Manual för version V2

Transkript

1 Innehållsförteckning 1. Om 2. Installera Administration 3. Programmets skrivbord 4. Lägga upp din första kund 5. Kontaktpersoner 6. Besiktningsadresser 7. Kontrollpunkter/Besiktningspunkter 8. Koppla kontrollpunkter/besiktningspunkter 9. Rapportmottagare 1

2 1. Om är ett program som hjälper företag att utföra egenkontroller på utfört arbete. Programmet är enkelt att arbeta med då det är uppbyggt att vara mobilt för besiktningsmannen. kommer som två program: Administration Mobil Administration Detta program installeras på Era datorer. Det går bra med en PC eller MAC. I detta program administrerar Ni alla funktioner i systemet: Exempel Kunduppgifter Kontrollpunkter Fastigheter och adresser Bokningar av besiktningar Rapporter Och många fler funktioner Mobil Detta program körs från din mobila webbläsare och fungerar i alla typer av Smartphones och Läsplattor. Det är i detta program Ni utför själva kontrollen. Det är enkelt, går snabbt och är Touch friendly, anpassat att använda fingrarna för alla funktioner. Exempel Sätta betyg på din egenkontroll Skicka beslutsfrågor och kommentarer Ta bilder med din telefon och inkludera i egenkontrollen Boka nya egenkontroller. Skicka utförd egenkontroll till kunden Båda programmen är helt integrerade med varandra via en egen dedikerad SQL databas. Gör du något i mobilen syns det direkt i Administrationsprogrammet. Allt sparas i databasen och backup utförs med automatik. 2

3 2. Installera Administration För att programmet skall fungera behöver du minst: En (1) PC eller MAC Uppkoppling mot internet Programmet som skall installeras på din dator är tar inte mycket plats på din hårddisk. Större delen av programmet som används ligger på en server som vi hanterar. När du köpt en licens av oss får du en länk där du hämtar hem programmet. Den börjar normalt på detta sätt: programnamn#/ Du har då också fått ett administrationskonto som innehåller ditt användarnamn och lösenord. Detta konto kommer åt alla delar i programmet. Gör så här: 1. Starta webbläsaren på din dator och skriv in den länk du fått av oss och tryck på ok. 2. Nu hämtas programmet och följ instruktionerna för att slutföra installationen. 3. Programmet använder ett plugin program som heter Silverlight. Detta program hanteras av Microsoft. Om du inte har denna plugin installerad kommer du att dirigeras till deras webbsida och följ instruktionerna för denna installation. 4. När detta är gjort får du starta om webbläsaren och lägga in länken till ditt program i adressfönstret och hämta ditt program (se punkt 2.) 5. När programmets installerats, startar det automatiskt. Programmets startikoner läggs dessutom under start och på skrivbordet om du använder Windows. När programmet startar ser det ut så här: Login MyScore Nu är det bara att skriva in ditt användarnamn och lösenord så startar programmet. 3

4 Viktigt om lösenord Om du slår in ditt lösenord fel fyra (4) gånger är du utelåst. Kontakta oss på för återställning av lösenordet. Viktigt om uppdateringar När vi släpper uppdateringar på programmet som sker emellanåt behöver du inte göra något. Programmet hämtar uppdateringen automatiskt från servern och installerar den. Det enda du kommer att märka är att när du startar programmet så är rutan vit under ett antal sekunder. Sedan visas en text att programmet uppdaterats och att du får starta om programmet. 4

5 3. Programmets skrivbord När programmet startat hamnar du på programmets skrivbord. Första gången du startar finns ingen information såklart eftersom du inte har lagt in några kunder, besiktningar etc. När du gjort det, kan det se ut så här: På skrivbordet kommer man åt det mesta och det första du ser är egenkontroller som bör utföras och även färdigbokade. Detta för att få en överblick om hur du och dina kollegor ligger till i utförandet av egenkontrollerna. Här kan du kontrollera, planera och boka besiktningar. Självklart går det att utföra direkta egenkontroller från i mobilen också. Gör du det blir också synliga här. I menyraden hittar du andra viktiga funktioner. Vi kommer att gå igenom dem en efter en och beskriva det du ser på skrivbordet närmre. 4. Lägga upp din första kund 5

6 Det första du bör göra är att lägga upp en kund. På menyraden hittar du en knapp som heter kunder. Tryck på den. När fönstret öppnas är det tomt på kundinformation eftersom du inte har lagt in några kunder. När du gjort det kommer alltid den första kunden du lagt in att visas först. Det kan se ut så här: I kundfönstret finns det mycket information och många knappar med funktioner. Detta är hjärtat av all information som rör din kund. 6

7 Vi börjar med att lägga upp en kund: Tryck på + tecknet. Här fyller du i alla kunduppgifter. De fält som har etikett med fet stil, se ovan kundnamn måste anges. Om inte detta görs visas ett felmedelande högst upp i fönstret. Se nedan bild. 7

8 1. Fyll i kundnamn och gärna alla andra uppgifter. 2. När du är klar, tryck på spara knappen högst upp till vänster 5. Kontaktpersoner Fliken kontaktpersoner Under fliken kontaktpersoner lägger du alla personer som är kopplade till kunden. 1. Tryck på + knappen längst till höger. Fyll i alla uppgifter 2. När du kommer till Befattning, väljer du en i listan eller skapa en ny genom att trycka på knappen Ny befattning 3. Glöm inte att kryssa i om kontaktpersonen skall ta emot rapporter från kontrollerna. 8

9 4. När du är klar och glöm inte e-post adresser, trycker du på spara längst upp till höger på skärmen. 6. Besiktningsadresser Fliken besiktningsadresser Nu är det dags att lägga upp besiktningsadresser och andra viktiga delar som rör besiktningen. Fastigheten tillhör kunden och dessa kan vara hur många som helst. Fastigheten har sedan en eller flera besiktningsadresser. Tryck på + knappen för att skapa en ny fastighet. 9

10 Fyll i alla uppgifter enligt ovan: Fastighetsnamn Fastighetsbeteckning (ej obligatoriskt) Fastighetsadress (är ofta ett intervall för flera besiktningsadresser, typ Karlavägen 12-14) Ort Besiktningsintervall Tryck sedan på spara längst upp till vänster i programmet. Du ser säkert att det finns en ruta som heter Kontrollpunkter? Vi kommer dit sen då vi skall koppla kontrollpunkter till fastigheten. Rutan Besiktningsadresser bredvid fastigheten Till höger om fastigheten finns två flikar till. Den vi skal fokusera på nu är Besiktningsadresser. 1. Markera nu aktuell fastighet som du gjorde alldeles nyss. Varje fastighet kan ha flera besiktningsadresser. Nu skall vi göra en. Genom att markera en fastighet kan vi koppla flera besiktningsadresser till fastigheten. Tryck på + enlig pilen. Skriv i Adress 10

11 Bocka i Besiktning. Startdatum blir dagens datum och nästa besiktning blir enligt det intervall du valt, beräknat från startdatum. Det går självklart att ändra startdatum och nästa besiktning manuellt. När du kryssar i rutan Besiktning? sparas allt automatiskt. 7. Kontrollpunkter/Besiktningspunkter Kontrollpunkter För att det skall vara möjligt att utföra en besiktning/egenkontroll måste det finna besiktningspunkter, kopplade till fastigheten. Varje gång du startar eller bokar en ny besiktning i detta program eller i mobilklienten genereras valda besiktningspunkter till besiktningen. Var hittar du nu dessa kontrollpunkter och hur kopplar du dom till fastigheten. Först måste vi gå till biblioteket och lägga upp en mall med färdiga besiktningspunkter. Därifrån kan vi sedan koppla dessa besiktningspunkter till en eller flera andra fastigheter. Klicka nu på fliken Start i programmet Klicka på knappen Kontrollpunkter. 11

12 Nu öppnas fönstret med biblioteket av kontrollpunkter. Här skall vi skapa en mall, kategori samt kontrollpunkter/besiktningspunkter. Börja med att trycka på knappen Ny mall. 12

13 Skriv ett namn på mallen. Här har jag skrivit Testmallen. Tryck sedan på spara. I mallen skapar vi sedan en eller flera kategorier. En kategori kan vara exempelvis kontor, kök etc. När du sparat mallen, välj nu den mall du skapade i listan mallar. Detta är viktigt eftersom vi vill skapa kategorier under vald mall. Om inte mallen syns, tryck då på uppdatera. Se uppdatera under ovan pil. Nu har du valt mall. Nu är det dags att skapa en kategori. Vi väljer att enbart göra en kategori till mallen. 13

14 Tryck nu på knappen Ny kategori. Skriv i namnet på kategorin. Här har jag valt att kalla kategorin Kontor. Tryck sedan på spara. När du sparat kategorin skall du välja kategorin i listan. Ser du inte kategorin, tryck på uppdatera. Se under pilen. Nu har vi alltså skapat en mall och en kategori. Vi har också valt mallen i listan samt kopplad kategori. Se bild. 14

15 Nu skall vi skapa kontrollpunkter/besiktningspunkter kopplade till vald kategori. Observera att om du skapar en till kategori så skapar/kopplar du andra kontrollpunkter/besiktningspunkter till denna kategori. Med detta menas att en kontrollpunkt/besiktningspunkt alltid har en egen kategori. 15

16 Tryck nu på + enligt ovan pil. Nu skall vi skapa några kontrollpunkter/besiktningspunkter. Ovan ser du punkter jag angett. Du kan självklart välja vilka du eller din kund önskar. För varje punkt du vill ange, tryck på + knappen som läggs en ny tom rad. När du är klar, tryck på spara i rutan. Se pil. Nu är du klar. Tryck på knappen Stäng. Gå nu tillbaka till kundfliken om du fortfarande har den öppen. Annars trycker du på knappen Kunder Högst upp i menyn i programmet. Välj nu den kund du tidigare skapade i listan. 16

17 8. Koppla kontrollpunkter/besiktningspunkter Nu skall vi koppla kontrollpunkter/besiktningspunkter till kunden och aktuell fastighet. Välj fliken Besiktningsadresser. Se pil. Välj en fastighet i listan om du har flera. Tryck på knappen Koppla kontroll punkter under fastigheten. Se pil i nedan bild. 17

18 Nu öppnas en ny ruta enligt nedan bild. Nu skall vi först välja mallen vi skapade nyss och sedan en kategori. 18

19 Först valde vi Generell mall som jag gjorde. Nu listas alla kopplade kontrollpunkter/besiktningspunkter. Nu är det dags att koppla alla eller några av dessa kontrollpunkter/besiktningspunkter till vald fastighet. Gör så här: Om du vill koppla en punkt i taget, markerar du en kontrollpunkt/besiktningspunkt och trycker på knappen Lägg till markerade. Vill du föra över alla kontrollpunkterna/besiktningspunkterna tycker du på knappen << Lägg till alla<<. I detta fall tryck på alla. Nu ser du att alla punkterna åkt över till vänstra kolumnen. Nu är du klar. Hade du haft flera kategorier kan du fylla på listan med flera kontrollpunkter/besiktningspunkter. Välj då ny kategori i listan och flytta över dessa punkter med samma knapp. 19

20 Tryck nu på knappen stäng. Se under pilen i ovan fönster. Nu ser du att det kopplats nya punkter till fastigheten. Se nedan bild och pil. 9. Rapportmottagare Nu har vi en sak kvar och det är att koppla befintliga kontakter till rapportmottagare. På detta sätt berättar vi för programmet vilka personer som skall få en rapport efter utförd besiktning. Varje fastighet har sina egna kopplade mottagare. Dessa mottagare hämtas från kontaktpersoner unde kunder. Tryck nu på knappen Rapportmottagare. Se pil. 20

21 Nu öppna ett nytt fönster. Se bild. Tryck nu på knappen +. Se pil. Nu läggs en ny rad till och välj nu en eller flera rapportmottagare från listan. Se pil. 21

22 När du gjort det. Trycker du på spara. Har du flera kontaktpersoner kopplade till kunden kan du lägga till flera rapportmottagare. Behöver du fler rapportmottagare måste du upprätta dessa under fliken kontaktpersoner under kunden. Rutan Rapport? betyder att personen skall få rapport. Avmarkerar du den, får denna person ingen rapport. När du är klar tryck på krysset i rutan eller knappen avbryt. Nu är du klar och nu är det bara att boka besiktningar från detta program eller i mobilen. Lycka till! 22