Låta någon annan hantera din e-post och kalender

Transkript

1 Låta någon annan hantera din e-post och kalender På samma sätt som du kan låta assistent sköta din vanliga post kan du i Microsoft Office Outlook låta en annan person, som kallas för ombud, ta emot och svara på mötesförfrågningar och skicka e-postmeddelanden för din räkning. Du kan också tilldela ombudet ytterligare behörigheter, så att han eller hon kan läsa, skapa och ha full kontroll över objekten i din e-postlåda. Funktionen Ombud används främst mellan chefer och assistenter, där assistenten (ombudet) sköter chefens inkommande mötesförfrågningar och e-postmeddelanden samt koordinerar chefens kalender. I denna artikel utgår vi från detta scenario, även om funktionen Ombud även kan användas mellan kollegor. Artikelinnehåll Aktivera funktionen Ombud Ändra behörighet för ombud Välja objekt som inte kan visas av ombud Aktivera funktionen Ombud Ett ombud får automatiskt behörigheten Skicka för. Detta innebär att ombudet kan göra följande: Svara på mötesförfrågningar som skickats till dig, d.v.s. chefen. Ta emot mötesförfrågningar som skickats till dig, d.v.s. chefen. Skriva och skicka e-postmeddelanden med ombudets namn för chefens namn som avsändare, bredvid Från. Som standard kan ombudet endast läsa mötesförfrågningar och svar som skickas till chefen. Ombudet har inte åtkomst till andra meddelanden i din inkorg. 1. Klicka på Alternativ på Verktyg-menyn. 2. Klicka på fliken Ombud och sedan på Lägg till.

2 Om fliken Ombud eller knappen Lägg till inte visas Fliken Ombud och knappen Lägg till kan saknas på grund av någon av följande anledningar: Det finns ingen aktiv anslutning mellan din Outlook ochmejlservern. Ansluten till Microsoft Exchange eller Online ska visas i statusfältet i Outlook. Det programtillägg som innehåller funktionen Ombud kanske inte har installerats eller aktiverats. 1. Klicka på Säkerhetscenter på Verktyg-menyn och sedan på Tillägg. 2. Klicka på Exchange Client-tillägg i listan Hantera och klicka sedan på OK. 3. Markera kryssrutan Ombud i dialogrutan Tilläggshanteraren. Om Ombud inte visas i listan måste du installera tillägget. 1. Klicka på Installera i dialogrutan Tilläggshanteraren. 2. Markera dlgsetp.ecf och klicka sedan på Öppna. 3. Stäng dialogrutan Tilläggshanteraren och klicka på OK. Vi rekommenderar att du startar om Outlook.

3 3. Sök efter den person som du vill utse till ombud och klicka sedan på namnet i listan med sökresultat. 4. Klicka på Lägg till och sedan på OK. 5. I dialogrutan Behörigheter för ombud kan du acceptera standardinställningar eller välja egna behörighetsinställningar för Exchange-mapparna. Om ett ombud endast behöver behörighet för mötesförfrågningar och svar på mötesförfrågningar, d.v.s. standardinställningarna, där Ombudet får kopior på de mötesrelaterade meddelanden som skickats till mig ingår. Du kan välja alternativet Ingen som behörighet för Inkorgen. Mötesförfrågningar och svar på mötesförfrågningar skickas då direkt till ombudets inkorg. OBS! Som standard får ombudet behörigheten Redaktör (kan läsa, skapa och ändra Outlook-objekt) för mappen Kalender eftersom de svar på mötesförfrågningar som ombudet skickar automatiskt läggs till i din kalender. Beskrivning av behörighetsnivåerna för ombud Granskare Ombudet kan läsa objekt i chefens mapp. Författare Ombudet kan läsa och skapa objekt samt ändra och ta bort objekt som ombudet själv skapat. Ombudet kan till exempel skapa uppgifts- och mötesförfrågningar direkt i chefens uppgifts- och kalendermapp och sedan skicka dem för chefens räkning. Redaktör Ombudet kan utföra samma uppgifter som med behörigheten Författare, men kan dessutom ändra och ta bort objekt som chefen har skapat.

4 6. Om du vill skicka ett meddelande med information om de ändrade behörigheterna till ombudet markerar du kryssrutan Skicka automatiskt ett meddelande till ombudet med en sammanfattning av behörigheterna. 7. Markera kryssrutan Ombud kan se mina privata objekt, om du vill detta. VIKTIGT! Detta är en global inställning som påverkar alla Exchange-mappar, t.ex. alla e- postmappar samt mapparna Kontakter, Kalender, Uppgifter, Anteckningar och Journal. Du kan inte ge åtkomst till privata objekt i endast en mapp. 8. Klicka på OK. OBS! I meddelanden som skickas med behörigheten Skicka för visas både ombudets och chefens namn bredvid Från. När ett meddelande skickas med behörigheten Skicka som visas endast chefens namn Ändra behörighet för ombud 1. Klicka på Alternativ på Verktyg-menyn och sedan på fliken Ombud. 2. Klicka på namnet för det ombud som du vill ändra behörighet för och klicka sedan på Behörighet.

5 OBS! Om du vill ta bort alla behörigheter för ombud klickar du på Ta bort och hoppar sedan över de resterande stegen. 3. Ändra behörighet för någon av de Outlook-mappar som ombudet har tillgång till. 4. Om du vill skicka ett meddelande med information om de ändrade behörigheterna till ombudet markerar du kryssrutan Skicka automatiskt ett meddelande till ombudet med en sammanfattning av behörigheterna. OBS! Om du vill att kopior av mötesförfrågningar och mötessvar som skickas till dig också ska skickas till ombudet, tilldelar du ombudet behörigheten Redaktör (kan läsa, skapa och ändra Outlook-objekt) för mappen Kalender och markerar sedan kryssrutan Ombudet får kopior på de mötesrelaterade meddelanden som skickats till mig. Välja objekt som inte kan visas av ombud Om du har gett ett ombud behörighet till dina Outlook-mappar kan du dölja personlig information som rör avtalade tider, möten, uppgifter och kontakter. Öppna varje privat objekt separat och klicka på Privat i gruppen Alternativ. Om du vill att ombudet ska kunna se privata objekt gör du följande: 1. Klicka på Alternativ på Verktyg-menyn och sedan på fliken Ombud.

6 2. Klicka på namnet på det ombud som du vill ge behörighet att se dina privata avtalade tider. 3. Klicka på Behörighet. 4. Markera kryssrutan Ombud kan se mina privata objekt. VIKTIGT! Det är inte helt säkert att funktionen Privat hindrar utomstående från att komma åt information om dina avtalade tider, kontakter eller uppgifter. Om du inte vill att andra ska kunna läsa dina privata objekt, ser du till att de inte får behörigheten Granskare (kan läsa Outlook-objekt) till någon av mapparna Kalender, Kontakter eller Uppgifter. En person som får behörigheten Granskare (kan läsa Outlook-objekt) till dina mappar kan använda programmeringsmetoder eller andra e-postprogram för att visa privat information. Använd endast funktionen Privat om du delar mappar med personer som du verkligen litar på.