Leverantörsfakturaportalen. Handledning för attesterare/betalattesterare

Transkript

1 Leverantörsfakturaportalen Handledning för attesterare/betalattesterare

2 Innehållsförteckning Inledning... 3 Inloggning... 3 Ändra lösenord... 4 Min inkorg... 6 Mina Inställningar... 7 Kontera/Attestera... 9 Konteringsfliken Konteringsrader Cirkulationsfliken Ändra faktura Signering/betalattest

3 Inledning För att kunna betalattestera och signera en faktura måste den vara attesterad och för att kunna attestera en faktura måste den vara konterad (konto och projekt). Behörigheten att attestera fakturor innebär ett intygande att varan är mottagen/tjänsten utförd och att utgiften ligger inom ramen för universitetets verksamhet. Då attesträtten sammanfaller med projektansvar innebär attest dessutom ett intygande att projektet får belastas. Som en viktig del av prefektens ekonomiska ansvar ingår att fatta beslut om utbetalning och beslut som föranleder framtida utbetalningar. Behörigheten att betalattestera och signera fakturor innebär ett ansvar för att utgiften ligger inom ramen för universitetets verksamhet, att utgiften ryms inom ramen för institutionens resurser samt att medlen används enligt gällande regler. Rätten att betalattestera och signera kan delegeras. Att ha behörighet att betalattestera och signera fakturor innebär samma ansvar som ligger i rätten att teckna utbetalnings- /bokföringsorder. Inloggning Starta webbläsaren och skriv in portaladressen (URL) i adressfältet. Har du sparat adressen som ett bokmärke går det lika bra att använda den möjligheten. Du måste alltid logga in för att använda portalen. Nedanstående inloggningsfönster visas. 3

4 Fältbeskrivning: Användare Lösenord Enhet Användarens ID i Raindance. Användarens lösenord i Raindance. OBS! LÄMNAS BLANKT Knappar i fönstret: OK Klicka på OK för att logga på till Raindanceportalen. Skriv in det användarnamn och lösenord du har i Raindance. Klicka sedan på OK. Om portalen accepterar inloggningen visas din inkorg. Har lösenordet blivit för gammalt kommer portalen att automatiskt be dig om ett nytt. Ändra lösenord Gör på följande vis när du manuellt vill byta lösenord: 1. Välj Min inkorg -> i menyn. 2. Portalen öppnar funktionssidan Min inkorg. Klicka på knappen Mina inställningar. När sidan öppnas klicka på fliken Allmänt. 3. Mata in det tidigare lösenordet i fältet Gammalt lösenord. 4. Skriv in det nya lösenordet i nästa fält. Bekräfta det nya lösenordet genom att även skriva in det i det tredje fältet. Klicka sedan på Spara. 4

5 5

6 Min inkorg Första sidan man kommer till efter inloggningen är alltid Min inkorg (se bild nedan). I inkorgen hamnar fakturor, externa och interna, bokföringsordrar kort sagt: allt som sänts till dig för kontering/attest eller betalattest. Materialet är uppdelat i kategorier t.ex. Fakturor och Bokföringsorder för att det ska bli lättare att hitta. Det finns en flik för varje kategori, och rubriken innehåller även en siffra som anger antalet dokument under fliken. Står det 0 behöver du alltså inte aktivera fliken. Antalet räknas ned i takt med att du bearbetar och cirkulerar vidare i materialet. Varje rad motsvarar ett dokument. Fönstret Min inkorg kan också nås via Min inkorg i verktygsraden. Via Inkorgen konterar/attesterar eller betalattesterar du dina dokument genom att markera ett dokument och klicka på kommandot Kontera/Attestera, eller dubbelklicka på fakturaraden. Som bilden ovan visar finns det minst tre knappar i inkorgens nedre högra hörn. Mina inställningar: Här ställer du in hur inkorgen ska hantera material när du är frånvarande och om du ska få e-brev när något hamnar i inkorgen. Se avsnittet Brevlådehantering. Signering: Av säkerhetsskäl måste du signera betalattesterade dokument för att de ska skickas vidare. Glömmer du detta, eller låter bli, ligger dokumenten kvar i inkorgen till nästa inloggning. Kontera/Attestera: För att kontera eller attestera ett dokument, markerar du en rad i listan och klickar sedan på knappen. (Alternativt dubbelklickar du på raden.) Dokumentet öppnas. 6

7 Mina inställningar När man klickar på knappen Mina inställningar kommer du till en bild med ditt eget namn. Bilden består av två flikar. Fliken Inkorgen öppnar nedanstående dialogruta. Fältbeskrivning: Status E-post Låter dig styra om inkorgen ska vara öppen eller stängd. Växlar värdet och klicka Spara ändras inställningen omedelbart. Portalen kan skicka ett meddelande så snart det hamnar något i inkorgen. Här anger du om det ska sändas meddelande: alltid intervall ingen varje gång det kommer något med regelbundna mellanrum, så länge korgen innehåller något skicka aldrig meddelanden. 7

8 Eskalera till Chef Frånvaro Hänvisning Hänvisning vid frånvaro Din närmaste chef, eller den person material ska hänvisas till när det blivit liggande i inkorgen en viss tid (eskalering). Väljs från lista via förstoringsglaset. Mata in vilka datum du vill att inkorgen ska vara stängd, kopplas till hänvisning. Detaljerad styrning av dokumenttyp kan väljas. Den kollega du vill att material hänvisas till då inkorgen är stängd. Väljs från lista via förstoringsglaset. Kopplas till de datum du har angett i frånvarodelen. Fliken Allmänt: Språk Lösenord Det språk du vill att knappar, ledtexter och menyer presenteras på. Här kan du byta/ändra ditt lösenord. Knappar i bilderna: Flytta Tillbaka Spara Ny När du klickar på knappen flyttas befintligt material över till den person du angivit i Hänvisning. Stäng dialogrutan utan att ändra något. Spara de ändringar som gjorts och stäng dialogrutan. Registrera nya uppgifter. 8

9 Kontera/Attestera Kontera/attestera-funktionen kommer du till på olika sätt: Vid inloggning kommer du direkt till Min inkorg eller genom att klicka Min inkorg i verktygsmenyn Listan innehåller en rad per dokument. För fakturor visas uppgift om fakturanummer, leverantör, belopp, valuta, hur många dagar fakturan legat i inkorgen, och hur många dagar det är kvar till fakturan förfaller. Varje dokumenttyp samlas i egna flikar. Du väljer vilket dokument du vill bearbeta genom att antingen markera raden och klicka på knappen Kontera/Attestera, eller genom att dubbelklicka på raden. Fältbeskrivning: Fakturanummer Fakturanummer fakturan fått vid registrering. Leverantör Belopp Valuta Väntat Förfaller Leverantörens namn. Fakturabelopp inklusive moms. Fakturans valuta Antal dagar fakturan väntat på behandling i inkorgen. Antal dagar kvar till förfallodag. 9

10 Meddelande Brådskande Meddelande till inkorgens ägare som skrivs in på meddelanderaden vid cirkulation av fakturan. Extra information om brådskande faktura. Knappar i fönstret: Kontera/Attestera Mina inställningar (Signera) Om en faktura eller annat dokument är markerat i inkorgen öppnas det tillsammans med konteringsdialogen. Om inget är markerat i inkorgen öppnas det första dokumentet tillsammans med konteringsdialogen. Går till Inkorgshantering för min användare. Godkännande av de betalattester du gjort på fakturorna. (Beroende på behörighet) När du väljer att Kontera/Attestera en leverantörsfaktura får du upp den inskannade fakturan med konteringsdialogen under. De viktigaste registrerade uppgifterna visas bredvid i gråa rutor för att du enkelt ska kunna förvissa dig om att det är rätt faktura du konterar eller attesterar. 10

11 Konteringsfliken Konteringsdialogen består av ett verifikationshuvud och konteringsrader. Fältbeskrivning: Ver.dat Nr Text Att kontera Att Bet Verfikationsdatum i ekonomistyrningen. Dagens datum som förslag när du klickar på skapa verifikation. Kan ändras. Verifikationsnummer på slutkonteringen i ekonomistyrningen. Leverantörens namn och fakturanummer som Raindance tilldelat. Belopp att kontera på verifikationen. Beloppet uppdateras efter varje konterad rad. Mottagningsattest/godkänd prestation. Betalattest, slutattest. Knappar i fönstret Historik Eskalera Nästa faktura Kontera rad Öppnar funktionen Historik som visar dokumentets historik. Skickar fakturan vidare till chef eller fakturacentralen. Går vidare till nästa faktura i inkorgen. Sparar den rad du konterat och gör kontroller mot ekonomistyrningens regler. Tillbaka Hoppar tillbaka till inkorgens översiktsbild. 11

12 Ikoner i bilden 1 Klistra in den färdiga konteringen från Excel. 2 Exportera konteringssträngen till Excel för ifyllnad. 3 Visa kontering för tidigare fakturor. Klickar du på ikonen visas de fakturor som du tidigare konterat, klickar du på den blå pilen kan du se detaljerna för kontering. 4 Skriv ett meddelande till fakturan. 5 Bifoga ett dokument till fakturan. Formatet på dokumentet bör vara en PDF-fil. Undvik att bifoga Excel- och Worddokument. 6 Visa alternativ fakturalayout. Visar all information som skickats i filen för svefakturan. Kan vara bra om du saknar uppgifter i standard PDF dokument som visas. 7 Skicka e-post till attestant. 12

13 Konteringsrader Rubriken för verifikationsraderna visar hur de är uppbyggda. Raden börjar med attestbegrepp och radtyp på verifikationstypen. Därefter visas rubriken för de konteringsbegrepp som raden innehåller samt de belopp som ska registreras. Slutligen visas radtext på verifikationstypen. Förvald radtyp på ny rad är raden Kostnad. Vid konteringen kan du söka efter objekt med hjälp av kodguiden. Genom att klicka på rubriken till den objekttyp du ska kontera på får du upp en lista på befintliga objekt. Välj ett av objekten genom att markera det och klicka på OK. För att förenkla sökningen kan du använda dig av Personliga favoriter.(kontrollera med din administratör om du/ni kan lägga till Personliga favoriter). Kodguiden kan också öppnas med hjälp av tangentkombinationen ALT+Q. När ett fält är ifyllt flyttas markören automatiskt till nästa öppna fält. Du kan också flytta dig till önskat fält med tabtangenten. För att flytta dig bakåt används SHIFT+TAB. Om kontering ska göras på mer än en rad kan värdet i fältet ovanför kopieras genom tangentkombinationen ALT+C. Ikonen (i) som finns till höger om rubriken för Radtyp är en funktion för att visa en förklaring till koderna på en konteringsrad. Klicka på ikonen och ett fönster med förklaringar till koderna på den markerade raden öppnas. Mer information finns i avsnittet Visa kodförklaring. När du konterat klart raden sparar du konteringen genom att trycka på Returtangenten eller klicka på Kontera rad. Konterad rad går att ändra under förutsättning att raden inte är attesterad (attest/betalattest). Om raden är såväl konterad som attesterad måste raden avattesteras innan konteringen kan ändras. Avattest och ändring utförs av den som attesterat raden. Du avattesterar en rad genom att markera raden och klicka på länken med din signatur eller kortnamn. Observera att länken visas endast för de attester som du är behörig att avattestera. Om du avbryter registreringen sparas registrerade rader genom att trycka på Returtangenten. Befintlig rad som du inte sparat stryks. Du stryker en konterad rad genom att klicka på ikonen med Soptunnan som finns framför varje konterad rad. Det är inte möjligt att stryka en attesterad rad. Du kan välja att attestera/betalattestera alla rader på en gång eller rad för rad. Väljer du att attestera/betalattestera alla rader på fakturan klickar du på ikonen till höger om attestrubriken. För att attestera en enskild rad klickar du istället på attestikonen på den rad som du önskar att attestera. Ikonen visas endast då du har behörighet att utföra viss funktion. Finns det rader som du ej är behörig att attestera/betalattestera får du ett meddelande om detta. Faktura godkänns genom att den betalattesteras. För att fakturan ska definitivsättas och överföras till Raindance måste betalattesten verifieras med lösenord (signeras). Se även under rubriken Signering. Vid attest/betalattest utförs kontroll av attestregler mot Attestregistret i RP. Vill du fortsätta att kontera/attestera eller betalattestera/signera nästa faktura i din inkorg klickar du på Nästa faktura. Klickar du på Tillbaka kommer du tillbaka till din inkorg. 13

14 Cirkulationsfliken Cirkulationen är en funktion för att tala om vilken väg ett dokument ska gå efter att den blivit registrerad. Normalt är det en cirkulationsmall (referenskod fältet) som är kopplad till dokumentet och då görs inga ändringar i denna flik. Du kan dock manuellt koppla en lista över vilken eller vilka användare som dokumentet ska skickas till samt eventuellt meddelande som talar om vad som ska utföras. En eller flera användare kan anges. Det går att ta bort och lägga till användare i listan. Dokumentet sänds till de olika användarna i cirkulationslistan som ska kontera och/eller attestera. Dokumentet hamnar i inkorgen hos de användare den cirkulerats till. Om användarna har valt att få e-post kommer de att meddelas om att de har fått ett dokument i sin inkorg. När de går in i inkorgen ser de den text som kan anges i kolumnen Meddelande till mottagaren. Fältbeskrivning: Ordning Användare Namn Meddelande Status Här anges cirkulationsordning om man har valt seriell cirkulation. (den vanligaste typen av cirkulation) Användarens signatur Användarens namn. Meddelanderad för att skriva meddelande till respektive användare (inkorg). Visar dokumentets status i inkorgen. Knappar i fönstret Soptunnan Förstoringsglaset Dropdown Bråttom Stryker raden. Öppnar sökfönster för användare. Alla användare visas. Om urval önskas så kan du ställa markören i Användare fältet eller Namn fältet och använd knappkombinationen ALT+Q. Här kan du välja om du vill ha seriell eller parallell cirkulation. Med bråttom-ikonen markerar du om det är bråttom med dokumentet. Skickar ett e-postmeddelande till berörd användare. 14

15 Mall Tillbaka Öppnar sökfönster för cirkulationsmallar. Tillbaka till föregående sida. Du lägger till mottagare på cirkulationslistan genom att klicka på sökikonen på raden. En lista med samtliga användare som har brevlådor visas och du kan välja en av användarna. Det går även att direkt ange en signatur eller ett kortnamn i fältet Användare och trycka Enter, då hämtas namnet upp och raden sparas. Urval i listan kan göras genom att ange delar av det namn man söker i kombination med * och använda tangentkombinationen ALT+Q. Om det endast finns en förekomst kommer denna direkt att hämtas upp annars visas söklistan med önskat urval. När grupper används kommer söklistan att först visa den grupp som du tillhör men du har möjlighet att cirkulera till användare i andra grupper genom att välja grupp i rullgardinsmenyn. Eventuellt meddelande skriver du in på meddelanderaden. Meddelandet följer med till användarens inkorg tillsammans med dokumentet. Har du valt seriell cirkulation kan du även ange cirkulationsordning i fältet ordning, sätter du ingen ordning får raden den aktuella nivån automatiskt. Om du vill ändra i en rad markerar du raden, gör dina ändringar och trycker Enter så sparas ändringarna du gjorde. Du tar bort en rad genom att klicka på ikonen längst till vänster, soptunnan. Raden tas då bort från listan. Om dokumentet behöver snabb behandling, t ex för att tiden till förfallodatum är kort, kan du, genom att klicka på ikonen bråttom, skicka ett e-postmeddelande till de användare som finns angivna på cirkulationslistan. När du registrerat vilka användare dokumentet ska cirkuleras till lämnar du bara Cirkulationslistan. Cirkulationslistan är sparad och dokumentet skickas till de brevlådor du angivit. Viktigt! Om du är ensam på cirkulationslistan och utför en händelse som normalt klarmarkerar dig kommer du fortfarande att ligga som På cirkulation eftersom cirkulationslistan inte får vara tom när dokumentet inte är definitivt. När du har gjort din uppgift på dokumentet och lagt till användaren som skall hantera dokumentet härnäst måste du stryka dig själv från listan. För att slippa detta förfarande måste cirkulationslistan uppdateras (Tryck retur) innan du utför din händelse på dokumentet. 15

16 Ändra faktura Ändra faktura kommer du enklast till via Min inkorg, kontera attestera och knappen Ändra faktura. Du kan också gå via menyvalet Fakturor -> Sök -> Leverantörsfaktura. I Ändra faktura har du möjlighet att makulera, cirkulera, kontera och attestera fakturan. Du kan ändra en faktura som har statusen Prel och det är tillåtet att ändra alla uppgifter förutom leverantör, reskontraposttyp och valutakod. Ändringar av fakturor kan förekomma i följande fall: 1. Leasing av bilar, avvikande momsregler. 2. Representation, avvikande momsregler. 3. Ändring av förfallodatum (normalt 30 dagar från fakturadatum) Fältbeskrivning: Fakturatyp Buntnr Leverantör Belopp Moms Den fakturatyp som fakturan registreras på. Ej ändringsbart Löpnummer på inskannad bunt. Numret kan användas vid återsökning av fakturor. Leverantörens ID eller sökbegrepp. Belopp inklusive moms. Momsbelopp på fakturan. 16

17 OCR-nr Levmed OCR-nummer från fakturan. OCR-nummer kan inte förekomma samtidigt som fältet Levmeddelande. Betalningsmeddelande till leverantören, t ex fakturanummer. Betalningsmeddelande kan inte förekomma samtidigt som fältet OCR-nummer. Extra leverantörsmeddelande. Du kan registrera 5 rader a 35 tecken. (beroende på betalningssätt kan avvikelser förekomma) Fakturadat Fakturadatumhämtas från leverantörsfakturan och tolkas. Förfallodat Förfallodag hämtas från betalningsvillkoret på leverantören. Du kan även registrera förfallodag manuellt. Slutkonter- Ingsdatum Slutkonteringsdatum.Sätts när verifikationen skapas för slutkontering. Valutakoder Fakturans valuta, hämtas från Leverantören. Obligatoriskt om inte hemvaluta. Momskoder Momskod, hämtas från Leverantören. Momskoden är obligatorisk om momsbelopp anges. Övriga uppg Tabeller från fakturatypen, hämtas från leverantören. Ikoner i fönstret: Meddelande Länk till en funktion där du kan skriva anteckningar till fakturan. Kopplade Dokument Länk till funktion där du kan koppla dokument till fakturan Knappar i fönstret: Makulera Makulerar fakturan helt. Du kan inte registrera om samma faktura igen. Historik Visar samtliga händelser för fakturan. Mer information om historik finns i kapitlet Historik. Tillbaka Avbryter registreringen och går tillbaka till översikten över inskannade buntar. Spara Sparar de ändringar du gjort på fakturan. 17

18 Innan bilden slutligen godkänns kan samtliga fält ändras utom Leverantör samt valutakod. För att söka tabellkoder sätter du markören i önskat fält och använder tangentkombinationen ALT+Q eller klicka på sökikonen. Då får du upp en lista där samtliga koder för valt fält listas och du kan där välja en av koderna och klicka på OK. För att makulera fakturan helt klickar du på makulera. Då makuleras både dina registreringar och den inskannade bilden. OBS! Tag kontakt med din samordnare innan makulering. Orsak till makuleringen ska alltid anges i anteckningsrutan. Om du vill se vilka händelser som utförts på fakturan klickar du på Historik. I ett nytt fönster kan du se när händelserna inträffat och vem som utfört dem. När du klickar på ikonen Dokument kommer du till ett fönster där du kan koppla ett valfritt dokument till fakturan. (Som dokumentformat rekommenderas PDF-filer). När du klickar på ikonen Meddelande kommer du till ett fönster där du kan skriva in fria anteckningar och meddelanden som du vill att ska följa med fakturan. Vill du cirkulera fakturan till annan inkorg klickar du på fliken Cirkulation eller använder tangentkombinationen ALT+2. Du kommer då till cirkulationslistan för aktuell faktura och anger vem fakturan ska cirkuleras till. Mer information om Cirkulering finns i avsnittet Cirkulationsfliken. För att återvända till konteringsdialogen klickar du på fliken Kontering eller använder tangentkombinationen ALT+1. Genom att klicka på ikonen för Meddelandekan du registrera ett meddelande till dokumentet. Ikonen är röd om något meddelande är registrerat Genom att klicka på ikonen för Bifoga dokumentkan du bifoga valfria dokument till aktuellt dokument. Ikonen är röd om det finns dokument bifogade. 18

19 Signering/betalattest När du Betalattesterat dina fakturor måste du bekräfta attesteringarna genom att godkänna dem ännu en gång. Attesteringarna betraktas som preliminära när du attesterar fakturorna och blir definitiva först vid godkännande med lösenord i fönstret Signering av attester. Observera att det endast är Betalattesten (Bet) som ska godkännas med lösenord. Fönstret Signering av attester når du antingen genom att klicka på Signering i din inkorg eller om du slutattesterat sista fakturan i din inkorg och klickar på Nästa faktura. Då hamnar du automatiskt i fönstret för signering av Betalattester. Fältbeskrivning: Faktura Namn D.typ Konteringsbelopp Debet - Kredit Valuta Fakturanummer i Raindance Reskontra. Leverantörens namn. Dokumenttyp, Lev, leverantörsfaktura. Fakturans belopp, inkl moms. Debet kredit attesterat belopp. Fakturans valuta. 19

20 Knappar i fönstret: Tillbaka OK Avbryter och går tillbaka till din inkorg. Startar kontroll av att angivet lösenord är korrekt. I fönstret visas de dokument som du attesterat någon rad på och som ska bekräftas. Har du betalattesterat olika typer av dokument, en faktura och en bokföringsorder, visas de i separata listor. För att bekräfta gjorda attesteringar fyller du i ditt lösenord i fältet för lösenord och klickar på OK. Kontroll sker då om lösenordet är korrekt. Är lösenordet korrekt stryks dokumenten ur din inkorg. Försöker du bekräfta med ett felaktigt lösenord får du ett felmeddelande. Om alla rader på fakturorna är konterade och attesterade definitivsätts fakturan, tas ur cirkulation och stryks ur inkorg. Fakturan är nu klar för betalning. 20