Handbok - CMG Office Web

Transkript

1 Handbok - CMG Office Web CMG Office Web CMG Office Web är portalen för ditt företags interna kommunikation. Med Office Web kan du hitta dina medarbetares telefonnummer, organisationstillhörighet och aktiviteter. Du kan också hantera hur du vill bli kontaktad, hantera din röstbrevlåda. Om du registrerar dina aktiviteter i systemet kan telefonisten hantera samtal till dig på ett professionellt sätt. Denna handbok erbjuder en inkörsport för att komma igång med CMG Office Web, men alla funktioner i systemet är inte beskrivna här. Fullständig information om programmet finns i onlinehjälpen (klicka på Hjälp-knappen). 1

2 Om CMG Office Web...1 Komma igång med CMG Office Web...3 Katalog - Hitta dina medarbetare...4 Sökning på namn...4 Organisation - Vem arbetar med vad...6 Aktiviteter - Låt dina medarbetare veta din status...6 Ny, ändra ta bort aktivitet...7 Ny, ändra och ta bort återkommande aktivitet...8 Voice - Hantera din röstbrevlåda och ditt talsvar...9 Hantera röstmeddelanden...9 Spela in hälsningsfraser...10 Menyval för talsvar...12 Avisering av nya röstmeddelanden...12 Inställningar...13 Kontrollera din röstbrevlåda från telefon...15 Mina inställningar

3 Komma igång med CMG Office Web Starta din webbläsare och ange adressen till CMG Office Web i adressfältet. Bild 1. Skriv in adressen till CMG Office Web i webbläsaren. Adressen kan vara olika för olika företag Office Webs startsida innehåller en navigationsrad med flikar. När du startar Office Web öppnas Katalog-fliken, som innehåller sökfält för Namn/Telefonnummer, Sökord samt Organisation. Bild 2. CMG Office Webs startsida I de olika flikarna kan du göra följande: Sök i CMG-databasen, ditt företags telefonkatalog. Sök efter organisationer, enheter, med mera Registrera dina aktiviteter Vidarekoppla din telefon Hantera röstmeddelanden och talsvar. Flikarna Quick info, besök och sms används ej De första två av dessa funktioner är publika inom företaget. För att använda resten av funktionerna måste du logga in med din anknytning och lösenord. Du kan göra personliga inställningar som till exempel att ändra lösenord eller språk genom att klicka på Mina Inställningar. 3

4 Katalog - Hitta dina medarbetare Katalog-fliken låter dig söka efter medarbetare efter namn, telefonnummer eller organisationstillhörighet. Sökning på namn För att söka efter någon skriver du efternamnet och förnamnet separerat med mellanslag i Namn/Tel-fältet. Du behöver inte skriva hela namnet, sökningen görs på delar av namnet. Ju fler bokstäver, desto färre sökträffar. Sökningen är fonetisk; om du söker på Anderson kommer även Andersson Att hittas. Du kan också använda ersättningstecken i din söksträng; genom att till exempel ange *son kommer alla personer listas vars namn innehåller son. Om du kryssar i Närvarande-rutan kommer inte frånvarande personer att komma med i resultatlistan. Starta sökningen genom att klicka på Sök- knappen eller tryck Enter på tangentbordet. Namn, telefonnummer och organisation kommer att visas och om personen inte är tillgänglig syns det när han eller hon är tillbaka. Bild 3. Sökning efter personer med initialerna S A (efternamnet först) För att se mer information om en person, klicka på personens rad. Bild 4. Information om en person i träfflistan 4

5 För att få en lista på alla personer som arbetar på samma organisationsenhet, klicka på länken Organisation. Om du vill se en grafisk översikt av aktiviteterna, klicka på länken Aktivitetsöversikt. För att se ännu mer detaljerad information om personen, klicka på länken bredvid uppe till höger. Nedan kan du se detaljerad information om en person. Detta är all information som är tillgänglig för kontorsanvändare. Telefonisterna och systemoperatörerna kan se mer information. Bild 5. Detaljerad information om en person 5

6 Organisation - Vem arbetar med vad Detta är en översikt över företagets organisationsträd med enheter och avdelningar. Om du klickar på en enhet visas eventuella underenheter och personerna som arbetar där presenteras med namn och telefonnummer. Klicka på en person för att visa mer information om honom eller henne. Bild 9. Visa organisationsträd Du kan också skriva ut en telefonlista från organisationsträdet. Klicka på - symbolen till höger ovanför namnlistan för att skriva ut en lista med den markerade enheten och dess underenheter. Quick Info - Snabb tillgång till användbar information används ej Aktiviteter Låt dina medarbetare veta din status Du kan skapa aktiviteter i Office Web exempelvis när du är på möten, tjänsteresor eller semester. På detta sätt kan du enkelt bestämma hur (och om) du vill bli kontaktad under aktiviteten, och telefonisten och dina medarbetare kan se när du kommer tillbaka. Klicka på fliken Aktiviteter. Du kommer att behöva logga in med din anknytning och lösenord. Första gången du loggar in till Office Web 6

7 är lösenordet blankt. Om du vill registrera ett lösenord kan du göra det genom att klicka på Ändra lösenord. Klicka OK efter att du angett anknytning och lösenord. Du kommer då till Ny Aktivitet-sidan. Där kan du att registrera en ny aktivitet, ändra en framtida aktivitet eller radera aktivitet. Bild 12. Skapa en ny aktivitet Ny aktivitet Välj aktivitetskod i Kod-menyn, välj datum och tid för aktivitetens början och slut. Du kan även skriva tilläggsinformation till telefonisten och dina medarbetare i Information-fältet. Om du kryssar i rutan Visa info endast för telefonist kommer bara telefonisten att se vad du har skrivit i informationsfältet. Vidarekoppla till används om du vill vidarekoppla din anknytning till en annan telefon under aktiviteten (inte tillåtet för alla växlar). Om du har skapat din egen kontaktprofil under Mina inställningar. Kommer fältet Vidarekoppla till att sättas till den profilen automatiskt. Givetvis kan du ändra detta till en annan profil om du vill. Om rutan Återgå automatiskt är ikryssad kommer vidarekopplingen att upphöra vid aktivitetens slut. Avsluta genom att klicka på Spara. Ny aktivitet Ändra aktivitet Klicka på aktiviteten du vill ändra i listan Mina aktiviteter längst ner på sidan. Gör dina förändringar och klicka på Spara. 7

8 Ta bort aktivitet För att ta bort en aktivitet klickar du på krysset till höger om aktiviteten i listan Mina aktiviteter. Ny återkommande aktivitet Du kan skapa nya återkommande aktiviteter genom att klicka på länken Återkommande aktiviteter, se bilden nedan. Bild 14. Fylla i information för en ny återkommande aktivitet Välj aktivitetskod, starttid och sluttid för den första återkommande aktiviteten. Välj repeteringsintervallet, varje dag, varje vecka och så vidare. Om du kryssar i rutan Visa info endast för telefonist kommer bara telefonisten att se vad du har skrivit i Informationfältet. Ändra återkommande aktivitet Klicka på aktiviteten du vill ändra under Mina återkommande aktiviteter. Gör ändringarna och klicka på Spara. Ta bort återkommande aktivitet För att ta bort en aktivitet klickar du på krysset till höger om aktiviteten i listan Mina återkommande aktiviteter. 8

9 Bild 15. Ta bort återkommande aktivitet Voice - Hantera din röstbrevlåda och ditt talsvar Klicka på Voice-fliken för att hantera röstbrevlåda och talsvar. Voice-funktionen används för att lyssna på och administrera röstbrevlådan, och hantera hur du och den som ringer dig ska interagera via talsvarssystemet. Voice-delen av Office Web är uppdelad i följande sektioner:. Meddelanden. Fraser. Menyer. Aviseringar. Inställningar Hantera röstmeddelanden Klicka på Meddelanden för att se och lyssna på dina röstmeddelanden. Alla meddelanden är listade med status, längd och tid. Nya meddelanden är listade först. Bild 17. Hantera röstmeddelanden i menyn Meddelanden 9

10 Lyssna på ett meddelande 1. Välj ett meddelande genom att klicka på det. Meddelandet visas längst upp i fönstret. 2. Klicka på Spela. Din telefon kommer att ringa. 3. Svara den ringande telefonen och klicka sedan OK. Det valda meddelandet kommer nu att spelas upp i telefonen. Om du vill lyssna till ett annat meddelande klickar du på meddelandet i listan följt av spela. Vidarebefordra meddelande till en medarbetare 1. Markera ett meddelande. Meddelandet visas längst upp i fönstret. 2. Skriv anknytningen meddelandet ska vidarebefordras till i fältet Vidarebefordra till anknytning. För att lägga till en kommentar till meddelandet klickar du i rutan Bifoga kommentar. 3. Klicka Vid.bef. Om du valde att lägga till en kommentar kommer din telefon att ringa. Klicka OK, svara telefonen och spela in kommentaren. Meddelandet skickas så fort du lägger på. (Om du valde att inte lägga till en kommentar skickas meddelandet när du klickar Vid.bef) Ta bort ett meddelande Klicka på krysset till höger om meddelandet för att ta bort det. Spela in hälsningsfraser Under Fraser kan du spela in dina egna hälsningsfraser för olika aktiviteter. Det går att kombinera dina egna inspelade fraser med systemgenererade fraser. Systemets röst kan till exempel tala om när du kommer tillbaka, och din röst kan tala om var du är. 10

11 Bild 18. Spela in hälsningsfraser i menyn Fraser Namn- och hälsningsfras Det finns två olika sorters fraser, namnfraser och hälsningsfraser. Namnfrasen innehåller ditt namn. Hälsningsfrasen är relaterad till en speciell aktivitet. Du kan till exempel spela in en speciell lunchhälsningsfras: Hej, du har kommit till Anna Andersson. Jag är på lunch och kan inte ta ditt samtal just nu. Generell hälsningsfras Du kan spela in en generell hälsningsfras som används för alla aktiviteter som inte har en egen hälsningsfras. Spela in en fras 1. Markera en fras i listan. Information om frasen visas längst upp i fönstret. 2. Skriv in anknytningen du vill använda för att spela in frasen i fältet Ring nummer. Programmet föreslår alltid anknytningen du loggade in med. 11

12 3. Klicka på Spela in. Systemet kommer att ringa på anknytningen i fältet Ring nummer. 4. Vänta tills telefonen ringer. Svara på samtalet och klicka OK i fönstret som öppnas på skärmen. Du kommer då att höra en ton i telefonen som markerar att inspelningen börjar. Säg din hälsningsfras, till exempel Hej. Du har kommit till Anna Andersson, jag kan tyvärr inte ta ditt samtal just nu. 5. Klicka Stopp för att avsluta inspelningen. Lägg sedan på telefonen. Du kan lyssna på den inspelade frasen genom att klicka Spela. Menyval för talsvar Klicka på Menyer för att definiera menyvalen som ska presenteras för personer som når ditt talsvar, till exempel: För att spela in ett meddelande, tryck 2; för att kopplas till mobilen, tryck 4; för att kopplas till telefonist, tryck 9 Varje alternativ definierar alltså en funktion för knapparna 0-9. Bild 19. Hantera menyval för talsvar i menyn Menyer Definiera en meny 1. Klicka Ny. En lista med tillgängliga val visas. 2. Välj ett alternativ för önskade tangenter. Gråa val kan inte ändras. 3. Skriv ett namn för menyn och klicka Spara. Ett fönster kommer att visas med frågan om du vill spela in en menypresentation för menyn du just skapade. Klicka OK för att spela in, annars Avbryt. Avisering av nya röstmeddelanden Under Aviseringar kan du sätta hur systemet ska avisera när du får nya röstmeddelanden. Beroende på systemkonfiguration kan du välja 12

13 mellan att aviseras via e-post, SMS eller meddelandeindikator på telefonen. Bild 20. Hantera aviseringar av nya röstmeddelanden med menyn Aviseringar Ny avisering 1. Välj något av de tillgängliga aviseringssätten. Ditt företags meddelandesystem kan begränsa vilka som är valbara. 2. Välj att aktivera aviseringen med rutan Aktiverad. 3. Om du vill kan du fördröja aviseringen genom att klicka i Fördröjd avisering i och sedan fylla i efter hur många minuter aviseringen ska skickas. 4. Klicka Spara. Ändra avisering 1. Klicka på aviseringen du vill förändra i Mina Aviseringar. 2. Gör förändringarna. 3. Klicka Spara. Inställningar Under Inställningar kan du förändra hur systemet ska interagera med personer som ringer till dig och hamnar i talsvaret. 13

14 Bild 21. Hantera talsvarsinställningar Du kan göra följande inställningar: Fält Brevlåda Systemröster Text till tal Autom. telefonist Mitt språk Infonivå Språk för inringande Beskrivning Ikryssad ruta aktiverar röstbrevlådan. Om rutan inte är ikryssad kan inte de som ringer lämna röstmeddelanden. Ikryssad ruta aktiverar systemrösten. Om rutan inte är ikryssad kommer voice-systemet att bete sig som en vanlig telefonsvarare utan aktivitetsinformation. Ikryssad ruta aktiverar att systemet säger ditt namn istället för din anknytning. Ikryssad ruta möjliggör att automatisk telefonist (Auto Attendant) kan koppla samtal till din anknytning. Vilket språk som du kommer att höra när du ringer till systemet. Sätter detaljnivån på informationen som talsvaret ger när du hanterar det: Detaljerad, Standard eller Minimerad. Inställningar för vilka språk den inringande kan använda i systemet. Språket längst upp i listan är standardspråket. De övriga språken presenteras som valbara för den som ringer. Du kan ändra ordningen i listan genom att klicka pil upp och pil ner. För att lägga till språk markerar du det i listan med valbara språk och klickar på högerpilen. För att ta bort ett språk markerar du det i listan med valda språk och klickar på vänsterpilen. 14

15 Mina nummer Du kan ange telefonnummer från vilka du brukar ringa. När du ringer från någon av dem kommer systemet att känna igen dig och du behöver inte uppge PIN-kod (se onlinehjälpen för information om PIN-koden). Kontrollera din röstbrevlåda från telefon Du kan lyssna på dina meddelanden och registrera aktiviteter antingen från numren du har angett i Mina nummer eller från vilken telefon som helst (men då måste du uppge anknytning och PIN-kod). Mina inställningar - Ändra dina inställningar Klicka Mina inställningar för att titta på eller ändra inställningar som till exempel lösenord eller språk. Bild 25. Sidan för personliga inställningar Ändra lösenord Klicka på knappen Ändra lösenord. Skriv in det gamla lösenordet (om du har något) och skriv sedan det nya lösenordet två gånger. Klicka OK. Det är definierat i systemet hur många tecken ett lösenord måste innehålla och om det är känsligt för stora och små bokstäver. Byta språk Klicka på knappen Ändra språk/change Language. Välj önskat språk och klicka Spara. 15