Internfakturaportalen

Transkript

1 Internfakturaportalen Manual för samordnare 1

2 Innehåll Inledning... 3 Internfaktura... 3 Registrera faktura... 3 Viktigt vid ändring av fakturarad... 7 Viktig information för bilagor... 8 Inledning... 9 Utskrift internfaktura säljare... 9 Utskrift internfaktura köpare Sök intern kundfaktura Sök intern leverantörsfaktura Sök dokument

3 Inledning Denna manual behandlar endast de delar som skiljer funktionen Intern kundfaktura från andra Portalfunktioner. Beskrivningar för inloggning, lösenordsbyte, kontering etc. hänvisas till manualen LP MANUAL SAMORDNARE Internfaktura Interna kundfakturor registreras i ett fönster som motsvarar registrerings- och konteringsfönstren för intern fakturaregistrering i vanliga Raindance Classic, registreringen är numera samlad till en sida. När du godkänner den interna kundfakturans slutkontering skapas automatiskt hos köparen, en ankomstregistrerad intern leverantörsfaktura med tillhörande bild. Därefter hanteras leverantörsfakturan på samma sätt som i leverantörsfakturaportalen. Den konteras och cirkuleras för attest och betalattest på samma sätt som den externa leverantörsfakturan. Den interna leverantörsfakturan cirkuleras normalt till administratören/samordnaren på den köpande enheten. (Cirkulationsmallen hämtas från kunden). Du kan få ett e-postmeddelande om att du har internfakturor att behandla. I din brevlåda klickar du på länken till den aktuella interna leverantörsfakturan och konterar och attesterar den. När du signerar interna leverantörsfakturan blir både den och den interna kundfakturan helt betalda, de får status HBET och respektive verifikationer blir definitiva. Om fakturan är helt attesterad finns den inte längre i någon brevlåda. Registrera faktura Registrering av interna fakturor nås via meny Fakturor -> Internfaktura. 3

4 Fönstret Registrera internfaktura del 1 Fönstret Registrera internfaktura del 2 4

5 Fältbeskrivning Fakturanummer Fakturatyp Fakturanummer hämtas automatiskt från Raindance Reskontra när du sparar fakturan. Fakturatyp YR, fås som förslag. Fakturatypen följer med automatiskt till nästkommande faktura. Fakturatypen är gemensam för alla manuellt registrerade fakturor inom universitetet. Får ej ändras. Status Visar vilken status fakturan har. Kund- och datumuppgifter Kund Fakturadatum Förfallodatum Kundens ID kan registreras eller sökas in. (Alla dina kunder ses via sökningen egen ORG * ex 7504*). Anger du inget fakturadatum får du automatiskt dagens datum på fakturan. Förfallodag hämtas från betalningsvillkoret på kunden när du sparar fakturan. Du kan även registrera förfallodag manuellt. Vår referens Er referens Övriga uppgifter Cirkulationsmall Enhetskod för resultatbokning Betalningsvillkor Motpartskoder Vår referens. Er referens. OBS i detta fält läggs fakturanumret ut. Under denna rubrik visas de 4 tabelltyper som finns på fakturatypen. Alla fält är obligatoriska. Visar hur leverantörsfakturan ska cirkuleras. (Hämtas från kunden). Visar var intäkten bokförs. Styr förfallodatum på fakturan. Vilken motpart man fakturerar. 5

6 Radtext Belopp Antal A-pris Total Moms Mall Artikel Momskod Här registreras radtext för fakturarader. Här registreras belopp för fakturarader. Här anges antal. Här anges a-pris. Totalbelopp för fakturan Används ej på internfaktura. Används ej. Används ej. Används ej. Kontera Skriv ut Makulera Tillbaka Spara rad Tar dig vidare till konteringen Skriver ut fakturan (ej aktiverat) Makulerar fakturan Avbryter registreringen och lägger ut bild för nyregistrering av faktura Sparar markerad rad Innan du går vidare till kontering kan samtliga fält ändras utom Kund och fakturatyp. För att söka tabellkoder sätter du markören i önskat fält och använder tangentkombinationen ALT+Q eller klicka på sökikonen. Då får du upp en lista där samtliga koder för valt fält listas och du kan där välja en av koderna och klicka på OK. För att registrera en rad väljer du först radtyp, ange värden och tryck sedan på Retur-tangenten eller kommandot Spara rad. Vill du ta bort en rad klickar du på ikonen med soptunna längst till vänster på raden. 6

7 För att makulera fakturan helt klickar du på makulera. Det är endast fakturor med status Ny eller Prel som kan makuleras. När du klickar på knappen Godkänn i konteringsdialogen skapas en definitiv leverantörsfaktura med tillhörande bild. Fakturan cirkuleras enligt den cirkulationsmall alternativt till den brevlåda du angivit i startfönstret. Mottagaren av fakturan går då till sin brevlåda och arbetar vidare med den nyskapade leverantörsfakturan för att kontera och attestera den. Arbetsgången är densamma som för en LP-faktura. När den interna leverantörsfakturan attesteras godkänns kund- och leverantörsfakturans verifikationer och bägge fakturorna blir helt betalda, får status HBET. När du registrerat in dina uppgifter klickar du på Kontera för att gå vidare med att kontera kundfakturan. Du får då upp en dialog för konteringen. Information om hur konteringsdialogen fungerar finns i kapitlet Kontering/Attestering. Viktigt vid ändring av fakturarad Efter förändringen är gjord bekräftar du med Enter för att raden ska uppdateras, tryck sedan på Kontera-knappen, därefter kan du trycka på knappen Godkänn. Om du har gjort din kontering klar men inte Godkänt fakturan och kommer på att du vill ändra/komplettera fakturatexten, måste du alltid göra på följande sätt: (Om du trycker direkt på Godkänn-knappen efter förändring uppstår ett fel i fakturan) Den riktiga arbetsgången illustreras av de RÖDA pilarna. 7

8 Genom att klicka på ikonen för Meddelande kan du registrera ett meddelande till dokumentet. Ikonen är röd om något meddelande är registrerat. Mer information om funktionen finns i kapitlet Bilagor och meddelanden. Genom att klicka på ikonen för Bifoga dokument kan du bifoga valfria dokument till aktuellt dokument. Ikonen är röd om det finns dokument bifogade. Mer information om funktionen finns i kapitlet Bilagor och meddelanden. (Se nedan, viktigt). Viktig information för bilagor När du bifogar dokument som bilaga måste bilagan vara registrerad innan du godkänner slutkonteringen av din intäktskontering på kundfakturan. Om bilagan läggs till efter det att fakturan har status DEF, skapas ingen bilaga hos mottagaren. 8

9 Inledning Interna kundfakturor behöver normalt sett inte skrivas ut och sparas. Om behov föreligger går du tillväga på följande sätt. Utskrift internfaktura säljare När du godkänner den interna kundfakturans slutkontering skapas automatiskt hos köparen, en ankomstregistrerad intern leverantörsfaktura med tillhörande bild. Det är den här bilden du ska skriva ut. Kommando: Fakturor, Sök, Intern kundfaktura 1 Fyll i det kundnummer vilket du har ställt ut fakturan på. I det här fallet Tryck Enter. 3 Följande bild visas. 4 Dubbelklicka på kunden som visas i söklistan. 5 Följande bild visas. Markera den faktura som ska visas och tryck på knappen Visa leverantörsfaktura. 9

10 6 Skriv ut på vanligt sätt, till din lokala skrivare. 10

11 Utskrift internfaktura köpare Om du finns på köparsidan, dvs tar emot en internfaktura, kan du göra på följande sätt för att skriva ut fakturan. Kommando: Fakturor, Sök, Intern levfaktura 1 Ange leverantörsfakturans nummer i fältet faktura. 2 Tryck Enter eller på knappen Sök, följande bild visas. 3 Skriv ut på vanligt sätt, till din lokala skrivare. 11

12 Sök intern kundfaktura Vid sökning av intern kundfaktura ser bilden något annorlunda ut. Den innehåller förutom information om kundfakturan även fakturanumret till leverantörsfakturan som är relaterad till kundfakturan och vilken leverantör den tillhör. Du har även möjlighet att se leverantörsfakturan genom att markera kundfakturan och sedan klicka på kommandot Visa leverantörsfaktura. Sök intern leverantörsfaktura Vid sökning av intern leverantörsfaktura ser bilden något annorlunda ut. Den innehåller förutom information om leverantörsfakturan även fakturanumret till kundfakturan som är relaterad till leverantörsfakturan och vilken kund den tillhör. Du har även möjlighet att se kundfakturan genom att markera leverantörsfakturan och sedan klicka på kommandot Visa kundfaktura. Sök dokument Ibland finns det behov av att söka efter dokument (fakturor och bokföringsorder) utifrån en specifik användare, koddel, leverantör etc. Det finns möjlighet att söka på leverantörsfakturor, intern leverantörsfaktura samt bokföringsorder och vilka handlingar som har utförts på dokumenten. 12