Lumbago - Förord. Välkommen till Journalprogrammet Lumbago.

Transkript

1

2 Lumbago - Förord Välkommen till Journalprogrammet Lumbago. Vår förhoppning är att du ska få mer tid över för dina patienter och att du ska ha nytta av alla de effektiva funktioner som Lumbago erbjuder. Framförallt vill vi att Lumbago ska vara enkelt och ett bra hjälpmedel på arbetet. Tanken med programmet är att skapa en så enkel och effektiv journalhantering som möjligt. Vi har lagt tyngdpunkten på patienten och byggt upp ett program med en layout som gör det enkelt att arbeta med programmet. I startmenyn finns en hjälpmeny, där kan du hitta support och vägledning när du använder Lumbago. Journalprogrammet är personligt och får inte kopieras eller delas mellan olika individer. Ägare av Lumbago och dess rättigheter samt copyright är Stefan Blomdahl leg. Naprapat. Vid teknisk support Kontakta Stefan Blomdahl Ring: Mail: info@lumbago.nu Webb:

3 Lumbago - Innehållsförteckning Framsida Förord Innehållsförteckning Ny patient/återbesök.. 1 Ikon förklaring...4 -Ny patient 4 -Ladda patient...4 -Spara patient 5 -Skriv ut patient 5 -Boka påminnelse Bifoga till journal Bokning...6 -Schemaläggning Visa/dölj patient...8 -Admin...8 Beläggning Statistik...10 Radera info.. 10 Spara backup/återställ backup Exportera/importera....12

4 Lumbago Ny patient/återbesök Nu är du inloggad och ska lära dig Lumbago journalsystem. Vi ska försöka guida dig runt så att du får hjälp att komma i gång. Det bästa är förstås om du själv klickar runt och provar alla funktioner. Framför dig har du nu startsidan så här ser det ut när du kommer in i Lumbago, detta är utgångsläget och här börjar du fylla i journalen. Men det första du bör göra innan du börjar registrera din första patientjournal är att gå in i Administrationen och fylla klinikens uppgifter (se sida 8). Gå sedan tillbaka till startsidan= Patientöversikt: Det du ser på startsidan är patientinformation som noggrant ska fyllas i. Alla vita fält kan du skriva i och det bör göras med noggrannhet. På denna sida finner du även tre rutor som påminnelsefunktioner: Utrustning kryssa i denna om din patient lånar något (du blir påmind nästa gång du laddar upp denna patients journal) Varning Kryssa i denna om du vill bli extra informerad om något vid nästa besök. Ex. benskörhet, stroke, eller ej betalat Arkiverad kryssa i denna om du vill arkivera journalen. Då kommer inte den journalen upp vid en sökning tillsammans med dina aktuella journaler. Du kan även välja att inkludera arkiverade journaler i din sökning Klickar du bort markeringen så inkluderas denna journal i sökningen igen. De gråa fälten under Aktuella besvär fylls i under nytt besök som du kommer till genom att klicka på rubriken Daganteckningar överst på sidan. Ny patient Fyll i personuppgifter samt om det är några sjukdomar patienten har, på patientinformation (startsidan). Fyll även i eventuell företagsinformation om det finns ett sådant, som tillexempel ska faktureras. Se nedan hur du skapar ett nytt företag, hoppa över detta moment, om företagsinformation saknas. 1

5 Skapa nytt företag Börja med att kryssa i rutan Nytt Företag Fyll i företagsuppgifterna Du sparar sedan uppgifterna genom att klicka på knappen Spara Företag. Företaget sparas och visas i listan till vänster. Om ett företag med samma namn redan existerar så kommer detta att öppnas och visas i textfälten Hämta sedan företaget genom att Du antingen först markerar önskat företag i listan och trycker på knappen Ok När du fyllt i patientens namn, adress, personnummer, företag osv. går du vidare genom att följa hänvisning nedan. Klicka på texten Daganteckningar överst på sidan Markera nytt besök Fyll i samtliga fält Tryck på diagnoser, då kommer det upp en lång rad med massa olika diagnoser som var och en har en specifik ICD kod integrerad från socialstyrelsen. Markera den diagnos patienten söker för och tryck på pilen till höger om diagnoserna. Då flyttas den till rutan behandlingsdiagnos för patienten Du kan även välja vilken del av kroppen som diagnoserna skall avse ex. enbart diagnoser för höftled osv. När du har valt diagnos trycker du OK Du är nu åter igen i nytt besök och när du har fyllt i alla uppgifter om det nya besöket trycker du OK Nu är du i daganteckningarna igen och dagens datum är markerat. Om du vill skriva en daganteckning på tidigare datum går du in i almanackan och ställer in önskat datum Skriv dina daganteckningar i avsedd ruta Till höger kan du hitta olika undersökningsmetoder, klicka på aktuellt smärtområde och det kommer upp specifika tester för området du har valt När du är klar trycker du OK När du är klar med dina daganteckningar trycker du spara genom att trycka på spara uppe i vänstra hörnet alt. ctrl+ S Nu har dina daganteckningar sparats och signerats vilket betyder att de inte kan ändras Om du vill granska ett tidigare besök klickar du på aktuellt datum för tidigare behandling och du får upp det lite längre ner på sidan 2

6 Nu är det dags att markera i Bildbehandling. Klicka på Bildbehandling överst på startsidan Det du nu ser är unikt för Lumbago, nämligen att du som terapeut kan markera, rita och skriva på bilderna så att du enkelt kan se var och hur patienten har sina besvär Använd verktygen till höger och glöm inte att trycka på spara eller (ctrl + S) innan du går vidare Återbesök När din patient kommer på återbesök och du har laddat upp journalen så kan du lätt få en överblick över besvären genom att klicka på Bildbehandling eller på Daganteckningar När du vill skriva in återbesökets daganteckningar gör du det genom att först klicka på texten daganteckningar. Sedan är det bara att skriva på i avsedd ruta Ibland kan man vilja lägga till information till det man tidigare skrivit i anamnesen. Då dubbelklickar du på det första datumet som patienten var hos dig och rutan kommer upp och du kan fylla i dina kompletterande uppgifter Kom ihåg att spara Markera besvär som färdigbehandlat När en patient blivit besvärsfri kan du markera besväret som färdigbehandlat. Nästa gång patienten söker dig för något annat besvär så gör du en ny daganteckning för aktuellt besvär. Besvär under behandling markeras med grön färg medan avslutad behandling markeras med röd färg. Gör såhär: Klicka på daganteckningar och markera detta genom att dubbel-klicka på besväret i listan Besvär. Detta öppnar besväret i fönstret Nytt besök Längst ner på sidan finns rutan Färdigbehandlad som Du kryssar i, vilket aktiverar fältet antal behandlingar samt knappen för datum. I fältet antal behandlingar fyller Du i antalet behandlingar som genomfördes och med hjälp av datumknappen så anger du det datum då besväret blev färdigbehandlat 3

7 Nu ska vi gå igenom de andra funktionerna som programmet erbjuder. Ovan har du lärt dig hur man registrerar en ny journal samt hur du fyller i ett återbesök. Nedan kommer vi gå igenom de olika ikoner och kortkommandon som du kommer ha stor nytta av i din journalföring. Lumbago Ikon förklaring Högst upp på startsidan finner du tio stycken ikoner. Vi ska nu förklara vad dessa innebär. Ny patient När du klickar på denna ikon så sparas den patient du höll på med och det kommer upp ett tomt ark där du kan fylla i din nya patients uppgifter Kort kommando tryck ctrl + N. Ladda patient När du klickar på denna ikon så kommer det upp en ruta som heter sök patient. Här skriver du i namnet på patienten, det räcker om du skriver första bokstaven i namnet Markera patienten och tryck ladda Sök företag klicka som vanligt på ikonen, ladda patient. Skriv in namnet på det företag som du vill hitta och aktivera sökningen genom att tryck på knappen Sök Matchade företag visas i listan under sök- knappen Om endast ett företag hittas kommer detta att markeras och dess tillhörande information att visas i fälten till höger. Då flera företag hittats visas informationen först då ett av dessa valts i listan Ett företag hämtas till journalen genom att Du antingen först markerar önskat företag i listan och trycker på knappen Ok 4

8 Spara patient Varje gång du trycker på denna ikon så sparas det du har gjort Kort kommando tryck ctrl + S Skriv ut patient Programmet skapar på ett smidigt sätt ett html-dokument av önskade delar av den journal som Du ska skriva ut. Det är sedan detta html-dokument som skrivs ut. Genom att öppna detta dokument i en webbläsare ger det Dig möjligheten att förhandsgranska innehållet innan utskrift sker. All information tillhörande en patient går att skriva ut. Om förändringar görs i patientjournalen krävs det att dessa sparas för att komma med på utskriften. Du måste ha den patientjournal du vill skriva ut upp laddad eller kortkommando ctrl+p Det kommer upp en ruta skriv ut patient Tryck på, visa utskrift Journalen visas då hur den kommer att se ut vid utskrift Välj skriv ut Boka påminnelse Det är du som får påminnelsen inte patienten, medhjälp av denna funktion kan du bevaka dina patienter. Patienten som du vill boka påminnelse om t ex. återbesök måste vara upp laddad En ruta kommer upp boka påminnelse Här kan du ställa in om hur långtid du vill bli påmind, flytta markören till lämplig tid Tryck spara 5

9 Bifoga till journal Patienten som det gäller måste vara uppladdad En ruta kommer upp om bifogade filer Tryck på bläddra Leta fram den fil du vill bifoga och dubbelklicka på den Tryck bifoga fil Den fil du vill bifoga hamnar i rutan nedanför Tryck OK Filen är nu bifogad till journalen Hitta den bifogade filen vid ett senare tillfälle Ladda patienten bifoga fil Markera den filen som du vill titta på Tryck på kör fil Bokning Till din hjälp har du en pilfunktion som du hittar till höger i bokningen, där du kan ändra vecka samt se hur många bokningar du har på respektive vecka. Längden på dina behandlingar kan du ställa in i Admin, då kommer alla behandlingar du bokar in automatiskt att ha samma längd i bokningen. Du kan självklart ändra varje bokning individuellt beroende på hur lång tid du vill ha på dig med varje enskild patient (se nedan) Du kommer att se alla dina bokningar för dagen när du loggar in på morgonen. De kommer att ligga till höger i en lista, du behöver bara klicka på aktuell patient och så kommer journalen upp Om två bokningar överlappar varandra/krockar kommer detta att markeras med en röd färg. Om bokningarna ligger i samma intervall utan att överlappa varandra kommer detta istället att markeras med gult. För att minska risken för ofrivilliga dubbelbokningar kommer Lumbago att varna Dig då Du försöker spara en bokning som överlappar en redan existerande. 6

10 Nedan följer olika situationer då du vill kunna boka in en patient. Om din patient är uppladdad och vill boka ett återbesök Tryck på boknings ikonen Välj den dag och tid som patienten ska komma på återbesök Dubbelklicka på den aktuella tiden En ruta kommer upp om ny bokning Tryck på hämta laddad patient Då laddas uppgifterna om patienten upp Tryck spara bokning Patientens bokning ligger nu på vald tid Om en patient vill boka tid men inte är uppladdad med sin journal Tryck på boknings ikonen Tidboken kommer upp Välj dag och datum Dubbelklicka på aktuell tid En ruta ny bokning kommer upp Tryck sök patient Sök din patient Dubbelklicka på namnet Rutan ny bokning kommer tillbaka med aktuell patients uppgifter Tryck spara bokning Patienten är nu inbokad Är det en patient som ringer och inte har varit hos dig tidigare, har alltså ingen journal i Lumbago Tryck på boknings ikonen Tidboken kommer upp Välj dag och datum Dubbelklicka på aktuell tid En ruta ny bokning kommer upp Kryssa i rutan ny patient till höger Fyll i uppgifterna Tryck spara patient Markera sedan behandlings tid och längd på vänster sida Tryck spara bokning Din nya patient har nu fått en tid och en journal, vilket innebär att när patienten kommer så finns journalen i högra spalten på startsidan med de andra bokningarna för dagen, du kan nu fylla i som vanligt 7

11 Schemaläggning Denna funktion kan användas på två olika sätt. Du måste markera dina arbetstider i schemaläggningen för att kunna beräkna din beläggning på kliniken, i det fall du vill kunna se hur mycket kliniken besöks. Vill man inte använda den funktionen, kan man förslagsvis använda schemaläggningen för att markera de tider man inte ska boka in en patient på. Då den schemalagda tiden även syns i din bokningskalender. Till höger kan du med hjälp av pilarna välja vilken vecka det gäller Ditt namn är markerat i en färg, klicka på ditt namn För att schemalägga din tid markerar du tiden du vill strata arbetsdagen och drar den ner till den tid du vill avsluta dagen. Då blir din arbetstid markerad med en färg För att radera schemalagd tid trycker du på radera (till höger på sidan) sedan går du till den tid du vill radera och markerar. Då försvinner den tiden Om du vill spara ett standardschema, som är återkommande vecka för vecka: Spara standardvecka För att sedan ladda en standardvecka väljer du först den vecka som du ska planera och trycker sedan på ikonen Ladda standardvecka Visa/dölj patientlista Det som händer är att patientlistan till höger försvinner och trycker du igen så kommer den tillbaka Admin Lumbago är utrustat med ett administrationsverktyg som används för att göra förändringar på klinikens och Ditt användarkontos inställningar. Du kan t.ex. byta lösenord för inloggning eller justera klinikens öppettider. Dessa uppgifter används vid olika tillfällen av programmet och bör därför fyllas i vid något av de allra första gångerna som Du använder programmet. En ruta administration kommer upp, här har du dina klinikuppgifter och användaruppgifter Fyll i all information om företaget på vänster sida 8

12 Klinikens öppettider fyller du i första gången du loggar in adressen ska var kopplad till Outlook om du vill kunna skicka mail till en patient som du har uppladdad. Då trycker du på det gula brevet i patientens journal och du skickas vidare till Outlook med patientens mail adress inskriven och klar Logotype innebär att man lägger upp en logga som kommer att finnas på de utskrifter som du gör från Lumbago. Loggan är automatiskt naprapatförbundets logga Låg respektive hög beläggning innebär att du skriver i vad du anser vara låg respektive hög beläggning för dig på din klinik. Utifrån dessa gränser kommer sedan Lumbago att visa en röd eller grön färg på dina siffror när du kontrollerar beläggningsgrad på kliniken (se beläggning nedan s. 9) På användarsidan till höger i admin fyller du i dina uppgifter Standard besökslängd innebär att du bestämmer hur långa dina behandlingar ska vara generellt. Då kommer varje bokning att ta upp den tiden. Om du vill ändra en tid just för en specifik patient så gör du det i bokningen Ikonerna högst upp i rutan administration har olika funktioner se nedan Admin Beläggning Under ikonen beläggning kan du få information om hur pass mycket din klinik blir besökt. Du kan välja att titta på förhållandet mellan en hel månad eller vecka för vecka, ställ själv in den period du vill se din beläggningsgrad på. Med pilknapparna byter Du till nästa eller föregående vecka/månad eller till valfri vecka/månad genom att använda datum-väljaren mellan pilarna. Detta verktyg går endast att använda då du utnyttjar funktionerna bokning och schemaläggning. Klicka på ikonen Den ruta som kommer upp visar vilket alternativ som beläggningen avser, dvs. vecka eller månad Till höger i rutan finns datumväljaren, här kan du ställa in aktuell period I rutan finns även tre olika fällt Schemalagd tid (h) Bokad tid (h) Beläggningsgrad (%) Varje vecka måste du som sagt ange din schemalagda tid dvs. då du avser att vara på kliniken, T ex Detta gör du genom att gå in i schemat och markera din arbetstid. Du måste också använda bokningskalendern för dina patientbokningar. Du kommer att se ett procenttal som visar din beläggning för veckan eller månaden som är baserat på antal patienter på din schemalagda tid. 9

13 Admin Statistik Ha kontroll på din klinik och hur det går med dina patienter. I Lumbago finns ett verktyg för att generera statistiska rapporter vilket startas från administrationsfönstret. Rapporten visar resultat för kliniken i sin helhet samt fördelat på män och kvinnor. Rapporter visar statistik baserat på tre grunddata: Behandlingslängd, vas-skala och åldersfördelning. Körningarna kan utföras baserat på flera olika kriterier. Dessa omfattar bl.a. datum, patientens ålder, besvär som antingen är färdigbehandlade och/eller ej, samt vilka behandlingsdiagnoser som ska omfattas. Upplägget för de olika rapporterna är den samma och tabellerna har liknande layout. Underst i varje tabell visas en summering av de olika träffarna med en fördelning på män och kvinnor samt en totalsumma för dessa. En ruta generera statistik kommer upp Välj vad du vill se statistik över Tryck kör när du gjort dina val Sidan går att skriva ut Admin - Radera information Här kan du snabbt radera din schemalagda tid samt de bokningar du gjort. Obs: Du kan inte radera gamla journaler. Efter att ha använt Lumbago ett tag kommer Du att ha gjort mängder med bokningar och schemaläggningar. Dessa kan om de blir väldigt många (tusentals) påverka programmets prestanda genom långsammare sökningar och längre laddnings tider. För att komma till rätta med detta problem kan Du då använda funktionen Radera information. Det finns egentligen ingen anledning att genomföra raderingen av information om det inte är så att du märker av tidigare nämnda prestanda problem. Du har dock sällan nytta av 10 år gammal information vilket gör att en uppfräschning av databasen ändå kan vara på sin plats. Välj tidsperiod Välj vad som ska raderas; bokning/schema alt. Båda Tryck radera Klart 10

14 Admin Spara/återställ säkerhetskopia När du sparar patientjournaler i Lumbago är det viktigt att du får en rutin på att spara en säkerhetskopia. Det gör du enklast på ett USB som du sedan förvarar på ett säkert ställe. Om din dator skulle haverera och programmet försvinner tar du fram din cd-skiva och installerar Lumbago igen och sedan gör du en återställning av säkerhetskopia och då har du alla journaler på plats igen. Spara säkerhetskopia Sätt i ditt USB minne som du vill spara din säkerhetskopia på Klicka på ikonen för administration Välj sedan spara säkerhetskopia Nu ska du välja var din säkerhetskopia ska sparas, och då letar du upp ditt USB på datorn Klicka nu på spara säkerhetskopia Då kommer det upp en ruta som säger Lumbago måsta avslutas innan en säkerhetskopia kan skapas vill du fortsätta? välj JA En ny ruta med lösenordsskydd kommer upp där det står att din säkerhetskopia kommer att skyddas av ditt användarnamn och lösenord. Tryck OK Nu skapas din säkerhetskopia När detta är klart finns din säkerhetskopia på ditt USB och är märkt med säkerhetskopia och dagens datum Återställa säkerhetskopia Denna funktion används enbart i det fall du har förlorat information från Lumbago eller har två olika datorer som du jobbar med och behöver senaste informationen i aktuell dator. Det kan tillexempel vara så att du har två olika kliniker och måste ha tillgång till dina journaler på två olika platser. Sätt in ditt USB i datorn Leta rätt på den senaste säkerhetskopian och markera det Tryck sedan på ladda säkerhetskopia Nu visas en varningsruta som informerar om att all data kommer att ersättas samt att ditt lösenord kommer att bytas till det som finns på säkerhetskopian (det är det lösenord som du använder när du loggar in i lumbago). Det är därför lämpligt att ha samma lösenord på dina datorer om du ofta använder denna återställningsfunktion. En ruta kommer upp Lumbago kommer att stängas ner vid återställningen av din säkerhetskopia. Vill du fortsätta? Klicka JA Din återställning är nu klar 11

15 Admin Exportera och Importera När du vill flytta en journal från en dator till en annan. För att öka flexibiliteten i Lumbago finns funktionalitet för att importera och exportera journaler. Detta gör det möjligt för klinken att överföra enstaka journaler från ett Lumbago system till ett annat, vilket är praktiskt de gånger en terapeut skall utföra behandlingar utanför den egna kliniken. Exportera 1. Sätt i ett USB 2. Gå in i administrationen 3. Klicka på ikonen exportera 4. Välj patient 5. Skriv in filnamnet, ex. Anna Andersson 6. Tryck på exportera 7. Välj ett lösenord för just denna journal (används när du ska importera journalen) 8. klart Nu är journalen exporterad till ditt USB, informationen är krypterad och kan inte läsas på annan plats än i Lumbago. Importera 1. Sätt in ditt USB i den datorn du vill ha journalen 2. Gå in i administrationen 3. Klicka på ikonen importera 4. Välj den patientjournal från ditt USB som du vill importera 5. Skriv in lösenordet (det du valde i punkt 7 ovan) 6. En ruta kommer upp där patientens namn och personnr står och då väljer du skapa ny patient 7. Klart Du kan nu gå in som vanligt på sök och skriva i namnet på patienten och hitta journalen i programmet. Om det kommer upp en ruta med texten Patienten finns i databas som punkt nr 6. Då finns redan journalen i programmet. Vill du importera i alla fall, då det kan finnas uppdateringar i journalen du ska importera då trycker du på den ruta under befintlig patient och väljer spara befintlig patient. 12