Lathund - Registrering av försäljningsorder AGRESSO Logistik

Transkript

1 För att registrera en försäljningsorder, välj AGRESSO Logistik- Order/Fakturering-Försäljningsorder-Registrering/underhåll av försäljningsorder. Välj ordernummerserie order/fakturering 9000* Inställning av fönsteralternativ (Behöver bara göras vid första registreringen). I registreringsbilden för försäljningsorder kan man ställa in vilka fält markören ska stanna i. Markören stannar i bockade fält. Nedanstående exempel kan vara en lämplig mall att använda. Välj AGRESSO Logistik-Order/Fakturering-Försäljningsorder- Registrering/underhåll av försäljningsorder. Välj ordernummerserie 9* för Order/fakturering och därefter Arkiv-Fönsteralternativ. Sida 1 av

2 Flik 1 Order Påbörja registreringen med att ange kundens namn eller kundnummer. Tillfällig kund kan ej användas för e-fakturering. Om ni inte vet kundens fullständiga namn eller kundnummer, ange del av det sökta värdet samt * och tryck tab. Tänk på att sökning på kundens namn ska göras med versaler. En lista med kunder att välja mellan visas. Välj kund genom att dubbelklicka på aktuell rad. Sida 2 av

3 Vald kundidentitet följer med till orderregistreringen. OBS! Lägg märke till ev. information om kunden som visas i kursiv stil nederst i bild. Fyll i kundens referens i rutan för Beställare. Värdet som registreras i fältet Beställare följer med vid pappersfakturering, medan ev. värden i fälten Beställare respektive Extern ref, båda följer med till en elektronisk faktura. Extern order-id används endast när rutinen Massfakturering används. Det är viktigt att korrekt referens anges. Om referensen saknas eller är felaktig, kan mottagaren inte behandla fakturan hos sig, och betalningen av fakturan riskerar att försenas. Tänk också på att endast ange referensvärdet, inga ledtexter. Skriv inte ex. vis Referens: utan endast Registrera ansvarsställe för fakturaordern, antingen genom att ange värdet eller genom att välja i rullisten. Sida 3 av

4 Flik 3 Leverans På flik 3 finns möjlighet att välja leveransadress, om sådana finns registrerade på kunden. Leveransadressen skrivs ut på fakturan. Uppgifterna i rutan Villkor behöver finnas upplagda, men har ingen praktisk betydelse. De är ej synliga för kunden. Flik 4 Detaljer Inställning av konteringsfält i flik 4 För flik 4 behöver en särskild mall utformas och sparas första gången man ska göra en registrering. Mallen visar vilka kolumner som ska synas i fliken, och i vilka av dessa kolumner som markören ska stanna. Välj Arkiv och Fönsteralternativ. Markera de kolumner ni vill ska visas (observera att det finns många att välja på). Vi rekommenderar att ni förutom de värden som redan är markerade, lägger till Konto/Ansvar/Verks/Fritt (om ni använder det)/mk och MS. När alla markeringar är gjorda, markera i rutan Använd som förslag. Sida 4 av

5 Klicka på spara och döp mallen till eget namn och klicka OK. Din registreringsbild i flik 4 kommer nu alltid att öppnas med de fält ni valt i mallen. Om man vill ta bort eller lägga till något fält, ta fram mallen under Arkiv och fönsteralternativ. Gör ändring och kom ihåg att spara ändringen om ni vill att det är den som ska gälla framöver. Registrering I flik 4 ska det man sålt registreras. Man måste alltid ange en artikel. Vid enstaka försäljning ska artikeln DUMMY användas. Alla uppgifter kan då skrivas in manuellt. Använd tab. för förflyttning mellan fälten. Varje rad måste innehålla ett belopp. Beskrivning: På varje rad kan 255 tecken anges. Agresso radbryter med auto på fakturan efter 24 tecken. Ange sedan Enh, antal, enhetspris (eller bara Net.val.bel), samt kontering för intäkten. Obs! Konto 3444 som visas i artikeln är ett generellt dummy- konto som måste ändras till annat lämpligt konto som beskriver det som sålts. Momskoden visar som dummyvärde MK4= 25%. Ändra till den momskod som avser det ni ska fakturera. Sida 5 av

6 Vid fakturering till statliga kunder ska alltid momskod 0 användas. Momskod 0 Ingen moms 4 Utgående moms 25% 5 Utgående moms 12% 6 Utgående moms 6% Extra beskrivningstext Extra beskrivningstext på försäljningsordern kan läggas till efter att man konterat den. Den texten hamnar under beskrivningen på artikelraden, se nedan. Dubbelklicka då på beskrivningsraden. I zoombilden väljer man flik 4 Spec Skriv in den extra text du vill ha. Det går att skriva lite på rad 1 och sedan välja rad 2 för ytterligare text. Välj sen Behåll och stäng bilden med x. Sida 6 av

7 Den extratext man lagt till kommer då på egen rad på försäljningsordern. Konteringsfördelning Det går att fördela konteringen procentuellt på exempelvis verksamhet. Ställ markören på den kontering som ska fördelas. Klicka på Kontering i verktygsraden och välj Konteringsfördelning. Man kommer då till nedanstående bild. Ställ markören på konteringsraden och välj Ändra rad. Konteringsraden flyttas då upp ett steg och kan ändras. Ändra från 100% till 50% om halva konteringen ska gå på ex.vis verksamhet 10. Sida 7 av

8 Välj Behåll i verktygsmenyn så raden flyttas ned igen. Gör nästa konteringsrad som resterande 50 % ska konteras på och välj sen behåll igen. När beloppen i kolumnen Procent tillsammans är 100%, klicka på Spara. Man kommer då tillbaka till försäljningsordern igen och slutför registreringen av den. OBS! Konteringsfördelningen syns inte på försäljningsordern utan först när bokföringen sker vid fakturering. Institutionsegen artikel Om man har frekvent fakturering av specifika varor/tjänster kan en institutionsegen artikel läggas upp som innehåller alla konteringsuppgifter samt pris och beskrivning. Upplägget görs av ekonomienheten centralt. Maila uppgift om Ansvar, Beskrivning, Konto, Verksamhet, ev.fritt fält och ev. pris till 4040@gu.se. Vid registrering med institutionsegen artikel, fyller man i artikelnummer vid registrering eller söker fram den artikel man vill använda via fälthjälpen. Institutionsegna artiklar innehåller 8 siffror varav det egna ansvarsnumret är de 4 första. Sida 8 av

9 Observera att ansvaret som registreras på flik 1 följer med till flik 4, även om ett annat ansvar är registrerat på artikeln i artikelregistret. Det går dock att ändra ansvaret i flik 4 (utan att registrerat värde i flik 1 påverkas). Flik 5 Texter Flik 5 ger möjlighet att ange informationstext/er som visas som huvudtext eller bottentext på fakturan. Man kan spara en mall för text som är återkommande. Skriv in namn på mallen i lilla rutan vid Huvudtext och/eller Bottentext. Välj Verktyg Redigera Spara textmall. Signal erhålls om att Lagring av huvud-/bottentextmall är utförd. Flik 7 Noteringar På flik 7 kan noteringar som rör försäljningsordern göras. Noteringarna skrivs inte ut på fakturan. När försäljningsordern sparas, fylls användar-id och datum för uppdatering i med automatik. Sida 9 av

10 Efter fullgjord registrering Tryck F12 eller ges: för att spara ordern. Meddelande om erhållet ordernummer Klicka OK. Nu är ordern klar att faktureras. Innan fakturering sker, kan ordern ändras/kompletteras. Kopiering av tidigare order Det är möjligt att kopiera en tidigare sparad order. Kopieringen innebär att orderraderna på flik 4 Detaljer kopieras från den valda ordern, men inga övriga värden. Efter att kund har valts i flik 1, välj verktyget Kopiera. Nedanstående ruta visas. Välj Försäljningsorder i rullisten för dokumenttyp, och ange eller välj ordernummer i rullisten för Dokumentnummer. Ange om samtliga rader ska kopieras eller endast vissa. Val kan också göras av om konteringen ska behållas från angiven order, eller ej. Tryck OK. Orderraderna har nu kopierats från den valda ordern till den pågående orderregistreringen. Sida 10 av

11 Fakturering Se lathund Fakturering försäljningsorder Kreditfaktura. Se lathund Kreditering av kundfaktura Sida 11 av