Inköpsfaktura

Transkript

1 Inköpsfaktura Beställningar till universitetets avtalsleverantörer ska göras via universitetets inköpssystem samt belastningsattesteras och leveranskvitteras i det samma. Fakturamatchningen av godkända/belastningsattesterade beställda varor eller tjänster görs i ekonomisystemet vilket innebär att om någon faktura avviker från beställningen avseende belopp, antal eller annat, kräver fakturan hantering i Agresso av ekonom/motsvarande på institutionen. I fakturaflödet för fakturor som avviker från beställningen i inköpssystemet finns enbart stegen konteringsattest och belastningsattest, leveranskvittensen måste alltid göras av beställaren i inköpssystemet och leveranskvittensen förs sedan över till Agresso senast kommande natt.

2 Översikt arbetsflöde för inköpsfaktura med avvikelse Ankomstregistrering inköpsfaktura Konteringsattest Belastningsattest Automatisk bokföring av leverantörsfaktura En inköpsfaktura som avviker mot beställningen och inte bokförs per automatik kan hamna i tre olika avvikelsesteg. Varumottagning saknas Kontrollattest IIN Det vanliga attestflödet för leverantörsfakturor

3 Saknad varumottagning Beställningar som inte är leveranskvitterade men där det inkommit en faktura, hamnar hos ekonom/motsvarande i steget Saknad varumottagning. När leveranskvittensen sedan utförs av beställaren i inköpssystemet, uppdateras fakturans status per automatik. Ingen handpåläggning behöver göras på fakturan i detta steg. Om förfallodatum närmar sig utan att status förändras behöver beställaren kontaktas och påminnas om att göra leveranskvittens i inköpssystemet. Klicka på uppgiften i uppgiftslistan för att se vilket ordernummer som avses. För att se vem som gjort beställningen gå till menyvalet Rapporter Globala rapporter EFH Beställningar från inköpssystemet.

4 Frågan visar alla beställningar från inköpssystemet, vem som har godkänt och attesterat, beställt antal, levererat antal, kvar att leverera, eventuellt verifikationsnummer på inkommen faktura samt leverantörsnummer och enhet. Man väljer själv om man vill söka fram ett enskilt ordernummer eller om man vill söka fram alla beställningar på sitt ansvarsställe. Om sökresultatet visar att leveranskvittensen inte har utförts, ska beställaren påminnas om att leveranskvittera beställningen i inköpssystemet. När leveranskvittensen är uppdaterad i Agresso, går fakturan vidare i flödet per automatik. Leveranskvittensen läses in i Agresso tre gånger per dag på tiderna 06:30, 13:30 och 13:30 Den automatiska uppdateringen av leveranskvittensen körs också tre gånger varje dag på tiderna 08:00, 14,00 och 20,00 Om inget avviker mellan beställning och faktura bokförs fakturan utan ytterligare handpåläggning. Om något avviker mellan beställning och faktura, ex fraktavgift som tillkommit enligt avtalet, går fakturan vidare till steget Kontrollattest IIN

5 Kontrollattest IIN Vid avvikelse på belopp eller antal hamnar fakturan i uppgiftslistan hos ekonom/motsvarande i steget Kontrollattest krävs. Klicka på uppgiften i uppgiftslistan för att komma in i attestbilden. Attestbilden är uppdelad i två sektioner där sektionen Orderrader visar vad som är beställt och leveranskvitterat via inköpssystemet och sektionen Detaljer inköpsfaktura visar konteringen på fakturan. Det avvikande beloppet syns på en egen rad med dummykonto FORDEL samt i en egen ruta Diskrepansbelopp att fördela ovanför sektionen Orderrader. Dummykontot ska bytas ut mot relevant kostandskonto. Verksamhet, ev. fritt fält, Motpart och Finans måste också anges. På orderraden kontrolleras att fakturerat antal, pris och belopp är samma som beställt antal, orderpris och orderbelopp. Vid avvikelser kontaktas beställaren alternativt leverantören för att säkerställa att fakturan är korrekt eller för att konstatera att fakturan är felaktig. Avser avvikelsen fraktavgift, småorderavgift, dry ice och dylikt ska alltid konto 5771 användas. Är fakturan felaktig ska leverantören skicka kreditfaktura på felaktigt belopp och den felaktiga fakturan ska hanteras färdigt i attestflödet för att kunna nyttjas mot kommande kreditfaktura. Huvudbokstext kan läggas till i fältet Beskrivning under sektionen Faktura. Innehåller fakturan flera konteringsrader måste man markera respektive rad och ange huvudbokstext för varje rad i fältet Beskrivning. När fakturakontrollen är klar tryck på OK under Beskrivningsfältet.

6 Tryck sedan på Attestera nere till vänster i bilden för att fakturan ska gå vidare till steget Belastningsattest. Om man klickar på knappen Avvisa går fakturan tillbaks till ekonomen för hantering i steget korrigering inköpsfaktura.

7 Belastningsattest Klicka på uppgiften Besl.attest IIN inköp i uppgiftslistan för att komma in i attestbilden. I fakturalistan visas de fakturor du har att åtgärda. Om en faktura har förfallit till betalning är den markerad med en röd varningstriangel. Du kan välja att sortera fakturorna i listan efter t ex fakturanummer, verifikationsnummer, förfallodatum m m. För att dölja resp ta fram fakturalistan, klicka på << resp >> i fakturalistans övre kant. För att få mer utrymme för attestbilden, kan du dölja menyn längst till vänster. Gör det genom att klicka på << i menyn högst upp till höger bredvid Mina uppgifter. För att åter se menyn, klicka på >>.

8 Vid Skriv in kommentar i rutan Logg arbetsflöde har du möjlighet att skriva uppgifter om fakturan. Här ser du också ev tidigare kommentarer, samt vem som utfört de tidigare stegen i flödet. Vid Detaljer leverantörsfaktura längst ner i bilden, kontrollerar du fakturans kontering. I steget för Belastningsattest finns följande åtgärdsknappar. Belastningsattest: Klicka på knappen Belastningsattest efter genomförd kontroll. Vidarebefordra: Om du fått en faktura som bör attesteras av någon annan, ska du vidarebefordra den till behörig överordnad. Man får t ex inte attestera kostnader som är hänförliga till sig själv, såsom räkningar för mobiltelefon, egna utlägg m m. Klicka på Vidarebefordra. Välj i rullningslisten vem du ska skicka fakturan till. I rullisten finns samtliga personer som har behörighet till systemet. Det går att söka en person genom att ange första bokstaven i förnamnet. Kommentar ska anges när en fakturarad vidarebefordras. OBS! Om del av kostnaden ska attesteras av ursprunglig belastningsattestant och resterande del av annan, behöver fakturan vara delkonterad (uppdelad på flera rader). Detta kan med fördel göras i konteringssteget, men är möjligt att göra även i belastningsatteststeget. För att göra belastningsattest resp vidarebefordran, välj Avancerat läge. Det är endast i Avancerat läge som det går att välja olika åtgärder (belastningsattest resp vidarebefordran) för resp rad. Om attest görs i Normalläge, kommer alla fakturaraderna att få den först valda åtgärden. Tillbaka: Fakturan skickas tillbaka till konteraren. Skriv in kommentar. Avancerat läge: Ska användas om både belastningsattest och vidarebefordran ska göras på samma faktura, se ovan.

9 Faktura som avser en order från inköpssystemet men hamnat i det vanliga attestflödet för leverantörsfakturor Om en faktura som avser en beställning från inköpssystemet har hamnat i attestflödet för vanliga leverantörsfakturor, måste verifikationen lyftas upp och rättas till via menyvalet Registrering inkommande fakturor. Gå till menyvalet Redovisning Inkommande faktura Registrering inkommande faktura. Tryck på verktyget Transaktioner arbetsflöde

10 Fyll i Ank/Vernr i sökraden och tryck på Filter. Markera sedan de rader som visas i bilden och tryck på Välj rader. Tillbaks i ankomstregistreringsbilden, fyll i aktuellt inköpsordernummer (som syns på fakturabilden) i fältet för Inköpsordernummer. Kontrollera att övriga uppgifter på fakturabilden stämmer överens med inmatade uppgifter på verifikationen. Skall betalningsinformation lämnas till leverantören vid betalningen, anges denna text på raden för Fakturabeskrivning. I flik två Klicka på Detaljer inköpsorder för att hämta orderraden

11 Bocka i orderraderna i avsnittet Detaljer inköpsorder och tryck sedan på Matcha mot faktura för att uppdatera fakturan mot den leveranskvitterade ordern. Matchningen syns sedan på nedersta raden i sektionen Matchande rader och kolumnen Fakturabelopp ska ha samma summor som artiklarna på fakturabilden. Tryck sedan på Spara.

12 Flik tre visar hur beställningen är konterad och vilken kontering fakturan kommer att bokföras. Behöver konteringen ändras görs detta här. När alla uppgifter är OK tryck på knappen Spara för att fakturan ska gå ut i flödet för inköpsfakturor.

13