GroupWise 6.5 för Malmö Högskola av Mikael Carlsson

Transkript

1 GroupWise 6.5 för Malmö Högskola av Mikael Carlsson Kursdokumentation GroupWise för användare Sidan 1 av 25

2 Skicka e-post med GroupWise 3 Adressboken 4 Bilaga 5 Skapa vidarebefodran i GroupWise 6 Ta bort vidarebefordran 11 Skräpposthantering i GroupWise 12 Fullmakt i GroupWise 16 Kalenderfuntionen i GroupWise 19 Boka 20 Anteckningar och Uppgifter 25 Kursdokumentation GroupWise för användare Sidan 2 av 25

3 Skicka e-post med GroupWise Klicka på i verktygsfältet för att få upp ett nytt e-postmeddelande. I fältet Till fyller du i adressen till mottagaren. Vill du adressera brevet till fler än en mottagare trycker du Enter och upprepar proceduren tills du fått med alla adresser. Detsamma gäller för fälten Kopia och Hemlig kopia. De adresser som lagts till under Hemlig kopia döljs för övriga adressater. Om du vill ta bort en adress ur listan markerar du den och trycker på Delete. I fältet Ärende skriver du in meddelandets rubrik. Kursdokumentation GroupWise för användare Sidan 3 av 25

4 Adressboken För att hämta adresser i adressboken klicka på knappen Adress Välj vilken adressbok du vill använda. I Novell GroupWise adressbok finns adresserna till alla personer på högskolan. Bläddra i listan tills du hittar adressen eller använd sökfältet. Du kan söka på Namn, Förnamn och Efternamn. När du har hittat rätt namn, dubbelklicka på det. Då hamnar namnet i listan ute till höger. Upprepa detta tills du har med alla adresserna i listan. Klicka sedan på OK och adresserna klistras in som mottagare i ditt meddelande. Kursdokumentation GroupWise för användare Sidan 4 av 25

5 Bilaga Om du skicka en bilaga, klicka på knappen Bifoga en fil. Bläddra dig fram bland dina mappar tills du hittar aktuell fil/filer, markera den och klicka på OK. För att ta bort en bilaga, markera den och klicka på Delete. Klicka slutligen på Skicka för att skicka iväg ditt meddelande. Kursdokumentation GroupWise för användare Sidan 5 av 25

6 Skapa vidarebefordran i GroupWise Det är inte lämpligt att vidarebefordra e-post till t.ex. ett Hotmail-konto eller liknande. Utrymmet i Hotmailens brevlåda är begränsad och när all din post skickas vidare fylls kontot snabbt. Detta kan resultera i loopar mellan hotmail och Högskolans e-postservrar, vilket kan ställa till problem för båda parter. Ska du på semester eller studera utomlands rekommenderar vi att du istället läser din e- post via vår webmail. Du skapar en vidarebefordran av e-postmeddelande genom Regler. Klicka på Verktyg -> Regler i menyn. Klicka på Ny för att skapa en ny regel. Kursdokumentation GroupWise för användare Sidan 6 av 25

7 Skriv ett namn i fältet för Regelnamn, t.ex. Vidarebefordra. Rutan för Mottaget ska vara ikryssad. Försändelsetyp ska vara Post. Vill du vidarebefordra all e-post behöver du inte definiera villkor. Ska endast vissa e- postmeddelanden vidarebefordras klickar du på Definiera villkor. Välj vad som ska vidarebefordras. Vill du t.ex. skicka vidare e-post från en viss avsändare väljer du Från under listpilen i det första fältet. I det tomma fältet till höger skriver du in den avsändares e-postadress som ska skickas vidare. Ex. info@novell.com Klicka OK när du är klar. Kursdokumentation GroupWise för användare Sidan 7 av 25

8 Du kommer tillbaka till fönstret Ny Regel. Nu ska du ange vilken åtgärd som ska utföras. Klicka på Lägg till åtgärd och välj Vidarebefordra I fältet Från står din e-postadress. I fältet Till fyller du i den e-postadress som vidarebefordran ska skickas till. Klicka på OK. Kursdokumentation GroupWise för användare Sidan 8 av 25

9 I rutan längst ner visas åtgärden som du har lagt till Denna inställning innebär att GroupWise kommer att vidarebefordra e- postmeddelanden, men också spara en kopia i din brevlåda. Detta kan göra att utrymmet för brevlådan fylls och att ny e-post inte längre kan komma in. För att undvika detta måste du lägga till fler åtgärder som gör att den kopia som sparas flyttas till papperskorgen som sedan töms. Klicka på Lägg till åtgärd igen. Välj Radera/Avslå (då kommer kopian att flyttas till papperskorgen). Skriv inte i någon kommentar, klicka bara OK. Kursdokumentation GroupWise för användare Sidan 9 av 25

10 Du kommer tillbaka till föregående fönster igen. Klicka på Lägg till Åtgärd ännu en gång. Välj Ta bort försändelse från papperskorgen. OBS! Det är viktigt att åtgärderna ligger i den ordningen som är på bilden. Detta för att åtgärden för att flytta e-posten till papperskorgen och tömningen av papperskorgen inte får ligga före vidarebefordran. Då finns det ju inte något att vidarebefordra. Klicka på Spara. Den regel du skapat ligger nu i rutan Regler. Rutan till vänster ska vara ikryssad för att regeln ska vara aktiv. Klicka på Stäng. Kursdokumentation GroupWise för användare Sidan 10 av 25

11 Ta bort vidarebefordran För att inaktivera din vidarebefordran eller göra ändringar öppnar du fönstret för regler via Verktyg -> Regler i menyn. Vill du inaktivera din vidarebefordran markerar du regeln för vidarebefordran och klickar på Inaktivera. Regeln finns fortfarande kvar då men används inte förrän du gör den aktiv igen. Du aktiverar regeln igen genom att antingen kryssa i rutan till vänster eller klicka på knappen Aktivera. Vill du ändra i regeln markerar du den och klickar på Redigera. Vill du ta bort hela regeln markerar du den och klickar på Radera. Klicka på Stäng när du är klar. Kursdokumentation GroupWise för användare Sidan 11 av 25

12 Skräpposthantering i GroupWise I GroupWise finns möjligheten att hantera skräppost eller s.k. spam. Du kan hantera skräppost på olika sätt: Du kan lägga till enskilda e-postadresser eller hela Internet-domäner i en s.k. blockeringslista. Försändelser från dessa adresser eller domäner blockeras och kommer aldrig fram till din brevlåda. En Internet-domän är den del av e-postadressen som följer t.ex. i adressen spammer@spray.se är domänen spray.se. Du kan lägga till enskilda e-postadresser eller hela Internet-domäner i en s.k. skräppostlista. Försändelser från adresserna eller domänerna i skräplistan levereras till mappen Skräppost i brevlådan. Du kan ange att försändelserna i skräppostmappen ska raderas automatiskt efter x antal dagar. För att kunna använda dig av skräpposthantering måste du aktivera skräppostfunktionen. Klicka på Verktyg -> Skräpposthantering. Kursdokumentation GroupWise för användare Sidan 12 av 25

13 Under fliken Inställningar kryssar du i rutan Aktivera skräppostlistan. Du kan välja att automatiskt radera e-post från skräppostmappen efter en viss tid genom att kryssa för Mapp för skräppost och ställa in lämpligt antal dagar. Klicka OK. Kursdokumentation GroupWise för användare Sidan 13 av 25

14 När du får ett meddelande som du vill lägga till i skräppostlistan eller blockeringslistan högerklickar du på meddelandet och väljer Skräppost -> Avsändare av skräppost eller Skräppost -> Blockerad avsändare. Om du valt Avsändare av skräppost får du upp följande ruta. Om du väljer alternativet Betrakta all e-post från den här Internet-domänen som skräppost kommer alla e-post från den domänen att hanteras som skräppost. Var försiktig med detta alternativ! Kursdokumentation GroupWise för användare Sidan 14 av 25

15 Klickar OK för att lägga till adressen i din skräppostlista. Om du vill redigera någon av dina listor går du in på Verktyg -> Skräpposthantering och klickar på den flik vars lista du vill ändra. Under fliken Skräppostlista ser du alla adresser och domäner som du angett som skräppost. Här har du möjlighet att lägga till, redigera och radera adresser och domäner. Under fliken Blockeringslista kan du lägga till, redigera och radera adresser och domäner som du har blockerat. Kursdokumentation GroupWise för användare Sidan 15 av 25

16 Fullmakt i GroupWise Med fullmaktsfunktionen kan du ge andra fullmakt (rättigheter) att använda ditt e- postkonto. Gå in i menyn på Verktyg -> Alternativ -> Säkerhet. Klicka på fliken Fullmaktsbehörighet. Klicka på Adressboken för att lägga till den eller de personer som du vill ska ha fullmakt till ditt e-postkonto. Under fältet Behörighet väljer du vilka rättigheter personen i fråga ska ha till ditt konto. Här tar du även bort en persons rättigheter. Kursdokumentation GroupWise för användare Sidan 16 av 25

17 För att komma åt en annan persons e-postkonto som du har fått rättigheter till klickar du på Ansluten ovanför mapplistan och väljer den person vars konto du vill se. Kursdokumentation GroupWise för användare Sidan 17 av 25

18 För att växla tillbaka till ditt eget konto väljer du ditt namn i listan. När du har rättigheter till att se en annan persons kalender kan du plocka fram den parallellt med din egen kalender. För att göra detta klickar du på knappen Fleranvändare i kalendern. Gå in i adressboken och leta fram den eller de personer du vet att du har fullmakt till och klicka på OK. Kursdokumentation GroupWise för användare Sidan 18 av 25

19 Kalenderfuntionen i GroupWise För att komma till kalendern klickar du på Kalender i mapplistan till vänster i GroupWise. Kalendern öppnas med dagens datum öppet. Här får du en översikt av dagen, Uppgifter, och Anteckningar. Dagarna du bokat in något på markeras i månadsöversikten med fet stil. Dagens datum markeras med svarta trianglar. Dagen du för närvarande visar är markerad men en svart ram. Kalendern kan presenteras på olika sätt. Du kan välja att visa en dag, en vecka, en månad eller ett helt år genom att klicka på knapparna 1, 7, 31 och 365. Kursdokumentation GroupWise för användare Sidan 19 av 25

20 Boka För att lägga in en bokning i kalendern till dig själv gör du på följande sätt: Högerklicka i kalendern på den dag och det klockslag du vill att bokningen ska äga rum. Välj Ny -> Anslagen bokning. Fyll i Ärende, Plats, Start- och Slutdatum samt Tid och eventuellt ett meddelande för bokningen. Klicka på knappen Anslå. Kursdokumentation GroupWise för användare Sidan 20 av 25

21 Din bokning hamnar nu i din kalender och en liten klocka visas som indikerar att du har en bokning. Kursdokumentation GroupWise för användare Sidan 21 av 25

22 Vill du göra en bokning med en annan person eller flera personer högerklickar du på dag och klockslag och väljer Ny -> Bokning. Fyll i Till vem eller vilka personer som bokningen ska skickas till och om du vill att någon ska ha en Kopia eller Hemlig kopia på bokningen. Fyll i Plats, Start- och Slutdatum, Ärende och eventuellt ett meddelande. Kursdokumentation GroupWise för användare Sidan 22 av 25

23 Om du klickar på knappen Sök lediga tider i bokningsrutan kan du se när personerna som du ska skicka bokningen till är lediga för att vara säker på att det inte krockar med en annan bokning de har. Klicka OK för att återgå till bokningen. Klicka sedan på Skicka för att skicka iväg bokningen. Kursdokumentation GroupWise för användare Sidan 23 av 25

24 Nu kommer alla personer som berörs av bokningen att få ett e-postmeddelande, även du själv. I meddelandet kan mottagaren välja att antingen godkänna bokningen eller att avslå bokningen. Kursdokumentation GroupWise för användare Sidan 24 av 25

25 Anteckningar och Uppgifter I kalender kan även anteckningar och uppgifter skapas till dig själv och till andra. En anteckning är som en Post-it lapp som följer dagen. En uppgift finns kvar ända tills uppgiften markeras som slutförd. Skapa en anteckning genom att högerklicka i fältet Anteckningar och välj Ny -> Anslagen anteckning om det är en anteckning som gäller dig själv, välj Ny -> Anteckning om den ska skickas till andra. För att skapa en uppgift högerklickar du i fältet Uppgifter och väljer önskat alternativ. En prioritet kan även sättas för uppgifterna. Detta gör du i det fönster som kommer upp när du skapar din uppgift. För att avsluta en uppgift bockar du i rutan framför uppgiften genom att klicka i rutan. Kursdokumentation GroupWise för användare Sidan 25 av 25