Avvikelsehantering av fakturor från inköpssystemet

Transkript

1 Avvikelsehantering av fakturor från inköpssystemet Beställningar till universitetets avtalsleverantörer ska göras via inköpssystemet där beställningen även godkänns (av chef/annan behörig) och leveranskvitteras av beställaren. Då faktura för gjord beställning kommer till universitetet görs matchning mot leveranskvitterad beställning i ekonomisystemet, vilket innebär att om något avviker mellan faktura och beställning (t ex belopp, antal eller annat) kräver fakturan hantering i Agresso. Detta kallas för avvikelsehantering. Attestflödet för avvikelsehantering av inköpsfakturor består av stegen kontering och belastningsattest. Leveranskvittensen av gjord beställning utförs som nämnts i inköpssystemet. Uppgiftslistan För att få en överskådlig vy av de olika fakturatyper som finns i uppgiftslistan kan det vara en fördel att ställa in listan med sortering enligt Gruppering 1 = Process, se nedan. Sid 1(7)

2 Avvikelsehantering En inköpsfaktura som kräver hantering kan antingen rubriceras som kontrollattest eller saknad varumottagning. Kontrollattest Om en inköpsfaktura avviker mot kvitterad beställning på t ex antal eller belopp hamnar fakturan i uppgiftslistan hos administratören i steget Kontrollattest. Klicka på uppgiften för att komma in i attestbilden. Attestbilden är uppdelad i två sektioner där sektionen Orderrader visar vad som avviker mot fakturan. För att se alla orderrader som hör till beställningen, tryck på Visa alla. Sektionen Detaljer inköpsfaktura visar hur fakturan kommer att konteras vid bokföringen. Konteringen hämtas från beställningen i inköpssystemet. Sid 2(7)

3 Saknad varumottagning Beställningar som inte är leveranskvitterade men där det inkommit en faktura, hamnar hos administratören i steget saknad varumottagning. Denna åtgärd är inte möjlig att nå i ekonomisystemet eftersom leveranskvittensen görs i inköpssystemet. Beställningen kan då kontrolleras antingen via inköpssystemet eller i ekonomisystemet via menyvalet Rapporter Globala rapporter EFH Beställningar från inköpssystemet. Frågan visar alla beställningar från inköpssystemet, vem som har attesterat, beställt antal, levererat antal, kvar att leverera, eventuellt verifikationsnummer på inkommen faktura samt leverantörsnummer och enhet. Med hjälp av informationen kan beställaren kontaktas. Sid 3(7)

4 Ex på rapporten Beställningar från inköpssystemet: Om en leveranskvitterad faktura ligger i steget för Varumottagning saknas eller om beställningen leveranskvitterats efter fakturans ankomst, måste verifikationen lyftas upp i menyvalet Inkommande faktura -Registrering inkommande fakturor. Detsamma gäller för fakturor som är manuellt överflyttade till inköpsflödet och som har hamnat i steget Manuell hantering krävs under Inkommande faktura. OBS! Om leverantören skickar en faktura som avviker mot beställningsbeloppet och som inte radvis specificerar vilka artiklar som är fakturerade men där beställningen innehåller de beställda artiklarna radvis, kan fakturan också hamna i steget Varumottagning saknas trots att leveranskvittensen har gjorts. Sid 4(7)

5 Gå till Redovisning Inkommande faktura Registrering inkommande faktura. Tryck på verktyget Transaktioner arbetsflöde Fyll i ordernumret i sökraden och tryck på sök. Markera sedan de rader som visas i bilden och tryck på Välj rader. Tillbaka i registreringsbilden kontrolleras att uppgifterna på fakturabilden stämmer överens med inmatade uppgifter på verifikationen. Skall betalningsinformation lämnas till leverantören vid betalningen, anges denna text på raden för Fakturabeskrivning. Sid 5(7)

6 I flik två Detaljer inköpsorder bockas den leveranskvitterade raden för att uppdatera fakturan mot den leveranskvitterade ordern. Flik tre visar hur beställningen är konterad och vilken kontering fakturan kommer att bokföras mot. Sid 6(7)

7 När alla uppgifter är OK tryck på spara-symbolen för att fakturan ska gå vidare i flödet. Sid 7(7)