Mikromarc 2 Meddelandecenter

Transkript

1 Mikromarc 2 Meddelandecenter Version 2.6 och högre Bibliotekscentrum Sverige AB, Växjö, september 2006 Bibliotekscentrum Sverige AB Sida 1 av 59

2 Innehållsförteckning Innehållsförteckning... 2 Komma igång med MM2 Meddelandecenter... 4 MM2 DB Administration... 4 MM2 Cirkulation... 7 MM2 Cirkulation Låntagare... 8 Starta MM2 Meddelandecenter Använda MM2 Meddelandecenter Fliken Rutiner Fliken Inställningar Fliken Arkiv Fliken Mallar Fliken Inkorg Redigera mallar Skapa kopia av mall Malldesignfönstret Validera, förhandsgranska och spara Ändra text i textfält Nytt textelement Ändra placering av och storlek på ett element Ändra typsnitt, textstorlek och textjustering Ändra rubrik Infoga bild Koppla en mall till en rutin Kontakt Appendix - Lägg till personnummer i mall Appendix - Ändra hylla i mall Bibliotekscentrum Sverige AB Sida 2 av 59

3 Bibliotekscentrum Sverige AB Sida 3 av 59

4 Komma igång med MM2 Meddelandecenter För att komma igång med MM2 Meddelandecenter måste alla nödvändiga komponenter ha installerats och konfigurerats på servern. Detta görs lämpligen av en tekniker. En separat instruktion, Mikromarc E-posttjänst, förklarar hur detta går till. Alla instruktioner kan laddas ned från Bibliotekscentrums hemsida via Kundcenter Nedladdning Mikromarc: Centraldriftskunder behöver bara kontakta så hjälper vi er med all teknisk konfiguration, t.ex. skapande av nya e-postadresser. MM2 DB Administration När E-postinställningarna på servern är klara, måste ytterligare några enkla inställningar göras. En del av konfigurationen sker i MM2 DB Administration. Logga in i modulen och välj funktionen Enheter och avdelningar : Bild 1 Markera den enhet du brukar logga in på och välj redigera: Bibliotekscentrum Sverige AB Sida 4 av 59

5 Bild 2 Se till att rutan Använd modulen Mikromarc 2 Meddelandecenter är förbockad. Välj sedan fliken E-postadress : Bild 3 Bibliotekscentrum Sverige AB Sida 5 av 59

6 Ange en Generell e-postadress. Det är denna adress som kommer att skrivas ut på alla brev ni skickar. Denna adress ska också på förhand ha angivits i e-postinställningarna. (Se manualen Mikromarc E-posttjänst ). Ange en E-postadress för utgående e-post. Det är denna adress som kommer att stå som avsändaradress på all e-post ni skickar från Meddelandecenter. Ange Meddelandemall att använda till individuella krav. Det är denna mall som kommer att användas vid krav direkt från låntagarbilden. Om du inte vill ha standardmallen så måste du först ha skapat en ny mall (läs mer längre fram i denna manual) och då måste du gå tillbaka hit och ändra. Om ni har tecknat avtal för att skicka SMS måste ni även ange era kontouppgifter i denna bild. Bocka för Enheten kan sända SMS. Ange 21st som Operatör. Ange Användare och Säkerhetskod. Denna info skall ni ha fått separat. Bibliotekscentrum Sverige AB Sida 6 av 59

7 MM2 Cirkulation Resten av konfigurationen sker från MM2 Cirkulation. Starta modulen och gå till Administration Lånevillkor Generella val. Under fliken E-post och SMS hittar du följande info: Bild 4 Här måste du ange vilka typer av meddelanden som skall skickas med vilket sätt. Exempel på konfiguration (bild 5): Detta bibliotek sänder aviseringar på alla sätt. Påminnelser skickas enbart via SMS. Enbart förstakravet får skickas via e-post. Resten skall skickas via vanligt brev. Inställningarna ser då ut så här: Bild 5 Observera att det bara är för påminnelser som man kan välja bort Brev som meddelandesätt. Bibliotekscentrum Sverige AB Sida 7 av 59

8 MM2 Cirkulation Låntagare Om låntagaren vill ha meddelanden via e-post och/eller SMS måste varje låntagares uppgifter kompletteras med e-postadress och/eller mobiltelefonnummer. Bild 6 Under fliken E-post hittar du fält för detta. Tänk på att man också måste bocka för de alternativ som låntagaren är intresserad av. I exemplet ovan vill låntagaren ha både e- post, SMS och påminnelser. Här kan du också sända generella SMS direkt till låntagaren genom att klicka på den nya knappen Sänd SMS längst ner på skärmbilden. Då öppnas detta fönster: Bild 7 Bibliotekscentrum Sverige AB Sida 8 av 59

9 Man kan vid utlåningstillfället få information om en låntagare saknar e-post eller mobiltelefonnummer genom att göra följande inställning i MM2 Cirkulation under Parametrar Expeditionsalternativ : Bild 8 Vit utlåningstillfället ser det då ut så här i expeditionen: Bild 9 Denna inställning ger möjligheten att direkt fråga låntagare om de är intresserade av att dra nytta av bibliotekets nya tjänster. Bibliotekscentrum Sverige AB Sida 9 av 59

10 Starta MM2 Meddelandecenter Nu är du redo att börja jobba med MM2 Meddelandecenter. Modulen levereras förkonfigurerad med alla typer av rutiner och mallar, och är aktiv så fort du har gjort nödvändiga inställningar i MM2 DB Administration (se ovan). MM2 Meddelandecenter nås antingen via ikonen på startmenyn eller via knappen Brev i MM2 Cirkulation. Det är samma knapp som du har använt tidigare. Bild 10 Det är dessutom möjligt att skicka SMS och E-post till en låntagare direkt från låntagarbilden. SMS skickar du genom att klicka på knappen Sänd SMS. För att skicka E-post klickar du på brevknappen till höger om fältet för E-post. Bild 11 Bibliotekscentrum Sverige AB Sida 10 av 59

11 Använda MM2 Meddelandecenter Modulen Meddelandecenter används för att generera olika typer av meddelanden till låntagare. Det finns totalt fyra olika meddelandetyper: Avisering, Påminnelse, Krav och Ersättningskrav. Beroende på vilka inställningar som har gjorts på respektive biblioteksenhet och för den enskilde låntagaren, kan meddelandena sändas som brev, e- post eller SMS. Läs mer om detta i avsnittet Komma igång med MM2 Meddelandecenter i denna manual. Skärmbilden i Meddelandecenter är uppdelad i fem flikar: Rutiner, Inställningar, Arkiv, Mallar och Inkorg. Beroende på vilken användare som är inloggad i systemet, och vilka rättigheter denna användare har, kan någon av dessa flikar vara dold. Fliken Rutiner Med systemet levereras färdiga standardrutiner som kan användas direkt. Rutinerna kan sorteras med hjälp av rullgardinsmenyerna Välj meddelandetyp och Välj enhet i den övre delen av skärmbilden. Bild 12 Om du vill skriva ut Aviseringar för allt reserverat material som har kommit in, markerar du Avisering allt och trycker därefter på knappen Kör meddelande i den nedre delen av skärmbilden. Följande bild visas: Bibliotekscentrum Sverige AB Sida 11 av 59

12 Bild 13 Nederst i bild visas två flikar. Under fliken Låntagare visas alla de låntagare som det ska skickas aviseringar till, medan titlarna visas under fliken Exemplar. (Det går även att visa vilka exemplar som är knutna till respektive låntagare, genom att klicka på plustecknet till vänster om låntagaren under fliken Låntagare ). Om det är någon titel eller låntagare i listan som du inte vill skicka avisering till, tar du bort bocken i rutan framför den aktuella titeln/låntagaren. I den övre menyn visas flera alternativ. Om du klickar på knappen Skriv ut, öppnas en ny meny: Bild 14 Det första alternativet i menyn ger dig möjlighet att förhandsgranska aviseringen. Skriv ut brev och sänd e-post/sms kan användas istället för knappen Sänd/skriv ut i skärmbildens nedre del. Det tredje alternativet Statusrapport är här inaktiverat, eftersom det endast är tillgängligt då fel uppstår med SMS-utskick. Alternativet Plocklista skriver ut en lista över de titlar som ska plockas vid utskrift av aviseringar, medan det sista alternativet i listan - Skriv ut alla meddelanden skriver ut en kopia Bibliotekscentrum Sverige AB Sida 12 av 59

13 av alla brev. Oavsett om du tidigare har angett att brevet ska skickas som e-post eller SMS, väljer systemet här att skriva ut meddelandet som ett brev, eftersom funktionen är menad att ge en följesedel till reserverade böcker. Bredvid knappen Skriv ut ges flera visningsalternativ. Beroende på vilken ikon du klickar, visas t.ex endast meddelanden som ska skickas via e-post, eller bara de meddelanden som är förbockade. Bild 15 I denna meny kan du även välja att markera eller avmarkera alla meddelanden i listan. Längst till höger i menyn finns det möjlighet att ändra hur du vill att meddelandena i listan ska skickas. Om du vill ändra hur endast ett av meddelandena ska skickas, måste du först markera detta i listan (klicka på raden). Därefter klickar du på knappen Sänd som och väljer ett passande alternativ i listan (se bild 16). Hur breven kommer att skickas kan du se med hjälp av de ikoner som visas till vänster om respektive låntagare/titel. Bild 16 Om du vill skriva ut utan att först ange några särskilda kriterier, klickar du på knappen Sänd/skriv ut längst ner i skärmbilden. Följande bild visas: Bibliotekscentrum Sverige AB Sida 13 av 59

14 Bild 17 Klicka på Ja. Du kommer nu att bli tillfrågad om du vill uppdatera databasen: Bild 18 Om du klickar Ja kommer aviseringen efter utskrift att tas bort från listan över aviseringar som ska skickas, och lagras under fliken Arkiv (se bild 19). Om du klickar på Nej kommer du att bli tillfrågad igen innan du avslutar körningen av rutinen. Bild 19 Bibliotekscentrum Sverige AB Sida 14 av 59

15 Fliken Inställningar Under fliken Inställningar har du möjlighet att ange vilka kataloger, materialtyper, låntagargrupper och enheter som en rutin ska omfatta. Här anger du dessutom vilken mall som ska användas för vilken rutin. Bild 20 I det första fältet anger du rutinens namn. Du kan ändra på en redan existerande rutin (använd pilknappen till höger om fältet Namn på rutinen ) eller skapa en ny. Tänk på att namnge nya rutiner så att du kan skilja dem från standardrutinerna. Tänk också på att namnet bör vara unikt för hela databasen. Du kan också skapa en rutin för endast en körning, här och nu. Då behöver du inte ange något namn eller spara dina inställningar. I fältet Meddelandetyp kan du välja mellan aviseringsmeddelande, påminnelsemeddelande, krav och ersättningskrav. Beroende på vilken meddelandetyp du väljer, får du sedan möjlighet att sätta upp olika kriterier (se bild 21). Bibliotekscentrum Sverige AB Sida 15 av 59

16 Bild 21 Med hjälp av pilknappen till höger om fältet Sänd som kan du ange om meddelandet ska skickas ut via brev, e-post eller SMS. För varje alternativ anger du dessutom, med hjälp av piltangenterna till höger om respektive fält, vilken brevmall som ska knytas till respektive meddelande. Bild 22 Obs! Valmöjligheterna och begränsningarna i dessa inställningar styrs av vilka inställningar som har gjorts för respektive biblioteksenhet i Databasadministrationen och för respektive låntagare i låntagarbilden eller i inställningarna för låntagargrupper. Om du inte bockar för e-post och/eller SMS i ovan nämnda inställningar i Meddelandecenter, kommer dock de meddelanden som egentligen skulle ha skickats på detta sätt istället att skickas som vanliga brev. I fältet Meddelande till låntagare kan du skriva in ett generellt meddelande som sedan kommer att synas i alla meddelanden, med undantag för de som skickas med SMS (av hänsyn till det begränsade utrymmet). För att redigera måste du klicka på pilknappen till höger om fältet. Ett nytt fönster öppnas då, i vilket du kan skriva in meddelandet. Bibliotekscentrum Sverige AB Sida 16 av 59

17 Bild 23 I de fyra fälten nederst på skärmbilden kan du avgränsa körningen/rutinen till en särskild katalog, materialtyp, låntagargrupp eller enhet. Bild 24 Klicka på respektive knapp för att redigera urvalet. Bocka sedan för dina val och klicka på knappen Använd urval (se bild 25). Bibliotekscentrum Sverige AB Sida 17 av 59

18 Bild 25 Till höger om konfigurationsfälten finns ytterligare tre alternativ (se bild 26). Bild 26 Sortera per låntagargrupp ordnar låntagarna efter låntagargrupp. Detta alternativ kommer till nytta om man t.ex. vill samla kraven för alla elever i en klass, och lämna över dessa krav till klassföreståndaren. Om detta alternativ inte är förbockat kommer låntagarna att ordnas i alfabetisk ordning. Använd ägande enhet är en inställning som begränsar körningen till att endast omfatta de exemplar som ägs av de enheter som har angetts i listan Visa alla enheter. Om du inte bockar för Använd ägande enhet kommer körningen att generera träffar på material som är utlånat/ska lånas ut på de valda enheterna, oavsett vilken enhet som äger materialet. Bibliotekscentrum Sverige AB Sida 18 av 59

19 Använd inloggad enhet är en viktig funktion för de bibliotek som delar databas med andra bibliotek. Om man bara vill visa den information som gäller den egna enheten, ska denna ruta bockas för. Tänk på att spara dina nya inställningar. Om du vill ha en översikt över vilka inställningar som gäller för en rutin, klickar du på knappen Visa inställningar, som ligger bredvid knappen Spara. Bild 27 Om du klickar på knappen Återställ sätts alla värden i de nedre fälten till <Alla>, och alla de andra fälten töms eller sätts till standardvärden. Fältet Namn på rutin töms. När du är färdig kan meddelandena skickas. Klicka på Sänd meddelande. Om du har sparat dina inställningar kommer rutinen att sparas under fliken Rutiner. Bibliotekscentrum Sverige AB Sida 19 av 59

20 Fliken Arkiv Under fliken Arkiv hittar du en lista över de rutiner som har körts och som har uppdaterat databasen med ny information. Bild 28 Om något av någon anledning har gått galet i utskicken/utskrifterna av dina meddelanden, kan du gå in här och köra samma rutin igen. Meddelandena genereras då på nytt, med samma urvalskriterier som sist och med samma mall. Vid aviseringar känner systemet dessutom av om något av exemplaren i körningen redan är utlånat. Motsvarande gäller kravutskick, då systemet gallrar bort de meddelanden där aktuella exemplar redan har återlämnats. Annars går körningen normalt, med undantag för att databasen inte uppdateras om den uppdaterades redan i den första körningen. Arkiverade körningar är tillgängliga så länge de är aktuella. Detta innebär att aviseringar sparas tills alla dokument i körningen har hämtats och lånats ut, medan kravutskick raderas först när alla lån i körningen har återlämnats. Bibliotekscentrum Sverige AB Sida 20 av 59

21 Fliken Mallar När du skickar meddelanden till dina låntagare används olika fördefinierade mallar, som anger vilka uppgifter som respektive brev ska innehålla. Samma mall används för både brev och e-post. För SMS används dock en särskild mall, eftersom antalet tecken per SMS är begränsat (160 tecken per SMS). Bild 29 MM2 Meddelandecenter levereras med fyra standardmallar, en för varje meddelandetyp. Dessa kan inte redigeras. Om du vill ändra i mallar eller skapa nya, kan du läsa mer om detta i avsnittet Redigera mallar längre fram i denna manual. Fliken Inkorg När du har kört en rutin som har genererat e-postmeddelanden kan du gå in här och kontrollera om du har fått något meddelande om misslyckade utskick. Om en låntagare besvarar ett meddelande är det också här svaret hamnar. Ta därför för vana att regelbundet kontrollera inkorgen. Bild 30 Bibliotekscentrum Sverige AB Sida 21 av 59

22 Redigera mallar MM2 Meddelandecenter levereras med fyra standardmallar, som inte kan redigeras. Detta säkerställer att du alltid har en fungerande mall för dina olika meddelandetyper om något inte skulle fungera med de mallar som du själv skapar. För att ändra rubriker, texter och vilka uppgifter som anges i ett brev, måste du först kopiera den mall du vill redigera. Skapa kopia av mall För att skapa en kopia av en mall gör du enligt följande: 1. Markera den mall du vill kopiera. 2. Klicka på knappen Skapa en kopia i den övre knappraden. Bild Nu öppnas ett nytt fönster i vilket du kan redigera din mall: Bibliotekscentrum Sverige AB Sida 22 av 59

23 Bild 32 Malldesignfönstret När du har skapat en kopia av en mall och öppnar den, visas malldesignfönstret. Överst i detta fönster, i fältet Mallens namn anger du vad din mall ska heta. Fältet Beskrivning är till för interna noteringar och kommer inte att vara synligt i brevet. Här kanske du vill skriva någon rad om vilka ändringar som mallen innehåller och vilken tanke som ligger bakom. Bild 33 Bibliotekscentrum Sverige AB Sida 23 av 59

24 Huvuddelen av skärmbilden utgörs av en mallbild som indikerar utseendet på den mall du redigerar. Här är informationen uppdelad i olika databand ett för rubrik, ett för låntagarens uppgifter, ett för detaljer om det aktuella lånet etc. Varje databand innehåller olika element, som i sin tur har olika egenskaper, t.ex. typsnitt (font), text och placering. Om du klickar på ett element i mallbilden till vänster, visas dess egenskaper i menyn till höger. Varje fördefinierat textelement har ett namn som inleds med tecknet #. Till varje textelement hör ett set med texter en text för varje språk som meddelandet kan genereras på. När meddelandet genereras fylls de olika textfälten ut med text på det språk som har definierats av respektive låntagare. Standardspråket är svenska, om låntagaren inte har angett något annat. Validera, förhandsgranska och spara När du har ändrat i en mall kan du kontrollera att skripten som ligger till grund för mallen är syntaktiskt korrekta och att mallen därmed kan användas. Detta gör du genom att klicka på knappen Validera (se bild 34 och 35). Om något är fel visas ett meddelande om var felet ligger. Bild 34 Bild 35 Genom att klicka på knappen Förhandsgranska kan du se hur mallen ser ut efter dina ändringar (se bild 36). Bibliotekscentrum Sverige AB Sida 24 av 59

25 Bild 36 Om mallen ser ut som du hade förväntat dig är det dags att spara den. Klicka på ikonen Spara/Fil längst till vänster i den övre knappraden (se bild 37), och välj sedan alternativet Spara till databasen (se bild 38). Bild 37 Bild 38 Ändra text i textfält Om du vill ändra själva texten i ett textelement, klickar du på knappen Översättningar längst ner till höger. Bibliotekscentrum Sverige AB Sida 25 av 59

26 Bild 39 Ett nytt fönster öppnas. Bild 40 Här kan du ändra texter på vart och ett av de språk som du vill att mallen ska kunna användas på. Under fliken Språk visas de språk som är inlagda och det språk som används som standard är markerat med ett kryss. För att ändra texter måste du dock välja fliken Fältnamn. Bibliotekscentrum Sverige AB Sida 26 av 59

27 Bild 41 För att lättare hitta det du söker kan du använda sökfunktionen överst till höger i fönstret. Bild 42 När du har hittat den text du vill ändra i listan, markerar du den och klickar på ikonen Redigera (se bild 43). Bibliotekscentrum Sverige AB Sida 27 av 59

28 Bild 43 Följande fönster visas. Bild 44 I det tredje fältet ovanifrån skriver du in dina ändringar på standardspråket. Om du vill ändra texten även på andra språk, markerar du dem och klickar på knappen Redigera översättning. Klicka på OK för att spara. Fliken Översättningar är endast menad att ge dig en översikt över alla texterna i de olika fälten. Bibliotekscentrum Sverige AB Sida 28 av 59

29 Bild 45 Nytt textelement Om du vill lägga in ett nytt textfält bör du först registrera fältnamnet (d.v.s. namnet på textelementet). För att göra detta gör du enligt följande. 1. Klicka på knappen Översättningar i skärmbildens nedre kant. Bild 46 Bibliotekscentrum Sverige AB Sida 29 av 59

30 När du har klickat på knappen Översättningar öppnas ett nytt fönster där texterna på de olika språken kan ändras och nya översättningar kan läggas till. 2. Välj fliken Fältnamn och klicka på ikonen Ny. Bild Ett nytt fönster öppnas. Efter Fältnamn skriver du in namnet på textfältet. Om du lägger in ett nytt textfält måste namnet vara unikt för databasen. För att namnet ska vara lättare att känna igen, bör det inledas med tecknet # och skrivas med versaler, men det är inget krav. Därefter skriver du in texten som ska synas i själva meddelandet, i fältet Text på standardspråk. Bild Om du vill ha översättningar till andra språk väljer du fliken Översättningar, markerar det språk du vill lägga till, dubbelklickar eller klickar på knappen Redigera, och skriver in den översatta texten. Bibliotekscentrum Sverige AB Sida 30 av 59

31 Bild När textfältet har skapats går du tillbaka till mallen, klickar på knappen Nytt element i den övre menyn, och väljer alternativet Textfält. Därefter markerar du med hjälp av muspekaren var du vill placera textfältet. Justera fältets storlek efter behov, men tänk på att hålla dig inom den rödmarkerade marginalen. Ett textfält är i regel inte högre än en ruta. 6. Klicka sedan på knappen Properties överst i den högra menyn och klicka på textfältet, så att den grå knappen med tre prickar visas. Om du klickar på denna knapp öppnas ett fönster där du ska skriva in namnet på det textfält du önskar lägga till. Textfältsnamnet måste vara identiskt med det namn som du tidigare la in i fönstret Textfält och översättningar (se bild 49). När du har gjort detta bör det se ut så här i mallbilden: Bild Förhandsgranska. Om textfältet ser ut som du önskar validerar du mallen och sparar. Bibliotekscentrum Sverige AB Sida 31 av 59

32 Ändra placering av och storlek på ett element Du kan enkelt ändra ett elements (t.ex. ett textfälts) placering genom att klicka på det med muspekaren och dra det dit du vill ha det. Om du vill flytta flera element håller du ner Shift-tangenten medan du klickar. Elementets storlek ändrar du genom att markera elementet och dra i prickarna i hörnen/på sidorna: Bild 51 Ändra typsnitt, textstorlek och textjustering För att kunna redigera ett elements formatering måste du först markera det i mallbilden. Tryck sedan på knappen Properties i menyn till höger. Typsnitt (font) och textjustering (TextAlign) ändrar du i tabellen som nu visas till höger, under rubriken Utseende (se bild 52). Bild 52 Bibliotekscentrum Sverige AB Sida 32 av 59

33 När du klickar i fältet till höger om Font visas en liten fyrkant med tre prickar. Bild 53 Om du klickar på denna öppnas ett fönster i vilket du kan ange hur du vill att texten som du har markerat ska formateras (se bild 54). Klicka OK för att spara. Bild 54 På samma sätt ändrar du textjustering. Klicka i fältet till höger om TextAlign. En liten grå ruta med en pil visas. Klicka på denna och välj hur du vill justera texten (se bild 55). Bild 55 Dina ändringar syns direkt i mallbilden till vänster, därför kan du lätt prova dig fram tills du är nöjd. Bibliotekscentrum Sverige AB Sida 33 av 59

34 Ändra rubrik Om du inte är nöjd med hur rubrikerna för de olika meddelandena ser ut, kan detta ändras i respektive mall. Detta exempel utgår från mallen Ersättningskrav, men alla rubriker i samtliga mallar är uppbyggda enligt samma princip. Detta innebär att alla rubriker består av ett textelement och ett dataelement. Bild 56 Textelementet genererar i detta exempel texten Krav om ersättning från, medan dataelementet hämtar uppgiften om bibliotekets namn från databasen. Bild 57 Ändra texten för textelementet #COMPENSATION Om du vill ändra texten Krav om ersättning från till exempelvis Ersättningskrav från, gör du enligt följande. 1. Klicka på knappen Översättningar längs ner på skärmbilden. Bibliotekscentrum Sverige AB Sida 34 av 59

35 Bild Fönstret Textfält och översättningar öppnas. Välj fliken Fältnamn och sök texten #COMPENSATION i sökfältet uppe till höger. Under denna flik ändrar du vilken text som visas på standardspråk. Markera fältet #COMPENSATION och klicka på knappen Redigera. Bild Ett nytt fönster öppnas. I fältet för Text på standardspråk skriver du in den nya texten Ersättningskrav från. Bibliotekscentrum Sverige AB Sida 35 av 59

36 Bild 60 För att ändra översättningarna även för de språk som visas i rutan Andra översättningar markerar du det språk du vill ändra och klickar på knappen Redigera översättning längst ner till vänster i skärmbilden. Klicka sedan OK och OK samt Stäng för att återvända till mallen. 4. Förhandsgranska och spara med hjälp av knapparna i den övre menyn. Ändra biblioteksnamn I alla mallar hämtas biblioteksnamnet från databasen med hjälp av ett dataelement. Bild 61 Det namn som hämtas är det som har lagts in i Databasadministrationen under respektive enhet. Om du ändrar biblioteksnamnet i Databasadministrationen kommer du att få ett felmeddelande varje gång du loggar in. Därför rekommenderas du istället att avlägsna dataelementet helt och ersätta det med ett textfält där du skriver in det biblioteksnamn som du vill ska visas i meddelandet. 1. Klicka på rubriken så att den markeras. Klicka på knappen Bindings i högermenyn och klicka i fältet Value under rubriken Utseende så att en grå knapp med tre prickar visas. Bibliotekscentrum Sverige AB Sida 36 av 59

37 Bild Klicka på den grå knappen. Ett nytt fönster öppnas. Bild 63 Ersätt texten GetData( LG.Library.name ) med bibliotekets namn inom citationstecken (se bild 64). Bibliotekscentrum Sverige AB Sida 37 av 59

38 Bild Förhandsgranska och spara. Ändra rubrik alternativt tillvägagångssätt Det finns ett snabbare sätt att ändra en rubrik, men den ändringen är då bara tillgänglig på ett språk. För att ändra en rubrik med denna metod gör du enligt följande: 1. Markera rubriken och klicka sedan på den gröngula knappen "Bindings" i den övre knappraden i menyn till höger. 2. Under rubriken"utseende" klickar du på fältet "Value" så att en liten grå knapp med tre prickar visas. Klicka på denna. 3. Ett nytt fönster med två fält visas. I det vänstra fältet skriver du in den rubrik som du vill använda i mallen (observera att texten måste skrivas inom citationstecken) och klickar sedan "OK" (se bild 65). Bild 65 Bibliotekscentrum Sverige AB Sida 38 av 59

39 4. I nästa steg klickar du på knappen Properties i menyn till höger. Klicka på fältet Text under Utseende. Ett nytt fönster öppnas. 5. Skriv in rubriken, utan citationstecken denna gång, och klicka OK (se bild 66). Bild För att kontrollera att alla värden har angetts korrekt, validerar du sedan mallen. Glöm inte spara. Bibliotekscentrum Sverige AB Sida 39 av 59

40 Infoga bild Så här gör du för att lägga in en bild (t.ex. ditt biblioteks logotyp) i en mall. 1. Klicka på ikonen Nytt element i den övre menyn och välj alternativet Bild. Bild Markera därefter var i mallen du vill placera bilden genom att klicka i mallbilden. Platsens storlek justerar du genom att dra i prickarna i hörnen och kanterna av det fält som skapas. Bild Den bild du önskar använda måste ligga i en egen fil och får inte vara alltför stor, eftersom mallens totala storlek inte får överskrida 32 KB. Vilken bildfil du önskar använda anger du genom att klicka på knappen Properties och sedan klicka i fältet Image under rubriken Utseende, så att en grå knapp med tre prickar visas (se bild 69). Bibliotekscentrum Sverige AB Sida 40 av 59

41 Bild 69 När du klickar på den grå knappen öppnas ett nytt fönster. Här letar du rätt på den fil du vill använda och klickar på knappen Öppna. Bild Bilden visas nu i mallbilden: Bibliotekscentrum Sverige AB Sida 41 av 59

42 Bild Klicka på Förhandsgranska och kontrollera att mallen ser ut som du vill ha den. Bild Validera mallen och spara. Bibliotekscentrum Sverige AB Sida 42 av 59

43 Koppla en mall till en rutin För att du ska kunna använda den nya mallen måste du först koppla den till den rutin som meddelandet är avsett för. Detta gör du under fliken Inställningar. Bild 73 I det översta fältet anger du namnet på den rutin du vill koppla den nya mallen till. Du kan antingen skapa en ny rutin eller använda en redan befintlig genom att klicka på pilknappen till höger om fältet och välja önskad rutin. I detta exempel kopplar vi den nyskapade mallen till en redan befintlig rutin, nämligen Avisering. Bild 74 Bibliotekscentrum Sverige AB Sida 43 av 59

44 Om du har valt att koppla mallen till en befintlig rutin, visas nu automatiskt den typ av meddelande som är kopplad till rutinen i fältet för Meddelandetyp. Om du har skapat en ny rutin måste du dock själv ange meddelandetyp. Om du sedan klickar på pilknappen till höger om fältet Sänd som kan du ange i vilken form du vill skicka meddelandet som brev, e-post eller SMS. Bredvid varje alternativ kan du därefter med hjälp av pilknappen ange vilken mall som ska kopplas till rutinen i detta exempel mallen med namnet Kopia av Avisering. Bild 75 Glöm inte att spara! Bild 76 Bibliotekscentrum Sverige AB Sida 44 av 59

45 Om du har skapat en ny rutin kommer den nu att finnas med i listan under fliken Rutiner. Kontakt För frågor rörande utbildning eller SMS-avtal, hör av dig till info@bibliotekscentrum.se. För frågor rörande support, manualer och liknande, hör av dig till: support@bibliotekscentrum.se. Bibliotekscentrum Sverige AB Sida 45 av 59

46 Mikromarc 2 Redigera mallar i MM2 Meddelandecenter Instruktion för hur du lägger till låntagares personnummer i en mall Version 2.6 och högre Bibliotekscentrum Sverige AB, Växjö, september 2006 Bibliotekscentrum Sverige AB Sida 46 av 59

47 Inledning En del bibliotek vill kunna lägga in uppgift om personnummer i brevets låntagaruppgifter. Detta görs i fyra steg: Steg 1: Registrera fältnamnet #PERSONNUMMER Steg 2: Infoga textfältet #PERSONNUMMER Steg 3: Infoga datafält för födelsedatum Steg 4: Infoga datafält för personnumrets fyra sista siffror Registrera fältnamnet #PERSONNUMMER 8. För att mallen du ändrar i ska finnas tillgänglig på flera språk, måste du först registrera ett nytt fältnamn, som du förslagsvis kallar #PERSONNUMMER. Klicka på knappen Översättningar i skärmbildens nedre kant. Bild 1 När du har klickat på knappen Översättningar öppnas ett nytt fönster där texterna på de olika språken kan ändras och nya översättningar kan läggas till. 9. Välj fliken Fältnamn och klicka på ikonen Ny. Bibliotekscentrum Sverige AB Sida 47 av 59

48 Bild Ett nytt fönster öppnas. Efter Fältnamn skriver du in namnet på textfältet. Om du lägger in ett nytt textfält måste namnet vara unikt för databasen. För att namnet ska vara lättare att känna igen, bör det inledas med tecknet # och skrivas med versaler, men det är inget krav. Därefter skriver du in texten som ska synas i själva brevet, i fältet Text på standardspråk. Bild Om du vill ha översättningar till andra språk väljer du fliken Översättningar, markerar det språk du vill lägga till, dubbelklickar eller klickar på knappen Redigera, och skriver in den översatta texten. Bibliotekscentrum Sverige AB Sida 48 av 59

49 Bild 4 Infoga textfältet #PERSONNUMMER 1. När textfältet har skapats går du tillbaka till mallen, klickar på knappen Nytt element i den övre menyn, och väljer alternativet Textfält. Bild 5 2. Därefter markerar du med hjälp av muspekaren var du vill placera textfältet. Justera fältets storlek efter behov genom att dra i prickarna utmed fältets kanter, men tänk på att hålla dig inom den rödmarkerade marginalen. Ett textfält är i regel inte högre än en ruta. Bibliotekscentrum Sverige AB Sida 49 av 59

50 Bild 6 3. Klicka sedan på knappen Properties överst i den högra menyn och klicka på textfältet, så att den grå knappen med tre prickar visas. Bild 7 4. Om du klickar på denna knapp öppnas ett fönster där du ska skriva in namnet på det textfält du önskar lägga till. Bibliotekscentrum Sverige AB Sida 50 av 59

51 Bild 8 Textfältsnamnet måste vara identiskt med det namn som du tidigare la in i fönstret Textfält och översättningar (se bild 3). När du har gjort detta bör det se ut så här i mallbilden: Bild 9 Hur du ändrar textens placering inom textfältet, textens storlek etc. finns förklarat i manualen Mikromarc 2 Meddelandecenter. Infoga datafält för födelsedatum Uppgiften om personnummer hämtas från två olika fält i databasen, ett för födelsedatum och ett annat för personnumrets fyra sista siffror. I detta steg lägger vi till uppgift om födelsedatum. 1. Skapa ett nytt textfält, till höger om textfältet #PERSONNUMMER. Klicka på Nytt element i den övre knappraden och välj Textfält. Bild 10 Bibliotekscentrum Sverige AB Sida 51 av 59

52 2. Välj därefter Properties i menyn till höger. Radera texten text i rutan till höger om fältet Text, antingen genom att placera markören i fältet, markera texten och trycka på Delete, eller genom att klicka på den lilla, grå knappen med tre prickar, som visas när du klickar i fältet, och radera texten i det fönster som då öppnas. 3. Därefter klickar du på knappen Bindings som ligger överst i menyn till höger. Klicka i fältet bredvid Value under rubriken Utseende, så att den grå knappen med tre prickar visas (se bild 11). Bild 11 Bild När du klickar på den grå knappen öppnas ett nytt fönster (se bild 12). I det vänstra fältet skriver du in följande: databand1[ Birth_Date ] Bibliotekscentrum Sverige AB Sida 52 av 59

53 Bild Klicka därefter OK. I mallen ser det nu ut på detta sätt: Bild För att se hur dina ändringar ser ut i ett utskrivet brev måste du förhandsgranska. Obs! Om du försöker använda funktionen Förhandsgranska i malldesignfönstret kommer ett felmeddelande att visas. Detta beror på att personnummer inte finns som ett förangivet alternativ i malldesignsfunktionen. För att förhandsgranska din mall måste du spara dina ändringar, koppla mallen till en rutin och generera en körning. I skärmbilden Resultat av körning klickar du sedan på knappen Skriv ut längst upp till vänster i menyn och väljer alternativet Förhandsgranska. Tänk på att inte uppdatera databasen när du sedan stänger skärmbilden. Bild 15 Bibliotekscentrum Sverige AB Sida 53 av 59

54 7. Vid en utskrift av brevet visas nu endast personnumrets första åtta siffror, d.v.s. uppgift om födelsedatum. Bild Efter födelsedatumet visas två nollor (se bild 16). För att få bort dessa gör du enligt följande: Markera datafältet för Birth_Date. Bild 17 Klicka sedan på knappen Properties i högermenyn och leta rätt på fältet TextFormat under rubriken Utseende. Klicka i fältet, så att en liten grå knapp med tre prickar visas. Bild 18 Klicka på den grå knappen, så öppnas ett nytt fönster: Bibliotekscentrum Sverige AB Sida 54 av 59

55 Bild 19 I den vänstra rutan, Formats, väljer du alternativet Date. I den högra rutan, Properties visas då flera alternativ. Välj d och klicka på OK. Nu bör endast åtta siffror visas för födelsedatum. Infoga datafält för personnumrets fyra sista siffror För att få med hela personnumret måste ytterligare ett fält läggas till. 1. Klicka återigen på knappen Nytt element och välj Textfält. Bild 20 Radera texten text i fältet under knappen Properties i högermenyn. 2. Klicka sedan på Bindings och klicka i fältet för Value under Utseende. Klicka därefter på den gråa knappen som visas så att redigeringsfönstret öppnas. I fältet till vänster skriver du in följande: databand1[ SSN ] Bibliotekscentrum Sverige AB Sida 55 av 59

56 Bild 21 Klicka sedan OK. 3. I mallen bör det nu se ut så här: Bild 22 En utskrift av brevet ser ut på följande vis: Bild Glöm inte att validera och spara mallen! Bibliotekscentrum Sverige AB Sida 56 av 59

57 Mikromarc 2 Redigera mallar i MM2 Meddelandecenter Instruktion för hur du lägger till uppgift om hylla i en mall Version 2.6 och högre Bibliotekscentrum Sverige AB, Växjö, september 2006 Bibliotekscentrum Sverige AB Sida 57 av 59

58 MM2 Meddelandecenter Ändra hylla Som standard är det inställt att uppgiften om hylla hämtas från exemplarbilden. Detta går att ändra, så att uppgiften om hylla hämtas från katalogposten istället. 1. Markera databandet som följer efter #Shelf. Klicka på Bindings i menyn till höger (se bild 1). 2. Klicka i fältet Value under rubriken Utseende och klicka därefter på den lilla, grå knapp med tre knappar som visas. Bild 1 3. Ett nytt fönster som är delat i två fält öppnas. Radera texten i fältet till vänster. Bibliotekscentrum Sverige AB Sida 58 av 59

59 Bild 2 4. I det högra fältet klickar du på plustecknet vid databand2. Markera sedan pm_value11 och dra över värdet till vänsterfältet, alternativt skriv in texten databand2[ pm_value11 ] direkt i vänsterfältet. Det ska då se ut så här: Bild 3 5. Klicka på OK. I mallbilden bör det nu se ut så här: Bild 4 6. Validera mallen och spara. Bibliotekscentrum Sverige AB Sida 59 av 59