Lathund EFH (Elektronisk fakturahantering) Attestant

Sidan 2/15 Innehållsförteckning 1. Inloggning 3 2. Startsida 4 Din anställning/egna inställningar 4 Nyligen använt 4 3. Attestering av fakturor 5 Åtgärdsknappar 7 Attestera 7 Dela upp raden 7 Ta bort 7 Parkera 7 Avvisa 7 Vidarebefordra 7 Distribuera 8 Ångra 9 Spara 9 4. Övriga fältförklaringar och funktioner 10 Logg arbetsflöde 10 Skriv in kommentar 10 Bilagor 10 Skapa/redigera mall 12 Inköp/Inköpsfakturor 13 Logga ut 14 Kontaktuppgifter 15

Sidan 3/15 1. Inloggning Du kommer att få ett mail när du har fått en faktura att ta hand om. Följ länken som står i mailet, eller logga in via https://dsportal.agresso.se. Välj att logga in med användarnamn och lösenord. Logga in med ditt användarnamn och lösenord. Användarnamnet börjar med 130138_ följt av tre siffror. Obs: det ska vara underscore efter 130138, inte bindestreck eller mellanslag.

Sidan 4/15 2. Startsida Startsidan kan se lite olika ut beroende på vilken behörighet attestanten har. Vanligtvis ser den dock ut som ovan. Din anställning/egna inställningar Här kan du bl.a. byta lösenord och ange tidsintervall för ersättare. Vad gäller ersättare så ska du först meddela ekonomienheten skriftligen vem som ska vara din ersättare. Vi lägger in det i systemet och efter det kan du här ange vilken tidsperiod den personen ska ersätta dig. Det går bra att lägga in flera personer som ersättare. Ditt lösenord gäller i 180 dagar och systemet säger till när du måste byta det. Vill du ändra det innan dess så gör du det under menypunkten Byt lösenord. Nyligen använt I skärmbilden längst ner till höger kan man se var man varit tidigare och klickar man på något av alternativen så hamnar man där direkt. Övrig information om menypunkterna på startsidan, se kapitel 4, sidan 13.

Sidan 5/15 3. Attestering av fakturor Högst upp till höger kan du se hur många fakturor som ligger hos dig (i exemplet nedan är det 4 st). Klicka på bocken bredvid och sedan raden Attest/Kontera för att komma in i attestbilden. Längst ut till vänster får du upp en översiktslista på alla fakturorna. Du kan hoppa mellan fakturorna genom att klicka på någon av dem. Det går att förminska listan med knappen Minimera fönsterruta (ser ut som två pilar som pekar åt vänster). Till höger om den här listan får du upp fakturans detaljer, konteringsrad och fakturabild. Som attestant ska du kontrollera fakturan mot beställning avseende pris, antal levererade varor mm. Med ett enkelklick på fakturabilden får du upp den i ett separat fönster. Den går också att spara och skriva ut. Vid utskrift får du med verifikationsnr och kontering. I rutan Logg arbetsflöde kan man se vilka personer som haft fakturan och deras eventuel- la kommentarer. För att inte missa viktig information är det viktigt att du läser kommenta- rerna.

Sidan 6/15 Längst ner under Detaljer leverantörsfaktura ska du fylla i kontering och välja en åtgärd. Vid varje konteringsruta kommer du att få upp förslag när du börjar fylla i ett värde. Om du t.ex. skriver över dummyvärdet 9999 för konto med 5692 får du automatiska upp förslag på alla konton som börjar med det: Ju fler siffror du fyller i desto färre exempel får du upp. När du hittat det konto som du vill välja så klickar du på det och tabbar för att komma till nästa konteringsfält. Om du inte vet numret på kontot så kan du också skriva i text i rutan för att få upp motsvarande förslag på konton. Det går också att använda sig av fälthjälpsknappen för att söka fram korrekt värde. Fält- hjälpsknappen sitter direkt till höger om varje konteringsruta. Är du osäker på vilket konto du ska välja, låt dummyvärdet 9999 ligga kvar och fyll i de andra konteringsfälten. Du kan också kontakta oss på ekonomienheten för hjälp. Däremot måste du ange ett kostnadsställe (kst) för att fakturan ska gå vidare till en slutattestant. Om din avdelning/institution har flera kostnadsställen att välja mellan, följ instruktioner som du fått av din chef. När du fyller i ett kostnadsställe och tabbar så får du med automatik ett värde i Kb- rutan (det går att ändra värdet vid behov, t.ex. om det ska vara forskning). Fyll i en aktivitet i Akt- rutan och tabba sedan vidare till rutan Beskrivning. Fyll eventuellt i en kortfattad text som förklarar typ av inköp. Texten följer med till bokföringen och underlät- tar vid uppföljningar.

Sidan 7/15 Åtgärdsknappar När du är klar med kontering, ska du välja en åtgärd med åtgärdsknapparna. Attestera Om allting stämmer med fakturan, klicka på Attestera. Klicka därefter på Spara så går fakturan vidare i flödet. Dela upp raden Används om du behöver dela upp konteringen på två eller flera rader alternativt behöver skicka en del av kostnaden till en annan avd/institution. Stå på första raden och välj Dela upp raden. Du får nu en ny rad med belopp 0. Ändra beloppet och tabba. Beloppet på ur- sprungsraden räknas av automatiskt. Kontera raderna för sig och markera med en åtgärd, t.ex. Attestera. Klicka på Spara. Obs: om en rad ska vidarebefordras så ska du naturligt- vis inte kontera den. Det går också bra att kontera den första raden innan man delar upp raderna. Då följer samma kontering med till den nya raden och du behöver då bara ändra på något av värdena, t.ex. aktivitet. Ta bort Används endast när en faktura delats upp på flera rader. Stå på raden som ska bort alt markera den rad som ska tas bort med en bock i boxen till vänster om raden och klicka på Ta bort. Parkera Används om du behöver behålla fakturan hos dig ett tag, t.ex. i väntan på en kreditfaktura. Klicka på Parkera och skriv en förklaring i kommentarsfältet (denna åtgärd kräver en kommentar). Klicka därefter på Spara. Fakturan markeras med en hand som symbol i översiktslistan. Obs: se till att fakturor inte blir parkerade hos dig allt för länge! Avvisa Om fakturan är helt okänd och du vill skicka tillbaka den till ekonomienheten, klicka på Avvisa. Åtgärden kräver en kommentar. Klicka därefter på Spara. Vidarebefordra Det här är ett enklare och snabbare sätt att skicka en faktura till en annan person när fakturan inte är konterad, jämfört med knappen Distribuera. Är fakturan däremot konterad, innebär åtgärden att du överlåter din attesträtt till någon annan. Därför bör du vara lite aktsam om du är slutattestant och fakturan är konterad. Då kommer nämligen den person du vidarebefordrar fakturan till att bli slutattestant i ditt

Sidan 8/15 ställe, även om fakturan är konterad på ditt kostnadsställe. Om du behöver skicka en faktura till någon annan utan att den personen ska tillåtas slutattestera i ditt ställe, använd knappen Distribuera i stället, alt Avvisa så går fakturan tillbaka till ekonomienheten. Så länge som fakturan inte är konterad är det alltså ingen fara att använda Vidarebefordra. En slutattestant kan heller inte välja att vidarebefordra till en attestant. Endast en annan slutattestant kan ta över slutattesträtten. Om en attestant vidarebefordrar en konterad faktura till en slutattestant, får slutattestanten rollen av attestant och efter detta går fakturan vidare till den slutattestant som styrs av kostnadsstället som fakturan är konterad på. Börja med att eventuellt kontera fakturan. Klicka sedan på Vidarebefordra. Du får upp en ruta där du väljer vem du vill skicka fakturan till och på raden under skriver du en kommentar. Klicka därefter på Vidarebefordra. Du kommer tillbaka till konterings- bilden. Klicka på Spara och fakturan går till den valda personen. Distribuera Distribution innebär att du manuellt skickar fakturan vidare till en annan person. Det kan t.ex. vara att du får en faktura på något som du själv inte beställt, men tror dig veta vem som gjort det och ska ha fakturan. Du kan då distribuera fakturan direkt till den personen i stället för att välja Avvisa. Det kan också vara så att du har gjort beställningen, men kostnaden ska betalas av en annan avdelning/institution (t.ex. IT- avdelningen har beställt en dator till någon på KK- institutionen). I så fall, kontrollera att fakturan stämmer mot beställ- ningen och distribuera den sedan till en attestant på den betalande avd/institutionen som i sin tur kan kontera den och skicka vidare för slutattest. Det går också bra att kontera fakturan innan den distribueras vidare, men det är inget krav. Obs: om fakturan inte ska konte- ras så rekommenderas åtgärden Vidarebefordra i stället som är lite enklare och innebär färre knapptryckningar. Distribuera är ingen egen åtgärd utan ska användas i kombination med en annan åtgärd, t.ex. Attestera. Markera den rad som du vill distribuera och klicka på Distribuera.

Sidan 9/15 Du får upp rutan Manuell distribution. Välj i den vänstra kolumnen Tillgängliga vem du vill skicka fakturan till. Klicka på det namnet så att det blir markerat och sedan på den grö- na pilen som pekar åt höger för att föra över namnet till den högra kolumnen Valda. Personens namn hamnar under ditt eget namn. Klicka på Ok. Du kommer tillbaka till konte- ringsbilden. Skriv en kommentar i kommentarsfältet, välj åtgärd Attestera och klicka på Spara. Ångra Används för att ångra en angiven åtgärd, t.ex. attestera. Spara Efter att du valt en åtgärd, klicka på Spara så går fakturan vidare i flödet. För att återgå till startsidan kan du klicka bort fliken med krysset alternativt klicka på meny- fliken högst upp till vänster.

Sidan 10/15 4. Övriga fältförklaringar och funktioner Logg arbetsflöde Under Logg arbetsflöde ovanför konteringsraden kan du se om någon skrivit en kommentar till fakturan och vem som tagit hand om fakturan före dig. Skriv in kommentar Här kan du själv skriva en kommentar, t.ex. att varan/tjänsten har levererats, vad inköpet avser, syfte vid resor och kurser m.m. Här kan du också ange syfte och deltagare vid representation. Är det många som deltagit eller mycket text du vill skriva så går det även att lägga till en bilaga, se beskrivning nedan. Din kommentar syns i Logg arbetsflöde när du skickat fakturan vidare i flödet. Tänk också på att fakturor är offentliga dokument och därför ska det som skrivs här vara sakligt och relevant. Bilagor Vid representation kan det vara enklast att skicka med en bilaga till fakturan med program och deltagarförteckning i stället för att skriva in allt i en kommentar. Även andra specifika- tioner kan vara bra att lägga som bilaga till fakturan som t.ex. avtal. Klicka på gemet Öppna dokument högst upp i menyn till höger.

Sidan 11/15 Du får först upp rutan Dokument. Klicka på ikonen Lägg till ett dokument. Du får upp följande ruta där du först väl- jer under vilken katalog du vill spara din bilaga. Välj katalogen Bilagor. Obs: det är mycket viktigt att bilagor läggs i rätt katalog. Om du väljer fel kan det hända att fakturabilden ersätts med bilagan. Om det händer, kontakta ekonomienheten. Klicka sedan på Överför. Leta upp din bilaga, markera den och klicka på Öppna. Du kommer tillbaka till rutan igen och där kan du nu se att din bilaga har lagts till. Du behöver inte fylla i någon dokument- beskrivning. Klicka på Spara. Du kommer tillbaka till rutan Dokument. Nu kan du se att din bilaga lagts till. Stäng rutan med krysset så återgår du till fakturan.

Sidan 12/15 Om du går tillbaka till menyn och sedan tillbaka till fakturan igen så ser du att gemet har blivit blåmarkerat. På så vis ser man om en faktura har en bilaga. Vill du se bilagan så dubbelklickar du på gemet och får då upp rutan Dokument. Dubbelklicka på bilagan så syns den i separat fönster. Skapa/redigera mall Om du har konterat en faktura och vill spara konteringen som en mall, klicka på knappen Skapa/redigera mall i menyn längst ner under konteringsraden. Fönstret Mallar öppnas. Vid behov kan du här lägga till rader och dela upp konteringen ytterligare. När du är klar, klicka på Spara som.

Sidan 13/15 Ett nytt fönster öppnas. Hitta på ett namn på din mall och skriv eventuellt en beskrivning. Låt markeringen Privat vara kvar - det betyder att mallen sparas endast hos dig och ingen annan kan få tillgång till den. Klicka på Spara. Nästa gång du får en faktura som du vill använda den här konteringsmallen på, klicka på knappen Hämta mall. Fönstret Mallar öppnas. Välj den mall som du är ute efter under Mallnamn och klicka på knappen Behåll. Du kommer tillbaka till din faktura och den kommer att vara konterad så som du angett i din mall. Inköp/Inköpsfakturor På startsidan finns Inköp och Inköpsfakturor. Här kan du göra diverse olika sökningar. Under Fråga arbetsflöde leverantörsfakturor kan du t.ex. söka på en speciell leverantör, verifikationsnr, attestansvarig mm. Du fyller i dina sökbegrepp under Urvalskriterier och klickar sedan på Sök. Du kan också fylla i dina sökbegrepp i de tomma raderna i resultat- tabellen och klicka på Sök. I exemplet nedan har sökning utgått från leverantör som heter Zen* (= Zenita AB). Resultatet får du upp i tabellen och där kan du sedan zooma vidare genom att klicka på någon av de blåmarkerade fälten. Klickar du t.ex. på ett värde i kolumnen Status arbetsflöde får du upp ett loggträd där du bl.a. kan se hos vem fakturan varit. Klickar du på ett värde i kolumnen Ver.nr kan du få upp mer info om fakturan samt se fakturabilden osv.

Sidan 14/15 Du kan ta bort kolumner i sökresultatet med knappen Välj kolumner. För att återgå till startsidan kan du klicka på meny- knappen alt. stänga ner fliken med krysset. Den andra frågan, Logg arbetsflöde leverantörsfakturor, är lite mer begränsad men visar i stort sett samma information. Logga ut Klicka på bocken vid ditt namn högst upp till höger och välj därefter Logga ut.

Sidan 15/15 Kontaktuppgifter Om du vill ha hjälp kontakta oss på ekonomienheten: Elise Haataja elise.haataja@kmh.se 08-16 18 43 Inger Löfroth inger.lofroth@kmh.se 08-16 18 44 Ylva Lindström ylva.lindstrom@kmh.se 08-16 19 63 Det går också bra att maila till ekonomi@kmh.se