Innehållsförteckning. Att skapa elevkön Att arbeta med elevkön Ändra ködatum Vanliga frågor från vårdnadshavare...

Transkript

1 Elevkö

2 Innehållsförteckning Att skapa elevkön... 3 Att arbeta med elevkön... 5 Ändra ködatum... 9 Vanliga frågor från vårdnadshavare

3 Att skapa elevkön 1. Innan arbetet med elevkön påbörjas måste några användarkoder vara uppsatta. Gå till ADMIN/Alternativ/Användarkoder: Elevkö: Notering Här kan du välja en notering som syns i kölistan (noteringen kan inte ändras av vårdnadshavare som registrerar eleverna, bara när personal på skolan registrerar elever). Elevkö: Språkval Aktivera aktuella språkval. För att kunna använda Svenska/Engelska måste betygsämnet SEN aktiveras (Admin/Grundskolebetyg/betygsämnen). Kontakta SchoolSofts support om ni inte använder betyg i SchoolSoft. Elevkö: Årskurs Aktivera de årskurserna eleverna ska kunna ansöka till. Gå till ADMIN/Alternativ/Systeminställningar Elevkö: Språkval Vid Ja kan både vårdnadshavare och personal lägga in språkval på eleven. Vid nej kan enbart personalen lägga in språkvalet. 2. Elevregistrering från vårdnadshavare: Vårdnadshavarna ställer sina barn i kö via ett formulär som är kopplat till skolans hemsida. Bild 1: Ansökningsformulär som är kopplat till skolans hemsida Adressen till formuläret får du från SchoolSoft när elevkön skapas. Om barnet har syskon på skolan skriver föräldrarna in syskonets personnummer och systemet söker automatiskt upp kopplingen till syskon på skolan. Vid registreringen räknas startår och 3

4 årskurs automatiskt fram med hjälp av personnumret, detta kan vårdnadshavarna ändra manuellt om eleven ligger före eller efter i årskurserna. Om en elev inte har ett svenskt personnummer kan eleven inte registreras av vårdnadshavaren. Registreringen måste skötas manuellt av ansvarig personal på skolan. När vårdnadshavarna söker till skolan kan de inte registrera elevens kommuntillhörighet. Detta kan enbart göras av skolans administratörer. Detta för att minska risken för fel när skolan fakturerar kommunerna. Om skolan tillåter kan vårdnadshavaren registrera önskat språkval för eleverna. Vårdnadshavarna kan också markera om eleven ska gå på fritids. En mejlbekräftelse skickas till den mejladress vårdnadshavaren har angett i ansökningsformuläret. Vårdnadshavaren får ett lösenord i samma mejl och kan sedan logga in i kön genom att ange elevens personnummer och lösenordet. Observera att lösenordet inte gäller när man loggar in på SchoolSoft utan enbart när man loggar in i kön. Vårdnadshavaren kan sedan uppdatera sina och barnets uppgifter med ny adress, telefonnummer och mejladress. Vårdnadshavare kan dock inte ändra personuppgifter på sökande elev. Eleven får inte något könummer eftersom detta kan ändras om elever med syskonförtur ställs i kö vid ett senare tillfälle (om skolan har syskonförtur som kriterium). Om vårdnadshavarna glömmer bort sitt lösenord så kan de skicka efter ett nytt genom klicka på länken Om du glömt ditt lösenord, klicka här! på inloggningssidan och fylla i barnets personnummer samt en av de registrerade mejladresserna. Då skickas ett lösenord per mejl till vårdnadshavaren. 3. Tidigare kö: Om skolan har en elevkö sedan tidigare kan posterna importeras till SchoolSoft. Kontakta support@schoolsoft.se för mer information om detta. 4. Elevregistrering från skolan: Ansvarig personal på skolan kan manuellt registrera ansökningarna på ADMIN/Elevkö/Lägg till ny ansökan. Vid manuell registrering kan utländska personnummer hanteras i systemet. Här kan också syskonförtur markeras även om man inte har personnumret till syskonet på skolan. 4

5 Ändringar i ködatum måste göras innan posten sparas. Här kan du välja elevens kommuntillhörighet. Detta kan inte göras av vårdnadshavaren. Kryssa i rutan om du registrerar en elev som ska ha syskonförtur, men du inte känner till personnumret till syskonet. Bild 2: Lägg in ansökan manuellt på skolan Om manuell registrering av en elev görs så skapas inte något automatiskt lösenord till vårdnadshavarna. Du eller vårdnadshavarna måste istället skicka efter ett genom att gå till inloggningssidan och klicka på länken Om du glömt ditt lösenord, klicka här! Där fyller du/de i barnets personnummer samt en av de registrerade mejladresserna. Då skickas ett lösenord per mejl till vårdnadshavaren. Att arbeta med elevkön I exemplet visas en intagning till år Gå till ADMIN/Elevkö 2. Sök upp elever med startår 2010 och årskurs 6 med status I Kö. 3. Elever med syskonförtur kommer automatisk först, sedan sorteras eleverna efter ansökningsdatum. Har man en lång kö kan man ange hur många elever som ska visas i urvalet. Ska man ta in 100 elever till år 6 väljer man Antal träffar:

6 Bild 3: Sökning med urvalet startår 2010, årskurs 6, status i kö. 4. Ändra status på eleverna. Det går att ändra status för en elev i taget eller för samtliga i urvalet. Observera att för att kunna ändra status på elever måste man först göra en sökning på Startår och Årskurs. Man kan alltså inte göra ändringar om man har sökt Startår: Alla och Årskurs: Alla. De olika statusarna är: I kö Eleven står i kö till skolan. Inbjuden Eleven är inbjuden till ett evenemang, öppet hus eller dylikt. Kan även användas till att göra en intresseanmälan vilka är fortfarande intresserade av sina platser? Inbjuden (tackat ja) Vårdnadshavaren har tackat ja till inbjudan. Erbjuden Eleven är erbjuden en plats på skolan. Erbjuden (tackat ja) Vårdnadshavaren har tackat ja till platsen. Antagen Eleven är antagen till skolan, kan importeras till SchoolSoft. Tackat nej Eleven har tackat nej till en plats till skolan. Inaktiv Eleven står inte längre i kö till skolan. En inaktiv elev kan aktiveras igen och behåller då sin tidigare köplats. Genom att gå igenom de olika statusarna får man så småningom fram ett antal elever som erbjuds plats på skolan. Man kan självklart hoppa över några av stegen och gå direkt från I kö till Antagen. 5. Under fliken Visa fler alternativ finns flera val. Glöm inte att först markera de elever som gäller. Observera att för att kunna få upp fliken Visa fler alternativ så måste man först göra en sökning på Startår och Årskurs. Man ser alltså inte Visa fler alternativ om man har sökt Startår: Alla och Årskurs: Alla. 6

7 Flytta upp markerade elever en årskurs Här flyttar du upp elever ett läsår vid läsårs slut. Valda elever ställs i kö till år i stället för år När det är dags för antagningen till år 7 slås de bägge köerna ihop och man söker på lika villkor oavsett om man sökt till år eller år OBS! För att kunna flytta upp elever en årskurs måste de ha status I kö. Skicka e-post-meddelande till markerade elever Här kan man skicka ett meddelande till vårdnadshavarna genom att skriva text i rutan och klicka spara. Den e-postadress som står registrerad på ditt konto kommer automatiskt vara avsändaradressen. Du kan dock skriva in vilken adress du vill. Skapa etiketter till markerade elever Här skapas en PDF-fil med etiketter i storleken 3,6 cm x 7 cm. Totalt 3 x 8 = 24 etiketter per ark. Exportera markerade elever Skapar en export av alla elever med all inskriven information. Härifrån kan man ta ut en lista med vårdnadshavarnas e-postadresser om man vill skicka ett riktigt mejl till vårdnadshavarna. Bild 4: Visa fler alternativ. 1. När en elev slutligen har fått status antagen finns valmöjligheten Importera markerade elev till SchoolSoft. För att få upp valet måste en sökning göras på Startår, Årskurs och status: Antagen. 7

8 När eleven importeras till SchoolSoft skapas automatiskt ett konto till eleven och vårdnadshavaren med de uppgifter som är registrerade i kön. De inloggningsuppgifter som vårdnadshavaren tidigare har fått är inte längre giltiga då nya kommer att skapas som är baserade på elevens användarnamn. Om ett startdatum skrivs in i rutan Startdatum kommer detta datum anges som elevens startdatum i SchoolSoft. Om en import görs innan läsårsarkiveringen och startdatumet ligger efter läsårsarkiveringen kommer elevernas årskurs inte flyttas upp (vilket annars sker vid läsårsarkivering). Detta innebär att man kan importera eleverna redan innan arkiveringen och jobba med dem under våren, t.ex. klassplacera dem och årskurslägga dem, utan att de får en ändrad årskurs efter arkiveringen. Elever från elevkön kan importeras från kön till skolan om de ligger som inaktiva på en annan skola i samma organisation. Adressuppgifter på elever och vårdnadshavare kommer se ut som de gjorde på den gamla skolan och inte ändras om andra uppgifter finns i elevkön. Markera de elever som ska importeras, kryssa i rutan Importera, välj ett startdatum och spara. Bild 5: Importera markerade elever till SchoolSoft. 8

9 TIPS! Innan eleverna importeras i SchoolSoft kan skolan lägga in kommunkopplingen på eleverna. Detta görs manuellt på varje elev och kan inte göras av vårdnadshavarna. Detta för att minska risken för fel när skolan fakturerar kommunerna. 2. Hela elevkön går att exportera och arbeta vidare med i exempelvis Excel. Gör en sökning på Startår: Alla, Årskurs: Alla och Status: Alla. Skrolla längst ned på sidan. Klicka på Exportera till txt-fil eller Exportera till xml-fil. Här finns information om alla elever i elevkön. Informationen kan klistras in i exempelvis Excel för vidare bearbetning. 3. En elev i elevkön går att ta bort. Detta kan man behöva göra exempelvis om en elev är antagen i skolan och man inte vill ha kvar eleven i kön.det kan också användas om en elev är erbjuden en plats och tackat nej och ska ges ett helt nytt datum. Då kan eleven tas bort från kön och vårdnadshavarna göra en helt ny ansökan till skolan. Ändra först status på eleven till Inaktiv. När eleverna har status Inaktiv finns en Ta bort-knapp i ändraläget. Ändra ködatum Den som har behörighet att ändra ködatum kan vid behov göra detta (exempelvis om en ansökande tackar nej till en plats, men ändå vill stå kvar i kön). 1. Klicka på ADMIN/Kösystem/Elevkö. 2. Klicka på länken Skapa engångslösenord alternativt Skapa engångslösenord per sms. 9

10 3. Ett engångslösenord skickas till din mejl eller mobiltelefon. 4. Klicka sedan Ändra på ett barn/en elev i kön. 5. Du kan nu ändra ködatumet och spara genom att skriva in ditt lösenord och klicka Spara. 6. Lösenordet är aktivt fram till dess att du blir utloggad ut SchoolSoft och kan användas för att ändra flera ködatum. För att ange vem på skolan som ska ha behörighet att ändra ködatum behöver skolans rektor skicka ett mejl till support@schoolsoft.se med information om vem som ska få behörigheten. Ange om administratören vill få lösenordet per mejl eller per sms. Det går bra att ha fler på skolan med behörighet att ändra ködatum Om skolan inte använder sms idag kan skolans rektor beställa funktionen genom att mejla till support@schoolsoft.se med en beställning om hur många sms skolan vill köpa. Minsta pott är 1000 sms. Vanliga frågor från vårdnadshavare Fråga: Hur loggar man in i elevkön? Svar: När vårdnadshavarna loggar in elevkön för att ändra uppgifter loggar de inte in via vanliga SchoolSoft utan via länken Logga in i formuläret. Härifrån kan de sedan ändra sina egna kontaktuppgifter och behöver inte gå via skolan. 10

11 Bild 6: Vårdnadshavarna loggar in i elevkön. Fråga: Jag har skrivit in fel år, hur ändrar jag? Svar: Administratören på skolan är den som kan ändra startår och årskurs. Fråga: Jag får information om vilket kö-id jag har, men vilken är min köplats? Svar: Köplatsen kan variera eftersom barn med syskonförtur kan komma att ställa sig i kö vid ett senare tillfälle. Skolan kan meddela ett ungefärligt besked om hur eleverna ligger till. Fråga: Jag har sökt till fel skola? Svar: Vårdnadshavaren måste göra en ny ansökan till den rätta skolan. Man kan inte flytta en ansökan från en skola till en annan. Fråga: Jag tog bort mitt barn från kön, eftersom jag skrev fel i min anmälan, nu kan jag inte ansöka igen. Svar: Barnet ligger som inaktivt i skolans elevkö. Administratören måste markera eleven med status I kö. Sedan är det administratören som kan ändra i uppgifter om startår och årskurs. 11