Lathund Skapa ny rekvisition eller faktura i EKO

Transkript

1 Om ett kontrakt inte är fullständigt fördelat så finns det två alternativ: Alt 1: Be den som registrerat kontraktet att sätta om kontraktet till Preliminär och sedan åter till Normal så att systemet skapar ett nytt underlag på det som är kvar att rekvirera/fakturera. Alt 2: Skapa ett eget underlag direkt via verksamhetsfördelningen på kontraktet. För att skapa ett nytt rekvisitions- eller fakturaunderlag i EKO behöver du först söka fram aktuellt kontrakt och den verksamhetsfördelning som rekvisitionen eller fakturan ska avse. Gå in i EKO - Välj menyval Kontrakt välj Sök Kontrakt I denna bild kan du söka på flera olika begrepp. Vet du diarienumret så ange det i fältet Diarie(*), annars kan du exempelvis söka ut på aktuellt ansvar och projektledare, se nedan, för att se alla kontrakt för vald projektledare. Klicka på Skapa längst ner för att se sökresultatet

2 I resultatet kan du se totalt kontraktsbelopp, hur mycket som är fördelat på skapade rekvisitioner eller fakturor, inbetalt belopp samt återstående belopp att få inbetalat av kund. För diarienummer EK-z 3/11 saknas kr i kolumnen Skapade rekv/fakt och dessa behöver återskapas och sedan godkännas för att sändas till kund. (Kontraktsbelopp Skapade rekv/fakt = ) För att skapa ett nytt underlag så klickar du på länken på diarienumret för att komma till kontraktet. Gå till Visa rekvisitioner längst ner och klicka på

3 Här syns att det saknas två rekvisitioner på kronor respektive kronor. Gå tillbaka till kontraktet genom att klicka på pilen. Klicka på Visa knappen vid aktuell Verksamhetsfördelning. Detta exempel är fördelat på två ansvar och på två verksamhetsnummer. Om fakturan för aktuell period ska konteras på båda projekten så måste två fakturaunderlag skapas i EKO, en för varje Verksamhetsfördelning. Obs! För att två eller flera faktura- eller rekvisitionsunderlag ska föras samman i Agresso krävs att underlagen har samma diarienummer, datum och finansiär. I Agresso skapas sedan en faktura/rekvisition innehållande de två faktura-/rekvisitionsunderlagen till kunden

4 Klicka på Skapa Rekv/Fakt

5 Fyll i och kontrollera fälten som pilarna pekar på. Glöm inte att kryssa i för äkta rekvisition om den skall kunna skrivas ut från Agresso och skickas iväg till finansiären. (Om mottagaren har ett beställar- eller referensid så skrivs det in i fältet Er referens) Klicka på Spara

6 OBS! Om det är en statlig finansiär som skall ha en e-faktura är det viktigt att korrekt referens har angetts i fältet för Extern ref. Om referensen saknas, eller är felaktig kan mottagaren inte behandla fakturan i sitt EFH-system, och betalningen av fakturan riskerar att försenas. Tänk också på att endast ange referensvärdet, inga ledtexter. Skriv alltså inte t ex referens: 123ABC utan endast 123ABC. Hur referensen ska skrivas kan du se i Agresso om du söker på finansiärens kundid i kundregistret och tittar på flik 3. Nu har ett nytt rekvisitionsunderlag skapats med status Preliminär och ett id-nummer syns högst upp till höger i bild. Återgå till kontraktet via Visa kontrakt

7 Skapa nu en rekvisition för den andra verksamheten på samma sätt. När du har skapat båda fakturorna och kommit tillbaka till kontraktsbilden så klicka på Visa fakturor längst ner i kontraktsbilden. Nu visas alla de fakturor som skapats för kontraktet, både de manuellt skapade och de som fanns sedan tidigare

8 För att skapa en faktura så går du tillväga på samma sätt som ovan. Följande bild kommer upp för fakturor. Fyll i blåmarkerade fält. Skillnaden mot en rekvisition är att här finns ingen ruta att kryssa i för Äkta rekvisition

9