TERSUS SKOLSYSTEM AB. Ansökan. Barnomsorgen

Transkript

1 TERSUS SKOLSYSTEM AB Ansökan Barnomsorgen

2 Innehåll Ansökan... 4 Inställningar Adela Administration... 5 Inställningar Ansökan... 6 Ansökan uppdatera kontaktuppgifter för existerande personer... 6 Förskola ansökan antal enhetsval (1-7st)... 6 Förskola ansökan barn max månader ålder... 6 Förskola ansökan barn min månader ålder... 6 Förskola ansökan kontaktuppgifter... 6 Förskola ansökan max månader... 6 Förskola ansökan min månader... 6 Förskola ansökan verksamhet rubrik... 6 Förskola ansökan visa Ansökningsdatum... 6 Förskola ansökan visa Barn Medlem... 6 Förskola ansökan visa Barn Modersmål... 6 Förskola ansökan visa Barn Syskon... 6 Förskola ansökan visa Barn Sökt tidigare... 7 Förskola ansökan visa VH arbetsplats... 7 Inställning Visa Ansökan... 7 Valbara enheter... 8 Blankett Ansökan Sammanställning Ansökan Förskola Bekräftels Ansökan Bekräftels - Inställningar Köhantering i Adela Ansökningar Sökningar Ansökan Huvudflik Organisation, detaljflik Kö Urvalsfönster-Resultatfönster Sök ->Förskolebarn Huvudflik Barn Placering Placeringserbjudande Adelanet Placeringserbjudande Adela... 23

3 Inkomstregistrering Registrera schema Adelanet Webbanvändare Feltexter... 30

4 01 Ansökan I Adela kan ni enkelt skapa ansökningar till er förskola, fritids och/eller organisation etc. Ni kan genom en länk på er hemsida erbjuda kunder att ansöka om plats till en specifik enhet/enheter inom er organisation och/eller om en allmän plats. Hur man skapar webbkonton till Adelanet, se Webbanvändare.

5 02 Inställningar Adela Administration Öppna modulen Adela Administration. Välj menyvalet Grunddata ->Övrigt ->Inställningar. Fönstret Inställningar öppnas, välj flik Adela.net Raderna E-Ansökan och E-ansökan förskola är till för att utforma er Ansökan.

6 01 01 Inställningar Ansökan Varje egenskap i fönstret Inställningar under fliken Adela.net är ett verktyg för er att kunna skapa hur ni vill att just er ansökan skall se ut. Ansökan uppdatera kontaktuppgifter för existerande personer Inställningen gäller för både ansökan i barnomsorg och grundskola. Om värdet sätts till 1 uppdateras existerande vårdnadshavares kontaktuppgifter i Adela med den information som anges i ansökan. Om värdet sätts till 0 uppdateras inte kontaktuppgifterna för existerande vårdnadshavare. Förskola ansökan antal enhetsval (1-7st) Ange hur många olika enheter ansökan ska tillåta. Förskola ansökan barn max månader ålder Ange i månader hur gammalt ett barn högst får vara vid ansökan. Förskola ansökan barn min månader ålder Ange i månader hur gammalt ett barn minst måste vara vid ansökan. Förskola ansökan kontaktuppgifter Ange kontaktuppgifter som ska synas i meddelandet användaren får om de försöker registrera ett barn som redan har ett behov i Adela. Förskola ansökan max månader Ange i månader hur långt fram önskat startdatum får ligga. Förskola ansökan min månader Ange i månader hur långt i förväg ansökan får göras. Förskola ansökan verksamhet rubrik Ange i fritext namnet på er organisation. Texten visas högst upp på ansökan. Resterande inställningar hanteras med siffrorna 1 och 0 där 1 = Synlig och 0 = Osynlig. Förskola ansökan visa Ansökningsdatum Välj om ni vill visa fältet för ansökningsdatum på ansökan. Fältet visar även klockslag. Förskola ansökan visa Barn Medlem Visa checkboxen Går i (verksamhetens namn) i dag. Förskola ansökan visa Barn Modersmål Visar rullistan Modersmål som ger möjlighet att ange barnets modersmål på ansökan. Förskola ansökan visa Barn Syskon Ger användaren möjlighet att ange om syskon redan finns placerade i verksamheten.

7 Adela kontrollerar att angivet personnummer finns kopplat till någon gemensam vårdnadshavare samt att barnet har en aktiv placering i databasen. Förskola ansökan visa Barn Sökt tidigare Visar checkboxen Har sökt tidigare. Förskola ansökan visa VH arbetsplats Visar fältet Arbetsplats för vårdnadshavare. Inställning Visa Ansökan Under fliken Grundskola på raden Ansökan URL ska adressen till er ansökan fyllas i. Observera att endast delen av adressen fram till och med.aspx ska användas,?kat=forskola ska inte vara med.

8 02 Valbara enheter Huvudflik Organisation, detaljflik Grunduppgifter Genom att markera er enhet i trädet under huvudflik Organisation, detaljflik Grunduppgifter kan ni välja om hela er enhet skall vara valbar i ansökan till barnomsorg. Ni gör er enhet valbar genom att sätta en bock i checkboxen Ansökan behov/kö/önskemål, valbar enhet.

9 Önskar ni att enbart registrera enstaka avdelningar, markerar ni dessa i trädet och sätter en bock i checkboxen Ansökan behov/kö/önskemål, valbar enhet.

10 03 00 Blankett Ansökan Beroende på era val av synliga egenskaper från Adela Administration utformar ni själva er blankett.

11 Användaren börjar med att fylla i barnets personnummer och klickar sedan på Kontrollera, systemet kontrollerar då att det inte redan finns ett behov registrerat för barnet i Adela. Om behov finns, visas ett meddelande om att kontakta administrationen, annars kan användaren fortsätta att fylla i resterande fält. Alla fält märkta med * är obligatoriska och har en röd ram så länge de inte är korrekt ifyllda. Knappen Skicka förblir inaktiv till dess att samtliga obligatoriska fält är ifyllda och att användaren bockar i Jag godkänner att mina personuppgifter lagras. För information om eventuella felmeddelanden som en användare kan få vid registrering, se Feltexter i slutet av manualen Sammanställning Ansökan Förskola När en användare har skickat sin ansökan visas en sammanställning direkt på skärmen. Klickar användare på länken Tillbaka till ansökningsformuläret kommer användaren tillbaka till ett tomt formulär.

12 03 02 Bekräftelse Ansökan En bekräftelse skickas till användarens e-postadress med en sammanställning av ansökan. För att detta ska fungera krävs att inställning för ett epostkonto finns inlagt i Adela Bekräftels - Inställningar Huvudflik Organisation Markera er organisation i Trädet, högerklicka och välj Inställningar. I rullistan Inställningstyp välj Mail.

13 Mail aktiverat ska vara JA, övriga fält ska fyllas i med uppgifter för det mailkonto som ska användas för att skicka bekräftels en. När detta är gjort, tryck Spara. Välj sedan Frånvaronotifiering i rullistan Inställningstyp. Fyll i Mail Avsändaradress med den adress ni önskar ha som avsändare på bekräftels en. Övriga fält lämnas orörda då dessa är oväsentliga i sammanhanget. Tryck Spara. Välj inställningstyp Ansökan Barnomsorg På raden Bekräftels titel ska önskad titel för bekräftels et fyllas i. På raden Bekräftels text finns möjlighet att fylla i text som visas före sammanställningen i bekräftels et. Fältet tillåter HTML.

14 04 00 Köhantering i Adela Ansökningar hamnar per automatik i Adela och ett behov skapas. Ett barn kan endast ha ett registrerat behov, så om detta redan finns kan ingen ny ansökan göras via Adelanet eller er hemsida (i detta fall får kunden ett meddelande, se Feltexter). Ansökningar visas under huvudflik Organisation, detaljflik Kö eller under huvudflik Barn, välj Önskemål i rullistan i urvalsfönstret. Adela skapar själv barnet med uppgifterna från blanketten/ansökan, under Huvudflik Barn, detaljflik Personuppgifter samt barnets vårdnadshavare under detaljflik Anhöriga. Barnen finns därefter i Adela utan placering. Finns barn eller anhörig redan registrerade i Adela, ändras inte uppgifter som till exempel adress.

15 H04 10 Ansökningar Huvudflik Organisation, detaljflik Kö Här kan ni arbeta med enskilda barn, barn i grupp samt se barnets ursprungliga ansökan från Adelanet eller er hemsida. Högerklicka på barnets namn under huvudflik Organisation, detaljflik Kö och välj Visa ansökan från Adelanet. Motsvarande funktion finns även tillgänglig under huvudflik Barn, detaljflik Behov, i tabellen som visar barnets kö. Ansökan visas med så kallade låsta fält. För att denna funktion ska fungera krävs att adressen till er ansökan finns inlagd i korrekt, se Inställning Visa Ansökan för mer information. Är valet Visa ansökan från Adelanet grå, betyder detta att ansökan gjorts direkt i Adela.

16 04 02 Sökningar Ansökan Det finns tre olika sätt att söka fram ansökningar från er kö i Adela. Ni kan använda er av Huvudflik Organisation, detaljflik Kö, Urvalsfönstret-Resultatfönstret samt menyvalet Sök ->Förskolebarn. Huvudflik Organisation, detaljflik Kö Här finns möjlighet att göra ett detaljerat urval ur kön. Fyll i de fält ni önskar. Klicka på Hämta för att synliggöra era val i tabellen nedan. Aktiv kö: Barn med önskat placeringsdatum. Passiv kö: Barn utan önskat placeringdatum. Netto kö: Barn som i Aktiv kö som inte är placerade. Total kö: Visa alla barn som står i kö. Inkludera barn med framtida plac.: Barn med registrerad placering för framtid. Önskat plac. datum: Datum då kund önskar starta sin placering Ansökningsdatum: Datum då kund registrerat sin ansökan. Barn födda mellan: Fält för att söka på barn födda mellan olika perioder. Omplaceringskö: möjlighet att se barn registrerade i omplaceringskö. Prioritet: Möjlighet att söka på prioritet 1, 2,3 osv om detta gått att registrera i er ansökan. Insatskod: Möjlighet att söka på detta om sådana finns registrerade i Adela Administration. Önskemål Organisationstyp: Möjlighet att söka på olika nivåer inom er förskola/organisation, till exempel avdelning med mera. Inkludera sökande på högre organisationsenhet:

17 Visa ej avslutade önskemål efter: Om denna checkbox är i bockad visas inga avslutade önskemål efter valt datum. Sortera efter: Går ej att kombinera med sortering via kolumnhuvud. 1) 2) 3) För att ytterligare förenkla arbetet med er kö, finns flera kolumner ni kan använda er av i resultatfönstret. Ni kan anpassa resultatfönstret genom att högerklicka och välja Visa kolumner. Urvalsfönster-Resultatfönster Huvudflik Barn Genom att i urvalsfönstrets rullista, välja Önskemål kan ni få fram en sökning över detta i resultatfönstret. Checkboxen Endast aktiva plac. den blir per automatik grå/ej aktiv. Sök ->Förskolebarn Menyraden välj Sök ->Förskolebarn

18 Fönstret Sök Förskolebarn öppnas Välj flik Organisation, rullista ->Önskemål Sätt en bock i rutan Saknar aktiv placering. Genom att högerklicka i tabellen och välja Visa kolumner kan ni specificera er sökning med kolumner som börjar på Kö/önskemål och/eller Plac. Ni kan även välja den mall för resultatfönstret som Tersus skapat : Kö/önskemål Huvudflik Barn Till hjälp vid ert arbete med er kö, finns ett antal kolumner i Adela. Ni hittar dessa kolumner i resultatfönstret under huvudfliken Barn samt i fönstret Sök Förskolebarn under menyvalet Sök ->Förskolebarn. Kolumnerna börjar med Kö/Önskemål och/eller Plac och hittas i Visa kolumner.

19 Det finns en mall skapad till hjälp för ert arbete med köhanteringen från resultatfönstret. Ni hittar mallen vid högerklick i resultatfönstret ->Öppna mall. Mallen heter Kö/önskemål. De röda mallarna är skapade av Tersus. Om ni har svarta mallar är dessa skapade av er. Ni skapar mallar genom att välja de kolumner ni vill ha i resultatfönstret, samt den ordning ni vill att de följer. Högerklicka i tabellen och välj Spara mall Placering Huvudflik Barn, detaljflik Placering Välj Önskemål i rullistan i urvalsfönstret under Trädet. Checkboxen Visa endast aktiva plac. den blir per automatik grå/inaktiverad. Högerklicka i resultatfönstret och välj Visa kolumner. Beroende på vilka rutiner ni har i arbetet med er kö, väljer ni de kolumner som passar bäst för just er arbetsgång. Ni kan istället för att välja egna kolumner högerklicka i resultatfönstret, välja Öppna mall och sedan Kö/Önskemål, en mall som Tersus har skapat.

20 Gör din sökning på till exempel ett specifikt barn eller födelseår i urvalsfönstret och tryck Sök. Vill ni se hela er kö, tryck enbart Sök. Markera det barn ni vill skapa en placering för i resultatfönst ret. Under barnets detaljflik Behov, ser ni kundens registrerade önskemål från ansö kan. Beroende på era inställningar för er a nsökan till Kö, kan informationen under denna flik se annorlunda ut. Markera det barn ni vill skapa en placering för resultatfönstret. Under barnets detaljflik Behov ser ni kundens registrerade önskemål från ansökan. Beroende på era inställningar för er ansökan till Kö, kan informationen under denna flik se annorlunda ut. Genom att växla till barnets detaljflik Placering, kan ni nu skapa er placering. Högerklicka i tabellen och välj Ny placering. Fönstret Skapa ny placering öppnas.

21 Genom att dubbelklicka på kundens önskemål högst upp i fönstret, öppnas trädet till den förskola, fritidshem resp avdelning som önskemålet gäller. Har kunden enbart registrerat önskemål om en viss förskola får ni i trädet klicka er vidare till den avdelning ni kommer erbjuda en placering för. Kan ni inte erbjuda en placering efter kundens önskemål väljer ni själva i trädet var er möjliga placering finns. Familj: Visar de vårdnadshavare som är registrerade på barnet. Endast en vårdnadshavare kan stå som ansvarig för placeringen (obligatorisk). Startdatum: Datum barnet börjar sin placering (obligatorisk). Slutdatum: Datum sätts när barnet slutar sin placering. Deb. Start: Datum placering börjar debiteras (obligatorisk). Deb. Slut: Datum för sista debiteringsdag. Taxeform: Sätts för hur barnets placering skall debiteras (obligatorisk). Debiteringskod, Insatskod och Orsakskod ger möjlighet till ytterligare justeringar vid debitering.

22 När ni markerat val av avdelning fyller ni i önskade fält samt kontrollerar att rätt medlem ur rullistan Familj står för placeringen, tryck Ok. Ni kan nu se att ett erbjudande har skapts för en placering till kunden genom att visa kolumnerna Plac. erbj. Org samt Plac. erbj. Datum. Adelanet i resultatfönstret. Genom att skapa ett webbkonto för kunden kan nu kunden via Adelanet svara på placeringserbjudandet, se webbanvändare. Inloggningsuppgifter skickas till kund manuellt.

23 05 Placeringserbjudande Adelanet När kunden loggar in i Adelanet väljer kunden flik Barnomsorg ->Översikt ->Placeringserbjudande. Genom att klicka på Tacka ja visar Adelanet följande vy Kunden klickar på Skicka för att tacka ja till placeringserbjudandet.

24 05 01 Placeringserbjudande Adela Huvudflik Barn I resultatfönstret ser ni om kunden tackat Ja alternativt Nej till placeringserbjudandet samt när kunden svarade Inkomstregistrering Under menyvalet Barnomsorg ->Inkomständring kan kund registrera sin inkomst eller välja att acceptera taxans högsta avgift. Kunden gör sitt val och klickar på Fortsätt.

25 Kunden får se sin Hushålls- och inkomstredovisning och godkänner denna genom att klicka på Skicka.

26 05 03 Registrera schema Adelanet Menyvalet Barnomsorg ->Översikt ->Registrera Schema. Beroende på antal barn knutna till en vårdnadshavare i Adela finns det rader under Placeringar:. Klicka på texten Registrera Schema för den placering ni vill registrera schema för. Vyn för att registrera schema visas. Om datumet stämmer i fältet för schemaändring låt det stå kvar. Om inte ställ markören i fältet och fyll i rätt datum. Klicka på + Lägg till schemavecka.

27 Vecka nummer 1 visas. Fyll i tider då barnet skall lämnas samt hämtas. Om barnet har samma tider varje vecka behöver endast en schemavecka anges. Har barnet olika tider olika veckor lägger ni till en ny vecka genom att klicka på + Lägg till schemavecka.

28 När ni är klara med barnets schema, tryck Registrera. Adelanet uppdatera då er registrerade information till Adela. 06 Webbanvändare Huvudflik Barn Det finns en gruppfunktion som tillåter att generera webbanvändare för vårdnadshavare till markerade barn i Adela. Ni kan också generera användare för barn som enbart är placerade i Kö. Markera de barn ni vill arbeta med i resultatfönstret. Högerklicka och välj Gruppfunktioner.

29 Välj det alternativ som passar er Tryck Webbanvändare skapas efter standardformat. Användarnamn: användarens personnummer 10 siffror, tex Lösenord: två versaler, två siffror, två gemener, tex ZG39kb. Tryck Tryck Slutför Webbanvändare skapas för valda barns vårdnadshavare. Tryck Stäng

30 07 Feltexter Möjliga felmeddelande som kan visas då användare registrerar sin ansökan. Personnumret som angetts i ansökan finns redan registrerat i Adela med ett aktivt behov. Personnumret för det syskon som angetts i ansökan har ingen koppling till personnumret på angivna vårdnadshavare. Fältet med personnummer är inte korrekt ifyllt, personnummer ska anges enligt ÅÅÅÅMMDD-XXXX. Ett felinträffade! Vänligen försök senare eller kontakta skoladministration. Allmänt fel vid lagring av ansökan, felsökning sker av Tersus via loggar från Adelanet (Mail). Ett fel inträffade! E-post kunde inte skickas. Vänligen kontakta skoladministrationen. Troliga orsaker: Inställningar för e-post i Adela (Org ->Inställning ->Mail) är inkorrekta.