Version 1, av 5 LATHUND. Primula Res Attestant

Transkript

1 Version 1, av 5 LATHUND Primula Res Attestant

2 Version 1, av 5 Logga in i Primula Du har ärende att attestera i Primula Res om det finns en siffra brevid Handlägga. Klicka därefter på Resor/utlägg och de reseorder/reseräkningar du har att attestera visas. Vill du söka efter en viss reseorder/reseräkning, Klicka på någon av dessa två symboler alternativt rullisten. För att bläddra mellan de reseorder/reseräkningar du har att attestera, klickar du på de gröna pilarna. Allmän information Under de blåmarkerade fälten i formulären, har resenären fyllt i ersättningskrav och informationstexter. För att läsa/öppna, klicka på respektive knapp. Hjälptexter om din roll som attestant finns till höger på sidan. Du kan dölja och ta fram dessa med. Detaljerad information finns under vidare med. i formuläret. Det finns också länkar som du kan klicka dig Ångra-knappen finns för att du ska kunna avmarkera felmarkering i rutorna beviljas och avslå.

3 Version 1, av 5 Att attestera en reseorder Reseorder används för att säkerställa att det avser en beordrad tjänsteresa. Som attestant tar du ställning till ändamålet och dess syfte samt resekostnaderna i sin helhet. Uppgifterna i reseordern framgår sedan i reseräkningen. Fakturerade resekostnader I rutan Fakturerade resekostnader har resenären uppskattat och fyllt i de kostnader som kommer på faktura genom t ex resebyrå. Traktamente och utlägg I rutan Traktamente och utlägg har resenären uppskattat och fyllt i kostnader för traktamente och lönetillägg samt de kostnader som han/hon får göra utlägg för. Bevilja, Avslå och returnera För att godkänna reseordern markerar du Beviljas. Därefter väljer du orgenhet under Skickas till handläggare på. Tryck därefter på Skicka. Ärendet går vidare i flödet till reseräkningsgranskaren på din institution. Avslår reseordern gör du om du inte godkänner tjänsteresan. Vill du att resenären ska komplettera med några uppgifter kan du returnera. Om du avslår eller returneras reseordern ska ett meddelande skrivas till resenären. Öppna Medd/Bil och skriv anledningen till varför du skickar tillbaka reseordern. Denna information lagras i reseordern och underlättar vid uppföljning av ärendet. Returnerade reseräkningar skickas sedan tillbaka i flödet för attest efter komplettering Eftersom resenären inte får en signal om att du skickat tillbaka reseordern bör du antingen skicka ett separat e-post meddelande eller meddela muntligen att du gjort detta.

4 Version 1, av 5 Att attestera en reseräkning Kontrollera att resan genomförts enligt överenskommelse. Har reseorder använts ser du informationen i de grå fälten högst upp i reseräkningen. För att få en snabb överblick över kostnaderna trycker du på Granska/Skriv ut. Du kan även öppna de blå flikarna för att se vilka utlägg som resenären vill ha ersättning för. Rubrikerna har en blå färg om det finns något under fliken. Bevilja, Avslå och returnera För att godkänna reseräkningen markerar du Beviljas. Därefter väljer du orgenhet under Skickas till handläggare på. Tryck därefter på Skicka. Ärendet går vidare i flödet till reseräkningsgranskaren på din institution. Avslår reseräkningen gör du om du inte godkänner tjänsteresan. Vill du att resenären ska komplettera med några uppgifter kan du returnera. Om du avslår eller returneras reseräkningen ska ett meddelande skrivas till resenären. Öppna Medd/Bil och skriv anledningen till varför du skickar tillbaka reseräkningen. Denna information lagras i reseräkningen och underlättar vid uppföljning av ärendet. Returnerade reseräkningar skickas sedan tillbaka i flödet för attest efter komplettering. Eftersom resenären inte får en signal om att du skickat tillbaka reseräkningen bör du antingen skicka ett separat e-post meddelande eller meddela muntligen att du gjort detta.

5 Version 1, av 5 Vad är vad? Traktamente Traktamente är en ersättning som arbetsgivare betalar ut till sina anställda vid tjänsteresor. Traktamentet ska täcka de ökade levnadskostnaderna under tjänsteresan, dvs. utgifter för logi, ökade utgifter för måltider samt diverse småutgifter. Traktamente som inte är högre än vissa avdragsgilla schablonbelopp brukar kallas för "skattefritt traktamente". Det krävs alltid minst en övernattning för att arbetsgivaren ska kunna betala ut skattefritt traktamente. Det krävs också att den anställde reser till en plats som ligger mer än 50 kilometer från hans eller hennes vanliga arbetsplats och mer än 50 kilometer från bostaden. Lönetillägg Lönetillägg utbetalas enligt högskolans lokala reseavtal. Beloppen som utbetalas är skattepliktiga. För inrikes endagsförrättningar utgår ett särskilt belopp om man är borta över sex timmar. För flerdygnsförrättningar utgår ett och samma belopp för avrese- och hemkomstdagen och ytterligare ett belopp för mellanliggande dagar. Observera att om samtliga måltider ingått, utgår inte dessa lönetillägg. Kostavdrag och kostförmån Om arbetsgivaren bekostat den anställdes måltidskostnader under tjänsteresan ska traktamentet minskas, eftersom resenären då inte haft ökade måltidskostnader. Då uppstår även en skattepliktig kostförmån som värderas enl schablon. Privat övernattning Ordnas provat logi utgår ett nattraktamente och ett skattepliktigt nattillägg.