Rev Handledning till MTM:s användarregister

Transkript

1 Rev Handledning till MTM:s användarregister

2 Rev Innehållsförteckning Inledning... 2 Kom igång... 2 Logga in... 2 Startsidan... 3 Mitt bibliotek... 3 Mina uppgifter... 4 Registrera låntagare... 5 Registrera låntagare under 18 år... 7 Registrera låntagare vid ett filialbibliotek... 7 Låntagaren har inte fått lösenordet till sin mail... 8 Söka och redigera låntagare... 9 Söka och visa låntagare... 9 Redigera låntagares uppgifter Glömt lösenord Byta lösenord Kontons giltighetstid Radera låntagarkonton Biblioteksbyte och flyttansökan Flytta en låntagare till ett annat bibliotek Ta emot en låntagare från ett annat bibliotek Specialfall Personer som inte har eller vill uppge ett svenskt personnummer Student utan svenskt personnummer Personer med skyddad identitet Distansstudenter Student som läser på flera högskolor God man eller förvaltare Personer som inte komma till biblioteket Svenskar som bor utomlands Felmeddelanden Snabbguide Registrera låntagare Redigera låntagarkonton Glömt lösenord/byta lösenord Flytta låntagare till ett annat bibliotek Ta emot låntagare till ditt bibliotek Kontakta MTM... 22

3 1

4 Inledning Bibliotekspersonal med ett registrerarkonto kan skapa konton åt personer med läsnedsättning så att de själva kan ladda ner böcker i Legimus. Den här handledningen går igenom hur du som är registrerare arbetar i MTM:s användarregister. Alla bibliotek i Sverige med konto hos MTM registrerar sina låntagare i MTM:s användarregister, men kan bara se och administrera sina egna låntagare. Du som är registrerare kan göra följande i MTM:s användarregister: Registrera nya låntagare som har läsnedsättning Administrera låntagarnas konton, t ex byta lösenord Ta emot och flytta låntagare Kom igång Du ansöker om ett registrerarkonto på webbsidan Kontot är knutet till det bibliotek du arbetar vid. Meddela MTM om du byter arbetsplats eller slutar din tjänst. Har du flera arbetsplatser kan du ha flera konton. Kontot är personligt och du får inte dela ut inloggningsuppgifter till andra. Logga in Du loggar in med din e postadress och det lösenord du fick när du ansökte om registrerarkontot. Använd funktionen Glömt lösenord som finns på inloggningssidan om du har glömt ditt lösenord. När du har loggat in hittar du överst tre flikar: Startsidan, Mitt bibliotek och Mina uppgifter. 2

5 Startsidan På Startsidan visas information om vilket bibliotek ditt registrerarkonto är kopplat till. Här visas också antalet låntagare som finns registrerade på biblioteket, fördelat på vuxna och minderåriga låntagare. På Startsidan hittar du en länk till eventuella flyttansökningar som låntagare från andra bibliotek har gjort till ditt bibliotek som du klickar på för att gå igenom flyttansökningar. Mitt bibliotek Fliken Mitt bibliotek tar dig till en sida med information om ditt bibliotek. Kontakta MTM om informationen ska ändas. Det finns en meny till vänster som är indelad i fyra delar: Sök, Visa, Skapa och Flytta. Här hittar du ingångar till att t ex söka efter låntagare och registrera nya låntagare. 3

6 Mina uppgifter Under Mina uppgifter kan du ändra din e postadress och ditt lösenord. 4

7 Registrera låntagare Gå till fliken Mitt bibliotek högst upp på sidan. I menyn till vänster hittar du Skapa låntagare och Skapa låntagare under 18 år. Det finns alltså två olika formulär beroende på om du ska registrera en vuxen eller en minderårig låntagare. Välj Skapa låntagare för att registrera en vuxen låntagare. Fyll i formuläret tillsammans med låntagaren. Namn, personnummer och e postadress är obligatoriska uppgifter. E postadressen är obligatorisk eftersom den används vid inloggning samt för information om och byte av lösenord. E postadressen måste därför vara unik och kan inte användas i flera låntagarkonton. 5

8 Ett avtal ska godkännas av låntagaren. Klicka på Avtalstext och gå igenom det tillsammans med låntagaren. Bocka i att ni har gått igenom avtalstexten. Läshinder är inte en obligatorisk uppgift, men låntagaren ska kunna göra det troligt att han eller hon är talboksberättigad. Mikromarc user id (unikt) ska du inte fylla i, det används bara av MTM och kommer snart att tas bort helt. Lämna Giltighetstid tomt om kontot ska gälla tills vidare. Fyll i ett datum om du vill att kontot ska upphöra efter angiven tid. Det kan behövas om du t ex registrerar en utländsk student eller en person med tillfällig läsnedsättning. När datumet har passerat går det inte längre att logga in i Legimus. Låntagaren får e postmeddelande en tid innan om att kontot upphör. Om du vill förlänga kontot efter att giltighetstiden har gått ut, så ändrar du bara datumet eller tar bort det helt. Längst ner på sidan finns rutan Skicka inloggningsuppgifter med e post som är förvald. Bocka ur den om låntagaren t ex själv vill välja ett eget lösenord. Lösenordet skickas automatiskt till låntagaren första gången kontot sparas. Lösenordet skapas och skickas automatiskt när du klickar på Spara. 6

9 Det går inte att se en låntagares lösenord i registret. Du kan läsa mer om hur du byter och ändrar lösenord nedan. Registrera låntagare under 18 år Du registrerar en minderårig låntagare på samma sätt som en vuxen, se ovan. Skillnaden är att när du ska registrera en minderårig låntagare är det vårdnadshavaren som ska läsa igenom avtalet. Om vårdnadshavaren inte kan vara med vid registreringen finns ett avtal på Legimus som du kan skriva ut och skicka hem till dem. De kan då skriva under avtalet för att visa att de har tagit del av det. Du behöver både barnets och vårdnadshavarens personnummer samt en e postadress för att kunna skapa kontot. Registrera låntagare vid ett filialbibliotek Om du ska registrera en låntagare vid ett filialbibliotek måste filialen finns registrerad i systemet. Kontakta MTM om filialen saknas. Gå till fliken Mitt bibliotek och välj Visa filialer i menyn. Du får upp en lista med alla filialbibliotek som har registrerats till biblioteket. Välj din filial i listan och gå vidare till Skapa låntagare eller Skapa låntagare under 18 år. 7

10 Låntagaren har inte fått lösenordet till sin mail Om låntagaren inte har fått sitt lösenord så kan det bero på att mailet har hamnat i spam eller skräpkorgen. Det kan också bero på att e postadressen är felaktig eller ogiltigt, så kontrollera e postadressen. Det går inte att se en låntagares lösenord i registret. Om e postadressen stämmer kan du istället skriva in ett nytt lösenord. Se mer under Glömt lösenord, Byta lösenord. 8

11 Söka och redigera låntagare Du kan enkelt söka och redigera bibliotekets låntagare i användarregistret Söka och visa låntagare På sidan Mitt bibliotek i menyn till vänster finns alternativet Sök låntagare där du kan söka på namn, personnummer eller e postadress. Längre ner i meny finns också alternativet Visa låntagare, klicka där för att få en alfabetisk lista över alla låntagare som finns registrerade vid biblioteket. 9

12 Redigera låntagares uppgifter Sök efter låntagaren. I träfflistan klickar du på låntagarens namn för att redigera och ändra uppgifter. Glömt lösenord Det går inte att se en låntagares lösenord i registret. Om låntagaren har glömt sitt lösenord finns funktionen Glömt lösenord under inloggningsrutan på legimus.se. Genom att fylla i sin e postadress som är kopplat till kontot får låntagaren ett nytt lösenord skickat till sig. Låntagaren kan sedan välja att byta till ett eget lösenord under Mina Sidor i legimus.se. Om du har glömt ditt eget lösenord kan du också använda Glömt lösenord i legimus.se eller vid inloggningen till MTM:s användarregister. Byta lösenord Som registrerare kan du hjälpa låntagare att byta till ett nytt lösenord i användarregistret. Det går inte att se en låntagares lösenord i registret, men det är enkelt att skriva in ett nytt. Sök efter låntagaren och klicka på namnet i träfflistan. Du får upp en meny till vänster med alternativen Redigera låntagare, Byt lösenord och Byt bibliotek. 10

13 Välj Byt lösenord. Nu kan du skriva in ett nytt lösenord, det ska vara minst 6 tecken och ska skrivas in två gånger. Klicka på Spara det nya lösenordet för att spara. Systemet skickar inte ut ett automatiskt mail med det nya lösenordet när du ändrar en befintlig låntagares lösenord, det sker bara när du första gången sparar ett konto. Kontons giltighetstid Ett låntagarkonto gäller tills vidare. Du kan välja att lägga till ett slutdatum för kontot om det behövs, t ex för en låntagare med tillfällig läsnedsättning eller för utländska studenter. När datumet har passerat kan låntagaren inte längre logga in i Legimus, men kontot ligger kvar i registret. Låntagaren får ett e postmeddelande två veckor innan datumspärren och uppmanas kontakta sitt bibliotek. Radera låntagarkonton Du kan enkelt ta bort ett låntagarkonto. Sök efter låntagaren, klicka på namnet och välj Redigera låntagare. Längst ner finns knappen Radera kontot. Biblioteksbyte och flyttansökan Låntagare kan flytta sitt konto mellan olika bibliotek. Det kan t ex vara aktuellt för en låntagare som ska börja studera på högskolan eller en elev som slutar skolan. 11

14 Flytta en låntagare till ett annat bibliotek Låntagaren kan själv flytta sitt konto till ett annat bibliotek genom att gå till Mina Sidor i legimus.se. Du kan också hjälpa låntagaren och göra det i användarregistret. Du kan bara se och flytta dina låntagare, inte de som har sitt konto på andra bibliotek. Sök efter låntagaren, klicka på namnet i träfflistan och välj Byt bibliotek i menyn till vänster. Du kommer till en sida som visar låntagarens namn och nuvarande bibliotek. Klicka på länken gå till bibliotekssökning. 12

15 Sök efter det nya biblioteket. Skriv hela eller delar av bibliotekets namn i sökrutan. Välj sedan bibliotek genom att klicka på knappen Välj detta bibliotek. Bekräfta ditt val genom att klicka på knappen Bekräfta. När du är klar kommer en förfrågan om flytt visas i användarregistret för det mottagande biblioteket. För att flytten ska gå igenom ska de bekräfta eller avslå biblioteksflytten, annars ligger låntagarens konto kvar vid ditt bibliotek. Låntagaren får e post med information om att flyttansökan är gjord. Ta emot en låntagare från ett annat bibliotek Om en låntagare på ett annat bibliotek vill flytta över sitt konto till ditt bibliotek måste du bekräfta eller avslå ansökningen. Gå till fliken Mitt bibliotek. I vänstermenyn väljer du Ansökningar om biblioteksbyte. 13

16 Du får en lista över eventuella flyttansökningar. Klicka på länken "Behandla ansökan". Godkänn flytten genom att klicka på knappen Byt bibliotek. 14

17 Nu flyttas låntagarens konto över till ditt bibliotek. Låntagaren får ett meddelande om att flytten är genomförd. Om du väljer Neka byte får låntagaren ett automatiskt meddelande om att biblioteksflytten inte har godkänts. Ett sätt att regelbundet hålla reda på inkommande att titta på Startsidan under rubriken Obehandlade flyttansökningar. Där visas alltid en länk till eventuella flyttansökningar och hur många det är. 15

18 Specialfall Personer som inte har eller vill uppge ett svenskt personnummer För att få ett konto för Egen nedladdning måste användaren ha ett svenskt personnummer. Om det är ett barn som söker konto måste både barnet och vårdnadshavaren ha svenskt personnummer. Undantag görs för studenter vid universitet och högskola, se nedan. Personer utan svenskt personnummer kan låna talböcker på biblioteket, men du kan inte ge dem ett konto för Egen nedladdning utan måste hjälpa dem på annat sätt. Student utan svenskt personnummer Utländska studenter på universitet och högskola kan få ett tillfälligt konto för Egen nedladdning. Skicka följande uppgifter till Studentens namn Studentens födelsedatum och ev. sista siffror Beräknad studietid i Sverige Du får ett mejl inom två dagar med information om hur du registrerar den utländska studenten. Personer med skyddad identitet Du kan ge personer med skyddad identitet ett konto för Egen nedladdning. Användaren kommer inte att tillhöra ditt bibliotek och inte heller att räknas in i bibliotekets statistik. Du ger användaren support och svarar på frågor om talböcker, men MTM:s svarstjänst tar hand om frågor som rör själva kontot. 1. Skriv in användarens uppgifter som på bilden nedan. Personnummer och e postadress ska vara riktiga. 2. Kontakta MTM på telefon och meddela att låntagaren ska flyttas till MTM 3. MTM meddelar låntagaren att flytten är genomförd. 16

19 Om du ska registrera ett barn och både barnet och vårdnadshavaren har skyddad identitet, gör du på samma sätt. Skriv in personnummer och e postadress. Distansstudenter Studenter som inte kan komma till högskolans bibliotek kan skaffa sig ett nedladdningskonto på biblioteket i sin hemstad. Studenten ska sedan flytta sitt konto till högskolebiblioteket för att kunna ta del av MTM:s stöd till studenter. Studenten kan själv byta bibliotek via Mina sidor på legimus.se. Student som läser på flera högskolor Studenter som läser på flera högskolor kan bara ha sitt konto vid ett bibliotek och väljer själv vilket bibliotek. God man eller förvaltare En person som har god man har rätt att själv t ex ingå avtal. Du kan ge dem ett konto för Egen nedladdning på samma villkor som övriga användare. 17

20 En vuxen person som har en förvaltare har inte rätt att ingå avtal själv. Du kan alltså inte ge användare som har en förvaltare ett konto för Egen nedladdning utan måste hjälpa dem med talböcker på annat sätt. Personer som inte komma till biblioteket För att få ett konto för Egen nedladdning behöver personen komma till biblioteket. Om personen inte har möjlighet att komma går det bra att använda ett ombud. Ombudet ska ha en fullmakt från personen samt ta med både sin och användarens legitimation. Svenskar som bor utomlands Svenska medborgare som bor utomlands kan vid besök i Sverige kontakta sitt bibliotek för att få ett konto för Egen nedladdning. Biblioteket registrerar användaren som vanligt. Personer som bor utomlands och inte har möjlighet att besöka ett bibliotek i Sverige för att få ett konto, kan låna talböcker på CD genom MTM. Be användaren kontakta MTM för att få ett konto. 18

21 Felmeddelanden "xxxxxxx xxxx" verkar inte vara ett giltigt personnummer. Var god kontrollera att personnummer skrivs in enligt mönstret: ååååmmdd nnnn Något är fel i personnumret, kontrollera att det är skrivet med tolv siffror och streck. Systemet räknar ut om personnumret är korrekt enligt kontrollsiffran i personnumret. E postadressen "<e post>" finns redan registrerad. Var god fyll i en annan e postadress. Den e postadress du angivit i låntagarkonto används redan, det kan t ex bero på att låntagaren redan har ett konto. Börja med att söka efter e postadressen i användarregistret, då ser du om e postadressen är kopplad till ett annat konto i ditt bibliotek. Det kan t ex vara syskon eller makar som delar e postadress. Om du inte hittar låntagaren i ditt eget bibliotek så kan det bero på att låntagaren har ett konto vid ett annat bibliotek. Låntagaren kan då logga in i legimus.se och byta bibliotek. Om låntagaren inte vet sina inloggningsuppgifter eller vilket bibliotek kontot finns hos, kan du kontakta MTM för hjälp. Låntagaren kan också beställa ett nytt lösenord i legimus.se. "xxxxxxxx xxxx är inte ett unikt personnummer i systemet. En låntagare kan ha andra konton i NDS men inte med samma roll. Det personnummer du angivit i låntagarkonto används redan, det kan t ex bero på att låntagaren redan har ett konto i ditt eller ett annat bibliotek. Börja med att söka på personnumret i registret för att se om låntagaren redan har ett konto i ditt bibliotek. Om du inte hittar låntagaren i ditt eget bibliotek så kan det bero på att låntagaren har ett konto vid ett annat bibliotek. Om låntagaren är osäker på vilket bibliotek kontot finns hos kan du kontakta MTM för hjälp. Var god fyll i en giltig e postadress. Tänk på att e postadressen bara får innehålla små bokstäver. E postadressen ska skrivas med små bokstäver. Kontrollera även t ex att det inte finns ett blanksteg i slutet av e postadressen. 19

22 Snabbguide Registrera låntagare 1. Gå till "Mitt bibliotek" 2. Välj "Skapa låntagare" eller "Skapa låntagare under 18 år" i menyn till vänster 3. Ett avtal ska godkännas, gå igenom avtalet med låntagaren och bocka i rutan som visar att ni har läst det 4. Fyll i uppgifterna i formuläret 5. Klicka på "Spara" Nu har användaren ett konto till Legimus. Ett lösenord skickas automatiskt till hans eller hennes e postadress. Redigera låntagarkonton 1. Gå till "Mitt bibliotek" 2. Klicka på Sök användare i menyn till vänster. Du kan söka på namn, personnummer eller e postadress. 3. Klicka på namnet i träfflistan. 4. Välj Redigera låntagare i menyn till vänster. Här kan du t ex ändra användarens e postadress. Glömt lösenord/byta lösenord En användare kan använda funktionen Glömt lösenord som finns vid inloggningen i legimus.se. Så här gör du i användarregistret för att ändra ett lösenord. 1. Gå till "Mitt bibliotek" 2. Klicka på Sök användare i menyn till vänster. Du kan söka på namn, personnummer eller e postadress. 3. Klicka på namnet i träfflistan. 4. Välj Byt lösenord i menyn till vänster. 5. Ange det nya lösenordet. Lösenordet ska vara minst 6 tecken. Det nya lösenordet sparas, men det skickas inte ut ett automatiskt e postmeddelande till användaren. 20

23 Flytta låntagare till ett annat bibliotek En låntagare kan själv byta bibliotek under Mina Sidor i legimus.se. Så här gör du i användarregistret för hjälpa dem att byta till ett annat bibliotek. 1. Gå till "Mitt bibliotek" 2. Klicka på Sök användare i menyn till vänster. Du kan söka på namn, personnummer eller e postadress. 3. Klicka på namnet i träfflistan 4. Välj Byt bibliotek i menyn till vänster. 5. Välj Gå till bibliotekssökning 6. Sök efter det bibliotek användarens konto ska flyttas till. Du kan skriva in hela eller delar av namnet. 7. Välj bibliotek och klicka på Bekräfta När valet är gjort visas en förfrågan om flytt för det nya biblioteket. Användaren får ett e postmeddelande med information om att ansökan är gjord. Ta emot låntagare till ditt bibliotek Om en låntagare på ett annat bibliotek har begärt att flyttas över till ditt bibliotek måste du bekräfta eller avslå flytten. Det är bra att regelbundet gå igenom listan med flyttansökningar. 1. Gå till "Startsidan" 2. Under rubriken "Obehandlade flyttansökningar" kan du klicka på länken med flyttansökningar som har kommit till biblioteket. 3. Gå igenom flyttansökningarna i listan genom att acceptera eller avslå dem. Ett e postmeddelande skickas till låntagaren att flytten är genomförd alternativt inte genomförd. 21

24 Kontakta MTM Kontakta gärna MTM om du har frågor. Måndag torsdag, kl Fredag 9 12 Telefon: E post: info@mtm.se 22