F21 - Godkännare INNEHÅLL. Karolinska Institutet

Transkript

1 F21 - Godkännare INNEHÅLL 1 Generellt Beskrivning av rutinen Koppling till övriga rutiner Navigationsväg Arbetsflödet Ansvar godkännare Godkänna fakturor Godkänna faktura och skicka vidare Korrigera faktura Dela upp en faktura på flera rader Kopiera rad Kopiera hantering och användare till alla rader Radera rad Skicka vidare Lägg till kommentar Bifoga dokument Parkera fakturarad Avvisa fakturan Fel i fakturadata Olika typer av fakturor Vidarefakturering Inventarier fakturor Utländska fakturor Tullverksfakturor/Utländska transportfakturor Representation Söksymbolen Spara egna begrepp Övrigt Felaktigt förfallodatum Felaktigt momsbelopp Fakturamallar Spara faktura som mall Skapa ny fakturamall Använd fakturamall Lathund...39 Utgivare: Karolinska Institutet

2 Karolinska Institutet - F21 - Godkännare (41) 1 Generellt 1.1 Beskrivning av rutinen Rutinen Godkännare är en del av processen för elektronisk fakturahantering. Förkontroll Godkänna Attestera Efterkontroll Betalning Informations uttag Lokal systemadm inistration Ankomstregistrering Agresso Definitivbokföring Rutinen beskriver hur godkännande och kontering av fakturor hanteras i KI:s EFH-system Contempus. Fakturan skickas till godkännaren utifrån referensen på fakturan. Vid godkännande bekräftar godkännaren att leveransen av varan/tjänsten har skett samt att fakturan har rätt innehåll och belopp. Godkännaren är också den person som beställt varan/tjänsten och har en skyldighet att innan beställning sker följa upphandlade avtal och inköpsregler. Att godkänna innebär också att kontera den aktuella fakturan Koppling till övriga rutiner F01 - Inloggning F02 - Personliga inställningar F10 - Sök ramavtalsdatabasen F31 - Sök faktura Navigationsväg Contempus Arbetslista Arbetsflödet Sök och visa fakturarad Kontrollera och kontera Godkänna fakturaraden Skicka vidare

3 Karolinska Institutet - F21 - Godkännare (41) 2 Ansvar godkännare En godkännare är den som utför beställningar och i samband med beställningarna uppger sin referens till leverantören. Godkännaren ska redan vid beställning veta vem den företräder och uppge korrekt referens och faktureringsadress. Godkännaren är skyldig att redan innan beställning följa KI:s inköpspolicy och använda upphandlade avtal. Godkännarens ansvar när fakturan erhålls är att granska att fakturan är korrekt innehållsmässigt och att kontrollera att fakturerade varor/tjänster har levererats. När de grundläggande kontrollerna har utförts ska godkännaren kontera fakturan på korrekt konto och projekt. En korrekt faktura godkänns. Om en faktura är fel t.ex. felaktigt pris ska godkännaren ta kontakt med leverantör för att få en kreditfaktura.

4 Karolinska Institutet - F21 - Godkännare (41) 3 Godkänna fakturor Funktionaliteten i Contempus är samma oavsett om en person enligt delegationsordningen har rollen godkännare eller attestant. Vilket ansvar samt vilka uppgifter respektive roll ska utföra i systemet definieras i KI:s delegationsordning. 3.1 Godkänna faktura och skicka vidare Öppna en fakturarad genom att välja texten under fältet Arbetssteg på fakturan som ska behandlas. Fönstret för att godkänna öppnas.

5 Karolinska Institutet - F21 - Godkännare (41) Kontrollera att fakturabilden och fakturadata överensstämmer. Kontrollera att levererat antal, pris, förfallodatum, belopp m.m. är korrekt och att varan/tjänsten har levererats. Är fakturan korrekt ska fakturan godkännas samt konteras med konto och projekt. Välj åtgärden Godkänna i rullisten för Hantering. Ange Konto och projekt. Konto och projekt kan sökas genom att välja söksymbolen till höger om respektive fält. KST sätts automatisk utifrån projekt. Kontotext anges enligt regelverket nedan: Tjänster: Resor: Konferenser och kurser: Representation: Vem har utfört tjänsten och vilken slags tjänst Reseordernummer, destination och skäl till resan Vilken typ av konferens/kurs Antal personer och vilken typ av representation (vem/vilken organisation och varför)

6 Karolinska Institutet - F21 - Godkännare (41) Välj symbolen Fakturaflödesprognos i menyraden för att se till vilka personer fakturan kommer att skickas (attestflödet). Fönstret för Förhandsgranskning av flödet öppnas. Nästa person i fakturaflödet visas under Till. Välj Close i menyraden för att stänga fönstret.

7 Karolinska Institutet - F21 - Godkännare (41) Välj symbolen Fortsätt i menyraden för att godkänna fakturan och skicka den vidare i flödet.

8 Karolinska Institutet - F21 - Godkännare (41) 4 Korrigera faktura 4.1 Dela upp en faktura på flera rader En fakturarad kan delas upp i fler rader. De nya raderna kan ha en annan kontering än ursprungsraden. Ange de konteringsbegrepp som ska gälla för första fakturaraden och ange belopp. Tips: Istället för att skriva belopp kan procentuell fördelning anges. T.ex. om första raden ska belastas med 20% av fakturan och nästkommande rad med resterande belopp anges 20% i Belopp. Välj symbolen Visa avancerade val i menyraden. Alternativen avancerade val visas. Välj Ny rad i menyraden för att få en ny fakturarad. En ny fakturarad visas med resterande belopp av fakturan ifyllt.

9 Karolinska Institutet - F21 - Godkännare (41) Ange de konteringsbegrepp som ska gälla för den nya fakturaraden. För att fördela kostnaden över ytterligare fler rader välj Ny rad i menyraden. När fakturan är färdigkonterad markera med en bock de fakturarader som ska godkännas. Välj symbolen Fortsätt i menyraden för att godkänna fakturan och skicka den vidare i flödet.

10 Karolinska Institutet - F21 - Godkännare (41) Kopiera rad När en kostnad ska fördelas över flera fakturarader kan funktionen Kopiera rad användas. Kopiera rad tar med konteringen till den nya fakturaraden. OBS! Kom ihåg att beloppet också kopieras vilket innebär att det kopierade beloppet måste ändras till önskad storlek eftersom summan av raderna inte kan överstiga fakturans belopp. För att kopiera en fakturarad markera med bock den rad som ska kopieras och välj Kopiera rad i menyraden. En kopia av vald fakturarad visas. Ange kontering och belopp för den nya fakturaraden. Markera fakturaraderna med en bock och välj symbolen Fortsätt i menyraden för att skicka fakturaraderna vidare i flödet.

11 Karolinska Institutet - F21 - Godkännare (41) Kopiera hantering och användare till alla rader Funktionen Kopiera användare till alla rader kan användas när flera rader ska ha samma hantering t.ex. för att sända alla raderna till en annan godkännare. Skapa nya fakturarader och ange de konteringsbegrepp som ska gälla för de nya fakturaraderna. Välj symbolen Kopiera användare till alla rader i menyraden. Ursprungsradens hantering och användare kopieras till de övriga fakturaraderna. Markera med bock i rubrikraden för att få samtliga fakturarader markerade och välj symbolen Fortsätt i menyraden för att skicka fakturaraderna vidare i flödet.

12 Karolinska Institutet - F21 - Godkännare (41) Radera rad Om en fakturarad av misstag har delats upp i flera fakturarader så går åtgärden att ångra förutsatt att fakturaraderna inte har skickats vidare i flödet. Markera med en bock fakturaraden som ska raderas och välj Radera rad i menyraden. Den valda fakturaraden har raderats. Välj symbolen Fortsätt i menyraden för att skicka fakturaraden vidare i flödet.

13 Karolinska Institutet - F21 - Godkännare (41) 4.2 Skicka vidare Ibland kan det hända att en faktura ska hanteras som inte är din eller att en faktura ska delas upp mellan olika användare. Enligt attestordningen måste fakturan i vissa fall också attesteras av ytterligare attestant t.ex. om fakturan rör den som är attestant för projektet (egna utlägg, egen mobil eller representation där attestanten deltagit). Välj åtgärden Vidare i rullisten Ange den användare som fakturaraden ska skickas vidare till. Det går att söka fram användare via söksymbolen till höger. Välj symbolen Fakturaflödesprognos i menyraden för att kontrollera att fakturaraderna kommer att skickas till rätt person.

14 Karolinska Institutet - F21 - Godkännare (41) Fönstret för Förhandsgranskning av flöde öppnas. Nästa person i fakturaflödet visas under Till. Välj Close i menyraden för att stänga fönstret. Välj symbolen Fortsätt i menyraden för att skicka fakturaraden vidare i flödet.

15 Karolinska Institutet - F21 - Godkännare (41) 4.3 Lägg till kommentar Ibland måste en kommentar skrivas avseende fakturan t.ex. om fakturan avvisas eller skickas vidare. Kommentar kan också användas för att ange deltagare och syfte vid representation samt vid vidarefakturering. Välj symbolen Lägg och ange en kommentar. OBS! En bifogad kommentar kan inte tas bort efter att den ha lagts till utan kommer alltid vara synlig vid granskning av fakturan.

16 Karolinska Institutet - F21 - Godkännare (41) 4.4 Bifoga dokument Ibland måste dokument bifogas fakturan t.ex. följesedlar eller deltagarförteckning vid representation. Välj symbolen Visa avancerade val i menyraden. Alternativen avancerade val visas. Välj Bifoga i menyraden för att bifoga ett dokument till fakturan. Fönstret för Lägg till fil öppnas. Välj Bläddra för att hämta dokumentet. Markera aktuellt dokument och välj öppna.

17 Karolinska Institutet - F21 - Godkännare (41) Välj Start för att spara filen. Välj Stäng. Kontrollera att valt dokument är bifogat genom att välja symbolen Visa logg/bild i menyraden.

18 Karolinska Institutet - F21 - Godkännare (41) Fönstret för Logg visas istället för fakturabilden. Kontrollera att posten Info finns vilket innebär att det finns ett dokument bifogat till fakturan. Stäng loggfönstret genom att välja symbolen Visa logg/bild i menyraden längst ner i fönstret. För att bläddra mellan bifogade dokument välj bläddringssymbolerna i menyraden. Antal bifogade filer visas i Antal sidor fönstret.

19 Karolinska Institutet - F21 - Godkännare (41) 4.5 Parkera fakturarad Parkera används t.ex. när en fakturarad ska helt eller delvis krediteras. Fakturan parkeras då i väntan på att kreditfaktura erhålls. För en parkerad faktura skickas inga påminnelser om att den ska behandlas. Lägg till kommentar om varför fakturaraden parkeras. Markera Parkerad med en bock och välj symbolen Spara i menyraden.

20 Karolinska Institutet - F21 - Godkännare (41) 4.6 Avvisa fakturan Om en fakturarad är felaktig kan den skickas till Ekonomi för åtgärdshantering. Det kan ske om fakturan kommit till fel person eller om uppgifter i fakturan är fel t.ex. momsbelopp, fakturadatum, belopp. Välj åtgärden Till ekonomi i rullisten. Lägg till en kommentar om varför fakturaraden avvisas. Det går inte att skicka en fakturarad till ekonomi utan kommentar. Välj symbolen Fortsätt i menyraden för att skicka fakturaraden vidare till ekonomi.

21 Karolinska Institutet - F21 - Godkännare (41) 5 Fel i fakturadata Det tolkade fakturadata som visas i Contempus ska stämma överens med informationen i fakturabilden. Endast en ekonomihandläggare kan ändra fakturadata i Contempus. Om t.ex. förfallodatum eller momsbelopp är fel ska fakturan skickas tillbaka till ekonomi för åtgärd. Ange också en kommentar med vad som ska rättas.

22 Karolinska Institutet - F21 - Godkännare (41) 6 Olika typer av fakturor 6.1 Vidarefakturering När fakturan avser en kostnad som ska vidarefaktureras ska fakturaraden konteras på konto 5800 Vidarefakturering och en kommentar skrivas om vem som ska vidarefaktureras. När kontot används stoppas fakturan i efterkontrollen där fakturan omkonteras och därefter vidarefaktureras. Välj åtgärd Godkänna i rullisten. Ange konto 5800 och övriga konteringsbegrepp. Välj symbolen Lägg till och ange en kommentar med information om fakturaadress, referens, belopp och en fakturatext.

23 Karolinska Institutet - F21 - Godkännare (41) Välj symbolen Fortsätt i menyraden för att skicka fakturaraden vidare i flödet. 6.2 Inventarier fakturor Vad gäller köpta inventarier, anläggningar och stöldbegärligt ska kontering ske på konto 5600 anläggning, utrustning, inventarier. När kontot används stoppas fakturan i efterkontrollen för vidare behandling av ekonomiavdelningen. Välj åtgärd Godkänna i rullisten. Ange Konto 5600 och övriga konteringsbegrepp.

24 Karolinska Institutet - F21 - Godkännare (41) Välj symbolen Lägg till och ange en kommentar med en utförlig beskrivning av vad det är, var den står och livslängd. Välj symbolen Fortsätt i menyraden för att skicka fakturaraden vidare i flödet.

25 Karolinska Institutet - F21 - Godkännare (41) 6.3 Utländska fakturor Utländska fakturor stoppas alltid i förkontrollen. I kommentarsfältet kan ekonomiavdelningen på institutionen skriva en fråga till godkännaren/attestanten om vad fakturan avser och vikt inför intrastatrapporteringen. Kontrollera i Kommentar om vad som ska anges. Välj symbolen Lägg till och ange en kommentar som svarar på frågorna angående intrastatrapporteringen. Ange konteringsbegrepp och välj symbolen Fortsätt för att skicka fakturaraden vidare i flödet. OBS! Konteringen ska göras i fakturavalutan d.v.s. om fakturan är på 1000 euro ska det i Belopp stå angivet 1000

26 Karolinska Institutet - F21 - Godkännare (41) 6.4 Tullverksfakturor/Utländska transportfakturor Fakturorna som gäller införselmoms ska bokföras på konto för att sen hanteras av ekonomiavdelningen i efterkontrollen. Om fakturan avser införselmoms ska anges i Konto och belopp fyllas i angående införselmomsen. 6.5 Representation Om en faktura gäller representation ska godkännare/attestant bifoga deltagarförteckning, syfte m.m. via kommentar eller bifogat dokument. För att bifoga deltagare och syfte via ett dokument gör följande: Ange konteringsbegrepp för fakturan och bifoga ett dokument innehållande syfte och deltagare genom att välja symbolen Visa avancerade val i menyraden. Alternativen avancerade val visas. Välj Bifoga i menyraden för att bifoga ett dokument till fakturan. För att bifoga deltagare och syfte via en kommentar gör följande: Välj symbolen Lägg till och ange deltagare och syfte.

27 Karolinska Institutet - F21 - Godkännare (41) 7 Söksymbolen Det finns söksymboler placerade till höger om vissa fält för att ge användaren möjlighet att söka efter värden. Välj Söksymbolen för att utföra sökning. Fönstret för Sök efter öppnas i ett eget fönster. I den översta delen av fönstret anges de sökbegrepp sökningen ska utföras på. I den nedre delen av fönstret visas sökresultatet. Sökresultatet visar ett begrepp per rad. Om sökningen resulterar i fler än 20 träffar använd symbolen >> och symbolen << för att bläddra i sökresultatet.

28 Karolinska Institutet - F21 - Godkännare (41) Ange ett eller flera sökbegrepp och välj Sök. Obs! Om söklistan är aktiverad med Egna favoriter sker endast sökning bland dina favoriter. Välj begrepp för att ta med begrepp till tidigare fönster. Valt begrepp visas.

29 Karolinska Institutet - F21 - Godkännare (41) 7.1 Spara egna begrepp Vid sökning efter begrepp kan användaren spara egna favoritbegrepp. Markera favoritbegrepp med bock.

30 Karolinska Institutet - F21 - Godkännare (41) För att visa favoritbegrepp välj Egna. En filtrerad lista med endast favoritbegrepp visas. Välj Alla för att återgå till alla begrepp.

31 Karolinska Institutet - F21 - Godkännare (41) 8 Övrigt 8.1 Felaktigt förfallodatum Endast Ekonomihandläggarna kan ändra förfallodatum i Contempus. Om fakturan registrerats med ett felaktigt förfallodatum ska den skickas till ekonomi för åtgärd. 8.2 Felaktigt momsbelopp Endast Ekonomihandläggarna kan ändra momsbelopp i Contempus. Om fakturan registrerats med ett felaktigt momsbelopp ska denna skickas till ekonomi för åtgärd.

32 Karolinska Institutet - F21 - Godkännare (41) 9 Fakturamallar Om en faktura är återkommande och konteras på samma sätt varje gång kan funktionen mall vara användbar. En mall har en klar fördelning och kontering som kan användas vid kontering av fakturor. 9.1 Spara faktura som mall En befintlig fakturas kontering kan sparas som mall för att sedan kunna återanvändas till en annan faktura. Kontera fakturan. Välj symbolen Visa avancerade val i menyraden. Alternativen avancerade val visas. Välj Spara som mall.

33 Karolinska Institutet - F21 - Godkännare (41) Fönstret för Ny fakturamall öppnas. Informationen från konteringsraderna överförs till mallen. Välj Spara i menyraden.

34 Karolinska Institutet - F21 - Godkännare (41) 9.2 Skapa ny fakturamall I Contempus kan användaren skapa egna mallar för återkommande fakturor som konteras på samma sätt varje gång. Navigationsväg: Contempus Välkommen Mina fakturamallar Fönstret för Fakturamallar öppnas. Välj Ny mall i menyraden. Fönstret för Ny fakturamall öppnas. Leverantör: Fakturamallen kan begränsas till en viss leverantör. Hämta leverantör genom att välja söksymbolen till höger om fältet. Om fakturamallen ska användas i funktionen Förhandsgodkänna fakturor så måste leverantör anges. Anmärkning: Ange en beskrivning för mallen. Kod: Tillvalsfält för fri användning på personliga mallar. Kan användas för extra information om mallen.

35 Karolinska Institutet - F21 - Godkännare (41) Välj värde: Välj i rullisten hur fakturaradens belopp ska beräknas. Procentuellt belopp innebär att fakturaradens belopp beräknas som procent av totalbeloppet. Absolut värde kan användas om en faktura från en viss leverantör alltid innehåller fakturarader med fasta belopp t.ex. frakt. Användare: Kan anges för att styra till vilken användare som fakturaraden ska skickas. Belopp: Ange procentsats av totalbeloppet för procentuell fördelning eller ett absolut belopp. Konto: Ange konto. Projekt: Ange projekt. Välj Ny rad i menyraden för att skapa en ny fakturarad. Välj Spara i menyraden för att spara fakturamallen.

36 Karolinska Institutet - F21 - Godkännare (41) 9.3 Använd fakturamall Skapade fakturamallar kan användas för smidigare kontering av fakturor. Tänk på att vissa fakturamallarna är kopplade till en viss leverantör. Välj symbolen Visa avancerade val i menyraden längst ner. Alternativen avancerade val visas. Välj Mallar i menyraden längst ner för att öppna sparade mallar. Fönstret för Sök fakturamallar öppnas i ett separat fönster. Det finns fyra alternativ för att söka fram de fakturamallar som finns. Alla på myndighet: Visar systemmallar som är skapade för institutionen.

37 Karolinska Institutet - F21 - Godkännare (41) Lev. mallar: Visar fakturamallar som är kopplade till en viss leverantör. Sist använda på lev.: Visar den senast använda fakturamallen på leverantören. Används bara om det finns fler mallar kopplade till den aktuella leverantören. Personliga mallar: Visar användarens egna mallar. Välj ett av de fyra alternativen genom att markera detta. Sökta mallar visas. Välj Visa för att se fakturamallen.

38 Karolinska Institutet - F21 - Godkännare (41) Konteringsraderna och fördelning visas i fältet Visa nyckel. Kontrollera att konteringsbegreppen och fördelningen är korrekt. Välj Nyckel för att använda fakturamallen.

39 Karolinska Institutet - F21 - Godkännare (41) Konteringsbegrepp och fördelning kopieras till fakturans konteringsrad. Kontrollera att allt är korrekt och välj symbolen Fortsätt i menyraden för att skicka fakturan vidare i flödet.

40 Karolinska Institutet - F21 - Godkännare (41) 10 Lathund Godkänna faktura - Gör så här: 1. Gå in under Contempus Arbetslista 2. Välj den fakturarad som ska behandlas 3. Kontrollera att fakturan stämmer 4. Välj Hantering Godkänna i rullisten 5. Ange konto och projekt 6. Välj symbolen Fakturaflödesprognos för att granska fakturaflödet 7. Välj symbolen Fortsätt. Raden skickas vidare i flödet Dela upp en faktura på flera rader - Gör så här: 1. Gå in under Contempus Arbetslista 2. Välj den fakturarad som ska behandlas 3. Kontrollera att fakturan stämmer 4. Välj Hantering Godkänna i rullisten 5. Ange konto och eventuella konteringsbegrepp 6. Ange belopp för fakturaraden 7. Välj symbolen Visa avancerade val 8. Välj Ny rad 9. Ange konto, konteringsbegrepp och belopp för den nya fakturaraden 10. För att få ytterligare en rad välj Ny rad 11. Markera alla fakturarader med en bock 12. Välj symbolen Fortsätt. Raderna skickas vidare i flödet Skicka vidare en faktura - Gör så här: 1. Gå in under Contempus Arbetslista 2. Välj den fakturarad som ska behandlas 3. Välj Hantering Vidare i rullisten 4. Ange användare som fakturaraden ska vidare till 5. Välj symbolen Fakturaflödesprognos. Kontrollera att tillagd användare finns med i flödet 6. Välj Close 7. Välj symbolen Fortsätt. Raden skickas vidare i flödet

41 Karolinska Institutet - F21 - Godkännare (41) Lägg till kommentar - Gör så här: 1. Gå in under Contempus Arbetslista 2. Välj den fakturarad som ska behandlas 3. Välj symbolen Lägg till 4. Ange en kommentar Bifoga dokument - Gör så här: 1. Gå in under Contempus Arbetslista 2. Välj den fakturarad som ska behandlas 3. Välj symbolen Visa avancerade val 4. Välj Bifoga 5. Lägg till dokument och välj Start 6. Välj Stäng 7. Välj symbolen Visa logg/bild. Kontrollera att dokumentet är bifogat Parkera faktura - Gör så här: 1. Gå in under Contempus Arbetslista 2. Välj den fakturarad som ska behandlas 3. Markera Parkerad med en bock 4. Lägg till kommentar om varför fakturaraden parkeras 5. Välj symbolen Spara Avvisa faktura - Gör så här: 1. Gå in under Contempus Arbetslista 2. Välj den fakturarad som ska behandlas 3. Lägg till kommentar om varför fakturaraden avvisas 4. Välj Hantering Till Ekonomi i rullisten 5. Välj symbolen Fortsätt för att skicka fakturaraden vidare till ekonomi

42 Karolinska Institutet - F21 - Godkännare (41) Spara faktura som mall - Gör så här: 1. Gå in under Contempus Arbetslista 2. Välj den fakturarad som ska behandlas 3. Kontrollera att fakturan stämmer 4. Välj Hantering Godkänna i rullisten 5. Ange konto och projekt 6. Välj symbolen Visa avancerade val 7. Välj Spara som mall 8. Välj Spara Skapa ny mall - Gör så här: 1. Gå in under Contempus Välkommen 2. Välj Mina fakturamallar 3. Välj Ny mall 4. Ange Anmärkning och eventuellt övriga fält 5. Välj hur fördelning ska ske 6. Ange belopp/procent 7. Ange konto och eventuella konteringsbegrepp 8. Välj Spara Använda fakturamall - Gör så här: 1. Gå in under Contempus Arbetslista 2. Välj den fakturarad som ska behandlas 3. Kontrollera att fakturan stämmer 4. Välj symbolen Visa avancerade val 5. Välj Mallar 6. Sök fram aktuell fakturamall 7. Välj Visa 8. Kontrollera konteringsbegrepp och fördelning 9. Välj Nyckel för att använda fakturamallen 10. Välj symbolen Fortsätt. Raderna skickas vidare i flödet Sök med söksymboler - Gör så här: 1. Välj Söksymbolen till höger om aktuellt fält 2. Ange sökvillkor 3. Välj Sök