Lathund Fritidshem

Transkript

1 Lathund Fritidshem

2 Innehåll Logga in... 3 Behörighet... 3 Inloggning till systemet, Hypernet... 3 Glömt lösenord... 3 Uppdatera lösenordet... 3 Vyer anpassa det du vill se... 4 Kolumner... 4 Profiler... 5 Exportera till Excel eller PDF... 5 Anpassa antalet rader i vyn... 5 Söka med filter i en vy... 5 Familjebilden... 5 Köhantering... 6 Direktplacera... 6 Utskriftskö... 6 Söka fram utskrifter... 6 Placeringar barn som har plats på enheten... 7 Ändra placeringsstart... 7 Ändra avdelning... 7 Uppsägning av plats... 7 Viktigt att tänka på... 7 Godkänna uppsägning av plats... 8 Titta på eller justera placeringsstopp på hanterad uppsägning... 8 Pengbelopplista... 8 Hämta pengbelopplistan... 8 Kontaktuppgifter Kundsupporten

3 Logga in Behörighet Om du behöver inloggning till systemet och inte har fått inloggningsuppgifter skickade till dig mailar du till kundsupporten som skickar en blankett, Behörighetsanmälan, som ansvarig utförare behöver skriva under för att du ska få inloggning. Inloggning till systemet, Hypernet Du loggar in i systemet genom att gå till Välj rollen Personal. Om du har flera roller byter du roll genom att klicka på den enhet du vill hantera i rullistan. Glömt lösenord Om du har glömt dina inloggningsuppgifter klockar du på Glömt lösenordet? uppe i högra hörnet på inloggningssidan. Du kommer att få fylla i din e-post och sedan svara på en kontrollfråga. Du kommer att få ett e-postmeddelande med en länk där du igen får svara på kontrollfrågan, ange samma svar, och sedan skapas ett nytt lösenord och du kan logga in. Uppdatera lösenordet Lösenordet behöver bytas regelbundet och efter 90 dagar uppmanas du att byta ut lösenordet på inloggningssidan. Lösenordet som du väljer måste innehålla minst 8 tecken. Minst en bokstav som måste vara versal och två tecken ska vara siffror eller tecken. 3

4 Vyer anpassa det du vill se Kolumner För att lägga till eller ta bort en kolumn i en vy klickar du fram rullistan och markerar de kolumner som du vill ha med i vyn. Du kan också byta plats på kolumnerna genom att hålla ned musknappen på kolumnrubriken och flytta den till höger eller vänster. 4

5 Profiler Det finns ett antal gemensamma profiler, tex under Köhantering finns Fritidskö som visar kön till fritids. Du kan spara dina urval av kolumner och vilken ordning de ligger i genom att klicka på: Exportera till Excel eller PDF Om du vill arbeta vidare med en lista kan du exportera de kolumner du har i vyn till Excel eller PDF. Det gör du genom att klicka på: Anpassa antalet rader i vyn Du kan anpassa hur många rader du vill se genom att klicka på: Söka med filter i en vy Filter är ett urval, dvs. du kan bestämma vilken information som ska finnas på din lista. Klicka på Filter och välj sedan de fält som du vill göra urval på. Du lägger till ett fält genom att klicka på och tar bort genom att trycka på. Familjebilden Om du klickar på ett barn namn i vyn får du fram barnets familjebild. I första fliken, Familjebilden, hittar du information om vårdnadshavare, syskon samt kontaktuppgifter. I fliken Köansökningar ser du om barnet står i kö till andra förskolor/fritidshem och i fliken Platserbjudanden ser du om barnet har ett pågående erbjudande till förskola. I Placeringar ser du barnets alla placeringar 5

6 inom förskola och fritidshem, både historiska, nuvarande och framtida. Sista fliken, Journalanteckningar använder vi oss inte av. Köhantering Direktplacera För att se din enhets kö klickar du på Förskola/Fritidshem och sedan Köhantering. Välj profilen Fritidskö. För att placera ett barn markerar du det och sedan klickar du på Direktplacera markerade. Du behöver då fylla i mer information. De fält som är obligatoriska är i fet stil. Beräkningsgrundrare ska du inte ändra och fältet Kvarstående innebär om barnet ska stå kvar i kö till andra fritidshem och det ska vara Nej. Avdelning och Taxekategori är obligatoriska fält och behöver fyllas i. Välj den avdelning som barnet ska placeras på och rätt taxekategori. Fälten Placeringsstart och Debiteringsstart är förifyllt med det datumet som fanns på ansökan, men ska redigeras till det datumet som du ska placera barnet från. Det är viktigt att båda datumen är samma. Inkomstgrundare 1och Inkomstgrundare 2 ska inte ändras. Verksamhet är förifyllt med Fritidshem. Klicka på Spara. Glöm inte att kontrollera i utskriftskön om du behöver skicka erbjudandet med posten. Läs mer under rubriken Utskriftskö. Utskriftskö Alla meddelanden som skickas från systemet till vårdnadshavare skickas i första hand via e-post. Men om vårdnadshavaren inte har någon e-postadress registrerad i systemet skapas ett brev som du behöver skriva ut och skicka till vårdnadshavarna när du tex placerat ett barn eller godkänt en uppsägning. Söka fram utskrifter Du hittar de brev som du behöver skicka med posten under menyn Utskriftskö och sedan Utskriftskö enheter. 6

7 Om du har som rutin att söka fram brev varje dag som du jobbat i systemet kan du använda profilen Skapade brev idag. Längst till höger finns en rutan där du väljer Idag. Då listas bara de brev som skapats idag. Markera vilka brev du vill skriva ut och klicka på Skriv ut markerade. När du sedan skrivit ut breven klarmarkerar du utskriften. Det innebär att brev hamnar i nästa flik, Utskrivna dokument och att det är där du hittar dem om du skulle behöva skriva ut dem igen. Placeringar barn som har plats på enheten Under menyn Förskola/Fritidshem och sedan Placeringar hittar du de barn som har en plats på din enhet. Beroende på vilket startdatum eller status hittar du placeringen under de olika flikarna. Ändra placeringsstart Om du ska ändra placeringsstart på barn söker du fram barnet genom att klicka på Förskola/Fritidshem i menyn och sedan Placeringar. Välj den flik som stämmer med barnets placeringsstart. Tex om barnet redan har börjat finns barnet i fliken Hantera aktuella placeringar. Markera barnet och klicka på Ändra placering. Fyll rätt datum för Placeringsstart. Glöm inte att Placeringsstart och Debiteringsstart ska ha samma datum. Klicka på Spara. Ändra avdelning Om du ska ändra placeringsstart på barn söker du fram barnet genom att klicka på Förskola/Fritidshem i menyn och sedan Placeringar. Välj den flik som stämmer med barnets placeringsstart. Markera barnet och klicka på Ändra placeringshändelser. Ange datum från när ändringen ska gälla och avdelningen som barnet ska placeras på. Avsluta med att klicka på Spara. Saknar du avdelningar eller vill att någon avdelning som är tom ska tas bort mailar du Kundsupporten, kundsupporten@taby.se. Uppsägning av plats Viktigt att tänka på Det är av stor vikt att du regelbundet, minst 1 ggr/vecka, går igenom och hanterar inkomna uppsägningar. Då kan andra utförare placera och vårdnadshavarna ser på min sida att ni hanterar uppsägningen. Uppsägningarna måste vara hanterade senaste den sista i varje månad så att vårdnadshavarna och du får rätt avgift och peng. Har placeringen börjat som vårdnadshavaren begär uppsägning för är det en månads uppsägningstid om detta inte föranleds av skolbyte. Då är det ingen 7

8 uppsägningstid. Har inte placeringen börjat är det inte heller någon uppsägningstid. Godkänna uppsägning av plats Under menyn Förskola/Fritidshem och Godkänna och i fliken Uppsägning av plats ser du vilka som begärt uppsägning. Om Önskat placeringsstopp är ok och följer kommunens regler godkänner du uppsägningen genom att markera barnet och sedan klicka på Godkänn. Om du vill ändra Önskat placeringsstopp klickar du på för barnet och fyller I nytt Placeringsstopp. Observera att Placeringsstopp och Debiteringsstopp måste vara samma datum. Du behöver även i fältet för Noteringar för beslut fylla i anledningen till varför du har ändrat Placeringsstopp. Glöm inte att kontrollera i utskriftskön om du behöver skicka bekräftelsen av uppsägningen med posten. Läs mer under rubriken Utskriftskö. Titta på eller justera placeringsstopp på hanterad uppsägning Sök fram barnet i rätt flik under menyn Förskola/Fritidshem och Placeringar. Markera barnet och klicka på Ändra placering. Fyll i det korrekta datumet för Placeringsstop och Debiteringsstopp. Glöm inte att det ska vara samma datum i båda fälten. Pengbelopplista Du kan läsa mer om reglerna kring avgifter och peng på och under Utförarguiden-för dig som utförare inom skola och fritishem under menyn Barn och utbildning och sedan Barn 6-16 år. Hämta pengbelopplistan Klicka på Rapporter och sedan Importerade rapporter. I fältet för Enhetsnamn väljer du din enhet. Ta bort de resterande fälten genom att klicka på röda knappen. Välj vilken rapport du vill titta på. Skriv ut rapporten och signera den om du godkänner den. Om pengbelopplistan inte stämmer skriver du förändringen på attesten och signerar och skickar den till Kundsupporten. Kontaktuppgifter Kundsupporten Pengbelopplistan kan skicks med post, e-post eller faxas till Kundsupporten. 8

9 Postadress: E-tjänstförvaltningen Täby kommun Täby E-postadress: Faxnummer: