Kom igång med Adela Barnomsorg

Transkript

1 Kom igång med Adela Barnomsorg Publicerad Tersus Skolsystem AB Lilla Nygatan 2, Göteborg Tel:

2 Innehåll Kom igång med Adela Barnomsorg 1 Gränssnitt 4 Huvudflikar 4 Detaljflikar 4 Detaljfönster 5 Resultatfönster 5 Utskrifter 5 Utskrift från tabell 5 Utskrift fasta rapporter 7 Registrera ett nytt barn 10 Om du har barnets fullständiga personnummer 10 Om du inte har barnets fullständiga personnummer 10 Registrera anhöriga 11 Om barnets vårdnadshavare inte bor tillsammans 12 Registrera inkomst för anhörig 12 Skapa ny placering 13 Skapa placering med delad räkning 15 Registrera schema/snittid för placering 16 Skapa ny placering för en grupp barn/elever 17 Skapa ny placering gruppvis för fritidsbarn 18 Skapa ny placering gruppvis för befintliga förskolebarn 23 Kö 25 Placera ett barn i kö 25 Köhantering 26

3 Placera barn som står i kö 28 Skriva ut kölista 29 Registrera ny personal 31 Koppla personal till enhet/tjänst 32 Hitta personal som saknar tjänstekoppling 33

4 Gränssnitt Huvudflikar Systemet har en uppsättning huvudflikar med vars hjälp du navigerar fram till önskat arbetsmoment. Vid klick på en huvudflik visas relevant urvalsfönster, resultatfönster samt en uppsättning detaljflikar. Detaljflikar För varje specifik huvudflik finns en uppsättning detaljflikar. Vid klick på en flik öppnas relevant detaljfönster

5 Detaljfönster I detta fönster sker den verkliga bearbetningen av informationen. Högerklicka på bakgrunden i detaljfönstret för att eventuellt få fram en meny med underliggande funktioner. Resultatfönster Varje huvudflik har ett specifikt resultatfönster som används för att visa resultat av en sökning. Utskrifter Det finns två olika sätt att få utskrifter ur Adela, direkt från tabeller eller via fasta rapporter. Utskrift från tabell Tabeller är de randiga fönster som finns dels som resultatfönster dels som delar av detaljflikarna. Dessa kan du själv anpassa så att de bara innehåller det du har behov av att se. Därefter kan du skriva ut resultatet som en enkel lista

6 Vill du t ex få en utskrift av samtliga pojkar på en avdelning, söker du först fram dessa via urvalsträdet. Kontrollera i resultatfönstret att det visar de kolumner du är intresserad av. För att anpassa resultatfönstret, högerklicka och välj Visa kolumner

7 Bocka för de kolumner du vill se och tryck OK. För att skriva ut det du ser i resultatfönstret, högerklicka och välj Markera alla, högerklicka igen och välj Utskrift -> Skrivare. Vill du titta på listan innan du skriver ut välj Förhandsgranska Utskrift fasta rapporter Fasta rapporter är Adelas namn på de utskrifter som görs efter en färdig mall. Funktionen Fasta rapporter hittar du på nästan alla högermenyer. De leder till rapporter som hör ihop med innehållet i den del av Adela där du hittar funktionen. I huvudflik Barn visas barnrelaterade listor I huvudflik Personal visas personallistor I huvudflik Grupp visas grupplistor I huvudflik Organisation visas listor som rör hela enheten. Huvudregel för utskrift av fasta rapporter: Du skall stå där du ser det du vill ha ut! - 7 -

8 I urvalsträdet skriver du ut rapporter som rör t ex hela förskolan, avdelningar etc. I resultatfönstret skriver du ut rapporter för det som är markerat. I detaljflikar skriver du ut rapporter som rör ett enskilt objekt, ett barn, en personal etc

9 Markera önskad rapport, tryck OK och välj om du vill förhandsgranska eller skriva ut direkt. Den övre (gula) delen i fönstret Fasta rapporter visar de senast använda rapporterna. I den undre (vita) delen av fönstret hittar du de fasta rapporterna uppdelade efter vilken kategori de tillhör

10 Registrera ett nytt barn Välj huvudflik Barn och detaljflik Personuppgifter Om du har barnets fullständiga personnummer Fyll i personnumret. Du behöver inte skriva sekelskiftessiffrorna eller bindestreck, det fyller Adela i själv. Fortsätt fylla i namn, adress, telefon, kommun och ev. modersmål. När du är klar tryck Spara. Om du inte har barnets fullständiga personnummer Eleven saknar de fyra sista siffrorna. Fyll i ÅÅMMDD och fyll på med t ex TF01 för flickor och TF11 för pojkar. Saknas personnummer helt. Fyll i ett helt fejkat personnummer, men se till att kontrollsiffrorna är enl. ovan. Alternativt: Tryck K respektive M för Kvinna/Man i personnummerfältet, då genereras ett fejkat personnummer dock med födelseår I båda dessa fall byts personnumret, när du får barnets riktiga siffror. Dessa fyller du då i genom att högerklicka på bakgrunden och välja Byt personnummer. Fortsätt fylla i namn, adress, telefon, kommun och ev. modersmål. När du är klar tryck Spara

11 Registrera anhöriga Välj huvudflik Barn och detaljflik Anhöriga Fyll i personnumret på den anhöriga som ska stå som räkningsmottagare längst till vänster. Du behöver inte skriva sekelskiftessiffrorna eller bindestrecket, det fyller Adela i själv. Saknas personnummer, tryck K respektive M för att fejka kvinnligt respektive manligt personnummer. Om barnet och den anhöriga bor på samma adress kan du vänta med att fylla i adressuppgifterna. Fyll i ev e-post och telefonnummer, markera vårdnadshavare samt om personen även ska registreras som kontaktperson. Tryck på Spara. Om barnet har samma adress som föräldrarna kan man kopiera in adressen från grunduppgiftsfliken. Välj detaljflik Personuppgifter, högerklicka på bakgrunden och välj Kopiera adress till familj

12 Om barnets vårdnadshavare inte bor tillsammans Registrera först en vårdnadshavare enligt ovan, högerklicka på bakgrunden och välj Skapa ny familj. Fyll för den andre vårdnadshavaren i personuppgifter, adress, ev e-post och telefonnummer samt markera ev vårdnadshavare. Tryck Spara Registrera inkomst för anhörig Välj antingen huvudflik Barn och detaljflik Anhöriga eller huvudflik Familj detaljflik Inkomst. (Här står vi under huvudflik Barn). Sök fram barnet vars anhöriga du vill registrera inkomst för. Klicka på barnets namn i resultatfönstret för att visa dess uppgifter i detaljflikarna. Högerklicka på bakgrunden och välj Familj ->"Familjens namn"-> Inkomst

13 Klicka på Ny För varje anhörig, fyll i datum för inkomstförändringen samt summan av inkomsten. Om familjen accepterar maxtaxa, sätt en bock i rutan för maxtaxa. Tryck på Spara. Skapa ny placering Välj huvudflik Barn och detaljflik Placering Högerklicka i tabellen "Placeringar" och välj Ny placering

14 Finns "Behov" (Kö) registrerat på barnet syns detta i den övre delen av rutan. Dubbelklicka på önskemålet för att placera enligt det. Alternativt: Markera avdelningen för placeringen i trädet. Fyll i Startdatum, Deb.Start, välj Taxeform samt ev Debiterings- och Insatskod. Skriv ut placeringserbjudande: Väljer du att kryssa i denna så kommer ett placeringserbjudande att skrivas ut när du sparar. Avsluta alla pågående placeringar: Används för att undvika dubbelplaceringar av barn. Ska ej vara vald om barnet ska ha dubbla placeringar, t ex vid delad räkning. Kvarstå på högre önskemål: Om barnet inte placerats på den önskade enheten/avdelningen kan man låta det stå kvar på ett högre önskemål. Markera som preliminär: Kan vara ikryssad om det inte är en definitiv placering. Tryck Ok. Tryck Spara detaljflik Placering för att bekräfta placeringen

15 Skapa placering med delad räkning I de fall barnets föräldrar inte bor tillsammans och därför vill ha en delad räkning måste man i Adela skapa två likvärdiga placeringar för barnet. Skapa först en placering som vanligt enligt ovan. Högerklicka sedan i rutan för placering igen och välj Ny placering. Markera avdelningen för placeringen i trädet. Fyll i Startdatum, Deb.Start, välj Taxeform samt ev Debiterings- och Insatskod. I listan vid Familj väljer du den andra förälderns familj. Se till att det inte sitter någon bock framför Avsluta ALLA aktiva placeringar. Annars avslutas den första förälderns placering. Klicka på Ok för att skapa placeringen. Barnet har nu två identiska placeringar registrerade som varsin förälder är ansvarig för. Vid debitering kommer det på detta vis att skapas en delad räkning

16 Registrera schema/snittid för placering Adela skapar automatiskt ett tomt schema för varje placering. Vill du redigera ett schema, högerklicka på raden och välj Ändra schema. Ändra schema använder man t ex för att fylla i snittid för placeringen i väntan på barnets riktiga tider. Fyll i barnets snittid i rutan och tryck Ok. Vill du skapa ett nytt schema, högerklicka i tabellen och välj Skapa nytt schema. Fyll i startdatum för schemat samt vistelsetiderna

17 Fyller du i ett datum framåt i tiden gäller det gamla schemat fram tills dess att datumet inträffar. För att kopiera en dags tider till nästa dag, ställ dig med markören efter sluttiden och tryck på Enter. När du fyller i start och sluttider räknas snittiden ut automatiskt. Skapa ny placering för en grupp barn/elever Ibland finns behovet av att snabbt kunna skapa placeringar för en grupp med barn/elever. Detta används t ex för skolbarn som börjar fritids eller när förskolebarn byter avdelning efter sommaren. För att detta ska fungera krävs att: Barnen redan finns registrerade i Adela samt att det finns minst en anhörig (räkningsmottagare) registrerad per barn

18 Skapa ny placering gruppvis för fritidsbarn Förutsättningen är att barnen redan finns placerade i Adelas grundskolemodul. Klicka på menyvalet Sök och välj Elev. I rutan "Sök elev", dubbelklicka i trädet tills du hittar rätt klass med elever

19 Markera de elever du vill skapa en placering för. Håll ner Ctrl-knappen och klicka för att markera flera samtidigt. Klicka en gång på de markerade eleverna och håll nere vänster musknapp tills det syns en liten rektangel framför muspekaren. Håll nere musknappen och dra markören ner till resultatfönstret. När det återigen syns en liten rektangel framför muspekaren, släpp vänster musknapp. Rutan Sök elev stängs och de markerade eleverna ligger du i resultatfönstret. Högerklicka i resultatfönstret, välj Markera alla. Högerklicka igen och välj Gruppfunktioner

20 Bocka för Skapa placeringar gruppvis och klicka på pilen framåt -->

21 Välj avdelning, taxeform, från och med datum, ev till och med datum, debiteringsstart samt om placeringen ska vara preliminär. Välj om alla aktiva placeringar i barnomsorgen ska avslutas samt i sådana fall vilket datum de ska skall avslutas. Välj även om det ska skapas dubbla placeringar för de barn som har två familjer skapade. Klicka på pilen framåt -->för att gå vidare

22 Klicka på knappen Slutför för att skapa placeringarna. Skulle något gå fel för något barn, syns ett felmeddelande i kolumnen "Felmeddelande". Klicka på Stäng för att stänga rutan. Placeringarna är nu klara

23 Skapa ny placering gruppvis för befintliga förskolebarn Sök fram de barn du vill omplacera, t ex via födelseår. Högerklicka i resultatfönstret och välj Markera alla. Högerklicka igen och välj Gruppfunktioner. Bocka för Skapa placeringar gruppvis och klicka på pilen framåt -->

24 Välj Avdelning/Enhet, taxeform, från och med datum, ev till och med datum, debiteringsstart samt om placeringen ska vara preliminär. Välj om alla aktiva placeringar i barnomsorgen ska avslutas samt i sådana fall vilket datum de ska skall avslutas. Välj även om det ska skapas dubbla placeringar för de barn som har två familjer skapade. Klicka på pilen framåt -->för att gå vidare

25 Klicka på knappen Slutför för att skapa placeringarna. Skulle något gå fel för något barn, syns ett felmeddelande i kolumnen "Felmeddelande". Klicka på Stäng för att stänga rutan. Placeringarna är nu klara. Kö I Adela barnomsorg finns möjligheten att registrera en barnomsorgskö. Man kan låta föräldrarna göra sin köansökan via webben eller också kan man mata in ansökningarna manuellt i Adela. Placera ett barn i kö Registrera först barnets personuppgifter enligt beskrivningen på s. 8 Registrera ett nytt barn. Registrera sedan minst en anhörig för barnet enligt beskrivningen på s.9 Registrera anhöriga. Registrera först barnets personuppgifter enligt beskrivningen under Registrera ett nytt barn. Registrera sedan minst en anhörig för barnet enligt beskrivningen under Registrera anhöriga. Välj sedan huvudflik Barn och detaljflik Behov. Fyll i Ansökningsdatum samt ev Önskat placeringsdatum. Sätt en bock i rutan om barnet ska ha förtur. Det finns även möjlighet att registrera snittiden för den önskade placeringen

26 Högerklicka i tabellen Önskemål och välj Nytt önskemål. Välj den önskade avdelningen/enheten ur träder och klicka på Ok. Tryck Spara detaljflik Behov för att spara önskemålet. Köhantering Välj huvudflik Organisation och detaljflik Kö Adela använder begreppen: Aktiv kö Består av barn med önskat placeringsdatum Passiv kö Består av barn utan önskat placeringsdatum Netto kö Består av barn som finns i aktiv kö med önskat placeringsdatum, men som ännu inte har fått placering Total kö Består av alla barn som står i kö, d v s även barn som har placering men står kvar i kö för att de har ett annat önskemål om placering Omplaceringskö Består av barn som har en placering men köar för annan placering

27 Genom att klicka på Hämta hämtas de barn som motsvarar de sökkriterier som angetts. I det här fallet visas barn som står i kön till avdelningen Månen och har önskat placeringsdatum under augusti Genom att kombinera olika sökkriterier kan man söka fram olika barn ur kön

28 Placera barn som står i kö Välj huvudflik Organisation och detaljflik Kö Sök fram de barn du vill placera ur kön och markera dessa. Högerklicka på markeringen och välj Gå till Barn ->Placering. Du flyttas du automatiskt till huvudflik Barn och detaljflik Placering

29 De markerade barnen visas i resultatfönstret. Du kan nu välja att skapa ny placering för ett barn i taget enligt beskrivningen på s. 11 (Skapa ny placering) eller skapa placering gruppvis enligt beskrivningen på s. 17 (Skapa ny placering gruppvis för befintliga förskolebarn) Skriva ut kölista Välj huvudflik Organisation Högerklicka på Enheten/Avdelningen i trädet och välj Fasta rapporter. Välj rapporten Kölista standard, klicka på Ok och Förhandsgranska eller Skriv ut

30 Vill du skriva ut alla barn som finns i den aktiva kön (alla som har ett önskat plac. datum) kan du låtan parameterfönstret vara och bara trycka på Ok. Förfina kölistan genom att t ex ange önskat placeringsdatum och Barn födda mellan Tryck på Ok för att förhandsgranska/skriva ut rapporten

31 Registrera ny personal Välj huvudflik Personal, detaljflik Personuppgifter. Fyll i personnummer, namn och övriga uppgifter. Tryck Spara. Klicka sedan på huvudflik Personal, detaljflik Tjänstgöring för att koppla personen till en enhet (Detta bör göras på en gång)

32 Koppla personal till enhet/tjänst Välj huvudflik Personal, detaljflik Tjänstgöring. Högerklicka i tabellen och välj Lägg till enhet. Välj den enhet personen ska vara kopplad till och tryck Ok. Fyll sedan i signatur, personalkategori och status för tjänsten. Tryck Spara

33 Hitta personal som saknar tjänstekoppling För att hitta personal som saknar koppling till tjänst. Fyll först i sökuppgifterna, t ex namn. Klicka sedan på fliken Tjänst i urvalsfönstret. Avmarkera allt i organisationsträdet. Håll ner CTRL-tangenten och klicka en gång för att avmarkera I tjänst i statusrutan. Tryck Sök