Personec Inköp och Faktura

Transkript

1 (12) Personec Inköp och Faktura Handbok för: Mottagnings- och beslutsattestanter

2 (12) Innehållsförteckning Meddelande via e-post (Groupwise) Sidan 3 Inloggning Sidan 3 Brevlådan Sidan 5 Faktura/kontering Sidan 6 Titta på fakturan/helskärm Sidan 7 Kortkoder Sidan 7 Bifoga anteckning/fil Sidan 8 Mottagningsattestant attestera faktura Sidan 9 Beslutsattestant attestera faktura Sidan 10 Ledighet/ersättare Sidan 11 Övrigt Flöde Sidan 12 Kundstöd/support Systemförvaltare: Gun Söderwall, tfn Britt-Marie Lundström, tfn Skanningsgrupp: Britt-Marie Lundström, tfn Marianne Öhlund, tfn Maud Petersson, tfn Gun Söderwall, tfn Marie Nilsson, tfn

3 (12) Meddelande via e-post (Groupwise) Dagen efter du fått en faktura i brevlådan, skickar GroupWise ett meddelande. Om du öppnar fakturan samma dag den kommit, skickas inget mail ut. Har du inte åtgärdat fakturan tio dagar före förfallodag, skickar GroupWise en påminnelse. Klicka på länken så kommer du direkt in i Personec Inköp och faktura (IoF). Inloggning Om du inte fått ett mail och ska gå in i systemet, öppnar du webbläsaren Internet Explorer. Skriv in adressen Lägg in webbadressen bland dina favoritadresser, eller skapa en genväg från skrivbordet. Personecs affärssystem består av olika moduler. Den modul som hanterar de elektroniska fakturorna är Inköp och Faktura, förkortas IoF. Klicka på Inköp och Faktura, se följande bild.

4 (12) Klicka här Nedanstående inloggningsbild kommer upp. Skriv ditt användarnamn med små bokstäver, samt lösenord. Dessa fås av systemförvaltarna till första inloggningen. Därefter bytes lösenordet till ett eget, minst fem tecken varav en numerisk. CSS-server/domän lämnas blankt.

5 (12) Första gången du loggar in på din egen dator, kommer ovanstående ruta upp. Klicka på Installera, annars kommer bildvisningen av fakturorna inte att fungera. Brevlådan Se till att det står Alla här Startbilden i systemet efter inloggning är brevlådan. Här ser du alla dina mottagna och ännu ej åtgärdade fakturor. Klicka på brevet för att öppna fakturan som ligger bakom.

6 (12) Faktura/kontering Så här ser det ut när du öppnat brevet, dvs fakturan. Knappen Kontera/Attest är intryckt. Den översta raden kallas administrationsrad. Här fyller du i din kontering. Klicka här för att få upp fakturan på helskärm Har du flera konteringsrader, ändra även beloppet och pila ner raden ett steg. Fortsätt sedan på administrationsraden med nästa kontering.

7 (12) Titta på fakturan/helskärm När du klickat på den oranga pilen (se ovan) får du upp fakturan på helskärm. Kontrollera att allt ser riktigt ut. T.ex. att fakturan stämmer mot följesedeln. Stäng ner med krysset i högra hörnet. Vissa fakturor är flersidiga Kortkoder Lägg gärna upp egna kortkoder för återkommande konteringsrader. Du väljer själv vilka kontodelar du vill fylla i. Här hämtar du tidigare uplagda kortkoder Klicka här för att lägga upp nya kortkoder

8 (12) Bifoga anteckning/fil Om fakturan du öppnat har en gul notis eller blad här, finns en anteckning eller en fil bifogad. Öppna fliken Anteckn. för att läsa meddelandet eller öppna den bifogade filen. Vill du bifoga en egen anteckning, välj först om den ska vara permanent eller tillfällig, sedan Ny. Skriv meddelandet i rutan och tryck på knappen Spara. Datum och vem som skrivit anteckningen loggas. En permanent anteckning ligger för alltid kvar i bokföringen. Systemet kräver permanent anteckning, med deltagarförteckning, vid representation och utbildning. Tillfällig anteckning kan användas för att bifoga ett meddelande, till nästa mottagare av fakturan. Vill du bifoga en fil, klicka på knappen Bilagor.

9 (12) Mottagningsattestant Attestera faktura När du utfört mottagnings/granskningskontroll och ev. konterat, se till att knappen Kontera/Attest är aktiverad. Markera rutan Alla, om mottagningsattesten gäller alla konteringsrader. Klicka på rutan Mottagningsattest och nedanstående bild dyker upp. Ange ditt lösenord, tryck på OK. Klicka sedan på knappen Skicka för att sända fakturan till beslutsattestanten. Här väljer du mottagare och om du vill ta bort fakturan ur egen brevlåda. Här skickas fakturan iväg till vald mottagare Pila över vald mottagare till höger

10 (12) Beslutsattestant Attestera faktura Efter att beslutsattestanten tagit upp fakturan och utfört kontroll, samt ev. kontering, markeras knappen Alla. Klicka på knappen Beslutsattest och ange ditt lösenord. Så här ser det ut när fakturan är både mottagnings- och beslutsattesterad. Tryck därefter på Betala-knappen, annars går inte fakturan vidare för betalning.

11 (12) Ledighet ersättare Vid planerad längre frånvaro, t.ex. semester, kan du ange att en viss användare är din ersättare. Han eller hon får då en kopia av de fakturor, som anländer under din frånvaro. Lägg in tidsperioden under Min ledighet, som ligger under Systemadm, egna uppgifter. Klicka på knappen Ersättare för att söka fram din ersättare. Välj din ersättare Pila över till höger Tryck på klar Därefter kommer du tillbaka till första bilden, glöm inte att trycka på Spara-knappen. Observera att för ersättande beslutsattestant krävs behörighet.

12 (12) ÖVRIGT Flöde För att se vilka som haft eller har fakturan, klicka på knappen Flöde.