Kontek Travel Användarguide

Storlek: px

Starta visningen från sidan:

Download "Kontek Travel Användarguide"

Thomas Gunnarsson
för 7 år sedan
Visningar:

1 Kontek Travel Användarguide

2 2 Innehållsförteckning Arbetsflöde / Översikt Logga in Registrera reseräkning Resa Utlägg/Avdrag Representation Körjournal Spara och kontrollera Klarmarkera reseräkningen Skriva ut reseräkningen Fördjupning / Special

3 Popup-fönster Om du får upp ett meddelande om Popup-blockering när du försöker logga in på Portalen kan du enkelt tillåta denna sida genom att gå in på Mer, Popupblockerare, och välja Tillåt alltid popupfönster från

4 4 Arbetsflöde Logga in Registrera reseräkning Spara och kontrollera reseräkningen Klarmarkera och skriv ut

5 Inloggning När du startar Kontek Portal möts du av en inloggningsruta. Ange ditt användar-id = anställningsnr, och mata in ditt lösenord (blankt vid första inloggning). Klicka på OK. Du uppmanas då direkt att byta lösenord.

6 6 Inloggning På startsidans allmänt-flik får du snabb överblick på dina personliga påminnelser, eventuella systemmeddelande samt dina personuppgifter Här kan också finnas uppgifter till kontaktpersoner samt nyttiga länkar. Du kan skapa datumstyrda noteringar i kalenderfunktionen genom att klicka på ett datum.

7 Registrera reseräkning (1) (2) Klicka på symbolen Ny (1) för att registrera en ny reseräkning. Ange ärende för din resa (2). Använd Guide (3). (3)

8 8 Registrera reseräkning - Inrikes resor Ange inrikes (1). (1) (2) (3) Ange när resan påbörjade och avslutades från bostad/arbete (2). (3) Matavdrag anges när du inte betalt din mat själv. Har du betalt alla måltider själv ska inga rutor bockas för. Kostförmån ska fyllas i vid exempelvis konferenser eller seminarier som företaget betalt för och där mat ingår.

9 Registrera reseräkning - utrikes resor Ange utrikes (1). (1) Ange när resan påbörjade från bostad/arbete samt när du lämnade Sverige (från gränsen eller flygplatsen) (2). (2) (3) (3) Ange det land du besökte samt ankomstdatum och tid (till gränsen eller flygplatsen) och avresedatum och tid (från gränsen eller flygplatsen).

10 Registrera reseräkning - utrikes resor (4) (5) (6) (4) Ange datum och återkomsttid till Sverige (till gränsen eller flygplatsen), samt när du ankom till bostad/arbete (5) Matavdrag anges när du

10 10 Registrera reseräkning - utrikes resor (4) (5) (6) (4) Ange datum och återkomsttid till Sverige (till gränsen eller flygplatsen), samt när du ankom till bostad/arbete (5) Matavdrag anges när du inte har betalt din mat själv. Har du betalt alla måltider själv ska inga rutor bockas för. Kostförmån ska fyllas i vid exempelvis konferenser eller seminarier som företaget betalt för och där mat ingår. (6) Klicka på Slutför.

11 Registrera reseräkning - Flik utlägg/avdrag (Ej kontokort) (2) (5) (3) Välj utläggskod genom att klicka på knappen Utlägg (1). Fyll i de vita fälten (2). (4) När Konto och Projekt är tvingande väljer du knappen DK (3). (4). Fyll i de vita fälten med konto, projekt eller objekt. (4). (1) I knappraden ovan hittar du bl.a. utläggskoder, valutor och kontokortstransaktioner. Alternativen hittar du under rutan med tre prickar Dubbelklicka på fältet för att skriva en kommentar till raden (5).

12 12 Registrera reseräkning - Flik utlägg/avdrag (Kontokort) (3) (2) Välj knappen för Kontokort (1) Markera utlägget och välj Föret.köp (2) Välj utläggskod (3) Fortsätt sedan enligt föregående sida. Om utlägget är norskt och under 1000 NOK ska även momsen redovisas separat. Se nästa sida! (1)

Redovisning av Norskt utlägg under 1000 NOK Välj knappen för Kontokort Markera utlägget och välj Fördela (1) Välj Sök kod (2) 1) Redovisa nettobeloppet med

13 Redovisning av Norskt utlägg under 1000 NOK Välj knappen för Kontokort Markera utlägget och välj Fördela (1) Välj Sök kod (2) 1) Redovisa nettobeloppet med utläggkod. (1) 2) Välj kod 35 för att redovisa momsen. (2) Välj OK (3) så läggs beloppet ut på raden under utläggsfliken. Fortsätt lika föregående sida. (3)

14 14 Registrera reseräkning - Flik representation (1) (3) (1) Ange representationskod, eller klicka på knappen Repres (2) för att få hjälp. Fyll i alla vita fält (3). (4) Klicka på knappen Syfte & delt. för att skriva syfte samt deltagare. (2) (4)

15 Registrera reseräkning - Flik körjournal (1) Denna flik används endast för resor med privat bil. (1) Ange reskod R och fyll i de vita fälten. (2) Klicka på knappen Ärende för att fylla i ärende och information om besöket. (2) I knappraden hittar du bl.a. reskoder och destinationer.

16 16 Provberäkna reseräkning (1) (2) (1) När du klickar på Spara får du en provberäkning av reseräkningen. (2) Klicka på Skriv ut om du vill se en detaljerad specifikation.

17 Klarmarkera reseräkning (1) (2) (1) Klicka på den gröna bocken för att klarmarkera reseräkningen. Reseräkningen får statusen Klar och låses för redigering (2).

18 18 Skriv ut reseräkning Om du har redovisat kvitton måste du skriva ut reseräkningen och lämna in till lönekontoret. Klicka på knappen Skriv ut för att få ut reseräkningen.

19 Logga ut (1) Klicka på Logga ut (1) Stäng den öppna Kontek Portalen rutan. Alt. bocka i Stäng fönster och sedan OK.

20 20 Lite fördjupning Historik - se gamla reseräkningar Rapporter Administrationsfliken - Ändra lösenord

21 Historia - se gamla reseräkningar Klicka på knappen Historia för att se historiska reseräkningar. Klicka på knappen Återvä (växla från historiskt- till registreringsläge) för att återvända till registrering av nya reseräkningar.

22 22 Administration ändra lösenord Under fliken Mina uppgifter - Inställningar hittar du inställningen för att byta lösenord. Fyll i de vita fälten och klicka på Spara. Lösenordet är ändrat Klicka på fliken Reseräkning för att komma tillbaka till registreringsbilden.

Relevanta dokument

Från och med 1 nov 2017 så hanteras detta i Poolia Benefits, länk finns på konsultportalen eller

Från och med 1 nov 2017 så hanteras detta i Poolia Benefits, länk finns på konsultportalen eller 1 (13) Lathund Flex HRM Innehållsförteckning Inloggning och grunduppgifter Registrera reseräkning o Inrikes eller utrikes resa o Bilresa o Utlägg & Representation Klarmarkering & Attestering Kortfattad