Lathund skriva reseräkning. för Samhällsbyggnad Tur och Retur

Transkript

1 Lathund skriva reseräkning för Samhällsbyggnad Tur och Retur KOM IHÅG ATT Om din reseräkning sedan ska FAKTURERAS så måste du skriva ut en kopia av reseräkningen och lämna den till din projektadministratör.

2 Inloggning första gången (eller om du glömt lösenordet) 1. Inloggning genomförs med Internet Explorer (eller motsvarande) på adressen: Första gången du loggar in eller om du glömt ditt lösenord anger du din användaridentitet (OBS! SKRIV INGET LÖSENORD OBS!). Det är samma användaridentitet (P-IDEAL) som du normalt använder för att komma in i din dator. 2. Tryck på knappen Skicka ett nytt lösenord. Det nya tillfälliga lösenordet kommer med e-post inom några minuter. 3. Skriv in din Användare. Det är samma användaridentitet (P-IDEAL) som du normalt använder för att komma in i din dator. Skriv in ditt tillfälliga lösenord som du fått via e-post. Tryck på Logga in. När du loggat in måste du byta lösenord till ett personligt lösenord (se nästa sida). 2

3 Ändra lösenord 4. För att ändra från tillfälligt lösenord till ett personligt lösenord går du in i Min profil > Ändra lösenord 5. Ange ditt nya personliga Lösenord och Upprepa lösenord och glöm ej att Spara Nu kan du i fortsättningen logga in med ditt personliga lösenord och din P-IDEAL användare. 3

4 Tur och Retur inloggad och redo (startsidan) När du loggat in ser du följande bild. 1. Menyer 2. Infoyta (ej klickbar i denna vy) 3. Länkar, bla hjälp, personuppgifter 4

5 TÄNK PÅ ATT; OBS! Som resenär ska du registrera din reseräkning snarast och senast tre månader efter det att resan eller förrättningen har avslutats, därefter är rätten till ersättning förfallen. Du som har fler än en anställning som är kopplade till din användare får först fram fliken välj profil där du måste välja en av dina två anställningar i rullisten för att komma till nedanstående sida. Du väljer den anställning som är kopplad till resan du ska registrera. T.ex. kan det stå 1/111 och 2/891, vilket betyder anställning 1 med kostnadsställe 111 och anställning 2 med kostnadsställe 891. OBS! När man skapat en reseräkning måste man alltid bifoga den bokningsbekräftelse man fått från resebyrå eller motsvarande. Där framgår restider och färdmedel m.m. Detta görs elektroniskt. Se mer angående bokningsbekräftelse på sidan Här hittar du också hur du tar bort traktamente. OBS! Resenär som gjort utlägg under resan och har kvitton på detta måste skriva ut en Utläggsbilaga som resenären skriver under och lägger den tillsammans med kvitton (originalkvitton) i postfacket RESERÄKNINGAR alternativt lämnar direkt till Marie Jakobsson. Har man inga utlägg görs reseräkningen alltså helt elektroniskt. Se mer angående utlägg på sidan 9 Skapa reseräkning 1. För att skriva en ny reseräkning går du in under Resa > Reseräkning > Skapa ny reseräkning 2. Välj vilken typ av reseräkning du vill göra och till vilket land resan görs. Tryck Fortsätt om du vill skriva en reseräkning (annars Avbryt ). 5

6 Välj typ av reseräkning I den här bilden nedan väljer du reseavtal och land: Endagsförättning För att ha rätt till traktamente måste du ha varit på resande fot i mer än 4 timmar och avståndet från bostaden måste vara minst 5 mil. Om man passerar arbetsplatsen så räknas avståndet därifrån. Endast utlägg/bilersättning Här registreras endagförrättningar utan traktamente Flerdygnsersättning Om resan påbörjas efter erhålles endast ett halvt traktamente för avresedagen. Om resan avslutas före kl erhålls halvt traktamente för hemkomstdagen. Registrera grunduppgifter I fliken grunduppgifter registrerar du resedatum, resmål m.m. Huvudkonteringen är alltid ifylld. Konteringen granskas och rättas av kontoansvarig/attestansvarig. Observera att de fält som är understrukna med orange streck inte kan lämnas blanka. Detta gäller samtliga flikar. Oavsett vilket av reseavtalsalternativen eller resmål du väljer hamnar du i bilden nedan. Det enda som skiljer alternativen åt är antal flikar att registrera uppgifter i. Bilden nedan är vald utifrån en flerdygnsförättning i Sverige. Väljer du ett resmål utanför Sverige får du ytterligare ett datum- och tidsfält att registrera uppgifter i. Tidsangivelsen nedan ska vara när du lämnar hemmet resp. kommer hem. Tänk på att du inte behöver spara preliminärt för respektive flik. Det är först när du registrerat färdigt din reseräkning som du ska spara reseräkningen preliminärt, avsluta reseräkningen. 6

7 Registrera grunduppgifter vid utlandsresa/resor Väljer du ett resmål utanför Sverige får du ytterligare ett fält utrikesresor att registrera uppgifter i. Här registrerar du datum- och tidsuppgifter när du lämnar respektive anländer till aktuellt land (lokal tid). Observera att grundtid i fältet grundinformation menas när du lämnar resp. återkommer till hemmet. Observera att du kan registrera vistelser till flera länder på en och samma reseräkning. I de fall du besöker fler än ett land under en och samma resa anger du huvuddestinationen i grundregistreringen. Vid vistelser i flera länder trycker du på knappen ny rad i fältet utrikesresor och lägger till de länder du besökt. Om du valt att ta semester några dagar i samband med en tjänsteresa registrerar du detta i fliken avbrott. 1. Notera att det kan komma upp rutor med felmeddelanden om någonting inte är korrekt ifyllt. Röda fält är t.ex. obligatoriska. 2. Uppgifterna fylls i via de olika flikarna 3. Tryck på Hjälp för att få support och andra länkar 7

8 Registrera måltider/nattraktamente Inga fria luncher/middagar. Kryssa i "Inga fria luncher/middagar" om du inte har blivit bjuden på någon lunch eller middag utan bekostat dessa själv. Måltider utan kostförmån. Den mest förekommande registreringen. Måltiderna ingår t.ex. i utbildningskostnaden och går inte att välja bort mot ett annat restaurangalternativ. Dessa luncher är skattefria. Representationsmåltider uppges även i detta fält. Måltider med kostförmån. Detta fält används om du haft valmöjligheten att antingen välja att bli bjuden på eller själv gå ut och äta. Du bockar här om du valt att bli bjuden på måltid. Dessa måltider är beskattningsbara. Privat övernattning. Om du själv ordnar med övernattning bockar du för detta alternativ. Med privat övernattning menas hemma hos någon person, ej hotell och vandrarhem. 8

9 Registrera utlägg I denna flik registreras egna utlägg som du haft för resan. Egna utlägg kan t.ex. vara för taxiresa, bussresa och p-biljett. Har du flera utlägg registrerar du dessa var för sig. För att få med samtliga utlägg till reseräkningen måste man för varje registrering lägga till utlägget. I fältet avvikande kontering sker ingen registrering. 1. Markera fliken Utlägg och fyll i de uppgifter som gäller för dina utlägg. Utläggsbilagan måste skrivas ut och bifogas tillsammans med kvitton på kostnaden/kostnaderna och skickas till granskare för underskrift. Även du som resenär ska skriva under bilagan. 2. Tryck på Lägg till utlägget Om du haft egna utlägg i en utländsk valuta anger du antingen valutakursen eller räknar om kursen till svenska kronor. Länkhänvisning nedan till valutaomvandlare: Valutaomvandlare (FOREX): Valutaomvandlare (OANDA): Utläggsbilaga Om du haft egna utlägg ska utläggsbilagan skrivas ut. Kvitton (originalkvitton) på kostnaden/kostnaderna ska bifogas och fästas på bilagan, skrivas under av resenären, OBS! attestanten behöver inte ska skriva på utläggsbilagan, och läggas i postfacket RESERÄKNINGAR alternativt lämnas direkt till Marie Jakobsson. 9

10 Registrera bilersättning När du använt din egen bil i tjänsteresan registrerar du detta i fliken bilersättning. Här registreras datum, färdsätt, färdväg och antal km. Tilläggsfältet används om medpassagerare följt med. Även här måste du lägga till bilersättningen för att den ska komma med i reseräkningen. Om du endast ska ha den skattefria delen av bilersättningen anges detta under rubriken färdsätt och alternativet Egen bil (endast skattefritt). Registrera avbrott i resan När du avbryter tjänsteresan på grund av t.ex. semester eller sjukdom registrerar du detta i fliken avbrott. Du registrerar datum och tid för avbrottet d.v.s. när avbrottet påbörjas och avslutas. Datum och tid när avbrottet avslutas kan t.ex. vara när resan hem påbörjas. Även här ska avbrottet läggas till för att komma med på reseräkningen. Observera att du ansöker om semester och anmäler sjukdom som vanligt. Andra avbrottsalternativ är hemresa och annan tjänsteresa 10

11 Bokningsbekräftelse (Börja med att spara preliminärt) Den bokningsbekräftelse man fått från resebyrå eller motsvarande (restider, boende och färdmedel) ska alltid bifogas. Detta görs elektroniskt. Finns inte bokningsbekräftelsen med så underkänns reseräkningen. Så här går du tillväga Ett tips: Lägg upp en ny mapp under mina dokument kalla den t ex RESOR, där sparar du ner mejlet du får från resebyrån med bokningsbekräftelsen så att du enkelt kan infoga den senare i din reseräkning. 1. Om du INTE vill ha traktamente så tryck på Ersättningar och sätt 0 i rutan Utbetalas för lönetillägg och traktamente. Kom ihåg att SPARA Beskrivning Antal A'pris Belopp Utbetalas Lönetillägg inrikes 1,00 125,00 125,00 125,00 Lönetillägg inrikes 1,00 60,00 60,00 60,00 Traktamente inrikes 1,00 200,00 200,00 200,00 Traktamente inrikes 1,00 100,00 100,00 100,00 2. För att kunna bifoga en elektronisk bokningsbekräftelse måste du först spara den korrekt ifyllda reseräkningen genom att trycka Spara preliminärt. 3. När du gjort detta får du fram knappen Anteckningar. Tryck på Anteckningar. 11

12 4. Välj Browse för att hitta den fil som du sparat ned och som är bokningsbekräftelsen 5. Välj önskad fil som du vill bifoga och tryck Öppna. 6. Tryck Bifoga 7. KOM IHÅG ATT SPARA innan du stänger dialogrutan 12

13 Avsluta reseräkningen När du är klar med din registrering ska du spara dina uppgifter preliminärt. När detta är gjort kommer du åt att kontrollera din reseräkning. För att kunna granska din reseräkning väljer du knappen reseräkning. En reseräkning med preliminärstatus går att justera eller tas bort helt. Skicka reseräkning till attestant När reseräkningen sparats definitivt hamnar du i bilden skicka reseräkning till attestant. Här väljer du den person som ska attestera din reseräkning. 1. När du tryckt på Spara definitivt måste du ange vem som ska attestera reseräkningen. 2. Bocka för om du vill Skriva ut. OBS! Om du har utlägg måste Utläggsbilaga alltid skrivas ut och bifogas med originalkvitton till granskaren. 3. Tryck Fortsätt för att skicka reseräkningen till attestanten och för att öppna ett nytt fönster med utläggsbilagan för utskrift. 13

14 4. Nytt fönster för utskrift öppnas. Välj ikonen för utskrift i webbläsaren (utseendet kan variera beroende på webbläsare). Får du inte upp något fönster för utskrift se nedan 5. Första gången kan det hända att utskriftsfönstret blockeras av Internet explorer. Ett gult fält syns då enligt exempel nedan. 14

15 6. Markera Tillåt alltid popup-fönster från den här platsen och godkänn sedan ( Ja ). 15

16 OBSERVERA att reseräkningen inte kommer att kunna utbetalas förrän den blivit Sparad definitivt. Dessutom måste bokningsbekräftelse alltid skickas till institutionens reseräkningsgranskare. Eventuella utläggskvitton, tillsammans med Utläggsbilaga, måste också vara skickade till granskare. När reseräkningen är granskad skickas den till ansvarig attestant för godkännande och först därefter kan den gå till utbetalning via lönesystemet (Primula). Support Om det uppstår problem vid beställning av nytt lösenord, skapande av reseräkning eller om det är något annat som inte fungerar kan ni mejla era funderingar till: Här hittar du LTU Resepolicy, läs igenom den Här hittar du LTU Reseportal TILL SIST Om din reseräkning sedan ska FAKTURERAS så måste du skriva ut en kopia av reseräkningen och lämna den till din projektadministratör. 16