E postutbildning för PRO riks Outlook webb. Kjell Hanson Mild och Gunilla Eriksson

Transkript

1 1 E postutbildning för PRO riks Outlook webb Kjell Hanson Mild och Gunilla Eriksson

2 2 Vi börjar med att logga in. Gå till Klicka här

3 3 Här skriver ni in e postadressen som är enligt mallen: föreningensnamn@pro.se, alltså t ex obbola@pro.se Lösenordet är i format PRO följt av 4 siffror och en liten bokstav, exempelvis PRO1234a Då öppnar sig denna sida och där kan du se den inkomna posten. Vi öppnar PRO informerar genom att dubbelklicka på rubriken i spalten till vänster. Nyinkommen post är fetmarkerad.

4 I detta mail finns en länk till PRO Informerar nr 3, och du når den genom att klicka på raden. 4

5 5 Här har vi nu ett annat brev som vi skall svara på. Längst upp till höger finns tre olika pilsymboler, och vi skall lanvända oss av dem. Den första pilen svarar du enbart till avsändaren, den andra svara alla mottagare av brevet, och slutligen kan du skicka brevet vidare till annan person eller grupp. Svara avsändaren. Svara alla Vidarebefordra Om du dubbelklickar på brevet i Inkorgen så får du nedanstående bild, och där kan du också svara, svara alla eller vidarebefordra. Nu skall vi skriva ut brevet och då klickar du på skrivarsymbolen.

6 6 Vi ska nu skriva ett nytt meddelande När du klickar där får du upp nedanstående bild. Här har jag lagt in en avsignatur så att den som får brevet skall veta vem som skickat det. För att lägga in signaturen så gör vi så här.

7 7 Vi går tillbaka till föregående bild och väljer alternativ längst upp till höger. Välj sedan visa alla alternativ, och då får du upp nedanstående bild: Nu väljer vi inställningar

8 8 Här skriver du nu in din egen signatur och klicka i rutan längst ned. Här har jag nu skrivit ett meddelande som är färdigt att skickas. Nu skall vi bifoga en fil med nästa mail. Klicka på gem symbolen för att bifoga en fil, då kommer du till skrivbordet på din dator och där väljer du en fil som skall bifogas.

9 Filen hamnar nu här och om du är nöjd är det bara att skicka iväg brevet genom att klicka längst upp till vänster på Skicka. Skapa en grupp 9 Du kan skapa en grupp om du vill spara en lista över personer eller grupper som du vill skicka e-post till. Du kan använda en grupp om du vill skicka samma meddelande till flera kontakter utan att behöva ange varje adress separat i meddelandet. Hur skapar jag en grupp? 1. Klicka på Kontakter i Navigeringsfönster. (Längst ned till vänster) 2. I Kontakter i verktygsfältet klickar du på pilen till höger om knappen Nytt. 3. Klicka på Grupp. 4. I det nya gruppfönstret anger du önskade uppgifter om gruppen. Gruppens namn visas på fliken Gruppnamn. Med alternativet Medlemmar kan du ange vilka medlemmar som du vill inkludera i gruppen. Se nedan för information om hur du lägger till medlemmar i en grupp. Under Anteckningar kan du lägga till information om gruppen. 5. Klicka på Spara och stäng innan du stänger webbläsarfönstret med formuläret för gruppen. Hur lägger jag till medlemmar i en grupp? Du kan lägga till medlemmar i en grupp genom att lägga till dem i rutan Medlemmar och sedan klicka på Lägg till i grupp. Du kan lägga till flera poster i en grupp genom att skriva hela eller en del av namnet eller e- postadressen i rutan Medlemmar. Avdela varje post med ett semikolon (;). När du har lagt till alla namn klickar du på Lägg till i grupp. Om inga dubblettnamn hittas kommer namnen att matchas automatiskt. Delar av ett namn eller en e-postadress för motsvarande mottagare kan endast matchas automatiskt om delen av namnet eller e-postadressen är unik. Om adresslistan exempelvis innehåller namnen John och Johnny, och du skriver John, är det inte en unik post. Det beror på att John kan matchas mot både John och Johnny. Namnet John visas i grått, understruket med en röd, streckad linje, för att visa att det inte finns någon unik matchning för det. Om du försöker skicka ett meddelande till en eller flera mottagare som inte kan matchas mot en unik e- postadress visas en meny för varje namn utan matchning i. För varje namn som inte matchas kan du antingen ta bort namnet eller välja i en lista över möjliga namn som hittats i adressboken. Du kan även lägga till medlemmar genom att klicka på Medlemmar. Då öppnas adressboken. Med hjälp av adressboken kan du söka efter poster i organisationens delade adressbok eller i mappen Kontakter. Efter att du hittat den post som du söker efter i Adressboken lägger du till den i listan över medlemmar som du vill lägga till genom att markera namnet och sedan klicka på Medlemmar. Klicka på OK för att gå tillbaka till gruppen. Klicka på Lägg till i grupp när du vill lägga till postern i gruppen. Spara ändringarna genom att klicka på Spara och stäng.

10 10 Vad behöver jag mer veta? Grupper som du skapar i mappen Kontakter är inte tillgängliga för andra användare i organisationen. Offentliga grupper i den delade adressboken är tillgängliga för alla användare. Mer information om offentliga grupper. Följande alternativ är tillgängliga i verktygsfältet när du öppnar eller skapar en grupp. Knapp Beskrivning Spara och stäng Sparar kontaktuppgifterna och stänger fönstret. Öppnar ett nytt meddelandeformulär med gruppen i fältet Till. Öppnar en ny mötesförfrågan med gruppen i fältet Obligatoriskt. Tar bort gruppen. Den här knappen är inte tillgänglig förrän en grupp har sparats första gången. Ställer in en påminnelseflagga för gruppen. Mer information om flaggor finns i Flaggor och påminnelser. Tilldelar gruppen en kategori. Mer information om kategorier finns i Använda en kategori. Nu skall vi skicka vidare brevet från PRO riks med PRO informerar till vår styrelse. Du har öppnat mailet genom att dubbelklicka på det och då kommer den här sidan upp. Där väljer vi nu att klicka på vidarebefordra

11 11 Sedan är det bara att skriva in gruppnamnet och klicka på Skicka Om du vill kan du förstås skriva in något mer som du vill berätta för styrelsen på raderna ovan. Nu återstår bara att logga ut och det gör vi genom att klicka på logga ut uppe till höger.

12 12 Vi skall nu göra en inkorgsregel.- Vi börjar med att gå längst upp till höger till Alternativ. Välj sedan Skapa en inkorgsregel, och därefter välj Nytt.

13 13 Här väljer vi den första rutan, klickar på pilen till vänster och väljer sedan alternativet använd för alla. Gå sedan till nedre rutan och klicka på pilen till höger och välj omdirigera meddelandet till

14 14 Här skriver du sedan in den adress du vill att meddelandena skall hamna i. T ex kalle.andersson@hotmail.com och sedan är det bara att spara och klicka i rutan tillämpa för alla. Genom att använda dig av Inkorgsregel så kan du vidaresända breven som kommer till proadressen till din vanliga brevkorg. På det sätter behöver du inte logga in via pro.se varje gång för att läsa vad som kommit in. Men du behöver förstås gå in i pro-brevlådan och rensa på inkommande post någon gång, kanske en gång per vecka, för att inkorgen inte ska bli för full. Observera, att om du vill svara på ett inkommande mail så kan du göra det från din vanliga e post men då är det den som står som avsändare. Ibland kan det vara viktigt att det är avsänt från probrevkorgen och då måste du logga in som vanligt till den posten och svara därifrån. Lycka till nu med e posthanteringen. Obbola och Degernäs den 1 september 2016 Kjell Hansson Mild och Gunilla Eriksson