ANVISNINGAR. Sjundeå e-postsystem. Del 1: inställningar. Version 1.0

Transkript

1 ANVISNINGAR Sjundeå e-postsystem Del 1: inställningar Version 1.0

2 1(14) Sjundeå e-postsystem Innehållsförteckning INNEHÅLLSFÖRTECKNING INTRODUKTION OCH ÖVERSIKT INTRODUKTION ALLMÄNT OM E-POST INLOGGNING MENYÖVERSIKT PERSONLIGA INSTÄLLNINGAR ALLMÄNNA INSTÄLLNINGAR Personlig information Loginaktiviteter Skapa en grunduppsättning med mappar MEDDELANDEINSTÄLLNINGAR Skriv meddelande Meddelandevisning Radera och flytta meddelanden Nya meddelanden Hämta e-post ANDRA INSTÄLLNINGAR Visningsinställningar för brevlåda och mappar Adressböcker SPRÅK, TID OCH VISNINGSINSTÄLLNINGAR Språk och tid Visningsinställningar... 13

3 2(14) 1 Introduktion och översikt 1.1 Introduktion Denna e-postinstruktion är skriven för dig som har liten eller ingen tidigare erfarenhet av e-post. I instruktionens första del beskrivs det hur du skall göra nödvändiga inställningar för att din e-post skall fungera på bästa sätt. Dessa inställningar behöver bara göras en gång, men instruktionsdokumentet kan med fördel sparas ifall något trots allt måste ändras i framtiden. Den andra delen utgörs av en användningsinstruktion. Här beskrivs hur man tar emot och skickar e-post samt i övrigt hanterar sin postlåda. Den som redan är en van e-postanvändare bör ändå följa instruktionerna i del 1 och göra de beskrivna inställningarna, medan del 2 kan ögnas igenom översiktligt. Det sista kapitlet bör dock ägnas särskild uppmärksamhet. Där beskrivs hur man ändrar sitt lösenord, ställer in semestermeddelanden och eftersändning. 1.2 Allmänt om e-post E-post står för elektronisk post. Det är alltså ett system för att skicka brev elektroniskt istället för fysiskt. Programvaran som används för detta finns i två varianter: traditionella e-postprogram och webbpost. Sjundeå kommuns e-postsystem är ett så kallat webbpost-system, vilket innebär att du kan använda det från vilken dator som helst genom en webbläsare. Traditionella e-postprogram går bara att köra från datorn där de är installerade. Webbläsare som du kan använda är till exempel Microsoft Internet Explorer och Mozilla Firefox. När man pratar om e-post använder man sig av en liknande terminologi som när man talar om pappersbaserad kommunikation. E-postsystemet har t.ex. en inkorg och diverse mappar där man kan sortera meddelanden, varje meddelande har en mottagare och en avsändare, man skriver utkast och man bifogar bilagor De flesta aspekter av papperskommunikation har sin motsvarighet inom e-post. Trots den snarlika terminologin finns det också viktiga skillnader mellan papperspost och e-post. Det är mycket billigare och snabbare att skicka e-post, mindre påträngande än att ringa och inte lika krångligt som att faxa. Alla dessa fördelar medför att kommunikationen blir snabbare än då man använder papperspost. Mängden meddelanden blir snabbt stor, och att det kan bli svårt att överblicka och organisera sin korrespondens. Inkorgar med hundratals eller tusentals brev är vanliga, vilket lätt medför svårigheter när man behöver hitta det där mailet med projektbeskrivningen som kom för några månader sedan. Viktiga meddelanden kan helt enkelt drunkna i mängder av irrelevanta meddelanden. Det är därför viktigt att hålla ordning i sin inkorg.

4 3(14) Slutligen några ord om e-postadresser. En e-postadress består av två delar skiljda av (snabel-a), t.ex. alf.eriksson@siuntio.fi. Den första delen utgörs vanligtvis av en persons för- och efternamn, åtskiljda av en punkt. Det finns dock ingen begränsning som säger att den första delen inte kan utgöras av ett enda ord (t.ex. kundtjanst@foretaget.fi) eller av flera ord separerade med punkt (t.ex. carl.xvi.gustav.bernadotte@slottet.se). Den andra delen av adressen består av ett s.k. domännamn och en landskod/toppdomän (.fi för finska adresser,.se för svenska,.com för kommersiella,.org för organisationer osv.) Domännamnet är ett namn som en organisation har registrerat och som kan användas som adress för e-post och webbsidor. Sjundeå kommun är innehavare av domännamnen siuntio.fi och sjundea.fi (notera att man inte använder åäö i e- postadresser.) Den andra delen av adressen talar alltså om vilken organisation som adressens innehavare arbetar för. När någon skickar e-post från Sjundeås system ser mottagaren genast att avsändaren är någon som representerar Sjundeå kommun något att tänka på om man använder sin arbetsadress även för privata meddelanden. Om man vill veta mer om organisationen som avsändarens e-postadress finns hos, är chansen stor att man hittar en webbsida med samma domännamn, bara man lägger till www. framför: t.ex Inloggning Du når inloggningssidan genom att skriva in adressen i din webbläsare. Klicka på länken WEBMAIL. Observera att i adressen är obligatoriskt. Det anger att anslutningen till e-postservern är skyddad. Nu kommer du till inloggningssidan. Skriv hela din e-postadress i fältet Användarnamn (fornamn.efternamn@siuntio.fi) och ditt lösenord i fältet Lösenord. Klicka därefter på Logga in. Användarnamn och lösenord får du av ITansvarige. Lösenordet måste förvaras på ett säkert sätt.

5 4(14) 1.4 Menyöversikt När du loggat in möts du av välkomstskärmen. 2 1 Till vänster (1) finns en meny med webbpostens alla funktioner. Du kan öppna och stänga de olika menydelarna genom att klicka på + och -. Horde Välkomstskärmen. Hit kommer du efter att du loggat in. E-post För att ta emot och skicka e-postmeddelanden Adressbok Här kan du lagra e-postadresser och kontaktuppgifter till olika personer Kalender Du kan skapa flera olika kalendrar och lägga in olika händelser samt ställa in påminnelser. Anteckningar Enkel textfunktion om du behöver notera något Uppgifter En förklaring vad man kan göra i Uppgifter kommer senare Här finns allmänna inställningar för e-postprogrammet Logga ut Klicka här för att skriva ut dig från systemet. Nästa gång du vill använda din e-post kommer du att behöva ange användarnamn och lösenord igen.

6 5(14) Uppe till höger (2) finns ännu en meny för olika inställningar och extrafunktioner. Denna meny kommer att ändra utseende beroende på vilket funktion i systemet du för tillfället använder. 2 Personliga inställningar 2.1 Allmänna inställningar Gå till e-postfunktionen genom att klicka på ikonen E-post i övre vänstra hörnet. Klicka därefter på i den övre menyn. Du får nu fram följande alternativ:

7 6(14) Personlig information Klicka på rubriken Personlig information. Välj Skapa ny i menyn Välj identitet du vill ändra Klicka i rutan Identitetens namn och skriv ditt förnamn Klicka i rutan Ditt fullständiga namn och skriv ditt förnamn och efternamn Klicka i rutan din Från: adress och skriv din e-postadress: fornamn.efternamn@siuntio.fi Klicka i den stora rutan för Din signatur längst ner och skriv din signatur. Denna text kommer automatiskt att tillfogas i slutet av all e-post du skickar. 1 För att bläddra i de olika menyerna skall du klicka på den lilla knappen med svart pil (1). Då öppnar sig menyn och du kan klicka på det önskade alternativet (2). 2 Exempel på signatur: ************************************ * Markku Heinonen, IT-tuki * Siuntion kunta * Puistopolku 1, SIUNTIO * , ************************************ Kryssa i rutan Infoga signatur före svar och vidarebefordring Kryssa i rutan Spara skickade meddelanden Klicka slutligen på knappen Spara inställningar Du har nu förflyttats tillbaks till inställningarnas huvudmeny. Gå in på Personliga inställningar igen. I rutan längst upp Din förvalda identitet skall du bläddra fram identiteten du nyss skapade och klicka på den. Klicka på Spara inställningar igen. När du uppmanas att kryssa i en ruta innebär det att du klickar en gång i rutan så att det dyker upp en liten bock: Det betyder att alternativet är valt. Om du klickar i rutan igen försvinner bocken och du har valt bort alternativet Loginaktiviteter Klicka på rubriken Loginaktiviteter. Gör inställningarna så att de ser ut som på följande bild:

8 7(14) Klicka därefter på Spara inställningar Skapa en grunduppsättning med mappar Klicka nu på knappen Mappar på övre menyn.

9 8(14) Du får nu fram ett fönster som kallas Mappnavigator: Klicka därefter på den grå knappen med pil vid rubriken Välj åtgärd. Klicka på Skapa mapp Ge mappen namnet Luonnokset och klicka på OK Gör om samma procedur och skapa en mapp med namnet Roskakori Gör en tredje mapp med namnet Spam Klicka därefter på i den övre menyn.

10 9(14) Klicka på rubriken Serveroch mappinformation Välj Luonnokset i menyn Utkast-mapp Gör likadant med följande två och välj Roskakori som Papperskorg och Spam som Skräppost. Klicka slutligen på Spara inställningar 2.2 Meddelandeinställningar Återgå till inställningarna för E-post. Nu är det dags att gå igenom rubrikerna under Meddelandeinställningar en efter en Skriv meddelande Börja med att klicka på Skriv meddelande I rutan efter När vi skickar e-post.: skriver du siuntio.fi I menyn för Standardtextkodning när du skickar meddelanden: väljer du Unicode (UTF-8) Övriga inställningar kan lämnas orörda Klicka på Spara inställningar Meddelandevisning Klicka på rubriken Meddelandevisning

11 10(14) Kryssa i rutan för Visa en ikon för att ta bort bilagor från meddelanden? Klicka på Spara inställningar Radera och flytta meddelanden Klicka på rubriken Radera och flytta meddelanden Gör inställningarna enligt bilden: Klicka på Spara inställningar Nya meddelanden Klicka på rubriken Nya meddelanden Välj Var 5:e minut i Förnya mappvyer Se till att rutan vid Visa popup... är ikryssad Klicka på Spara inställningar Hämta e-post Klicka på rubriken Hämta e-post Ta bort eventuelle kryss ur alla rutor. Inga alternativ skall alltså vara valda. Klicka på Spara inställningar 2.3 Andra inställningar Återgå till inställningarna för E-post. Några inställningar under rubriken Andra inställningar återstår.

12 11(14) Visningsinställningar för brevlåda och mappar Klicka på visningsinställningar för brevlåda och mappar. I menyn När du öppnar en ny mapp, vilken sida vill du börja på? väljer du Första brevlådesidan I menyn Förvald sorteringsordning väljer du Ankomsttid och i menyn Förvald sorteringsriktning väljer du antingen Fallande eller Stigande. Fallande ordning innebär att meddelandena kommer visas så att de nyaste hamnar längst upp, medan stigande ordning innebär att de äldsta meddelandena visas längst upp. Antal meddelanden per sida i mappvyn. Här kan du klicka i rutan och skriva hur många du vill se samtidigt utan att behöva byta sida. Tänk på att din inkorg kan komma att innehålla flera hundra meddelanden efter en tid. Ca meddelanden per sida brukar vara lämpligt. I menyn Vad ska From:-kolumnen av meddelandet länka till: kan du efter eget tycke välja något av följande alternativ: 1. Om du klickar på adressen får du skriva ett nytt meddelande till avsändaren 2. Om du klickar på adressen öppnas meddelandet för visning 3. Generera ingen länk från From: kolumnen Om du är osäker rekommenderas att du väljer (2) I manyn Datumformat i brevlådevyn för meddelanden daterade idag reglerar du hur ankomsttiden för dagens meddelanden visas. Välj önskat tidsformat. I menyn Expandera alla mappar som förvald inställning i mappvyn?, välj Ja. I menyn Expand the entire folder tree by default in the sidebar?, välj Nej. Se till att Visa förklaring i mappvyn är ikryssad. Klicka på Spara inställningar Adressböcker Klicka på Adressböcker Kryssa i de tre första rutorna (Automatisk bakgrunds-expansion av adresser i fönstret 'skriv meddelande', Lägg till mottagare till huvudadressboken automatiskt, Visa alla kontakter när du tar fram kontaktvyn)

13 12(14) Håll ned ctrl -knappen på tangentbordet och klicka på både Namn och E-post i den lilla rutan så att båda alternativen blir markerade. Välj Min adressbok i menyn Välj adressbok där nya adresser läggs till. När du är klar klickar du på Spara inställningar. 2.4 Språk, tid och visningsinställningar Klicka på Horde uppe till vänster så att du kommer tillbaks till välkomstskärmen och därefter på. Du får nu fram följande alternativ: Språk och tid Klicka på rubriken Regionalt Bläddra i menyerna genom att klicka på de nedåtriktade pilarna. Välj det språk du vill använda.

14 13(14) Välj Europe/Helsinki som tidszon. Klicka i rutan för 24- timmarsklocka Välj önskat utseende för hur datum skall visas. När du är klar klickar du på Spara inställningar Visningsinställningar Klicka på rubriken Visningsinställningar Välj E-post i menyn Vilken applikation skall Horde visa efter inloggning. Välj därefter ett färgsschema som du trivs med. Du kan pröva flera genom att göra ett val och trycka på Spara inställningar och därefter komma tillbaks till Visningsinställningar. Övriga inställningar kan behållas som de är. När du är klar klickar du på Spara inställningar.