Lathund Registrera kontrakt i EKO

Transkript

1 I den här lathunden visas hur man går tillväga för att registrera kontrakt i EKO. Registrering av kontrakt förutsätter att beslut om bidrag eller överenskommelse om uppdrag är klart. Beslut eller överenskommelse ska alltid bifogas blanketten Beslut om mottagande av gåvomedel och andra externa medel för forskningsändamål mm. df Välj Kontrakt i toppmenyn och Reg Standard i den vänstra menyn för att komma till registreringsbilden. Samtliga fält där rubriktexten är blågrön är obligatoriska fält. Vid de textfält där det finns en Sök-knapp går det att söka fram uppgifter med hjälp av * före och/eller efter den text eller det nummer man angett. Klicka därefter på länken på den korrekta uppgiften för att få uppgiften i registreringsfältet. I registreringsbilden ställer sig markören alltid i första vita fältet, (koppla Ansökan/offert dnr). Registreringstyp Standard, värdet anges som default. Koppla ansökan/offert dnr Kontrollera alltid om det finns en ansökan registrerad. Finns sådan erhålls vissa uppgifter från ansökan till kontraktet. Ansökan blir med denna koppling beviljad. Finns ingen ansökan registrerad, tabbar man till nästa fält

2 Ankomstdatum ange det datum då handlingen inkommit till universitetet, enligt datumstämpeln. Handlingens datum ange det datum som finns på avtalet/kontraktet, kan vara datum då t ex handlingen undertecknades. Finansiärens beteckning här anges den beteckning som kan identifiera handlingen vid kontakt med finansiären/motparten, t ex diarienummer eller liknande som finns på avtalet/beslutet. Vid bidrag från Vetenskapsrådet, Forte (tidigare FAS), Formas eller Cancerfonden anges alltid respektive organisations diarienummer. Valuta välj aktuell valuta enligt kontraktet. Kontraktsbelopp ange det beviljade beloppet i kontraktets valuta. Handläggare anges med automatik den som har loggat in i EKO. Nämndområde anges ej, genereras med automatik av systemet, respektive handläggare är kopplad till en fakultet. Denna koppling styr vilken diarienummerserie som kontraktet hamnar i. Status ska vara Preliminär som default, ändras till Normal när kontraktet är färdigregistrerat. När kontraktet avslutats ska kontraktets status sättas om till Historia. Finansiär Finansiär är den som ursprungligen beviljar medlen. Sök fram rätt finansiär med sökfunktionen. Använd * före och/eller efter om man inte vet exakt stavning eller namn. Klicka på länken för att visa finansiärens kod i registreringsfältet. Till höger om fältet visas finansiärens namn utskrivet. Tabba vidare till nästa fält. Söker man på en finansiär som har flera kundnummer måste man vara noga med att välja rätt finansiär för att fakturorna/rekvisitionerna ska hamna rätt. Det är finansiären som styr mottagaradressen

3 Motpart är inget obligatoriskt fält, men mycket viktigt att kontrollera så att motparten blir korrekt. Anges ingen motpart blir motparten densamma som finansiär då kontraktet sparas. Motpart är den som betalar ut medlen till GU. Det kan vara någon annan än finansiären. Fel motpart leder till fel vid motpartsavstämningen i slutet av året. Särskilt viktigt då motparten är statlig. Projektledare ange ansvarig projektledare för projektet. Skriv direkt i fältet eller använd sökfönstret. Ansvar ange det ansvar som har huvudansvaret för projektet. Skriv direkt i fältet eller använd sökfönstret. Projekttitel ange projektets titel. Kontraktstyp ange vilken typ av kontrakt som avses, Bidrag eller Uppdrag. Det är motparten, dvs den som betalar medlen till GU, och inte finansiären som styr typ av bidrag eller uppdrag; bidrag EU, uppdrag momsfri osv. Den som registrerar kontraktet måste kontrollera att dessa uppgifter är korrekta så att rätt verksamhet har registrerats i rätt verksamhetsgrupp i ekonomisystemet. Skillnaden mellan bidrag och uppdrag finns att läsa på ekonomienhetens hemsida, se också bilaga 1 till detta dokument. Det är också viktigt att säkerställa vilken typ av organisation motparten är. Är det en statlig myndighet som motpart och kontraktet avser ett uppdrag ska alltid kontraktstypen vara Uppdrag momsfri eftersom moms inte debiteras mellan statliga myndigheter. Baskonto Varje Kontraktstyp är kopplad till ett antal konton. Välj rätt konto enligt listan. Vissa konton är låsta i ekonomisystemet till vissa motparter så att det inte ska bli fel i motpartsredovisningen. Verksamhetsgren Välj aktuell verksamhetsgren i rullistan. Tvärfakultativt projekt ej obligatoriskt. Markera rutan om kontraktet avser samarbete mellan två eller flera fakulteter inom GU

4 Universitetsövergripande ej obligatoriskt. Markera rutan om kontraktet avser beslut för ett gemensamt projekt för hela universitetet. Oftast är ansökan undertecknad av rektor. Betalningsplan välj den betalningsplan som angetts på blanketten Beslut om mottagande Kontrollera alltid uppgiften med avtalet. Betalningsplanen tillsammans med start- och slutdatum på kontraktet genererar sedan det antal rekvisitioner/fakturor som kommer att skapas för kontraktet. Fritext ange eventuella kommentarer till kontraktet. Texten kommer inte med på någon rekvisition eller faktura. Kontraktslänk väljs om kontraktet ska kopplas ihop med något annat kontrakt. Kan vara samma projekt/verksamhet men med en annan finansiär. Vår referens kontaktpersonen för projektet på GU med telefonnummer, kan vara administratör, projektledare eller motsvarande. Er referens motpartens kontaktperson. Viktigt med exakt referens vid elektronisk fakturering. Klicka på Spara, om ni vill stanna kvar i bilden och fortsätta senare, eller klicka på Nästa för att fortsätta registreringen. Längst upp på sidan visas nu kontraktets diarienummer, EK- Om man väljer att klicka på Nästa, visas nästa sida, Kontraktsfördelning

5 I denna bild anges hur kontraktets medel ska fördelas mellan t ex Projektledare, Ansvar eller Verksamhet. Projektledare, Ansvar och Belopp ärvs från första bilden. Behövs ingen fördelning av medlen sker registrering enbart i denna omgång av bilderna Kontraktsfördelning och Periodfördelning. Ska medlen fördelas visas bilden för Kontraktsfördelning samt Periodfördelning efter hand som fördelningen sker. Uppgifter om Projektledare, Anvsar eller Verksamhet ändras då manuellet i de olika bilderna. Ändamål välj rätt ändamål i scrollistan. Verksamhetnummer ange aktuellt verksamhetsnummer i fältet eller använd sökfönstret. Kontrollera att det är rätt verksamhetnummer för den kombination av bidrag/uppdrag och utbildning/forskning som valts i första bilden, jämför med verksamhetsstrukturen i Ekonomihandboken, kapitel 4 Redovisning. Verksamhetsnumret förutsätts först ha registrerats i Agresso. Belopp hela kontraktsbeloppet står som default. Ska beloppet fördelas på fler verksamheter anges det belopp som ska fördelas till denna verksamhet. Fritext egna kommentarer till denna verksamhetsfördelning Ansvarigt projekt denna ruta ska vara ifylld på den verksamhetsfördelning som har huvudansvaret för projektet. Ange datum för Start och Slut för projektet och sista Dispositionsdatum. Fylls inget dispositionsdatum i anger systemet automatiskt samma datum som i fältet för Slutdatum när sidan sparas. Dispositionsdatum talar om hur länge medlen får användas. Klicka Nästa

6 På denna sida ska medlen fördelas mellan åren enligt kontraktet. Ange respektive belopp på respektive rad. Avser utbetalningen bara ett år anges beloppet det år då utbetalningen sker. Kvar att verksamhetsfördela anger hur mycket av kontraktsbeloppet som återstår att verksamhetsfördela. Klicka på Nästa. Om kontraktet ska fördelas mellan ytterligare Projektledare, Ansvar eller Verksamheter visas bilden Kontraktsfördelning igen. Den andra Projektledaren, Ansvaret eller Verksamheten anges och registreringen fortsätter därefter enligt ovanstående beskrivning. Om ingen ytterligare kontraktsfördelning ska ske, visas bilden för Ämneskategori. Har ämneskategori angetts vid registrering av ansökan är dessa uppgifter redan ifyllda. Annars kan aktuell ämneskategori väljas via knappen Sök. Ange hela eller del av ämneskategorin i fältet för Beskrivning. Markera i någon av rutorna och klicka på Välj. Klicka på Lägg till och ämneskategorin har sparats. Flera ämneskategorier kan väljas, men en av dem måste alltid vara huvudkategori. Ange huvudkategori genom att markera i rutan framför aktuell huvudkategori

7 Klicka på Nästa för att komma till registrering av Händelser I denna bild kan olika händelser väljas, som ska utföras. De kommer då med som påminnelse i Att göra-listan. Ange datum och eventuell beskrivning. Då en händelse har avrapporterats, t ex att en slutredovisning skickats till finansiären, markeras rutan i kolumnen Avrapp. Då kommer denna Händelse inte med i Attgöra-listan om sökning sker på enbart händelser som ska rapporteras. Klicka på Nästa

8 I denna bild bifogas kontrakt/avtal/beslut mm tillsammans med Beslut om mottagande samt eventuella övriga dokument som är viktiga i relation till kontraktet. När dokumenten sökts fram via Browsern klicka på Lägg till. Ange alltid i fältet för beskrivning vilken typ av dokument det gäller. Komplettera under projektets gång med dokument avseende t ex förlängning av kontrakt, slutredovisning mm. Möjlighet finns alltid att Ta bort dokument. OBS! Kontrakt/motsv och blanketten Beslut om mottagande ska alltid bifogas kontraktet. Klicka på Nästa

9 Sista bilden Visa kontraktsinformation visar all information som registrerats för kontraktet. Kontrollera att alla uppgifter stämmer och ändra om det behövs via Ändraknapparna. Stämmer allt, klicka på knappen Registrering klar. Kontraktets status ändras till Normal och kontraktet är slutregistrerat

10 För att kontrollera att rekvisitioner/fakturor har skapats enligt uppgifterna i kontraktet, scrolla ned och klicka på knappen Visa rekvisitionsunderlag eller fakturaunderlag. Då visas de rekvisitioner/fakturor som skapats enligt de förutsättningar som angetts i kontraktet. För att godkänna en rekvisition/faktura se Lathund Godkänn rekvisition/faktura i EKO. Med knapparna längst ned på sidan kan kontraktsregistraren sätta kontraktet i status Historia Makulerat eller Preliminär. Status Historia ska anges när kontraktet är slutredovisat och inga ytterligare uppgifter ska bifogas kontraktet eller korrigeringar göras i ekonomisystemet på verksamheten. Kontraktet går därefter inte att ändra. Status Makulerat används enbart om kontraktet inte skulle ha registrerats i EKO. Med knappen status Preliminär sätts kontraktet i preliminärt läge igen och justeringar kan göras i de olika kontraktsdelarna. Obs! rekvisitions/fakturaunderlag kan komma ändras i de olika statusstegen