INTERNFAKTURERING AGRESSO WEB

Transkript

1 Sidan 1 av 38 INTERNFAKTURERING AGRESSO WEB 1

2 Sidan 2 av 38 INNEHÅLL Översikt internfakturering 3 Registrera internfaktura (leverantör) 5 Hitta mottagare av internfaktura 8 Leveransattest av internfaktura (beställare) 10 Byte av leveransattestant inom ansvaret 12 Kontering av internfaktura (beställare) 13 Delkontering (splittring) av internfaktura 16 Belastningsattest av kostnadsrad (beställare) 18 Anpassning av uppgiftslista 21 Sökning av begrepp 22 Frågefunktioner 24 Avvisad faktura 28 Makulering av internfaktura 31 Färger och symboler i arbetsflödet 34 Bifoga dokument 36 Att tänka på vid internfakturering 39 2

3 Sidan 3 av 38 ÖVERSIKT INTERNFAKTURERING Registrering av internfaktura Leveransattest Kontering Belastningsattest Automatisk bokföring av internfaktura Rutinen för internfakturering i AGRESSO består av följande steg: 1. Registrering, som görs av handläggare på säljande ansvar. Intäkten konteras för säljande ansvar och kostnaden konteras för köpande ansvar. Kostnadskonteringen skall konteras med konto KOSTK. Konto KOSTK initierar arbetsflödet för konteringsraden och raden skickas automatiskt till handläggare vars x-identitet är registrerat i fältet Efhanv. 3

4 Sidan 4 av Leveransattest ska göras av den som gjort beställningen av varan/tjänsten. Fakturan styrs till den person vars x-id är registrerat i fältet Efhanv. Attesten innebär en kontroll och ett godkännande av att fakturan är korrekt med avseende på: innehållet är varan/tjänsten levererad/utförd, att leveransen stämmer med beställningen, att varan är felfri och att korrekt pris har tillämpats. 3. Kontering, som görs av handläggare på köpande ansvar. Kostnadsraden konteras med korrekt konto och ev. justering görs av övriga konteringsdimensioner. 4. Belastningsattest, som görs av slutattestanten på köpande ansvar. Ev. görs ändring av konteringen. Belastningsattesten innebär ett godkännande av att kostnaden får belasta den verksamhet/det projekt som är angivet i konteringen av internfakturan, liksom av att finansiering finns och att kostnaden är inom ramen myndighetens verksamhet. 5. När konteringsraden är belastningsattesterad, bokförs hela verifikationen med automatik. 4

5 Sidan 5 av 38 REGISTRERA INTERNFAKTURA som leverantör Öppna skärmbilden via AGRESSO EFH Redovisning Huvudbok - Registrering/underhåll internfaktura. 5

6 Sidan 6 av 38 Registrera intäktskonteringen (för säljande ansvar). I registreringsbilden ska du trycka tab för att gå till nästa konteringsfält. Vid tab sker kontroll att inmatat värde är korrekt. Aktuell period och dagens datum föreslås kan ändras till annan öppen period vid heloch delårsbokslut. Konto - från kontoklass 3* (intäktskonto), vid intern vidarefakturering av extern leverantörsfaktura används kostnadskonto 5* Ansvar - säljande ansvar Verks - verksamhet som intäkten ska bokföras på Fritt fält - valfritt Motpart köpande ansvar Finansiär blir med automatik samma som motparten Momskod - ska alltid vara 0 Valutabelopp - med minustecken (kredit), vid kreditfaktura omvänt tecken Text - verifikationstext som ska visas för konteringsraden i huvudboken Med funktionen Type Ahead får du hjälp att hitta rätt värde för aktuellt fält och du kan också använda fälthjälp ( ) för sökning av olika värden för fälten (se beskr. senare avsnitt). 6

7 Sidan 7 av 38 Registrera kostnadskonteringen (för köpande ansvar). Tryck på för att få upp en ny rad. Konto KOSTK (OBS! Måste användas för att internfakturan ska kunna distr. i arbetsflödet) Ansvar - köpande ansvar Verks - dummyvärde KOSTV anges med automatik (fast värde i kont.regel till konto KOSTK) Motpart säljande ansvar Finansiär blir med automatik samma som motparten *Efhanv mottagande X-identitet av internfaktura Momskod Fast värde 0 vid konto KOSTK (går ej att ändra) Bokfört belopp - utan minustecken (debet) (vid kreditfaktura omvänt tecken) Text Fakturatext till beställaren 7

8 Sidan 8 av 38 Hitta mottagare av internfaktura Om du vet mottagarens Beställarid får du fram X-identiteten genom att ta bort de fyra inledande siffrorna samt byta ut första bokstaven B mot X. (Exempelvis 9151BTESTE = XTESTE) Har du för eller efternamn söker du i frågan Användare/Roller Tryck på rutan med tre punkter efter texten X-identitet lika med Fyll namnet i rutan under Sökkriterier och tryck Sök Har du ingen personlig mottagare får du fram institutionsadministratören via Rapporter Globala rapporter EFH Administratörer på ansvaret Byt ut de fyra kryssen i Urvalskriterierna mot ansvaret du ska fakturera och tryck Sök 8

9 Sidan 9 av 38 Om du vill korrigera någon kontering innan du skickar iväg internfakturan, så gör du det genom att placera markören i den ruta du vill ändra. Vill du ta bort/radera en konteringsrad som du registrerat fel, markera först raden och välj kommando i raden under. Om du ev. vill göra en print screenutskrift av internfakturan så bör detta göras nu innan spara väljs. När verifikationen väger jämnt, dvs. debet = kredit, klicka på Spara. Verifikationsnumret visas under verktygsfältet. 9

10 Sidan 10 av 38 Leveransattest av internfaktura i AGRESSO EFH När du klickar på INT LL Leveransattest Konto KOSTK Ansvar i Dina uppgifter öppnar sig attestbilden för internfakturor. För att få mer utrymme för attestbilden, kan du dölja menyn längst till vänster. Gör det genom att klicka på << i menyn högst upp till höger bredvid Mina uppgifter. För att åter se menyn, klicka på >>. I fakturalistan visas de fakturor du har att åtgärda. Listan kan sorteras efter VT (verifikationstyp), Verifikationsnummer, Period, Trans.dat. Vid Skriv in kommentar i rutan Logg arbetsflöde har du möjlighet att skriva uppgifter om fakturan eller ett meddelande till nästa person i attestkedjan. 10

11 Sidan 11 av 38 Vid Detaljer huvudbokstransaktion finns möjlighet att registrera konteringsuppgifter. Om du vill bifoga ett dokument, t.ex. en följesedel, deltagarlista för en representation eller en agenda för ett möte, går du in i Dokumentarkivet (se beskr. I senare avsnitt). Bifogade underlag från utställaren nås också från Dokumentarkivet. Efter genomförd kontroll och ev tillägg av information kan du godkänna fakturan genom att klicka på knappen. Åtgärdsknappar: INT Leveransattest Klicka efter utförd kontroll på denna knapp. INT Lev att + Kontering - Möjlighet finns att utföra både leveransattest och kontering vid samma tillfälle, för den som har fått båda uppgifterna tilldelade sig. Fakturan är registrerad på ett dummykonto, KOSTK och dummyverksamhet KOSTV. Detta måste bytas ut mot rätt konto och verksamhet. Lev att + Bel att - Möjlighet finns att utföra både leverans- och belastningsattest vid samma tillfälle, för den som har fått båda uppgifterna tilldelade sig. OBS! verksamhet ska anges om kombinerad leverans- och belastningsattest görs. Avvisa med den här knappen avvisas konteringsraden tillbaka till den handläggare som ankomstregistrerat den (leverantören). Kommentar måste skrivas. Till avancerat läge - tillgång till fler åtgärdsknappar, t.ex. dela upp raden, som används för att delkontera en faktura. I det avancerade läget måste man klicka på Spara-knappen efter vald åtgärd. 11

12 Sidan 12 av 38 Byte av leveransattestant inom ansvaret För att flytta en internfaktura till en annan leveransattestant inom det egna ansvaret, välj menyvalet Redovisning. Klicka på plustecknet framför Huvudbok och välj Registrering/underhåll av internfaktura. När registreringsbilden visas, tryck på verktyget Transaktioner arbetsflöde. I sökrutan som visas fyll i verifikationsnumret i för den internfaktura som ska byta leveransatteststant Tryck sedan på Sök Bocka i raden med Konto = KOSTK och tryck sedan på Välj rader Tillbaks i registreringsbilden ställ markören i fältet Efhanv på raden KOSTK och ändra till den x-identitet som ska attestera internfakturan. Gör ändringen, tabba sedan ur fältet och tryck på Spara-symbolen. 12

13 Sidan 13 av 38 KONTERING AV INTERNFAKTURA som beställare Internfakturor syns i Dina uppgifter. När du klickar på INT Kontering KOSTK i Dina uppgifter öppnar sig attestbilden. För att få mer utrymme för attestbilden, kan du dölja menyn längst till vänster. Gör det genom att klicka på << i menyn högst upp till höger bredvid Mina uppgifter. För att åter se menyn, klicka på >>. I fakturalistan visas de fakturor du har att åtgärda. I fältet Beskrivning syns fakturatexten. I fältet Logg arbetsflöde ser du vem som skapat internfakturan. 13

14 Sidan 14 av 38 Ändra konto KOSTK till ett korrekt kostnadskonto. Ändra verksamheten KOSTV till en korrekt verksamhet. Ändra ev. övriga konteringsbegrepp om det behövs. Om du vill söka på något konteringsbegrepp, använder du Type Ahead eller fälthjälpen,. (se beskrivning i senare avsnitt). Vid delkontering måste Avancerat läge användas (se beskrivning i senare avsnitt) Om fakturan är fel av någon anledning (ex. skickad till fel ansvar) och behöver ändras så ska du Avvisa fakturan. Den går då tillbaka till leverantören. När du avvisar en faktura måste du alltid skriva en kommentar. För att se arbetsflödet för konteringsraden klickar du på Förklaring till Färger och symboler i arbetsflödet, se senare avsnitt. 14

15 Sidan 15 av 38 För att stänga ner arbetsflödesbilden klicka på x i övre högra hörnet. Klicka på knappen INT Kontering för att godkänna konteringsraden. 15

16 Sidan 16 av 38 Delkontering av internfaktura som beställare När en internfaktura ska delkonteras så registrerar man först de olika delkonteringarna och som sista kontering ändrar man eventuellt ursprungsraden. Markera din internfaktura och välj Till avancerat läge Klicka på knappen Registrera belopp, konto, verksamhet, ev. fritt fält och ev. en annan beskrivningstext för den första delkonteringen. Markera sedan raden med markören och tryck på Dela upp raden Om flera delkonteringar ska göras, tryck på Dela upp raden igen. Ytterligare en ny konteringsrad kommer upp, innehållande värden från förgående kontering. 16

17 Sidan 17 av 38 Om du upptäcker ett fel på någon av de tidigare konteringarna och vill ändra, klicka i rutan längst till vänster på raden du vill ändra. En liten markering kommer upp och raden är aktiv så ändringar kan göras. För att godkänna en internfaktura med delkontering, markera alla rader som ska godkännas och klicka på knappen Int lev att + kontering i nedre delen av skärmbilden. Åtgärden Int lev att + kontering visas då i kolumnen Status på fakturan. Välj därefter Spara för att internfakturan ska gå vidare till Belastningsattest. Om du glömmer att godkänna alla rader innan du sparar, skickas bara den markerade raden vidare för Belastningsattest. 17

18 Sidan 18 av 38 Belastningsattest av internfaktura När du klickar på INT Belastningsattest i Dina uppgifter öppnar sig attestbilden En lista över internfakturor som ska attesteras, öppnas till vänster i skärmbilden Markera den faktura du vill attestera så alla uppgifter om fakturan syns på skärmen För att få mer utrymme för attestbilden, kan du dölja menyn längst till vänster. Gör det genom att klicka på << i menyn högst upp till höger bredvid Mina uppgifter. För att åter se menyn, klicka på >>. I fältet Beskrivning syns fakturatexten. 18

19 Sidan 19 av 38 Om fakturan av någon anledning är fel och behöver ändras så kan du antingen: Avvisa fakturan den går då tillbaka till leverantören Skicka Tillbaka fakturan den går då tillbaka till den som konterat den Som belastningsattestant har man behörighet att ändra ett redan registrerat värde om du bedömer att det är felaktigt Om du avvisar eller skickar tillbaka fakturan måste du alltid skriva en kommentar. För att se arbetsflödet för specifik konteringsrad, klicka i rutan Mapp. Förklaring till Färger och symboler i arbetsflödet se senare avsnitt. 19

20 Sidan 20 av 38 För att stänga arbetsflödesbilden klicka på x i övre högra hörnet. Klicka på knappen Int belastningsattest för att attestera internfakturan Avancerat läge Om du väljer att använda Avancerat läge så öppnas nya åtgärdsknappar upp längst ner till vänster i din skärmbild. Vid Avancerat läge kan du ångra din valda åtgärd om den skulle vara fel. Om man använder Avancerat läge så måste man alltid, efter sitt val, trycka på Spara. 20

21 Sidan 21 av 38 Inställning av uppgiftslistan i EFH För att få internfakturor resp. leverantörsfakturor sorterade i enskilda mappar i Uppgiftslistan, gör följande: Klicka på Visa alternativ i Uppgiftslistan Välj Elementtyp i Gruppering 1för att få fakturorna sorterade i mappar enligt bilden ovan 21

22 Sidan 22 av 38 SÖKNING AV BEGREPP Type Ahead gör det möjligt att finna giltiga värden för ett särskilt fält direkt i fältet. Detta gör du genom att stå i det fält som du vill få information om (t ex konto) och direkt i fältet skriva en del av kontots namn för att få förslag från systemet på giltiga värden som innehåller en del av texten du letar efter. I stället för att söka efter namnet på begreppet, går det lika bra att söka efter en del av sifferkombinationen. Ställ markören i fältet du vill få information om (t ex Verks) och skriv direkt i fältet, en del av verksamhetens namn för att få förslag från systemet på giltiga värden som innehåller en del av sifferkombinationen du letar efter. 22

23 Sidan 23 av 38 Fälthjälp Du kan använda funktionen Fälthjälp för att finna giltiga värden för ett visst fält. Detta gör du genom att stå i det fält som du vill få information om (t ex konto) och därefter välja Fälthjälp (symbolen med tre punkter inringade i bilden nedanför). Du får då upp en ny ruta där parametrar kan anges på raden under Sökkriterier. Här finns möjlighet att söka på både värden och text. * och? går att använda. När du angett dina urvalsparametrar, välj Sök. Resultatet visar alla giltiga värden för begreppet enligt dina sökvillkor. Du tar med dig värdet du ska använda till registrerings/attest bilden genom att dubbelklicka på aktuell rad. 23

24 Sidan 24 av 38 FRÅGEFUNKTIONER För att se vilka internfakturor som ligger oreglerade finns två rapporter att söka med. Gå till Rapporter Globala rapporter - EFH. Dubbelklicka på aktuell rapport för att komma in i sökbilden. Uppföljning ej reglerade internfakt leverantör är en rapport där du som är leverantör av internfakturan kan gå in och se var i flödet din faktura befinner sig. Fyll i ditt ansvar i Motp-Leverantör mellan och tryck sedan på Sök. 24

25 Sidan 25 av 38 I frågeresultatet kan du bl a se var fakturan befinner sig hos konterare, leveransattest, belastningsattest eller om den är Åter ankomst, dvs avvisad tillbaka till ditt ansvar. Du ser också verifikationsnummer och i beloppskolumnen finns en summering per beställare. Om din faktura inte finns med på listan är den betald och bokförd i huvudboken. För att se flödesschemat för en internfaktura se Logg arbetsflöde huvudbokstransaktioner i senare avsnitt. Uppf internfakt för åtgärd beställare - är en rapport där du som är beställare kan kontrollera om det finns internfakturor att åtgärda eller var i flödet en specifik internfaktura befinner sig. Fyll i ditt ansvar i Beställare mellan och. Tryck sedan på Sök. 25

26 Sidan 26 av 38 För att se flödesschemat för en internfaktura se Logg arbetsflöde huvudbokstransaktioner i senare avsnitt. I frågeresultatet kan du bl.a. se var internfakturan befinner sig hos Leveransattestant, Konterare eller Belastningsattestant. Om din faktura inte finns med på denna lista är den betald och bokförd i huvudboken. Logg arbetsflöde huvudbokstransaktioner Vill man se arbetsflödet för en internfaktura, dvs. vilka steg och användare fakturan passerat, kan man göra det via Redovisning Huvudbok - Logg arbetsflöde huvudbokstransaktioner. Skriv in verifikationsnumret i fältet Ank/vernr. Tryck sedan på Sök. I resultatet klickar man på en av de understrukna statusarna i Status arbetsflöde. 26

27 Sidan 27 av 38 Genom att hålla markören på en ruta i flödesschemat erhålls information kring aktuellt steg eller åtgärd. Färger och symboler i arbetsflödet beskrivs i senare avsnitt. 27

28 Sidan 28 av 38 AVVISAD FAKTURA När en faktura avvisas hämtas den upp för åtgärd från uppgiftslistan. Klicka på Åter ankomst så öppnas registreringsbilden. Klicka på mappen Transaktioner arbetsflöde 28

29 Sidan 29 av 38 I sökrutan som visas, fyller du i Avvisad i första kolumnen, samt ansvaret som avvisat fakturan, detta ansvar visas i Dina Uppgifter. Tryck sedan Sök. När verifikationen visas, sätt en bock i första rutan och tryck på Välj rader För att se varför mottagaren avvisat internfakturan, skrolla ner till fältet Logg arbetsflöde 29

30 Sidan 30 av 38 Rätta de uppgifter som var felaktiga på raden KOSTK. Korrigera vid behov motpart och finans på intäktsraden och tryck sedan Spara. Internfakturan går nu ut på nytt i arbetsflödet 30

31 Sidan 31 av 38 MAKULERING AV INTERNFAKTURA En internfaktura som ska makuleras måste ändras av leverantören och skickas om i flödet till sitt eget ansvar. När den blivit konterad och attesterad kommer den att nollas ut i bokföringen. En faktura som ska makuleras plockas upp via uppgiftslistan (om fakturan är avvisad) eller via Redovisning Huvudbok Registrering/underhåll av internfaktura Sök fram verifikationen via Transaktioner arbetsflöde Alla begrepp i bilden är sökbara och i exemplet nedaför är sökningen gjord på Ank/vernr. Tryck sedan Sök och markera raden med konto KOSTK och tryck på Välj rader för att få med verifikationen till registreringsbilden. 31

32 Sidan 32 av 38 Klicka i rutan Ansvar för KOSTK-raden, och ändra ansvar till ditt eget, verksamhet skall vara KOSTV. Fyll i text om varför fakturan makuleras. Klicka sedan i fältet Motp på intäktsraden och ändra motpart till ditt eget ansvar. Tabba vidare till fältet Finans så att detta fält också ändras till ditt eget ansvar. Innan du sparar så kontrollera att alla kolumners värden (utom konto och verks) är lika och tar ut varandra. Internfakturan kommer nu att hamna i din uppgiftslista för kontering och godkännande. Ändra KOSTK till samma konto som du hade på din intäktskontering. Godkänn och spara. Internfakturan går nu vidare för slutattest. Efter attestering bokförs den makulerade internfakturan i huvudboken och saldot blir där

33 Sidan 33 av 38 FÄRGER OCH SYMBOLER I ARBETSFLÖDET Färger: Gul aktiv Grön avslutad Röd raden har skickats tillbaka i flödet Svart (Tunna linjer) Nästa steg i flödet (kan ses bl.a. när faktura blivit avvisad) Symboler: Streckad linje avaktiverad Utropstecken förändring är gjord, eller distribution saknas Bock åtgärdad utan ändringar Skylt ej infart avvisad Blå pil vänster uppåt ny cirkulation inom samma steg Grön ruta med två vita pilar snett nedåt villkor har använts Grön fylld cirkel arbetsflödets start Röd fylld cirkel arbetsflödets slut Klocka väntar, ex vis på att åtgärden ska godkännas av samtliga 33

34 Sidan 34 av 38 Namn på steget i arbetsflödet Grönt = steget avslutat Rött = Steget avvisat Namn på steget i arbetsflödet Gult = steget aktivt Namn på konterare som godkänt Bock = inga förändringar gjorda Namn på slutattestant som har raden 34

35 Sidan 35 av 38 BIFOGA DOKUMENT För att bifoga dokument till en internfaktura, använd knappen Markera mappen Övriga dokument och klicka sedan på Lägg till befintligt dokument Tryck sedan på bläddra. 35

36 Sidan 36 av 38 När du kommer till bilden ovan, Välj Permit all access och bocka i rutan Do not ask me again for this site. I nästa bild markeras dokument som ska bifogas internfakturan och välj sedan Öppna. 36

37 Sidan 37 av 38 När du fått med ditt dokument till ovanstående bild, stänger du bilden med krysset längst upp till höger i bilden. Bilden är nu bifogad internfakturan som ett Övrigt dokument i Dokumentarkivet. För att visa ett befintligt dokument i konterings- eller belastningsatteststeget, klicka på ikonen för dokumentarkiv. 37

38 Sidan 38 av 38 Du hamnar då i följande bild som talar om att det finns ett övrigt dokument i mappen samt att dokumentnamnet visas i rutan Fil. För att se innehållet i den bifogade filen, dubbelklicka på Filnamnet. 38

39 Sidan 39 av 38 ATT TÄNKA PÅ VID INTERNFAKTURERING Följande punkter ska beaktas vid upprättade av internfaktura: Kostnadsraden ska alltid registreras med konto KOSTK. Att konto anges till KOSTK på kostnadsraden är en av förutsättningarna för att internfakturan ska distribueras till mottagaren i det elektroniska flödet. Endast interna motparter (ansvarsställe) ska användas vid internfakturering. Balanskonton (kontoklass 1-2) ska inte användas vid vid registrering av internfaktura, endast resultatkonton. Vid intern vidarefakturering, använd samma konto som vid bokföring av den ursprungliga leverantörsfakturan. Konto 1584 ska aldrig användas vid internfakturering. Justering av lönekostnader (konto 40*) ska göras via omföring med motpart LÖN. 39