Användarhandledning Rapportgenerator Version: 1.1

Transkript

1 Användarhandledning Rapportgenerator Version: 1.1 Umefast AB

2 Innehåll 1. Rapportgenerator Syfte och avgränsningar Wizards Förutsättningar för arbete med modulen Administration av rapportgeneratorn Lista rapporter Detaljinformation för rapport Statistik Skapa ny rapport Steg 1. Välj datakälla Steg 2. Välj mall Steg 3. Välj fält Steg 4. Fältinställningar Steg 5. Urval Steg 6. Spara rapporten Tilldela användare Mina rapporter Rapporter Detaljinformation om rapport Granska rapport Prenumerationer Lista prenumerationer Ny prenumeration Steg 1. Välj rapport Steg 2. Urval Intervall i urvalet Steg 3. Schemaläggning Steg 4. E-postmottagare Steg 5. Spara prenumeration Ändra prenumeration Ta bort prenumeration Sparade rapporter Inställningar i webbläsaren Streckkoder

3 1. Rapportgenerator Med hjälp av rapportgeneratorn i Pondus Pro kan användaren skapa egna rapporter eller skapa rapporter på fördefinierade mallar. Körningarna för att framställa rapporterna kan schemaläggas och resultatet levereras till önskade mottagare via e-post. En framställd rapport kan även sparas undan i systemet för åtkomst vid ett senare tillfälle Syfte och avgränsningar Ett antal fasta rapporter levereras med Pondus Pro, systemrapporterna. Utöver dessa kan egna rapporter skapas med de olika datakällorna som grund. Systemrapporterna beskrivs i respektive moduls användarhandledning. Denna handledning beskriver endast handhavandet av rapportgeneratorn Wizards Flera delar av applikationen är uppbyggd i form av wizards (ett steg för steg ifyllnad av uppgifter innan uppgifterna sparas). Vid genomgång av wizarden finns knappar Tillbaka och Nästa för att stegvis gå igenom wizarden. För att direkt gå tillbaka till ett visst steg kan man klicka på det steget i senilsnöret Förutsättningar för arbete med modulen För att använda mina rapporter dvs köra befintliga rapporter och lägga upp prenumerationer krävs inga större förkunskaper om systemet. Naturligtvis måste man vara upplagd som användare och ha ett lösenord. För att designa egna rapporter krävs däremot goda kunskaper om datat i den modul man avser designa rapport för. För att få administrationsrättigheter i rapportgeneratorn krävs att användaren har en profil där admin för rapportgeneratorn ingår. 2

4 2. Administration av rapportgeneratorn 2.1. Lista rapporter Klicka på Rapporter i menyn Administration för att visa de rapporter som finns registrerade i systemet. Några rapporter levereras med systemet. Dessa visas i listan med kursiv stil och kan inte ändras eller tas bort. De rapporter som skapats själv visas med normal stil och har även ikoner för ändring av rapport samt borttag. Bild: Lista rapporter För att filtrera rapportlistan välj modul och/eller datakälla i listboxarna överst i sidan. Endast de rapporter som hör till den valda modulen/datakällan visas då i listan. Sortera listan genom att klicka på rubriken. Klicka på knappen Ny rapport för att skapa en ny rapport. Klicka på rapportens namn för detaljinformation om en rapport. Ändra rapport. Kommer in i wizarden. Ändra de värden som ska ändras. Klicka dig igenom wizarden och klicka på Spara på sista sidan. Rapporter som levererats med systemet kan ej ändras! Tilldela användare. Se även avsnittet Tilldela användare. Granska rapport. För att köra/framställa rapporten. Ta bort rapport. Rapporter som levererats med systemet kan ej tas bort Detaljinformation för rapport Genom att klicka på rapportens namn i listan över rapporter kommer man till en sida som visar detaljinformation om vald rapport. 3

5 Bild: Detaljinformation om en rapport Fält/Fältinställningar: Fält som skrivs ut i rapporten samt de inställningar som är gjorda för dem. Filter: De fält urval kan göras på samt om något förvalt värde är satt. Användare: Listar de användare som har behörighet att köra rapporten. Klicka på rubriken Användare för att komma till sida för att redigera användare för rapporten. Statistik: Klick på länken Statistik leder till en sida som visar statistikuppgifter för sidan. För att ändra en speciell uppgift i rapporten, klicka på rubriken bredvid den uppgift som ska ändras. Detta tar dig in i wizarden i det steg som innehåller den specifika uppgiften. Ändra uppgiften och klicka Nästa till slutet av wizarden och klicka Spara. Fältrubrikerna är ibland inte åtkomliga, det beror då på att de uppgifterna ej går att ändra för rapporten Statistik Sidan för statistik har åtkomst från detaljsidan för rapporten. Sidan visar information om prenumerationer och körningshistorik för en rapport. När rapporten skapas via en prenumeration har detta system ingen information om detta, information om att rapporter körts via prenumerationer finns därför ej med här. Aktiva prenumerationer: Antal prenumerationer för rapporten där slutdatum ej är passerat. Totalt antal prenumerationer: Totalt antal prenumerationer för rapporten inklusive prenumerationer där slutdatum är passerat Skapa ny rapport Klicka på knappen Ny rapport i sidan för att lista rapporter. 4

6 Steg 1. Välj datakälla. Välj för vilken datakälla rapport ska skapas för. Vid klick på datakälla visas en beskrivning av datakällan till höger Steg 2. Välj mall Här väljs om man vill skapa en rapport utifrån en fördefinierad mall eller om man vill sätta ihop en egen rapport där man själv specificerar vilka fält som ska ut i rapporten (kallas i applikationen för dynamisk mall). När dynamisk rapport väljs anges även pappersformat för rapporten, tex A4, liggande Steg 3. Välj fält I denna sida anges de fält som ska synas i rapporten. Tillgängliga fält för datakällan som valdes i Steg 1 syns i listan till vänster. Bild: Steg 3 Välj fält Markera de fält som ska med och klicka på -knappen. Markerade fält flyttas nu över till den högra listan (Valda fält). Fälten kan flyttas ett och ett eller flera i taget. För att ångra valda fält, markera fältet du inte vill ha i listan över valda fält och klicka på - knappen. och -knapparna flyttar alla fält till den andra listan. OBS! Fälten i listan för Valda fält måste ligga i den ordning som de ska komma ut på rapporten. För att ändra ordning på fälten markera fältet som ska flyttas och använd sedan och -knapparna för att flytta fältet Steg 4. Fältinställningar Denna sida visar de fält som valdes i förra sidan, i den ordning som sattes i förra sidan. Här kan inställningar anges för de olika fälten, tex om gruppering ska ske. 5

7 Bild: Steg 4 Ange fältinställningar Bredd: Bredden är angiven i centimeter. Det försatta värdet är ett uppskattat värde av hur mycket plats som fältet behöver i rapporten. Denna bredd kan justeras och påverkar då endast just denna rapports layout. Om bredd justerats kan summan räknas om genom att klicka på Totalt längst ner i tabellen. OBS! Om bredden blir för stor kommer överskjutande fält att komma på annan sida, alternativt att tomma sidor läggs in i rapporten. Se därför till att den totala bredden ej överstigs. Textjustering: Ange om fältet ska vara centrerat, vänster- eller högerjusterat. Gruppering/funktion: Ange om gruppering ska ske på fältet. Beroende på vilken typ av data fältet innehåller kan även andra funktioner anges (tex summering av numeriska fält). Tillgängliga funktioner: Antal (exkl. NULL): räknar antalet poster, men endast de som innehåller något värde. Antal (inkl. NULL): räknar antal poster, inkluderar även de som ej innehåller något värde. Maxvärde: Minvärde Medelvärde Standardavvikelse Standardavvikelse (population) Summa Varians Varians (population) Sorteringsordning: Ange i vilken ordning fälten ska sorteras. Sortering: Ange om sorteringen ska vara i stigande eller fallande ordning. Denna iställning verkställs endast om sorteringsordning angivits på fältet Steg 5. Urval Här anges de urvalsmöjligheter som ska finnas tillgängliga vid körning av rapporten, tex att man kan ange att rapporten endast ska köras för en specifik fastighet. 6

8 Bild: Steg 5 Ange filter och eventuella filtervärden Inkludera: För att ett filter ska vara valbart att filtrera på vid körning av rapporten måste filtret inkluderas. Detta åstadkoms genom att klicka i kryssrutan Inkludera för de fält som ska kunna filtreras på. Låst (dold): Om man vill sätta ett filter som ej ska kunna ändras vid körning av rapporten kryssas denna ruta i. Detta filter och dess inställning syns då ej vid körning av rapporten. Urvalstyp: Ange om den som ska köra rapporten ska få ange ett eventuellt filtreringsvärde i form av att skriva in det själv i en textruta eller om denne ska få välja från en lista. Filter: Ange ett eventuellt försatt värde för filtret. Om filter anges och filtret är låst kommer den som kör rapporten inte att kunna se denna inställning, men filtrering av datat sker ändå. Om filter anges och filtret inte är låst kommer denna inställning att visas när rapporten ska köras, men värdet kan ändras till något annat. Att tänka på vid sättande av försatt filtervärde: I Pondus Pro sätts rättigheter på vad man får se i systemet, tex fastigheter. Om den som skapar rapporten i rapportgeneratorn har rättighet att se en fastighet, och den som kör rapporten saknar rättighet till denna fastighet kanske resultatet av rapporten inte blir som tänkt. 7

9 Steg 6. Spara rapporten Ange namn på rapporten samt en beskrivning och klicka på Spara. När rapporten sparats kan rapporten delas ut till användare som ska kunna köra rapporten, klicka då på knappen Lägg till användare. Klicka på knappen Lista rapporter för att komma till listan över alla rapporter Tilldela användare Flytta över de användare som ska ha rättighet att köra denna rapport genom att markera användaren/användarna i listan över tillgängliga användare, klicka på pilarna, kontrollera att önskade användare finns i listan över valda och klicka på Spara. Enkel-pilarna flyttar markerade rader till motsatt lista, dubbel-pilarna flyttar alla rader till motsatt lista. Det är även möjligt att utgå från användare när rapport ska tilldelas. Detta görs via menyn administration/användare. Bild: Tilldela rättighet till rapporter för användare 8

10 3. Mina rapporter Tänk på att rapporter påverkas av basfiltret Rapporter Listan visar de rapporter som tilldelats inloggad användare. För att filtrera rapportlistan anges en modul och/eller en datakälla i listorna överst i sidan. Endast de rapporter som hör till den modulen/datakällan visas i listan. Klicka på rapportens namn för detaljinformation om en rapport. Granska rapport. (För att köra rapporten.) Om det finns prenumerationer för rapporten visas denna ikon. Klicka på ikonen för att komma till prenumerationerna. Om prenumerationer saknas för rapporten visas ett streck (-) i kolumnen. Bläddring: Klicka på knapparna för att bläddra bland rapporterna. 9

11 3.2. Detaljinformation om rapport När man klickar på namnet i listan över rapporter kommer man till en sida innehållande detaljinformation om en rapport. Bild: Detaljinformation för rapport Ikonerna i listen överst i sidan: Granska rapport. För att köra rapporten. Prenumerationer. Klicka för på ikonen för att komma till sida för att lista befintliga samt skapa nya prenumerationer. Fält/Fältinställningar: Fält som skrivs ut i rapporten samt de inställningar som är gjorda för dem. Filter: De fält urval kan göras på samt om något förvalt värde är satt. Prenumerationer: Lista över de prenumerationer som är satta på rapporten. Visar endast prenumerationerna för inloggad användare. Klicka på rubriken Prenumerationer för att komma till sida för att lista befintliga samt skapa nya prenumerationer Granska rapport Att granska en rapport innebär att man kör rapporten och får se resultatet på skärmen. Klicka på -ikonen för den rapport du vill granska. Ange de eventuella filter rapporten ska köras med. Dessa filterinställningar gäller endast för denna körning. TIPS! Om du har en flervalslista och vill välja flera poster, tex ska ta ut rapporten för flera siter, håller du ner Ctrl samtidigt som du klickar på siternas namn. 10

12 Om du lämnar blankt, dvs inte väljer någon filtrering, kommer alla poster i listan att tas med i rapporten, men ingen kommer att skrivas ut i rapporten under Gjorda urval. Det rekommenderas därför att du aktivt väljer vilka poster som rapporten ska gälla i en sådan lista. Bild: Exempel på gjorda urval som skrivs ut i rapport Ange det format rapporten ska presenteras i. För att spara resultatet av körningen kryssas denna ruta i. Om så önskas kan den sparade rapporten ges ett annat namn. Den sparade rapporten (dvs resultatet av körningen i det format som angivits) kommer att sparas i databasen och listas under menyn Sparade rapporter i menyträdet. När alla inställningar är gjorda, klicka på knappen Visa rapport. Ett nytt fönster öppnas och rapporten visas där i Prenumerationer En prenumeration innebär att körningen av rapporten schemaläggs. Den skapade rapporten levereras med e-post till vald mottagare. Prenumerationerna kan kommas åt på några olika sätt: 1. Klicka på menyn Prenumerationer under Mina Rapporter. Om man väljer denna väg visar listan alla prenumerationer oavsett rapport. Klicka på menyn Rapporter under Mina Rapporter. Klicka på ikonen för prenumerationer om den syns för önskad rapport, alternativt klicka på rapportens namn i listan så att detaljbilden visas. Från detaljbilden kan man klicka på rubriken Prenumerationer eller på ikonen överst i sidan. Om man väljer någon av dessa vägar för åtkomst av prenumerationerna kommer endast de prenumerationer som hör till vald rapport att visas Lista prenumerationer Listan över prenumerationer återfinns under Mina rapporter/prenumerationer. Startdatum: Tidpunkt för när prenumerationen ska börja gälla. Slutdatum: Om datum satts för när prenumerationen upphör gälla visas detta här. Om inget slutdatum är satt gäller prenumerationen tills vidare. Skapad: Datum när prenumerationen skapats : Ändra prenumeration. : Ta bort prenumeration. Klicka på knappen Ny prenumeration för att skapa en ny prenumeration. 11

13 3.6. Ny prenumeration Klicka på menyn Prenumerationer under Rapporter i menyn. I sidan som listar prenumerationer klicka på knappen Ny prenumeration. Man kommer in i en wizard för att skapa upp prenumerationen Steg 1. Välj rapport Ange den rapport prenumerationen ska gälla för. 1. Filtrering: För att filtrera listan kan en datakälla väljas i listboxarna överst i sidan. Endast de rapporter som hör till den datakällan visas i listan. 2. Klicka i radioknappen (den runda rutan) för den rapport prenumerationen ska gälla. 3. Bläddring: Klicka på knapparna för att bläddra bland rapporterna Steg 2. Urval Ange eventuella filter som ska användas när rapporten framställs. Klicka på Nästa för att gå vidare. Om du vill välja flera siter håller du ner Ctrl samtidigt som du klickar på siternas namn. För vissa fält finns möjligheten att ange rullande datum som utgår från det datum då rapporten framställs. Önskas ett specifikt datum skrivs detta datum in i den första spalten. Rapporten körs då alltid med detta datum som filtreringsvärde. Önskas att datumet ska anpassas allt eftersom tiden går kan ett rullande datum anges. Tex kanske rapporten ska ta fram arbetsordrar som är registrerade under senaste månaden. I ett sådant scenario kan rapporten schemaläggas till att köras den 1:a i månaden och ha ett urval enligt nedan: Bild: Rullande datum för filtrering på prenumerationer Intervall i urvalet Det finns möjlighet att ange ett intervall på numeriska värden när man anger filter i rapportgeneratorn. Det går även att ange decimaltal. 12

14 Ex genom att skriva in: (1 till och med 20) (Från 20 och uppåt)..20 (Mindre än eller lika med 20) 2, ,

15 Steg 3. Schemaläggning Gemensamt för schemaläggningen är att ett startdatum måste anges. Slutdatum anges om så önskas. Anges inget slutdatum gäller prenumerationen tillsvidare. Vidare anges även med vilken frekvens schemaläggningen ska ske, en gång, timsvis, dygnsvis, veckovis eller månadsvis. Dygnsvis: Ange ett av följande alternativ: 1. Följande veckodagar: Markera de veckodagar rapporten ska framställas. Varje vardag: Rapporten framställs måndag till fredag. Kör igen efter antal veckodagar: Ange med hur många dagars intervall rapporten ska framställas. Ange starttid. Veckovis Ange med hur många veckors intervall samt vilka veckodagar rapporten ska framställas. Ange även starttid. Månadsvis Ange vilka månader rapporten ska framställas. Ange ett av alternativen 1 eller Vecka i månaden: Rapporten framställs en viss vecka i månaden 1:a, 2:a, 3:e, 4:e eller sista. Ange även vilka veckodagar rapporten ska framställas. 2. På kalenderdag(ar): Ange de kalenderdagar rapporten ska framställas. Flera dagar separeras med kommatecken (,). Intervall markeras med bindestreck (-). Ex. 1,3,5-9 innebär att rapporten kommer att framställas den 1:a, 3:e, 5;e, 6:e, 7:e, 8:e och 9:e. Ange starttidpunkt Steg 4. E-postmottagare Ange mailadress(er) dit rapporten ska levereras. För att ange flera adresser, separera adresserna med semikolon (;) Steg 5. Spara prenumeration Ange i vilket format rapporten ska framställas. Ange ett namn för prenumerationen. Klicka på Spara för att spara prenumerationen. När prenumerationen är sparad visas listan över prenumerationer. Namnet på prenumerationen är ett sätt att identifiera den i systemet och visas bara i prenumerationslistan. Det som mailas ut är rapporten och där visas valda filter samt dag och tid när rapporten skapades. 14

16 3.7. Ändra prenumeration För att ändra en prenumeration ta fram prenumerationslistan. Klicka på ikonen för den prenumeration som ska ändras. Man kommer nu in i wizarden i steg 2. I övrigt fungerar ändringen precis som vid Ny prenumeration Ta bort prenumeration För att ta bort en prenumeration ta fram prenumerationslistan. Klicka på prenumeration som ska tas bort. ikonen för den 3.9. Sparade rapporter Rapporter som körs kan sparas undan om så önskas. För att åstadkomma detta kryssar man i rutan Spara rapport under Sparade rapporter vid körning av rapporten Inställningar i webbläsaren Vid skapande av rapporter till annat format än HTML krävs vissa inställningar i Internet Explorer. Oftast är dessa inställningar korrekta, men skulle skapandet av rapporter till annat format inte fungera kontrollera då dessa inställningar. Öppna Internet Explorer. Öppna menyn Tools och välj Internet Options. I fönstret som öppnas klicka på fliken Security. Markera den zon (internet/intranet) där rapportgeneratorn körs. Klicka därefter på knappen Custom level. Bild: Inställning av säkerhetsnivå i Internet Explorer. 15

17 I det fönster som visas, scrolla ner till avsnittet som handlar om nerladdning av filer (downloads). Sätt Automatic prompting for file downloads till Enabled (i en svensk version av Internet Explorer heter alternativet Fråga automatiskt om hämtning av filer som då sätts till Aktivera ). Bild: Inställning av säkerhetsnivå i Internet Explorer. 4. Streckkoder I Pondus Pro har man möjligheten att registrera streckkoder till olika objekt i basen. Det kan exempelvis röra sig om byggdelar, komponenter eller rum. För att skriva ut dessa streckkoder på t.ex. en etikettskrivare så använder man denna sida. Man har här möjlighet att välja vilka objekt som man vill skriva ut eventuella streckkoder till. 16

18 Här börjar man med att välja vilken typ av utskrift man är intresserad av. Det finns två större etiketter (10,15 x 3,80 cm) samt en mindre etikett (3,18 x 2,54 cm). När man valt storlek så skall man filtrera fram vilka objekt man vill ha med. Genom att borra sig ned till lämplig nivå samt välja resultattyp kan man söka fram underliggande objekt. Dessa objekt flyttar man sedan över till den högra listan med hjälp av de blå pilarna. Det går utmärkt att skriva ut etiketter för olika typer av objekt på samma gång. När man har valt minst ett objekt att skriva ut så klickar man på Skriv ut vilket genererar en PDF-fil med etiketterna. Observera att för att streckkoderna skall synas så måste din dator ha ett speciellt typsnitt installerat. Detta typsnitt kan du ladda ner genom att klicka på den lilla TrueType-ikonen som visas längst ned på sidan. 17