En guide till Hembygdsgilletsgillets intranät.

Transkript

1 En guide till Hembygdsgilletsgillets intranät. Hembygdsgillets sajt administreras via ett publiceringssystem som heter WordPress. I princip är det upplagt som sidor som ligger framme för vem som helst, och bakom dem finns en panel där man sköter om alltsammans. För att hantera sajten behöver du en personlig inloggning. Den kan du få från styrelsen. Efter inloggningen kommer du in i Panel, bakom sajten. Logga in Längst upp till höger på hemsidan hittar du Logga in. Klicka där så kommer du till en dialogruta där du fyller i användarnamn och lösenord. Klicka sedan på Logga in.

2 I Panel hittar du alla verktyg När du kommit in i Panel finns en meny i vänsterkanten, med ett antal val. De flesta ska du låta bli, men det är fyra stycken som du har nytta av: 1. Inlägg. Klicka på den här knappen om du vill lägga till ett inlägg i nyhetsflödet. 2. e Reservation. Här kan du se alla befintliga bokningar av Gillesstugan. 3. Participants Database. Här finns medlemsregistret. 4. Hembygdsgillet. Här hittar du tillbaka ut på själva hemsidan. På följande sidor ser du en guide till: Hur du gör en ny bokning av Gillesstugan Hur du kollar befintliga bokningar Hur du hanterar medlemsregistret Hur du hanterar e-post för Gillesstugans bokningar

3 Gör en ny bokning För att göra en ny bokning ska du vara inloggad. Sist i menyraden finns då ett menyval som heter Intranät. Där under hittar du Bokning Gillesstugan

4 Gör en ny bokning (forts) Kalendern visar det aktuella bokningsläget. Röda markeringar visar det som är bokat. Vanliga endagsbokningar markeras alltså som kväll + fm dagen därpå, när nyckeln normalt ska återlämnas, medan en bokning fredag lördag visar rött från fredag kväll t o m söndag fm. Boka så här: 1. Välj hyresdag med två klick. Alla ytor som är gröna är bokningsbara. Gör första klicket på det datum hyran ska starta och ett nytt klick på det datum hyran ska sluta. Är det en endagshyra så klickar du två gången på samma gröna ruta. Är det t ex en lördagshyra där städningen ska avsynas på söndagen sätter du andra klicket på söndagen. I de två datumfälten under kalendern kan du kontrollera vilka datum du valt. 2. Fyll i alla fält inklusive alla e-postadresser. De behövs för e-post som ska gå ut till alla berörda.

5 Gör en ny bokning (forts) 3. Klicka på Skicka 4. Klicka på e överst i fönstret, så kommer du till insidan i bokningssystemet: Översikt reservationer.

6 Gör en ny bokning (forts) 5. Till vänster ser du i fetstil hyresgästen för bokningen du just gjort. För markören över namnet så ser du i grön text Godkänn. Klicka där.

7 Gör en ny bokning (forts) 6. Du har nu fått upp en ny översikt med alla uppgifter du fyllt i för reservationen. Längst till höger finns en mörkgrå knapp med Godkänn. Klicka på den. Nu går e-postmeddelandena iväg till gästen och till dig själv. OBS. För att slutföra bokningen ska du vidarebefordra mejlet till garanten, vaktmästaren och nyckelutlämnaren. Sen är det klart.

8 Kolla närmare på en befintlig bokning Det första stället att kolla vilka datum som är bokade är under Bokning Gillesstugan, som finns under Intranät när du är inloggad. Om du vill titta närmare på bokningarna gör du så här: 1. Klicka på symbolen e överst i fönstret, så kommer du till insidan i bokningssystemet: Översikt reservationer. 2. Under kalenderraden finns en rad med val. Klicka på Alla.

9 Kolla närmare på en befintlig bokning (forts) 3. Du har nu en lista med alla bokningar. Klicka på hyresgästens namn så ser du alla uppgifter.

10 Hantera medlemsregistret Medlemsregistret ligger i en funktion som heter Participants Database. Längst ner i vänsterspalten hittar du Participants Database. För muspekaren över den, så hittar du några undermenyer. Det är bara de två första du har nytta av: List Participants. Tryck på den så hittar du hela medlemsregistret. Längst till vänster i registret hittar du en kryssruta på varje rad. Om du vill ändra eller lägga till någon uppgift klickar du på rutan och sedan på Edit bredvid rutan. Då får du upp alla fält som hör till raden och kan ändra det du vill. När du är klar scrollar du längst ner på sidan och trycker på den blåa knappen Submit. Add Participant. Tryck på den för att lägga till en medlem. Fyll i uppgifterna och scrolla sedan längst ner på sidan och tryck på den blåa knappen Submit.

11 E-post för Gillesstugan: Förfrågningar för Gillesstugan har en egen e-postadress, som alla som jobbar med bokningarna kan ha tillgång till. Alla använder alltså samma e-post, så går det bra att hjälpas åt med kontakterna, och lätt att se vilka förfrågningar som är besvarade osv. Man kan komma åt e-posten på två sätt. vi börjar med internet. 1. Gå till google.com Välj Logga in, uppe i högra hörnet. 2. Fyll i epost: bokagillesstugan@gmail.com och lösenordet som du får av styrelsen.

12 E-post för Gillesstugan (forts) När du är inloggad ser du Boka Gillesstugan som namn uppe till höger. Dags att klicka på Gmail uppe i den svarta bården, så kommer du in till inboxen där du kan kolla mail och skriva mail. Obs att du ska skriva under dina mejl med namn och ev kontaktuppgifter! Det finns flera skäl att vara noga med att skriva under med namn och ev kontaktuppgifter. Dels om du vill vara nåbar annat än på den här mailadressen, men också för att övriga bokare ska kunna se vad som är gjort. Kolla mail i smartphone Det är enkelt att lägga till gmail-kontot i en smartphone. Du ska i princip fylla i epostadressen + lösenordet, sen har du tillgång till förfrågningarna direkt i telefonen. Google har också en app för iphone och Android, om du hellre vill testa det.