Login...1 Utskick av ett nytt meddelande...2 Nytt utskick Skicka med kartval... 3

Transkript

1 MANUAL SMS-DIREKT

2 Innehållsförteckning Login...1 Utskick av ett nytt meddelande...2 Nytt utskick Skicka med kartval... 3 Kartfunktioner... 3 Markera område... 5 Redigera... 7 Nytt utskick Skicka genom vägval... 9 Nytt utskick Skicka genom adressökning Nytt utskick Sök på tvärs över postnummer Nytt utskick Läs in kalkylark med mottagaradresser Exempel på fel när Ni laddar upp en Excel/CSV-fil Utskick - Skicka på nytt till tidigare valda mottagare...17 Utskick - Skicka till standardmottagare...20 Utskick - Skriva meddelande...21 Utskick - Välj standardmottagare...23 Utskick - Bekräftelse av utskick...24 Utskick - Skicka genom nivåuppdelning (tillvalsmodul)...25 Status - Statusrapport...26 Administration SMS-2-Web...27 Administration Standardmottagare...30 Administration Anmälan/avanmälan...31

3 Login När du ska logga in på SMS-DIREKT.SE använder du login knappen längst upp till höger. Du använder det lösenord som du har fått till din E- post för att logga in första gången. När du sedan är inloggad har du möjlighet att ändra lösenordet till ett eget. Lösenordet skall innehålla: 8 tecken Siffror Stor bokstav Special tecken (t.ex.?/!) Om du har glömt dit lösenord kan du få ett nytt skickat till din E-post genom att klicka på Glömt lösenordet?, se pilen. Första gången du loggar in skall du skapa en hemlig fråga som du använder om du behöver ett nytt lösenord. 1

4 Utskick av ett nytt meddelande Välj en av nedanstående metoder för att göra ett nytt utskick.

5 Nytt utskick Skicka med kartval Kartfunktioner Zooma in och ut med + / -. Vill du använda helskärmsläge klickar du på. Praktiskt att använda om du har ett stort utskick, så får du en riktigt bra överblick. Sökfunktionen använder du när du vill skriva in ett namn på en gata och klicka på alternativen som finns i listan för att kartan ska zooma in till området där den markerade gatan ligger. Spara ett eget kartområde genom att högerklicka på det kartområde som du vill spara och välj Spara utdrag. Välj ett namn till området och klicka spara. Nu finns kartområdet sparat i en lista som du kommer åt genom knappen. När du sedan väljer ett sparat kartområde från listan så zoomar kartan in till det området.

6 Klicka på för att växla karta mellan normal och satellit.

7 Markera område För att markera ett område använder du en av de två funktionerna polygon eller fyrkant. = markera med polygon = markera med fyrkant Polygonen använder du för att markera ett område genom att klicka på punkter. Börjar med en startpunkt och markera alla adresser som är aktuella för ett utskick och avsluta med att klicka på startpunkten igen. Tips! Om du dubbelklickar på den sista punkten du vill markera så sluter systemet markeringen automatiskt genom att dra en linje den närmaste vägen till startpunkten Fyrkant använder du för att markera ett område med raka linjer. Markera genom att hålla inne höger musknapp och dra över adresserna som är aktuella för ett utskick.

8 När du har markerat ett område som du vill skicka ett medelande till SKALL du klicka på knappen Ladda och visa adresser. Systemet hämtar då de adresser som finns i det markerade området och presenterar det i en lista under kartan. Tips! Det går att skapa flera områden i samma utskick När du är färdig med att markera område så klicka på knappen Nästa sida för att gå vidare till Utskick Skriva meddelande

9 Redigera Om du vill utöka eller minska det markerade området så väljer du funktionen redigera. Det markerade områdets linjer blir då redigerbara genom att linjerna går att utöka eller minska i storlek. Glöm inte att klicka på Spara efter att du har redigerat området. = redigera ett område = ta bort ett område Glöm inte att alltid klicka på knappen Spara efter en uppdatering!

10 När du har redigerat ett område så SKALL du klicka på knappen Ladda och visa adresser igen för att hämta alla adresser i det nya markerade området. När du är färdig med att markera/redigera ett område så klicka på knappen Nästa sida för att gå vidare till Utskick Skriva meddelande

11 Nytt utskick Skicka genom vägval Här visas alla de postnummer som är aktuella för er och du har nu två val. 1. Vill Ni markera alla adresser i ett postnummer klickar du i rutan bredvid det aktuella postnumret. 2. Klicka på det aktuella postnumret om du vill välja vilka gator och husnummer som du vill skicka ett meddelande till. En lista med gator presenteras för det aktuella postnumret och ni väljer enkelt en gata och alla husnummer genom att klicka i rutan längst ut till höger i kolumnen Valt. Gäller det t.ex. husnummer 1-10 så skriv 1 i kolumnen Från och 10 i kolumnen Till och klicka i rutan Valt. Ändra i kolumnen Jämna/udda om du vill välja enbart jämna eller udda nummer och skriv husnumren i kolumnerna Från och Till och klicka i rutan Valt. Längst ner visas en lista med valda gator och husnummer. Tips! Du kan använda sökfunktionen för att snabbare komma till den aktuella gatan När du är färdig med listan av valda gator så klicka på knappen Nästa sida för att gå vidare till Utskick Skriva meddelande

12 Nytt utskick Skicka genom adressökning Denna sökfunktion används om du ska göra ett väldigt litet och riktat utskick. För att få fram valmöjligheterna fyller du i fälten Post och Gata/väg då dessa är obligatoriska. Nummer är ett valfritt fält. När du har fyllt i uppgifterna och klickat på sök så visas en lista på de adresser/personer som du nu kan välja. Du väljer enkelt genom att klicka i rutan i kolumnen Valt och dina val presenteras i listan längst ner När du är färdig med listan av valda gator så klicka på knappen Nästa sida för att gå vidare till Utskick Skriva meddelande

13 Nytt utskick Sök på tvärs över postnummer Denna liknar metoden Skicka genom vägval, men här får du inte alla postnummer och gator som finns i ditt kundområde utan här måste du själv ta fram alternativen. Skriv i textfältet gatans namn eller minst 3 tecken (de 3 första tecknen i gatans namn!) av gatans namn och klicka sedan på knappen Sök En lista med gator presenteras och ni väljer enkelt en gata och alla husnummer genom att klicka i rutan längst ut till höger i kolumnen Valt. Gäller det t.ex. husnummer 1-10 så skriv 1 i kolumnen Från och 10 i kolumnen Till och klicka i rutan Valt. Ändra i kolumnen Jämna/udda om du vill välja enbart jämna eller udda nummer och skriv husnumren i kolumnerna Från och Till och klicka i rutan Valt. Längst ner visas en lista med valda gator och husnummer. När du är färdig med listan av valda gator så klicka på knappen Nästa sida för att gå vidare till Utskick Skriva meddelande

14 Nytt utskick Läs in kalkylark med mottagaradresser Välj den fil som Ni ska använda genom att klicka på Välj fil och sedan när filen är vald Ladda upp fil. Filen ska innehålla kolumnerna postnummer, vägnamn, från nummer och till nummer i separata kolumner. Välj det första alternativet av filtyp och välj sedan de kolumner i filen som innehåller data för de 4 obligatoriska kolumnerna genom att klicka på dropdownlistan för respektive kolumn. När Ni har markerat de obligatoriska kolumner som har data så ska Ni nu se de kolumnnamn som Ni har använt i filen (i detta fallet har vi använt samma namn på kolumnerna som rubriken) och det ska inte stå Välj. i någon av de 4 obligatoriska fälten. När detta är klart kommer det fram en knapp längre ner till vänster som Ni nu ska använda för att kontroller att det är rätt stavning och att vägarna/nummer finns, Kontrollera väg.

15 Om det finns adresser i er Excelfil som inte finns eller är felstavade får Ni en lista på vilka det är. Nu har Ni möjlighet att gå vidare och inte göra några förändringar och ENDAST skicka till de adresser som är ok eller ändra i er Excelfil så att alla adresser är ok. Om Ni ska ändra i filen måste Ni göra det först och sparar filen för att sedan börja om med att ladda upp filen igen.

16 När alla adresser är ok ser det ut som på bilden. Ingen lista utan endast en text som bekräftar att alla adresser är ok och Dessa 0 objekt finns inte i databasen: Fälten Mobilnummer, E-post och de 5 Kopplingsfält är inte obligatoriska, men kan användas vid behov. Tips! Om du har mobilnummer i din fil och du endast vill skicka till dem så klickar du i rutan med texten Skicka BARA till bifogade mobilnummer om det är angivet i Excelfilen och väljer kolumnen som innehåller mobilnumren i din fil via dropdownlistan. När du har laddat upp dina adresser så klicka på knappen Nästa sida för att gå vidare till Utskick Skriva meddelande

17 Exempel på fel när Ni laddar upp en Excel/CSV-fil Här är det nummer och bokstav i samma kolumn. För att lösa problemet skall bokstaven flyttas till en egen kolumn. Här är det från nummer och till nummer i samma kolumn. För att lösa problemet skall från nummer och till nummer vara i egna kolumner. En kolumn med från nummer och en kolumn med till nummer. Här saknas det ett husnummer i till nummer. För att lösa problemet så skall ett husnummer även finnas i kolumnen till nummer. Är det samma nummer som i kolumnen från nummer så skall det husnumret även stå i kolumnen till nummer. Om det är samma nummer som ska vara i båda kolumnerna till alla så kan ni använda samma kolumn till både från nummer och till nummer.

18 Om du inte får fram knappen Kontrollera väg så saknas det någon av de 4 obligatoriska kolumnerna. I detta fallet är det inte valt någon kolumn till fältet Till nummer. Lös problemet genom att välja en kolumn till detta fält så alla de 4 obligatoriska fälten är valda. De obligatoriska fälten är de 4 första, Postnummer, Vägnamn, Från nummer och Till nummer.

19 Utskick - Skicka på nytt till tidigare valda mottagare Denna metod använder du om du vill göra ett utskick som du har gjort vid ett tidigare tillfälle och det är till samma område. Under Välj sms-grupp kan du se dina tidigare utskick. Välj det utskick som du önskar att skicka igen i listan så markeras automatiskt de adresser som användes i det utskicket. För att du ska kunna kontroller att det är rätt utskick visar vi texten som användes till det valda utskicket.

20 Nästa sida visar alla adresser som användes och om du inte vill göra några förändringar så går du vidare med knappen Nästa sida. Men om du vill förändra listan går det att både lägga till och ta bort adresser. Lägg till adresser på samma sätt som i metoden Skicka genom vägval Ta bort adresser genom att avmarkera i kolumnen Valt.

21 Denna sida innehåller samma text från det tidigare utskicket och du kan välja om du vill skicka samma text eller göra en förändring av texten.

22 Utskick - Skicka till standardmottagare Utskicket görs på samma sätt som ett vanligt utskick med skillnaden att du inte får möjlighet att välja adresser. Efter du har skrivit texten till SMS:et på sidan Utskick Skriva meddelande så kommer du till denna sidan och här ska du välja vilka du önskar att skicka till. Standardmottagare kan vara både interna och externa och du skapar dem i Administrationsprofilen. Möjliga mottagare/grupper En möjlig mottagare/grupp kan väljas genom att markera dem och klicka på Lägg till Valda mottagare/grupper En vald mottagare/grupp är förvald som standard, men du kan välja att ta bort genom att markera dem och klicka på Ta bort

23 Utskick - Skriva meddelande Nu är du redo att skriva ditt meddelande. De blå fälten till höger är kopplingsfält som du kan infoga så att det automatiskt skriver namnet på staden, gatan och husnumret på den adress som meddelandet skickas till. (Om du skickar till många gator samtidigt är det en bra idé att använda kopplingsfälten) Om du vill spara texten för att användas som en mall vid ett senare tillfälle så skriver du ett namn i fältet Namn på mallen: Tänk på att Namn på avsändare: skall innehålla minimum 4 tecken och max 11 tecken. Å, Ä, Ö och specialtecken skall undvikas i Namn på avsändare: då vissa mobiltelefoner inte stödjer det som avsändare. Detta är inte ett problem i texten.

24 Om du önskar att publicera meddelandet på ER hemsida samtidigt med utskicket skall du markera rutan bredvid Web och en ny ruta öppnas med samma text som i SMS-meddelandet. Infogar du Gatunamn och du skickar till flera gator så infogas automatiskt alla gator i utskicket. Du skall även bestämma när du önskar att meddelandet finns på ER hemsida och när du önskar att meddelandet skall tas bort från ER hemsida. Detta gör du genom att fylla i ett datum och tid. Skriv även en titel på meddelandet i fältet Titel. Fungerar likadant med Facebook förutom att det inte behövs något datum och tid då det presenteras på tidslinjen.

25 Utskick - Välj standardmottagare Standardmottagare kan vara både interna och externa och du skapar dem i Administrationsprofilen där du även kan styra till vilken profil de ska vara förvalda. Möjliga mottagare/grupper En möjlig mottagare/grupp kan väljas genom att markera dem och klicka på Lägg till Valda mottagare/grupper En vald mottagare/grupp är förvald som standard, men du kan välja att ta bort dem genom att markera och klicka på Ta bort Tips! Om du önskar att markera flera samtidigt kan du hålla nere ctrl på ditt tangentbord samtidigt som du markerar flera mottagare

26 Utskick - Bekräftelse av utskick Du är nu klar att skicka meddelandena. Om du vill få en översikt på de adresser som du är på väg att skicka till så klicka på länken Visa lista över mottagare. Kontrollera även så att det INTE står 0 i raden ovanför Visa lista över mottagare då det betyder att det INTE är några adresser med i utskicket! på följande antal gator: 0! = inga adresser. Börja om! Sedan ska du markera villkoren genom att klicka i rutan bredvid Jag bekräftar att jag har läst och förstått villkoren. Ge utskicket ett namn, då är det är lättare att hitta utskicket i statusrapporten och det används enbart internt i systemet. Klickar du på knappen Skicka SMS så skickas meddelandet omgående. Du kan även planera utskicket till ett senare tillfälle och använder då funktionen Skicka detta meddelande/utskick vid ett senare tillfälle. Välj datum och tid i fönstret som öppnas och klicka sedan på knappen Skicka SMS.

27 Utskick - Skicka genom nivåuppdelning (tillvalsmodul) Här har du möjlighet att välja filter via de kopplingspunkter som du har skapat (samma funktion som filtrering i Excel). Du kan välja alla i en nivå om du markerar i rutan bredvid Markera alla och därefter klickar Ok. Vill du välja några i en nivå markerar du dem i rutan bredvid och klickar Ok. De övriga nivåerna filtreras efter hand som du väljer. Du kan börja att välja i vilken nivå du vill och behöver inte börja i den översta. Är det många valmöjligheter kan du använda sökfunktionen för att lättare hitta den du söker. När du är färdig med filtreringen så klicka på knappen Nästa sida för att gå vidare till Utskick Skriva meddelande

28 Status - Statusrapport När du har gjort utskicket blir du automatiskt skickad till Status för SMSutskick där du använder dropdownlistan för att välja det utskick du önskar rapport på. Klicka på knappen Visa statusrapport för att öppna rapporten för det valda utskicket. Du kan nu se SMS-texten och statusen för utskicket. Välj knappen Exportera till Excel så blir hela rapporten exporterad till Excel där du kan filtrerar på status, datum, gator m.m. Väljer du knappen Visa på karta så ser du utskicket och dess status grafiskt på en karta över det område du har valt att göra utskicket till. Med knappen Status kan du filtrera direkt och dina val syns omgående. Om du har gjort val på olika statusar kan du exportera det resultatet till en Excelfil via knappen Exportera filtreras till Excel (CSV).

29 Administration SMS-2-Web Denna funktion användes om man önskar att publicera meddelande på er hemsida UTAN att skicka SMS.

30 Nu ska du bestämma när meddelandet ska publiceras på er hemsida med datum och tid. Du skall även bestämma ett utgångsdatum/tid när det tas bort från er hemsida. När du klickar i det vita fältet bredvid Gäller från / Välj utgångsdatum öppnas en kalender som du väljer datum i. Skriv texten till meddelandet i textrutan eller Välj en sparad mall. Skriv sedan en Titel till meddelandet. När du är klar med datum och text så klickar du på knappen Skicka för att aktivera meddelandet.

31 Nederst på sidan ser du de meddelande som Ni har publicerat på er hemsida. Dessa meddelande kan Ni Redigera eller Ta bort. Om du önskar att se tidigare meddelande så klickar du på knappen Visa historik. Här ser du de meddelande som Ni tidigare har publicerat på er hemsida.

32 Administration Standardmottagare Det bästa sättet att administrera standardmottagare är via profilen Administratör då man i detta läget har möjlighet att administrera alla profilers standardmottagare. Se Manual SMS- Direkt Administratör. Skapar du en standardmottagare och du INTE är inloggad som Administratör kan du bara registrera standardmottagaren som förvald på den profilen du är inloggad! Förvalt Förvalt betyder att standardmottagren erhåller ett SMS/E-post av ett utskick som skapas via den profil som man är förvald till. Leveransrapport När du skickar ett SMS-meddelande får alltid den användare som har skapat utskicket ett bekräftels med info om utskicket som t.ex. sändningstidpunkt av SMS:et, texten, vilka adresser m.m. Detta mail kan även en standardmottagare erhålla om de har funktionen Leveransrapport aktiverad.

33 Administration Anmälan/avanmälan Här kan du registrera/avregistrera en användare utan att Ni behöver en pinkod. Om en användare eller du gör det via modulen på er hemsida så måste man alltid använda en pinkod för att slutföra en registrering. Pinkoden skickas alltid till det mobilnummer som man anger i registreringen.