Lathund Registrera Hogia Travel

Transkript

1 Lathund Registrera Hogia Travel Registrera reseräkningar Hogia Travels webbklient består av flera olika flikar. Webbläsare Använd Firefox eller Google Chrome. Internet Explorer bör ej användas. Reseräkning Under fliken Reseräkningar får du en överblick av tidigare gjorda reseräkningar samt status för dessa. Registrera Under fliken Registrera registreras reseräkningarna. Fliken består av ett antal underflikar som avser registrering av traktamente, utlägg, representation, bilersättning samt eventuellt restid. De olika registreringsflikarna beskrivs nedan.

2 Sida 2 av 8 Traktamente (se Traktamentespolicy på intranätet) Under fliken Traktamente registreras resa på traktamente med hjälp av datum och klockslag. Datum kan antingen skrivas in manuellt alternativt väljs ett datum med hjälp av kalendern som dyker när du står med markören i ett datumfält (denna funktion finns vid samtliga fält där datum ska registreras). Registrering av utrikes tjänsteresa kräver alltid att du lägger in minst tre rader för resan. Första och sista raden ska bestå av vistelsetiden i Sverige. Du ska också redovisa vistelsetider i samtliga länder du besökt under resan. Vid utlandsresor markerar du först rutan utr och därefter registreras på första raden datum, klockslag för när du lämnade bostaden och datum, klockslag för när du lämnade Sverige. Raden läggs till med hjälp av den gröna knappen. På nästa rad anges landet som du reste till, vilket datum, klockslag du anlände samt vilket datum, klockslag som du lämnade landet igen. Om din resa har fortsatt till ytterligare länder lägger du in rader med vistelsetiderna i dessa länder. Som sista avslutande rad anges datum, klockslag då du återkom till Sverige samt när du anlände till din bostad igen. För varje rad när samtliga uppgifter lagts till klickar du på Lägg till rad. Se nedan exempel på en korrekt registrerad utlandsresa. En standardinställning finns i systemet gällande måltidsreduktion. Behöver denna information ändras görs detta under knappen Måltider.

3 Sida 3 av 8 Här anges för varje dag information om måltider och logi som ligger utanför standarden. Markera för att göra raden redigerbar och välj i rullisterna som då dyker upp de alternativ som ska gälla. Spara sedan ändringarna, radvis med hjälp av den gröna knappen och totalen med hjälp av Spara -knappen. Utlägg Under fliken Utlägg registreras utlägg med hjälp av de alternativ som återfinns i rullisten. Välj önskat alternativ, ange datum för utlägget samt belopp. När du sedan klickar på Tab-tangenten beräknas både beloppet exklusive moms samt momsbeloppet. Momsen går att korrigera om så skulle behövas. OBS! Om utlägget redovisas i en icke momspliktig verksamhet (TG, TIS, TF mfl) får ingen moms lyftas och inget belopp ska således finnas registrerat under Moms. Vid användande av valuta markeras valutasymbolen vid beloppskolumnen. I rutan finns alla de valutor som administratören på företaget angett ska vara tillgängliga i programmet. Ange den valuta som utlägget har gjorts i, ändra, lägg till eller använd angiven kurs. Registrera beloppet i fältet Belopp(UTL), klicka OK för att spara vald valutakurs och belopp. På utläggsfliken finns möjlighet att bifoga fil, detta görs under gemet i slutet av varje rad. När alla uppgifter lagts in på raden klickar du på Lägg till rad.

4 Sida 4 av 8 Representation Under fliken Representation registreras en representation. Välj typ av representation i rullistan, lägg in datum och antal personer. Vid representation är en deltagarlista obligatorisk. En sådan fylls i under personikonen. I deltagarlistan ska syftet med representationen anges. I rullistan anges de personer som har deltagit, från vilket företag samt befattning. Om personen ej finns med rullistan skrivs den in manuellt. Om deltagarlistan istället bifogas reseräkningen sätts en bock i rutan för Bifogat deltagarlista, deltagarlistan bifogas sedan under gemet i slutet av raden för representationen. Klicka sedan OK när deltagarlistan är ifylld enligt önskemål. Beloppet för representationen anges och systemet räknar automatiskt ut hur stor del som är avdragsgill respektive ej avdragsgill. Även under representationsfliken finns valutafunktionen. När alla uppgifter lagts in på raden klickar du på Lägg till rad.

5 Sida 5 av 8 Bilersättning Under fliken Bilersättning registreras information om du ska ha ersättning för resa i tjänsten med egen bil eller tjänstebil (när du själv står för drivmedelskostnaden). Ange resmål, datum för resan och sträckan i kilometer. När alla uppgifter lagts in på raden klickar du på Lägg till rad. Efter att en reseräkning har registrerats skall den sparas. Reseräkningen går att spara i preliminärt läge, vilket innebär att ändringar kan göras senare. Eller så sparas den i definitivt läge vilket innebär att den låses för justeringar och blir möjlig för chefen att attestera. Rutan med valmöjligheterna kommer upp efter ett tryck på Spara.

6 Sida 6 av 8 Förskott Om ett förskott har utbetalats för reseräkningen ska motsvarande belopp anges under Förskott. Kontroll Innan du skriver ut reseräkningen bör du kontrollera att reseräkningens Total belopp överensstämmer med de registrerade utläggen. Det är detta belopp som kommer att utbetalas.

7 Sida 7 av 8 Skriv ut reseräkning När reseräkningen är kontrollerad och sparad definitivt ska den skrivas ut och häftas ihop med tillhörande originalkvitton. För att skriva ut reseräkningen välj fliken Reseräkningar, välj reseräkning och klicka på symbolen näst längst till höger. Välj rapportinnehåll (beroende på innehåll i reseräkningen): Välj sedan Skriv ut. Kvittona ska häftas upp synliga på papper bredvid varandra och inte överlappade. Säkerställ att den utskrivna rapporten har ett Reseräknings nr. Vid all korrespondens kring reseräkningar ska detta nummer uppges.

8 Sida 8 av 8 Lämna in reseräkning Komplett reseräkning (utskriven rapport med tillhörande originalkvitton) med status Definitiv (synlig för attestanten) ska vara inlämnad till attesterande chef innan utbetalning av reseräkning kan ske. Reseräkningar är bokföringsmaterial och ska enligt Bokföringslagen arkiveras i minst 7 år. Ta bort reseräkning Så länge reseräkningen är preliminär går den att ta bort. Om resan är preliminär syns den på fliken Reseräkningar. Längst ut till höger i bild finns en knapp, en röd ring med ett vitt kryss. Genom att klicka på knappen får du upp en fråga om du vill ta bort resan, klicka Ok för att bekräfta borttag. Om resan är definitiv måste du ändra status på den för att kunna radera den. I definitivt läge finns inte den röda knappen utan istället en blå pil. Genom att klicka på den blåa pilen får du frågan om du vill göra reseräkningen preliminär, bekräfta med OK. När reseräkningen sedan är preliminär kan du ta bort den.