FirstClass Hur du använder FirstClass.

Transkript

1 OPEN TEXT FirstClass Hur du använder FirstClass. Mars 2008 Peter Gustafsson, Skf

2 Logga in på FirstClass För att starta FirstClass, dubbelklicka på FirstClass ikonen på skrivbordet eller på start-menyn. FirstClass Bild på FirstClass-ikon. Nu visas inloggningsrutan, ange de inloggningsuppgifter du fått. För att hoppa mellan rutorna så kan du använda TAB-tangenten, för att logga in så trycker du på ENTER-tangenten eller klickar på den gröna pilen. Nu visas ditt FirstClass skrivbord. Precis som med ditt vanliga skrivbord så ansvarar du över ordningen även här. Här är tre exempel på hur ett FirstClass skrivbord kan se ut. 2

3 Ikoner på skrivbordet På ditt FirstClass skrivbord så finns det massor av ikoner. De standardikoner som är dina personliga är dessa. Detta är din brevlåda. Här hamnar din e-post som du får och skickar. Har du oläst e-post blir det en röd flagga på brevlådan. E-post raderas efter 365 dagar. Detta är din kalender. Du kan även ställa in att andra personer får se/ lägga till bokningar. Detta är din adressbok. Här sparas kontakter och sändlistor du skapar. Här är din papperskorg. Här hamnar meddelanden/e-post du raderar i din brevlåda. Det som finns i papperskorgen ligger där i sju dagar för att sedan raderas automatiskt. Här sparas dina bokmärken till dina Internet hemsidor. För Webbpublicering, se avsnitten om Hemsida och Blogg. Övriga personliga ikoner som du kan få fram är dessa. Webbpublicering Arbetsytor Filarkiv Dokument Övriga ikoner är konferenser som du delar mellan andra personer. 3

4 Verktygsfält Varje fönster som du öppnar brukar ha ett verktygsfält. Där finns det knappar för att utföra de vanligaste funktionerna i det aktuella fönstret. Skrivbord När du har skrivbordet framme ser verktygsfältet ut så här. Där finns bl.a. knappar för att skapa nytt e-post, öppna Katalogen och kolla vilka som är uppkopplade. Brevlåda När du öppnar din brevlåda ser verktygsfältet ut så här. Där finns bl.a. knappar för att skapa nytt e-post, radera, besvara och vidarebefordra e-post. Vissa knappar kräver speciella åtgärder för att fungera. Nytt e-post Skapar du ett nytt e-post ser verktygsfältet ut så här. Där hittar du bl.a. knappar för att för att Skicka, Bifoga bilaga och skriva ut. Vissa knappar aktiveras bara efter att du gjort något speciell åtgärd, Sänd knappen t.ex. aktiveras när det finns en godkänd mottagare angiven. Nytt e-post - formatera I de fönstren som du kan skriva längre texter som t.ex. i ett e-post finns det också ett speciellt verktygsfält för att formatera texten, som att välja typsnitt. Även här så kräver vissa knappar speciella åtgärder för att fungera. Dessa bilder visar verktygsfälten med stora knappar och med text under. Normalt är knapparna mindre och utan text. Men håller du muspekaren öven en knapp så visas en liten ruta vad knappen gör. Du kommer även åt kommandon via menyer och kortkommandon. Använd det som är lättast för dig. 4

5 Skicka e-post Vi börjar med att skicka ett nytt e-post. När du har ditt skrivbord framme eller öppnat din Brevlåda, klicka på knappen NYTT. Ett tomt e-post öppnas. Så här ser ett tomt e-post ut. Här skriver du in ett Ärende. På TILL-raden skriver du namnet på mottagare, det räcker att del av namnet anges. FirstClass kommer ge förslag på namn som passar. Klicka sedan i meddelandefältet längst ner och skriv ditt meddelande. När du är klar, klicka på Sänd-knappen. Nu skickas ditt e-post direkt och fönstret stängs. Du kan också formatera din text genom att ändra typsnitt, färg och storlek. Du kan också infoga bilder, skapa tabeller och punktlistor. Istället för att bifoga ett dokument med några rader text i. Skriv all text direkt i e-postmeddelandet. Då blir det lättare för den som får det, personen har kanske inte tillgång till samma program som du. Nu ska du öppna din brevlåda. Här ser du e-post du fått, skickat och påbörjat men inte skickat. De små bilderna i vänsterkanten betyder detta: Oläst e-post E-post som inte är skickat E-post med bilaga De namn med ordet TILL före är e-post du skickat eller ska skicka. Du ser även annan information om din e-post, som ärende, storlek och mottagning/skapadatum. 5

6 Besvara e-post För att besvara ett e-post, öppna en brev du vill besvara, på verktygsfältet klicka på knappen Besvara. Om du markerar en text innan du trycker på Besvara-knappen så kommer detta med i ditt svar som citerad text. Ditt svar behåller även original brevets ärende. Tänk på hur du besvarar ett brev. Besvara Ditt svar skickas till alla som fick original brevet. Besvara avsändaren Ditt svar skickas endast till original avsändaren. Det är detta du ska använda när du vill skriva ett personligt svar på ett meddelande som skickats till bl.a. en konferens. Detta väljer du genom att klicka på pilen vid Besvara-knappen. Radera e-post (automatiskt) Du kan alltid radera e-post som är din. Allt som ligger i din brevlåda kan du radera. E-post du skickar till konferenser kan du också radera. Men du kan inte radera e-post som din jobbarkompis skickat, om det inte ligger i din brevlåda förstås. E-post sparas i 365 dagar i din brevlåda sedan raderas de automatiskt och hamnar i papperskorgen. För att ändra raderingstid på enstaka e-post, gör så här. Högerklicka på önskad e-post och välj Egenskaper. Nu ser du hur många dagar det är kvar till radering och du kan även ändra tidsgräns. Om du vill ändra raderingsperiod för hela brevlådan, gör så här: Högerklicka på din brevlåda, välj Behörigheter. Klicka på pilen vid Storleksgräns, Borttagning. Där kan du fylla i valfritt antal dagar. Raderingstiden gäller bara för de e-post som du får efter ändringen. För att även ändra befintlig e-post använd en manuell brevregel. 6

7 Radera e-post (manuellt) För att manuellt radera e-post, markera ett eller flera e-post och klicka på krysset på verktygsfältet. Du kan också använda DELETE-knappen på tangentbordet. Allt du raderar från din brevlåda hamnar i papperskorgen. Där ligger de i sju dagar innan det raderas automatiskt. Du kan inte själv radera objekt från papperskorgen men det som ligger där belastar inte ditt lagringsutrymme.! Tänk på att din brevlåda kommer till slut bli full om inget raderas. Papperskorg För att ångra raderade e-post, öppna din Papperskorg. Markera ett eller flera e-post och klicka på knappen Ångra borttagning på verktygsfältet. Nu återskapas e-posten i sin original mapp. Du kan också välja att återskapa till annan mapp genom att klicka på knappen Flytta till mapp. Exportera e-post För att exportera e-post från FirstClass, markera ett eller flera e-post. Högerklicka och välj Exportera. Då visas en Välj mapp ruta. Om det är mycket e-post du exporterar rekommenderas att du skapar en tom mapp där du lägger alla e-post. Klicka på Skapa ny mapp. Resultatet efter en exportering blir att varje e-post hamnar i en egen mapp, tillsammans med eventuella bilagor. Använd det du behöver från mappen och radera resten. Historik Varje gång du skickar, läser ett brev eller spar en bilaga så skapas en historik. Detta gäller e-post i din brevlåda och konferenser. För att få fram historiken på ett e-post så markerar eller öppnar du ett e-post och klickar på Historik-knappen på verktygsfältet. Så här kan en historik se ut för ett e-post. Här ser vi att Peter skapat och skickat ett brev. Admin3 har läst, sparat ner en bilaga och skickade brevet vidare. Användaren Lathund besvarade brevet direkt. Vi ser även att brevet har blivit arkiverat. Men bara för att historiken säger Besvara eller Vidarebefordrat så betyder inte det att svaret är skickat. Personen kan ha ångrat sig. 7

8 Bilagor All e-post du skickar, oavsett om de skickas till en personlig brevlåda eller till en konferens så kan du bifoga bilagor. En bilaga är en fil, ett dokument som du har på din dator. Det kan t.ex. vara ett Word-dokument. Du kan även bifoga filer som redan finns på FirstClass. E-post med bilagor har en blått gem till vänster om namnet. För att bifoga en eller flera filer så skapar du ett nytt e-post eller besvarar ett gammalt som du redan har. På verktygsraden finns det en Bifoga-knapp med ett gem. Nu öppnas ett Välj fil ruta, där väljer du den eller de filer som du vill bifoga och klickar på Välj-knappen. Nu laddas dina bilagor upp. Du kan även välja en mapp, för att bifoga innehållet i mappen. Efter uppladdningen så läggs dina filer till under Bilagor. För att ångra en bifogad fil, markera en bilaga och klicka på krysset på verktygsfältet. Om du vill öppna en bilaga, dubbelklicka på önskad bilaga och programmet som filen är skapad i öppnas. För att spara ner bilagan utan att öppna den, högerklicka på bilagan och välj Spara bilaga. Bilagor kan var mycket stora och den du skickar till kanske inte kan ta emot dem.! Dela då upp dina bilagor i flera e-post. Lösenord Det är du som ansvarar att ditt FirstClass konto inte missbrukas, därför ska du ha ett lösenord. Lösenordet kan bestå av 2-12 tecken. Logga först in med ditt nuvarande lösenord. Klicka på menyn Samarbeta Byt lösenord för att ändra ditt lösenord. E-post adress Alla användare på FirstClass får automatiskt en Internet-adress d.v.s. en e-post adress. Den används för att skicka e-post till och från Internet. För att se din e-post adress, öppna din brevlåda och strax under verktygsfältet står din e-postadress. 8

9 Presentation Jag ska skicka det där jättehemliga brevet, men när jag ska skicka brevet så hittar jag tre personer med samma namn. Detta är ett lättlöst problem om den person jag söker skriver något i sin presentation. En presentation är ett kort beskrivning som alla kan läsa. Du kan skriva vad du vill där men det rekommenderas att du skriver var du jobbar någonstans, adress och ditt telefonnummer. För att ändra din presentation, klicka du på knappen Presentation på verktygsfältet. Nu öppnas ett två-delat fönster, det är valfritt var du vill skriva men den nedre delen har bäst frihet. Använder du inte den övre delen så är det bara att dölja den. För att läsa en presentation dubbelklickar du på ett namn i t.ex. ett e-post eller använder Presentation knappen i Katalogen. Visa uppkopplade För att visa de som är uppkopplade mot FirstClass just nu, klicka på knappen Vilka är uppkopplade. Signatur Det är alltid trevligt att tala om vem man är, men för att slippa berätta det varje gång så kan du lägga in en signatur. Då räcker det att klicka på en knapp för att infoga en signatur i ett e-post. Gör så här. Klicka på knappen Inställningar på verktygsfältet. Klicka på fliken Meddelandehantering Initialt innehåll Skriv önskad Signaturtext och klicka OK. Söka Du kan söka efter ett ord, namn i dokument och i bl.a. Till/Från fälten. För att söka, gå först till din brevlåda eller till den konferens som du vill söka i. Klicka sedan på Sök knappen på verktygsfältet. Skriv sökordet i rutan, med kryssrutorna kan du påverka sökningen. Du kan även välja att söka i undermappar. Du kan också använda Snabbsökning, den hittar du på verktygsfältet. Du skriver en söktext och direkt filtreras e-postlistan du har framme, t.ex. din brevlåda. Denna sökning söker inte i undermappar. Direktsamtal/chatt Detta är en direktkommunikation mellan inloggande användare via datorns tangentbord. Genom att delta i ett direktsamtal kan användare utbyta korta meddelanden och få svar omedelbart. För att starta ett direktsamtal, klicka på knappen Direktsamtal på verktygsfältet. I rutan som kommer upp bjuder du in de personer du vill kontakta. När du kontaktar någon så kan personen välja att avstå direktsamtal. 9

10 Katalogen Katalogen är telefonkatalogen på FirstClass. Där får du upp en lista över samtliga användare på FirstClass. De namn med fetstil är uppkopplade just nu. Du kan också söka i katalogen när du skickar ett e-post. Skriv bara del av ett namn på Till-raden och de som matchar visas. Automatsvar (auto-svar) När du aktiverat auto-svar så skickas ett svar till avsändaren automatisk, med en text du angivit. För att aktivera Auto-svar, gör så här: Klicka på knappen Inställningar på verktygsfältet. Klicka på fliken Meddelandehantering Brevregler Under Svara automatiskt till, du väljer vilka som ska få detta auto-svar, det vanligast är att välja Ja på båda. Under Svarstext så skriver du den text du vill svara med. När du är nöjd klicka på OK-knappen. Nästa gång du loggar in på FirstClass visas en varning att du har auto-svar påslaget. Där kan du även stänga av auto-svaret. Adressbok /Kontakter Kontakt är en adressbok för dina krångliga e-postadresser, men kan även bl.a. lagra telefonnummer och adresser. Öppna dina kontakter, ikonen som du har på ditt skrivbord. Det finns två olika kontakter du kan skapa: Kontakt: den innehåller information för en person Sändlista: den innehåller flera adresser. Skickar du ett e-post till en sändlista så kommer samtliga personer på listan att få ditt e-post. Klickar du på knappen Nytt så skapas en kontakt som standard, vill du skapa en Sändlista så klickar du på pilen bredvid och väljer Ny sändlista. Bild på en sändlista. Du kan också välja att visa dina kontakter på olika sätt: Bild på en kontakt. 10

11 Adressbok /Kontakter (fortsättning) För att använda dina kontakter och sändlistor, skriver du bara namnet på kontakten/sändlistan på Till-raden i brevet. De namn som visas först i listan är dina kontakter och sändlistor. Kalender För avancerad användning av kalendrar, se separat kapitel. Öppna din kalender på skrivbordet, den heter Kalender. Saknar du denna ikon så kan du skapa en ny kalender genom detta menyval: Arkiv Öppna Kalender På verktygsfältet finns det knappar där du bestämmer hur du vill visa din kalender. För att skapa en ny kalendernotering, dubbelklicka på önskat datum. Skriv in önskad text och klicka på Spara och stäng. KONFERENSER Man kan säga att en konferens är en brevlåda som delas mellan flera personer. Men man kan också kalla dem anslagstavlor. Som anställd inom Enköpings kommun får du flera konferenser på ditt skrivbord, vissa är speciella för just din arbetsplats. Det mesta som du gör i din egen brevlåda fungerar även i en konferens. För att skicka till en konferens, öppna den konferens du vill skicka till och klicka på Nytt meddelande. Något att tänka på: Konferensinlägg sparas i 90 dagar. När du besvarar ett inlägg i ett konferens, tänk på om det är författaren eller konferensen du ska skicka svaret till. Klicka på pilen vid Besvara-knappen för att välja. 11