tillhörande ritningar inklusive förslaget till hyresavtal ska även gdkännas av verksamhetsdrivande nämnd. Tekniska nämnden kan besluta att gdkänna det föreslagna hyresavtalet m det ligger inm ramen för den beslutanderätt sm kmmunfullmäktige delegerat. I annat fall bereder 9

14 kmmunstyrelsen ärendet till kmmunfullmäktige sm beslutar m genmförandet ch gdkännande av hyresavtalet. Om det av någn anledning finns behv av att avbryta ett prjekt sm beställts kan verksamhetsdrivande nämnd tillsammans med tekniska nämnden fatta beslut m detta ch ärendet behöver då inte gå vidare till kmmunfullmäktige för beslut. Uppkmna kstnader tar den verksamhetsdrivande nämnd enligt prjektets genmförande avtal. 6. Prjektering ch prduktin Prjektering ch prduktin får påbörjas när ett beslut m genmförande är fattat ch hyresavtal är gdkänt. Prjektet ska följa tidplan sm finns i lkalförsörjningsplanen. Om det under prjektering uppkmmer kstnader sm påverkar prjektbudgeten ch sm överstiger den 10 prcent eller mer (dck minst 100 tkr) ch i samband med det påverkar även det gdkända hyresavtalet blir prjektet en fråga för kmmunstyrelsen/kmmunfullmäktige att på nytt besluta m. kan det krävas ett nytt beslut (en fråga för kmmunstyrelsen/kmmunfullmäktige att på nytt besluta m) innan genmförandet påbörjas avseende upphandling/inhyrning ch prduktin. Kmmenterad [EG9]: Otydligt m detta även avser externa förhyrningar. 7. Uppföljning/Slutredvisning För uppföljning/slutredvisning, ttillämpas punkt 6.5 Uppföljning/Slutredvisning i, Riktlinjer investeringar, r, fastställda av kmmunfullmäktige den 26 mars 2018.t den

15 Lkalförsörjningsprcess för mindre lkalanpassningar Kmmenterad [EG10]: Vi ser inte någt mervärde i att särskilja mindre lkalanpassningar, utan detta bör ingå i den tidigare beskrivna lkalförsörjningsprcessen. En mindre lkalanpassning är en åtgärd i en redan förhyrd lkal med ett ttalt eknmisk värde på upp till 20 prisbasbelpp för hela kntraktsperiden. Eftersm förändringar i lkaler har påverkan på nämndernas budgetramar är det viktigt att dessa åtgärder är beaktade i lkalförsörjningsplaneringen. Tekniska nämnden mbesörjer beställningen efter att tekniska nämnden har tagit emt beställningen från den verksamhetsnämnden. Dessa åtgärder ska finnas med i kmmunens investeringsplan. Ett tilläggsavtal eller en mindre verksamhetsanpassning ska rymmas inm beslutade budgetramar för en verksamhets nämnd. Oförutsedda åtgärder i lkaler sm kräver utökade budgetramar för nämnden kan först ske efter beslut m utökad ram från kmmunfullmäktige. 1. Framtagande av beslutsunderlag Verksamhetsnämnd, tillsammans med tekniska nämnden, tar fram ett beslutsunderlag sm strategiska lkalförsörjningsgruppen kan ta ställning till. Underlaget ska utgå från aktuell drift ch investeringsbudget för nämnden. Om det blir investeringsbudget eller driftbudget avgörs enligt punkt 3. Grundregler för vad sm är en investering i Riktlinjer för investeringar. Behvsunderlag ska innehålla behvsanalys ch en redvisning kring vilka eknmiska knsekvenser det knkreta förslaget har på nämndens budget. 2. Förslag till tilläggsavtal Tekniska nämnden tar fram ett förslag på tilläggsavtal. 3. Gdkännande ch beställning Verksamhetsnämnd granskar tekniska nämndens beslutsunderlag ch förslaget till tilläggsavtal. Om förslagen är eknmisk hållbara, medel finns i nämndens budget ch bedöms sm nödvändiga gdkänns förslaget till tilläggsavtal av nämnderna. Efter gdkännandet skickar nämnderna sin beställning till tekniska nämnden. 4. Genmförande Tekniska nämnden genmför lkalanpassningen i enlighet med mttagen beställning. 5. Tecknande av tilläggsavtal När anpassningen är genmförd tecknas ett nytt tilläggsavtal för anpassningen enligt den gällande delegeringsrdning i kmmunen. 6. Hyrespåverkan När anpassningen är färdigställd får verksamhetsnämnd en ökad hyra på lkalen i ch med tecknandet av tilläggsavtalet. 11

16 Bilaga 1. Behvsbeskrivning vid behv av lkal förändring När er verksamhet/förvaltning har behv av att förändra sina lkaler/bygga nytt behöver Lkalförsörjningsenheten en behvsbeskrivning för att på bästa sätt kunna hjälpa er med förslag ch kstnadsuppskattning. Ert underlag beskriver ert behv ur verksamhetssynpunkt - vi hjälper er med förslag på lösningar ch kstnadsuppskattning. Uppdraget ska gå via lkalansvarig inm er verksamhet/förvaltning till vår Lkalförsörjningsenhet. Kntaktuppgifter finns på vår hemsida (detta måste finnas) Checklista vid behvsbeskrivning Prblembeskrivning Beskriv nuläget, vilken verksamhet bedrivs idag, hur ser lkalerna ut ch hur betjänar de verksamheten Hur ser framtiden ut, redvisa beflkningsstruktur, bstadstillväxt, elevprgnser, plitisk tagna beslut ch knsekvenser av dessa Vilka behv är långsiktiga, vad är grundvlymen? Vilka behv är krtsiktiga eller tidsbegränsade? Omvärldsanalys Finns möjlighet till/ch/eller förslag på lkalsamrdning med annan verksamhet inm egen rganisatin Beskriv de tankar sm finns kring samverkan med andra verksamheter såsm andra kmmunala förvaltningar eller föreningar Verksamhetsanalys Finns det rganisatinsförändringar, förändringar i arbetssätt ch arbetsfrmer sm påverkar verksamheten ch vilka följder får det för lkalbehvet Jämställdhetsperspektiv jämställdhetsaspekterna ska beaktas vid framtagande av behvsbeskrivning 12

17 I första hand ska alltid verksamhetslösningar utredas innan lkallösningar prövas - har detta utretts? (ex förändrade gränssnitt mellan försklelkaler ch skllkaler eller målgrupper inm msrg) Lkalbehvsanalys Beskriv vilken typ av funktiner ch utrymmen sm verksamheten kmmer att behöva Krävs speciella installatiner, inredning eller utrustning för vissa funktiner, ex IT, telefni, larm Hur ser sambanden ut mellan funktinerna, hur påverkar funktiner arbetsmiljön (vilka funktiner bör ligga i anslutning till varandra t ex) Gör en bedömning av persnalantal ch vilka yrkeskategrier sm kmmer att nyttja lkalen Vilka behv har verksamheten av parkeringsplatser, markytr mm Hur påverkas trafiksituatinen Finns samband mellan inre funktiner ch yttre miljön sm bör beaktas Kmmer lkalen att besökas av allmänheten sm ställer krav på tillgänglighet Knsekvens/ riskanalys Vad blir knsekvenserna ch vilka prblem står ni inför m inget görs vid en verksamhetslösning vid en långsiktig lkallösning vid en krtsiktig/flexibel lkallösning Barnknsekvensanalys bedöm m sådan påverkan finns att analys erfrdras 13

18 Riktlinjer för lkalförsörjning i Hässlehlms kmmun Dkumenttyp: Riktlinjer Fastställd av: Kmmunfullmäktige Status: Gäller frm Giltighetstid: Gäller tills vidare Diarienummer: KF-00/2019 Tidpunkt för fastställande: Dkumentansvarig: Fastighetsstrateg Intervall för aktualitetsprövning: 4 år Tidpunkt för senaste revidering Relaterade styrdkument 1

19 Innehåll Riktlinjer för lkalförsörjning 3 Inledning 3 Utgångspunkter för gd lkalförsörjning i Hässlehlms kmmun 3 Ansvar ch rller 4-5 Hässlehlms kmmuns hyresmdell 5 Lkalbanken 5-6 Riktvärden 6 Kvalitetskrav 7-8 Beskrivning av lkalförsörjningsprcessen 8-10 Lkalförsörjningsprcess för mindre lkalanpassningar 11 Bilaga 1. Behvsbeskrivning vid behv av lkal förändring

20 I - Riktlinjer för lkalförsörjning * Inledning Detta dkument syftar till att säkerställa en kstnadseffektiv ch ändamålsenlig lkalförsörjning i Hässlehlms kmmun. Kmmunens verksamheter ska arbeta med lkalförsörjning efter en enhetlig strategi ch skapa en samsyn i dessa frågr. I första delen beskrivs de strategiska ch styrande utgångspunkterna för kmmunens lkalförsörjning inklusive ansvar ch rller. I andra delen beskrivs de riktvärden ch kvalitetskrav sm ska gälla vid planeringen. Den tredje delen beskriver Hässlehlm kmmuns lkalförsörjningsprcess med arbetssättet ch ansvar. Detta dkument mfattar alla nämnder. Vissa verksamhetsbehv kmmer att lösas av att en extern huvudman bedriver verksamhet, antingen på uppdrag av en kmmunal nämnd eller sm huvudman. En extern verksamhetsutövare sm ansvarar för sina egna lkaler mfattas inte av kmmunens principer för lkalförsörjning. Utgångspunkter för gd lkalförsörjning i Hässlehlm kmmun Helhetssyn En effektiv lkalförsörjning innebär att tillhandahålla verksamhetslkaler sm är funktinella, långsiktiga, miljömässiga, hållbara ch kstnadseffektiva. Med helhetssyn på lkalförsörjning ska alla nämnder samverka för kmmunens bästa. Nämnderna ska medverka i den långsiktiga ch strategiska planeringen av kmmunens lkalbestånd. Detta innebär att aktivt söka möjligheter till effektiviseringar i lkalanvändning samt bidra till att föreslagna åtgärder genmförs. Vid förändrat lkalbehv ska utgångspunkten vara att i första hand effektivisera befintliga lkaler, eventuellt genm mbyggnad ch tillbyggnad. Lkaler ska så långt det gå samnyttjas av flera verksamheter. Nybyggnatin kan ske när det finns ett stadigvarande ch långsiktigt behv av nya lkaler ch där andra alternativ kan uteslutas. Vid tillfälliga lkalbehv ska dessa, i första hand, tillgdses inm befintligt fastighetsbestånd, i andra hand genm extern inhyrning. Gd eknmisk hushållning Kmmunen ska äga ch hyra väl anpassade lkaler till lägsta möjliga kstnad. Investeringar i lkaler binder kapital ch påverkar det eknmiska utrymmet under lång tid för kmmunens nämnder. Den kmmunala verksamheten ska bedrivas i för ändamålet lämpliga lkaler ch till lägsta möjliga kstnad. Fastigheterna ska underhållas ch användas med målsättningen med att bibehålla kapacitet ch funktinalitet i syfte att uppnå maximal livslängd ch ptimal driftseknmi. Alla kmmunens nämnder ska samverka för att arbeta med energieffektivisering för att minska driftkstnader ch för att minimera påverkan på miljön. *Riktlinjerna för lkalförsörjning i Hässlehlms kmmun mfattar lkaler sm kmmunens verksamheter brukar. Vad sm menas med en lkal definieras i Jrdabalken (1970:994) i 12 kap. Hyra 1 första, andra ch tredje stycket. 3

21 Ansvar ch rller Ansvaret gällande lkalförsörjningen delas mellan flera lika instanser inm Hässlehlms kmmun. Kmmunfullmäktige Fastställer Riktlinjer för lkalförsörjning i Hässlehlms kmmun samt gdkänner de kmmande framtida revideringar av dkumentet. Kmmunstyrelsen Kmmunstyrelsen har ansvar att föreslå till kmmunfullmäktige styrdkument ch arbetssätt sm fastställer m hur den långsiktiga strategiska lkalplaneringen ska bedrivas i Hässlehlms kmmun. För detta ändamål tillsätter kmmunstyrelsen en kmmunövergripande lkalförsörjningsgrupp, den strategiska lkalförsörjningsgruppen. Kmmunstyrelsen har även ansvaret att fastställa övergripande mål för fastighetsförvaltning gällande kmmunägda byggnader ch lkaler. Kmmunstyrelsen beslutar m styrdkument för fastighetsförvaltningen. Övriga nämnder Nämnderna i Hässlehlms kmmun är ansvariga för att lyfta fram sina behv gällande lkaler ch att genm samverkan i den strategiska lkalförsörjningsgruppen delta i arbetet kring kmmunens strategiska lkalförsörjning. Nämnderna är vidare ansvariga för att en hög utnyttjandegrad upprätthålls i de lkaler sm nämnden nyttjar. Nämnderna är beställare av nya lkaler ch större förändringar av befintliga lkaler. Beställningarna görs av respektive verksamhetsförvaltning ch kmmunens fastighetsstrateg. Detta gäller både m lkalbehvet avses lösas med kmmunägda lkaler eller genm inhyrning. Tekniska nämnden Tekniska nämnden ansvarar för prjektbudget, prjektgenmförande, fastighetsförvaltning, drift, underhåll ch utveckling av det kmmunala fastighetsinnehavet. Tekniska nämnden har sm uppgift att tillhandahålla verksamhetslkaler till kmmunens lika verksamheter. Tekniska nämnden ska ansvara för: 1. Att de lkaler sm anskaffas genm inhyrning ch ny- eller mbyggnad blir yteffektiva ch ändamålsenliga. 2. Att en hög effektivitet upprätthålls i förvaltning ch drift av fastigheter ch lkaler. 3. Att en hög effektivitet vid genmförande av inhyrning samt vid ny ch mbyggnad upprätthålls. Sådana förändringar skall präglas av eknmisk långsiktighet. 4. Att värdet ch den tekniska livslängden för kmmunens ägda fastigheter upprätthålls till den tid sm kmmunen har ett behv av byggnaden eller till den tid sm finns beslut m att upprätthålla fastighetskapitalet. 5. Att vakansgraden i kmmunens lkalinnehav minimeras över tiden i enlighet med kmmunens lkalbehv. Detta uppnås med kntinuerlig analys ch bedömning för avveckling av lkaler. 6. Att ha ansvaret för fastighetsrelaterade miljönyckeltal med syfte att externt ch internt kunna jämföra verksamheten över tid. Nyckeltalen skall tas fram för nybyggnatin ch förvaltning gällande klimatpåverkan, energieffektivitet ch avfallsmängd. 4

22 Tekniska nämnden deltar i arbetet kring kmmunens lkalförsörjning genm den strategiska lkalförsörjningsgruppen. Med utgångspunkt från beslutade riktvärde ch nyckeltal ska tekniska förvaltningen stödja nämnder ch övriga förvaltningar med sakkunskap för att uppnå en hög utnyttjandegrad av lkalerna. Strategisk lkalförsörjningsgrupp Strategisk lkalförsörjningsgrupp inrättas ch består av fastighetsstrateg, fastighetschef, planchef, mark- ch explateringschef, bygglvschef, förvaltningarnas kntaktpersner för lkalfrågr ch en eknm från KLK. Gruppen leds av fastighetsstrateg sm ansvarar för att frågrna rapprteras till kmmundirektörens ledningsgrupp. Gruppen samverkar med förvaltningschefer ch andra viktiga funktiner kring lkalfrågr, adjungeras vid behv. Gruppens uppdrag: 1. Analys av förvaltningarnas lkalbehvsplaner ch bedömning av den sannlika lkalutvecklingen inm respektive mråde. 2. Beställning av utredningar gällande lika alternativa lösningsförslag i ett tidigt skede. 3. Slutlig priritering av ärendena i lkalförsörjningsplanen. 4. Föreslå mark- ch lkalanvändning ur helhetsperspektiv 5. Bedöma behv, planstatus, alternativ priritet utifrån inkmna lkalbehvsplaner 6. I samråd med förvaltningschef återkalla ett särskilt ärende eller besluta m en utredning, förstudie ch översiktlig eknmisk kalkyl 7. Den strategiska lkalförsörjningsgruppen kan initiera mark- ch fastighetsförvärv Förvaltningarnas lkalsamrdnare eller mtsvarande funktin De kmmunala förvaltningarna utser en kntaktpersn för lkalfrågr sm har i uppgift att ta fram de årliga/fleråriga lkalbehven. Dessa lkalbehv presenteras i respektive förvaltningens lkalbehvsplan sm behandlas ch beslutas av verksamhets nämnd. Lkalsamrdnaren tar fram en beskrivning av lkalbehv, inklusive verksamhetens mtivering med risker ch knsekvenser m förändringen inte genmförs. Detta gäller varje ärende i lkalbehvsplanen. Lkalsamrdnaren skall samråda kring lkalbehvsplanen med den strategiska lkalförsörjnings grupp innan behvsplanen behandlas i respektive nämnd. Fastighetsstrateg Fastighetsstrategen har i uppdrag att arbeta långsiktigt med kmmunens lkalförsörjning kpplat till verksamhetsutveckling, uppsatta mål ch demgrafiska förändringar. I uppdraget ingår även rllen att fungera sm strategisk internknsult åt stadens förvaltningar i lkalfrågr. Fastighetsstrategen ska ha yttrandemöjlighet kring alla nya hyresavtal samt förändringar av befintliga hyresavtal innan dessa blir gdkända av verksamhetsnämnder ch tekniska nämnden. Fastighetsstrategen samrdnar ch redvisar den årliga lkalförsörjningsplanen till kmmunens ledningsgrupp ch till kmmunens plitiska rganisatin. Fastighetsstrateg ska samrdna ch i visa fall ta fram beslutsunderlag ch initiera plitisk behandling gällande fastighetsrelaterade frågr. Fastighetsstrateg ska medverka i tidiga skeden i stadsbyggnads- ch planprcesser. Hässlehlms kmmuns hyresmdell Regler för internhyressystemet blev antagna av kmmunfullmäktige De ändrade reglerna för internhyressystemet infördes , KS

23 Lkalbanken Syftet med lkalbanken är att få kännedm m använda lkalresurser inm kmmunen ch effektivisera lkalutnyttjandet. Tekniska nämnden ansvarar för kmmunens lkalbank. Del av lkalen sm kan avgränsas, har en separat entré, egen talett ch kan användas av annan verksamhet eller uthyras till extern part kan lämnas till lkalbanken. Vid uppsägningen av del av lkal ska framgå huruvida uppsägningen gäller begränsad tid eller tillsvidare. I de fall där uppsägningen gäller en begränsad tid ska det framgå när lkalen önskas återtas. Uppsägningstider för del av lkal är sex (6) månader. Tekniska nämnden äger rätt att prva varje enskild uppsägning, för att säkerställa att lkalen uppfyller kraven för uppsägning. Hyresminskning för del av lkal sm lämnas beräknas utifrån schabln per kvadratmeter. Tmställda lkaler redvisas under tekniska nämnden ch bidrar till ett negativt resultat så länge de är uthyrda samt i de fall hyresintäkten inte uppgår till kstnaden för lkalen. Om uppsägningen gäller en begränsad tid har tekniska nämnden möjlighet att hyra ut lkalen utan besittningsrätt under den aktuella tiden till lämplig intern eller extern hyresgäst m sådan finns. Samarbete med kulturnämnden ch fritidsnämnden ska ske för att se över möjligheten att hyra ut icke uthyrda lkaler enligt timtaxa till föreningar, studiecirklar eller liknande. Om uppsägningen är tillsvidare ska tekniska nämnden bedöma lkalenens skick ch därigenm utvärdera m lkaler/byggnaden kan hyras ut, rivas eller säljas. Beslutet m att avyttra byggnaden genm försäljning eller rivning ska fattas enligt gällande delegerings rdning. Om byggnaden kmmer att behövas i framtiden är det tekniska nämndens ansvar att förvalta fastigheten på eknmiskt bästa sätt ch minimera kmmunkncernens kstnader för dessa lkaler/byggnaden. II - Riktvärden ch kvalitetskrav Nedan beskrivs riktvärden ch kvalitetskrav sm ska användas vid planering av lkaler för kmmunala verksamheter. Externa huvudmän mfattas inte av dessa riktvärden ch kvalitetskrav vid planering av lkaler för verksamhet inm Hässlehlms kmmun utan utgår från egna prgram ch ramverk. Riktvärden Utöver de krav sm ställs i tillämplig lagstiftning, kmmunens egna bestämmelser ska utgångspunkten för planering av verksamhetslkaler vara följande: Nybyggnatin försklr LOA-ytr i försklr bör inte överstiga 9-11 kvm/barn. Persnalutrymmen, kntr, städutrymmen ch tekniska utrymmen (fläktrum, sprum) ingår inte. Dessa ytr prjekteras ch dimensineras mt den verksamhet sm ska bedrivas i lkalerna. Det finns uppsatta nrmer ch standarder för dessa utrymmen. 6

24 Försklagård Barnens friyta ska vara tillräcklig för att ge utrymme för barnens lek. Gården ska kunna inhägnas ch endast användas av försklan när verksamheten pågår. När verksamheten är stängd kan den användas av besökande. Barnens utemiljö ska vara hälsfrämjande, tillgänglig ch pedaggiskt utfrmad. Bedömning görs från fall till fall, med hänsyn tagen till lika kmmundelar ch lägens förutsättningar. Syftet med en bedömning från fall till fall är att uppmuntra till kreativa lösningar med hög kvalitet sm utgår från platsen. Bedömningen av strleken på friytan ch dess kvalitet ska göras med hänsyn tagen till den faktiska utnyttjandegraden vid givna tillfällen under dagen, då alla verksamhetens barn inte vistas samtidigt på friytan. Även närhet till parker ch grönmråden ska tas hänsyn till i bedömningen. Grundsklr LOA-ytr i grundsklr bör inte överstiga kvm/elev. Persnalutrymmen, kntr, städutrymmen ch tekniska utrymmen(fläktrum, sprum) ingår inte. Dessa ytr prjekteras ch dimensineras mt den verksamhet sm ska bedrivas i lkalerna. Det finns uppsatta nrmer ch standarder för dessa utrymmen. Utfrmningen av skllkaler ska planeras så att det finns en möjlighet till samutnyttjande ch möjlighet att hyra ut matsal ch/eller gymnastiksal sm är anpassad efter sklans strlek, på kvällstid. Sklgårdar Utemiljön vid sklr ska vara hälsfrämjande, utvecklande ch pedaggiska. Utemiljöns friyta innefattar de ytr sm elever har tillgång till för lek, rörelse ch stilla vistelse. Bedömningen av strleken på friytan ch dess kvalitet ska göras med hänsyn tagen till den faktiska utnyttjandegraden vid givna tillfällen under dagen, då alla verksamhetens barn inte vistas samtidigt på friytan. Även närhet till parker ch grönmråden ska tas hänsyn till i bedömningen. Nybyggnatin särskilda bende för äldre Ett särskilt bende för äldre bör bestå av fyra till åtta avdelningar med lägenheter i varje avdelning. Detta ger mellan 32 till 80 lägenheter i bendet. En enskild lägenhet bör inte överstiga 35 kvm inklusive hygienutrymme. Ttal kvadratmeter per bende (exklusive tekniska driftutrymmen ch eventuellt tillagningskök) bör inte överstiga 80 kvm/bra för ett bende. Kvalitetskrav För att uppnå effektiva lkaler används följande parametrar sm underlag för planering ch utvärdering av ny-, m- ch tillbyggnads prjekt. Effektivitet ch flexibilitet Lkaleffektivitet ch flexibilitet ska pririteras vid ny-, m- ch tillbyggnader. För att underlätta vid förändrad verksamhet ska flexibilitet eftersträvas för att skapa möjlighet till enkel knvertering. Lkaler ska så långt det gå samnyttjas av flera verksamheter. 7

25 Eklgisk hållbarhet I sitt arbete mt en miljömedveten ch hållbar utbyggnad av kmmunens fastigheter använder sig kmmunen av certifieringssystemet Miljöbyggnad (f.d. Miljöklassad byggnad), ett miljöklassningssystem sm baseras på svenska bygg- ch myndighetsregler samt svensk byggpraxis. Med tillämpandet av systemet vill kmmunen garantera att nyprducerade ch renverade byggnader uppförs på ett ansvarsfullt sätt. En byggnad kan uppnå klassning brns, silver eller guld. Beslut m vilken nivå ett nybyggnadsprjekt ska uppnå ska finnas med i beställningen för genmförande av prjektet. För alla kmmunens nya lkaler ch större förändringar av befintliga lkaler ska giftfria material väljas ch fkus ska vara på att skapa giftfria miljöer. Detta i enighet med gällande svenska standarder ch nrmer inm mrådet. Tillgänglighet Offentliga lkaler dit allmänheten har tillträde ska vara tillgängliga. Vid alla ny-, m- ch tillbyggnader av lkaler dit allmänheten har tillträde ska en inventering göras med hänsyn till Bverkets föreskrifter m enkelt avhjälpta hinder ch ett prjektspecifikt åtgärdsprgram ska fastställas. Knstnärlig utsmyckning När så är lämpligt ska knstnärlig utsmyckning av lkaler ch utemiljöer göras. III-Beskrivning av lkalförsörjningsprcessen Lkalförsörjningsprcessen beskriver hela prcessen från tidigt uttryckt behv, via beställning, till färdigställd ch anpassad lkal för kmmunala verksamheter. Prcessen används för lkalplanering, nyprduktin, nya inhyrningar ch större lkalanpassningar. Här nedan beskrivs stegen i lkalförsörjningsprcessen. Tidplan för lkalförsörjningsprcessen ska synkrniseras med planeringsch uppföljningsprcess. Gdkänd av verksamhetsnämnder skall lkalbehvsplan lämnas till strategiska lkalförsörjningsgruppen senast 31 mars ch KF:s fastställande av lkalförsörjningsplanen sker i samband med antagande av kmmunens budget. I lkalförsörjningsprcessen används gemensamma mallar. Lkalförsörjningsprcess 1. Lkalbehvsplan Varje nämnd tar fram ch beslutar m sin egen femåriga lkalbehvsplan. Lkalbehvsplaner ska ha en gemensam struktur ch denna struktur ska tillämpas av alla nämnder i kmmunen. Lkalbehvsplanen ska beskriva nämndens ttala lkalbehv på långsikt, vilket även innefattar de behv sm kan kmma att uppfyllas av en extern huvudman. Nämndernas lkalbehvsprgnser bygger på kmmunens fficiella beflkningsprgns, beslutad översiktsplan ch det gällande bstadsförsörjningsprgrammet. Bstadsbyggandet har betydande inverkan på kmmunens samlade lkalförsörjningsbehv ch investeringsplanering, på både krt ch lång sikt. 8

26 Lkalbehven kan även uppstå på grund av lika myndighetskrav eller med anledning av verksamhetsförändringar sm påverkar verksamhetslkaler. Varje ärende sm tas i lkalbehvsplan ska upprättas enligt den bifgade blanketten "Behvsbeskrivning - vid behv av lkal förändring", bilaga 1. Varje ärende sm tas i lkalbehvsplanen ska ha klara tidsangivelser m när lkalen/åtgärder förväntas att vara genmförda. Verksamhetsnämnderna ska priritera sina ärenden i lkalbehvsplanen enligt följande rdning: a) priritet 1 = snarast, b) priritet 2 =2-3 år, c) priritet 3 = 4-5 år Planen revideras årligen ch är en del av kmmunens lkalförsörjningsplan. 2. Lkalförsörjningsplan Kmmunens lkalförsörjningsplan är en femårsplan ch revideras årligen ch löpande vid behv för att alltid vara aktuell. Under året analyseras erfarenheterna, underlagen ses över, förändringar uppdateras ch knsekvenserna belyses inför revideringen av lkalförsörjningsplanen. Planen grundar sig på nämndernas beslutade lkalbehvsplaner ch de tidigare fattade besluten gällande kmmunens lkalförsörjning. Arbetet med lkalförsörjningsplanen bedrivs i prjektfrm ch i nära samarbete mellan kmmunens nämnder i en tjänstemannagrupp, den strategiska lkalförsörjningsgruppen. Kmmunens strategiska lkalförsörjningsgrupp är ansvarig för framtagandet av kmmunens lkalförsörjningsplan. Nämnderna deltar i den strategiska lkalförsörjningsgruppen via sina representanter ch bidrar med sin kunskap m verksamheten. Strategiska lkalförsörjningsgruppen tar fram ch analyserar förslag på lika lösningar sm kan finnas, inkluderande transparenta risk- ch knsekvensanalyser. Strategiska lkalförsörjningsgruppen bedömer när ett behv är tillräckligt utrett för att tas upp för beslut i lkalförsörjningsplanen. Dessa utredningar blir sedan bilagr till lkalförsörjningsplanen. Strategiska lkalförsörjningsgruppen krdinerar utredningsarbetet. I lkalförsörjningsplanen anges ch specificeras alla lösningar sm avses att lösa de angivna lkalbehven. Kmmunala investeringar i nybyggnatin eller inhyrningar hs extern part görs endast m det löser ett långsiktigt behv sm inte kan tillgdses inm eget bestånd. Innan beslut tas m investering i nybyggnatin eller inhyrning ska marknadslösningar övervägas sm alternativ m det bedöms vara mer effektivt ch för kmmunens bästa. Förslaget till lkalförsörjningsplan, för varje verksamhetsmråde separat, remitteras ut till respektive nämnd inför att planeringsförutsättningar gällande kmmande budgetår tas fram. Nämnderna får tillfälle att yttra sig över förslaget till lkalförsörjningsplan, pririteringar ch förslagen till beslut sm föreligger. Efter att nämnderna har yttrat sig gör den strategiska lkalförsörjningsgruppen de nödvändiga justeringar, m dessa behövs, av lkalförsörjningsplanen. Strategiska lkalförsörjningsgruppen gör de slutgiltiga pririteringar i lkalförsörjningsplanen innan den överlämnas till tekniska nämnden sm ska ta fram investeringsplanen inklusive driftbudgetbedömningen. Detta underlag presenterar sedan strategiska lkalförsörjningsgruppen till kmmunens budgetberedning. Kmmunfullmäktige fastställer lkalförsörjningsplanen samtidigt sm kmmunens budget för kmmande år beslutas. 9