Universitetsförvaltningen

Transkript

1 Universitetsförvaltningen Verksamhetsplan Sid 1 (13) Verksamhetsplan Universitetsförvaltningen

2 Sid 2 (13) 1 Övergripande mål ch uppgifter 1.1 Universitetsförvaltningens Visin Vi är efterfrågade ch uppskattade eftersm vi: Skapar mervärde genm vår effektivitet ch prfessinalism Skapar stabilitet genm att arbeta praktivt ch strategiskt Utvecklar i nära samarbete med övriga delar av universitetet Eftersträvar tydlighet ch ser det gda i det enkla Frtsätter känna stlthet, lust ch glädje i vårt arbete 1.2 Universitetsförvaltningens Verksamhetsidé Med helhetssyn initierar vi utveckling, stöder universitetets verksamhet samt bidrar till att vidareutveckla universitetets resurser. 1.3 Universitetsförvaltningens Målbild Helhetssyn genmsyrar förvaltningen ch alla är delaktiga i utvecklingsarbetet. Vi arbetar prfessinellt ch levererar resultat med rätt kvalitet. Vi för en nära dialg med våra samarbetspartners ch skapar en samsyn m vart vi är på väg. Tillsammans driver vi ständiga förbättringar. Våra medarbetare Våra ledare Har en rätt kmpetens för sina uppdrag Arbetar med ömsesidig respekt tillsammans med övriga delar av universitetet för att finna effektiva, rättssäkra ch ändamålsenliga metder, arbetsfrmer mm Tar ett tydligt övergripande verksamhetsansvar Har förmågan att priritera ch fkusera Kmmunicerar ch leder med en klar målbild Leder ett invlverande förändringsarbete Stödjer ch utvecklar medarbetarna i deras lika rller (knsultativt/rådgivande, stöd/service, myndighetsutövning) 1.4 Universitetsförvaltningens Strategi För att uppnå vanstående behöver vi: Förstå vår kntext ch den kultur vi verkar i. Skapa stabila spelregler samt arbeta med tydliga mandat ch ansvarsmråden (frihet under ansvar) Arbeta för generella lösningar sm kan anpassas till lika behv Skapa trygghet ch tillit i förändring Kntinuerligt se över ch vidareutveckla våra arbetssätt ch metder Skaffa ss kunskaper m vår mvärld ch hur den påverkar ss Identifiera ch stärka mtivatin ch drivkrafter En öppen tillåtande kultur där vi strävar mt ett gemensamt mål samt stödjer ch stöttar varandra samt Genm att utveckla kmpetens ch tillhandahålla användbara verktyg ska vi utveckla en plattfrm för ledarskapet inm förvaltningen samt skapa en gemensam syn på ledarskapet.

3 Sid 3 (13) 2 Beskrivning av universitetsförvaltningen Vid universitetsförvaltningen arbetar drygt 600 medarbetare inm tlv lika enheter. Universitets direktör Universitetledningens kansli Eknmienheten Kmmunika -tinsenheten Itenheten Lkalförsörjningsenheten Persnalenheten Planeringsenheten Studentcentrum Internatinal Office Enheten för Externa relatiner Enheten för IT-stöd ch systemutveckling Universitet service Universitetsdirektören leder universitetsförvaltningen (UF) med stöd av en biträdande universitetsdirektör ch en biträdande förvaltningschef. Fr m första januari 2017 planeras en ny rganisatin träda ikraft. Förändringen genmförs för att ge bättre förutsättningar för en effektiv samrdning mellan UFs enheter samt för att skapa förutsättningar för en mer funktinell förvaltningsledning. Inm ramen för den struktur sm bildas ökar möjligheterna till strategiska, övergripande ch förvaltningsgemensamma resnemang. Enheterna vid UF kmmer då att grupperas i fem verksamhetsmråden. Området för planering ch utredning: Området för eknmi, arbetsgivar- ch myndighetsfrågr: Området för verksamhetsstöd: Området för infrastruktur: ITS Detaljerad beskrivning av varje enhets verksamhet ch planering återfinns i respektive enhets verksamhetsplan. 3 Uppdrag Universitetsförvaltningens uppdrag är att vara utgöra universitetets lednings- ch verksamhetsstöd i syfte att främja utbildning, frskning ch samverkan med mvärlden. Uppdraget ges av universitetsstyrelsen ch rektr. 4 Specifika uppdrag ch satsningar 2017 Nedan anges avser specifika uppdrag ch satsningar på övergripande nivå, vilka är gemensamma för hela förvaltningen. När det gäller de enhetsspecifika uppdrag ch satsningar hänvisas till enheternas verksamhetsplaner. Område Omrganisatin av förvaltningen Kvalitetsarbete Genmförande ch uppföljningskriterier Ny rganisatin intagen 1 januari 2017 Påbörjat arbete med ett gemensamt administrativt kvalitetssystem VB Resultat 2017

4 Sid 4 (13) Utveckling av ledarskapet Samrdnad adm UF, Fak ch inst Benchmarking Genmförande av regelbundna chefsträffar ch utbildningsinsatser Piltprjekt HR sm efter avgiven rapprt kmmer att beröra helauf Frtsatt benchmarking med Linköping 5 Specifika uppdrag ch satsningar Område Genmförande ch uppföljningskriterier VB Resultat 2017 Benchmarking Kvalitet Samrdnad adm UF, Fak ch inst Samrdnad adm UF, Fak ch inst Påbörja steg 2 Utarbetad benchmarkingmdell med överenskmna nyckeltal finns på plats Ett universitetsgemensamt administrativt kvalitetssystem är implementerat Slutföra piltprjektet angående HR 6 Budget Resurstilldelning 2017 För att enheten ska kunna genmföra sina uppdrag har tilldelas medel enligt följande: Typ 2017 (tkr) 2016 (tkr) Kmmentarer Ramanslag Index samt uppräkning med 1,4 milj. Lkalhyra + Lkalvård Uppräkning med lkalprisökningen. U-gem F-gem ,5% av bas Ttalt Nyckeltal ch statistik 2016 (juli) 2015 (kt) 2014(kt) Årsarbetskrafter Antalanställda Andel i % Andel i % Andel i % Män % % % Kvinnr % % %

5 Sid 5 (13) 8 Fkusmråden Lika villkr, mm 2016 Åldersstruktur Antal Kvinnr Män Kmmentar: Samma struktur återfinns sm vid 2015, dvs. att majriteten av medarbetarna återfinns i åldersspannet samt att förvaltningen har en relativt låg andel unga medarbetare (20-29). Detsamma gäller åldersstrukturen mellan män ch kvinnr där det är relativt jämnt mellan åldersgrupperna förutm i spannet år där endast 33 % utgörs av män, jämfört med 37 % föregående år. Förvaltningen har minskats med 18 medarbetare i jämförelse med Könsstrukturen kvarstår dck ch har samma prcentsats gällande ttalt antal kvinnliga ch manliga medarbetare, där 55 % av förvaltningens medarbetare utgörs av kvinnr respektive 45 % av män Antal genmförda rekryteringar 2016 Antal genmförda rekryteringar Antal sökande Kvinnr Män Anställda kvinnr Anställda män Antal sökande Kmmentar: För 2016 ser vi en mer jämn könsfördelning bland de sökande, där 53 % utgörs av kvinnr jämfört med 61 % föregående år. En annan skillnad är att föregående år utgjrde 75 % av alla nyanställda av kvinnr, medan de i år utgör 52 %. Någt sm kan förklara vanstående siffr är att en mer mansdminerande enhet (ITS) står för många av årets rekryteringar (här är endast 23 % av de nyanställda kvinnr). Vid Universitetsservice finns befattningen lkalvårdare sm är kvinndminerad, men här har (i mtsats till föregående år) rekryterats fler män än tidigare. Det är emellertid svårt att se ett samband mellan manliga ch kvinnliga sökanden kpplat till befattning. En analys på enhetsnivå behöver därför genmföras. Kan knstateras att UF har fler kvinnliga sökande inm enheter såsm studentcentrum, IO, Persnalenheten ch kmmunikatinsenheten, medan det finns fler manliga sökanden inm ITS ch lkalförsörjningsenheten VB Uppföljning aktiviteter

6 Sid 6 (13) 8.2 Arbetsmiljöarbete Ttal sjukfrånvar på enheten Ttal sjukfrånvar: 2015: 4,2 % i förhållande till ttal sjukfrånvar uppgår långtidssjukfr. (60 kalenderdagar) till 50,1 % 2014: 3,4 % i förhållande till ttal sjukfrånvar uppgår långtidssjukfr. (60 kalenderdagar) till 40,6 % 2013: 4,1 % i förhållande till ttal sjukfrånvar uppgår långtidssjukfr. (60 kalenderdagar) till 45,3 % Kmmentar: 2014 iakttgs en trend av sjunkande sjukfrånvar med 0,5 %- En str del av sjukfrånvarn utgjrdes dck av långtidssjukfrånvar ser vi tyvärr en negativ trend där sjukfrånvarn ökat med 0,8 %, varav långtidssjukfrånvarn ökat från 40,6 % till 50,1 %. En djupare analys till ökningarna ska genmföras Medarbetarenkät Medarbetarenenkäten genmfördes 2014 ch nöjd medarbetarindex uppgick till 67. Resultatet presenterades vid samtliga enheters APT samt på gemensam förvaltningsinfrmatin. Med utgångspunkt från resultatet av enkäten upprättade varje enhet en handlingsplan med åtgärder, ansvarig samt tidpunkt för uppföljning. Enheternas medarbetare ch arbetsmiljömbud deltg tillsammans med enhetschef i utfrmandet av handlingsplanerna. Sedan 2015 följs handlingsplanerna upp årligen i samband med VP-uppföljningar samt inm ramen för det systematiska arbetsmiljöarbetet på universitetet. Nya aktiviteter kan därmed tillföras medan andra kan ha genmförts ch avslutats. Sedan 2015 finns även handlingsplanerna med i en årligt återkmmande aktivitet på förvaltningens samverkansgrupp (FSG). De fackliga representanterna samt HAMO får då tillgång till planerna ch därmed möjlighet att diskutera arbetsmiljöarbetet för respektive förvaltningsenhet. Antal anmälda arbetsskadr: 2014: 3 lycksfall på arbetsplatsen, 3 färdlycksfall & 1 lycksfall friskvård 2015: 2 färdlycksfall 2016: 3 färdlycksfall, Antal anmälda tillbud: 2014: 1 tillbud 2015: 2 tillbud 2016: 0 tillbud Kmmentar: Idag anmäls få arbetsskadr ch tillbud på UF, vilket gäller för hela universitetet. Utifrån de nya föreskrifterna m rganisatrisk ch scial arbetsmiljö ( gäller fr m den 31 mars 2016) har ett avvikelserapprteringssystem för arbetsmiljö i Flexite skapats. En prjektgrupp tillsattes under hösten 2016 ch UF samt en institutin från varje fakultet deltar sm pilter under en 4 månaders perid. Målet är att medarbetare samt studenter ska rapprtera avvikelser/händelser inm mrådena miljö, säkerhet, rganisatrisk ch scial arbetsmiljö samt fysisk arbetsmiljö. En förhppning är att fler ärenden ska rapprteras ch på så sätt synliggöra mönster, vilket ger möjlighet till analys ch förebyggande arbete. Detta ger på sikt en bättre ch säkrare arbetsmiljö. En djupare analys av arbetslyckr ch tillbud kmmer därmed att genmföras under 2017.

7 Sid 7 (13) Chefsskap Medel Seminarieserie för förvaltningens chefer Kunskap m universitetets krisrg Kunskap m brand ch utrymningsvägar Medel Hög Ansvarig Särskild infrmatin av säkerhetshetschefen på förvaltningsinfrmatin Utbildning erbjuden ch genmförd. Brandövning planering. Förvaltningsledning Tidsplan Klart Klart Förvaltningsledning Brandövning under hösten Handlingsplan för innevarande år (från systematiskt arbetsmiljöarbete) Avvikelse/ prblem Risk Åtgärd (mätbar/nyckeltal) Uppföljd När/hur Årsvis Okt 2016 Avslutad När Förvaltningsledning Klart/när Kntinuerligt Genmfört under 2015/ VB Uppföljning aktiviteter 8.3 Kmpetensförsörjning Medelålder vid universitetsförvaltningen: 46 år Rörlighet på enheten, persnalmsättning: Externt Internt Medarbetare IN Medarbetare UT 27 4 Kmmentar: När det gäller rörlighet kan vi ntera att medarbetare från kärnverksamheten anställs vid förvaltningen, medan de sm lämnar förvaltningen till större del rekryteras externt. Detta är samma trend sm nterades Pensinsavgångar 2016: 8 st. Tjänstledigheter 2016: 30 st. Föräldraledigheter 2016: 15 st Kmmentar: Gällande föräldraledigheter har vi inte räknat krtare ledigheter samt ledigheter av mindre mfattning, dvs. där vi inte rekryterat en ersättare. Ett strt antal av våra tjänstledigheter avser möjligheten att prva annat arbete. UF har ckså ett generöst förhållningssätt till sådan ledighet. Jämfört med föregående år skiljer sig siffrna sig inte mycket åt. Det är någt färre tjänstledigheter, men så liten skillnad att det inte är meningsfullt att analysera.

8 Sid 8 (13) Kmpetensutvecklingsinsatser för förvaltningen Precis sm 2015 kan vi se är att förvaltningens enheter ffa efterfrågar enhetsspecifika när det gäller kmpetensutveckling. Vissa gemensamma behv finns dck t.ex.: Kunskap m strategier/mdell för arbete med: Lika villkr & nrmkritiskt tänkande Ledarskap Kmpetensförsörjning Nyckeltal & kvalitetssäkring av våra prcesser E-Learning & IKT (digital kmpetens) Attrahera fler manliga sökanden till våra utlysta tjänster Ökad etnisk mångfald VB Uppföljning vidtagna åtgärder/aktiviteter 2016

9 Sid 9 (13) Bilaga 1. Riskanalys, avseende risker kpplade till bestämmelser, lagar ch regler år Statliga myndigheter ska ha en intern styrning ch kntrll sm fungerar på ett betryggande sätt, vilket särskilt betnas i Myndighetsförrdningen (SFS 2007:515) ch Förrdningen m intern styrning ch kntrll (SFS 2007:603), ch därmed se till att verksamheten bedrivs effektivt ch enligt gällande rätt ch de förpliktelser sm följer av Sveriges medlemskap i Eurpeiska uninen, att den redvisas på ett tillförlitligt ch rättvisande sätt samt att myndigheten hushållar väl med statens medel. För att säkerställa detta ingår det i arbetet med intern styrning ch kntrll att göra en riskanalys av universitetets verksamhet. En viktig utgångspunkt i arbetet med riskhantering är att det dagliga arbetet ska ske på institutiner/enheter, fakulteter, Lärarhögsklan inm universitetsförvaltningen ch universitetsbibliteket samt på universitetets övergripande nivå. I riskanalysen beskrivs främst de extra insatser sm görs för att minimera eller eliminera riskerna. Riskanalysen mfattar periden , mt bakgrund av att risker inte förändras i så snabb takt. Nedan följer förklaring till rubriker ch förkrtningar sm används i riskanalystabellen: Klumner i riskanalystabellen Beskrivning Krtfattad beskrivning av händelse sm Avser händelser sm innebär en risk att uppsatt mål inte nås eller sm htar verksamheten. kan ha negativ påverkan på effektivitet ch säkerhet S= Sannlikhet Hur str är sannlikheten att risken uppstår i verksamheten? Beskriv sannlikheten sm låg, medel eller hög K= Knsekvens Vilken knsekvens får det för verksamheten m risken uppstår? Beskriv knsekvensen sm låg, medel eller hög Riskhantering/Förebyggande åtgärder Vad gör universitetsledning, fakultet, institutin/enhet, Lärarhögsklan, Universitetsbibliteket eller Universitetsförvaltningen för att hantera eller förebygga att risken uppstår? Ansvarig Den enhet, rll/funktin eller persn sm är ansvarig för riskhanteringen/förebyggande åtgärder.

10 Sid 10 (13) Vilka händelser kan ha negativ påverkan på universitetets effektivitet ch säkerhet Bristande regelefterlevnad kan uppstå då reglerna inte är tillräckligt synliga. S K Riskhantering/Förebyggande åtgärder Medel Medel Aktuella regelverk ska finnas tillgängliga på hemsida inkl. översyn av regelhemsida. Ansvarig Alla enheter på Universitetsförvaltningen Att egentligheter uppstår vid eknmisk hantering Att eknmisk uppföljning är bristfällig Låg Medel Eknmihandbken regler ch rutinbeskrivningar Medel Medel Eknmistyrregler fastställer regler för eknmiuppföljning ch att åtgärder ska vidtas när negativa avvikelser befaras Kntinuerlig uppföljning av eknmi Förbättring av prgnsarbete Ordinarie arbete inm enheter Eknmienheten Planeringsenheten Alla enheter på Universitetsförvaltningen Planeringsenheten Alla enheter på Universitetsförvaltningen

11 Sid 11 (13) Vilka händelser kan ha negativ påverkan på universitetets effektivitet ch säkerhet Att myndighets-kapitalet minskar under 5 % av kstnaderna S K Riskhantering/Förebyggande åtgärder Hög Medel Kntinuerligt arbete med att effektivisera verksamheten. Ansvarig Alla enheter på Universitetsförvaltningen Att mvärldsanalysen är bristfällig, Att verksamheten utsätts för tillbörlig påverkan, exempelvis mutr eller bestickning Låg Medel Kntinuerlig mvärldsbevakning genmförs vid vid samtliga verksamhetsmråden ch gås igenm vid verksamhetsuppföljning. Medel Medel Plicy mt givande ch tagande av muta har beslutats. Infrmatin till samtliga medarbetare. Planeringsenheten Alla enheter på Universitetsförvaltningen Samtliga medarbetare Samtliga chefer vid UF. Att IT-säkerheten är bristfällig, Medel Hög Åtgärder för ökad IT-säkerhet genmförs ch utvärderas. IT-enheten IT-enheten IT-säkerhetsplan ch IT-säkerhetsplicy utvecklas ch implementeras.

12 Sid 12 (13) Vilka händelser kan ha negativ påverkan på universitetets effektivitet ch säkerhet S K Riskhantering/Förebyggande åtgärder Ansvarig Bristande regelefterlevnad gällande lagen m ffentlig upphandling Hög Medel Upphandlingsplicy regler ch rutiner för inköp utvecklas ch ses över regelbundet. Eknmihandbken regler ch rutinbeskrivningar utvecklas ch ses över regelbundet. Universitetsledningenskansli Eknmienheten Universitetsdirektör/Universitetsledningenskansli/Eknmienheten I samband med införande av E-handel genmförs en översyn av inköpsrganisatinen vid UmU Universitetsdirektör/Universitetsledningenskansli/Eknmienheten Resurser inte tillförs för att genmföra E-handel Hög Hög Diskussin med med m resurser ch priritering pågår. Universitetsdirektör

13 Sid 13 (13) Vilka händelser kan ha negativ påverkan på universitetets effektivitet ch säkerhet Att arbetsrelaterad hälsa ökar S K Riskhantering/Förebyggande åtgärder Hög Hög Genmförande ch uppföljning av handlingsplan för bättre arbetsmiljö (sm utfrmas ch årligen uppdateras med utgångspunkt från arbetsplatsträffar, medarbetarsamtal, medarbetarenkäter, mm) Ansvarig Alla enheter på Universitetsförvaltningen Att riskanalys enligt förrdning (1995;1300) m statliga myndigheters riskberedskap inte utfrmas Att krishanteringen inte fungerar Låg Låg En riskanalys har utfrmats ch under år Låg Hög Det finns en rganisatin för krisberedskap under ledning av universitetsdirektören. En övning med ny ledning planeras till våren. Universitetsdirektör Universitetsdirektör