Administration - Skapa och administrera användare. Din roll som administratör 1. Meny och huvudfunktioner 2-4. Skapa en användare...

Transkript

1 myschenker.se Administration - Skapa och administrera användare Din roll som administratör 1 Meny och huvudfunktioner 2-4 Skapa en användare Lägga till/ta bort kundnummer och e-tjänster för användare.. 9 Skapa grupp Flytta en användare Ta bort en användare Uppdatera konto med nya kundnummer

2 Din roll som administratör Som administratör ansvarar du för företagets myschenker-konto, vilket innebär att: Att skapa konton för andra på ditt företag. Ändra behörighet för en användare. Ta bort användare som inte längre ska ha behörighet. Vid behov, skapa grupper om ni har många användare. Vid behov, skapa flera administratörer (för att dela på ansvar och arbete). Uppdatera företagets konto med eventuella nya kundnummer som har tillkommit sedan ni fick myschenker-kontot. Detta görs med en funktion som tilldelar kundnumren med automatik. Tjänster i myschenker.se Advanced Tracking Boka Landtransport Emissionsrapport Faktura/Saldobesked Fakturastatistik Prisfråga Sverige Prisfråga Land Europa Prislistor Transportinstruktion/kvittens Några tips Skapa alltid ett separat konto för respektive användare. Att låta flera användare ha samma användarkonto kan vara en säkerhetsrisk för er om ni inte kommer ihåg att ändra lösenord om en användare slutar på förtaget. Det kan också vålla problem om en av användarna beställer ett nytt lösenord. Lösenordet skickas bara till den e-postadress som finns registrerad på användarkontot. Då kommer övriga användare inte in. Skapa en flera administratörer som kan täcka upp om du inte finns tillgänglig. Support Behöver du som administratör eller dina användare support i myschenker.se är ni välkomna att kontakta Kundservice. I myschenker.se kan du välja att chatta med Kundservice eller skicka e-post. Sid 1

3 Meny och huvudfunktioner Här beskrivs huvudmenyn och de funktioner som finns i myschenker.se Huvudmenyn består av tre delar: Hem min profil Användare Administration Hem min profil Min profil kommer alla användare åt som har ett konto, även om man inte är administratör. Här kan användaren uppdatera sina användaruppgifter. Som användare kan man själv ändra på: Förnamn och efternamn Enhet/avd Mobiltelefon Lösenord Om man inte kommer ihåg sitt lösen kan man automatbeställa ett nytt på myschenkers startsida. Användaren får ett tillfälligt lösenord för att sedan komma till ovan funktion och lägga in ett nytt personligt lösenord. Kan endast ändras av administratören: E-postadress Går inte att ändra: Användar-ID Måste det ändras får man ta bort användaren och skapa en ny. Sid 2

4 Meny och huvudfunktioner Administration Här administrerar du företagets konto och skapar eventuella grupper. Funktioner Ny Skapa en grupp. För dig som administrerar många användare kan det förenkla att skapa grupper för att få en struktur. En användare kan flyttas från en grupp till en annan. Byta namn Byta namn på en grupp. Sök nya kundnummer Uppdatera befintligt konto med eventuella nya kundnummer som har tillkommit sedan kontot skapades. Ta bort Ta bort en grupp. Funktionen tar även bort alla användare i gruppen så vill du behålla användarna flytta dessa till annan grupp eller översta nivå innan du tar bort gruppen. Hjälp Hjälptext för administration. Sid 3

5 Meny och huvudfunktioner Användare Skapa, ändra, flytta och ta bort användare för ett konto. Funktioner Sök användare Kan göras på två olika sätt: - Sök användare (sök en person) - Navigera (en lista visas som enligt bild ovan över samtliga användare) Skapa användare Skapar användaren, tilldelar e-tjänster och kundnummer. Administrera användare Ändra behörighet av e-tjänster och kundnummer för en befintlig användare. Ändra användarens kontouppgifter, t ex e-postadress, telefonnummer m m. Flytta användare En befintlig användare kan flyttas från en grupp till en annan inom samma konto. Användaren får den behörighet som är satt på den gruppen som den flyttas till. Ta bort För att ta bort en användare, sök upp användaren och klicka på Ta bort användare i toppmenyn. Sid 4

6 Skapa användare För att skapa en ny användare klicka på Användare i toppmenyn. Klicka därefter på Skapa ny användare. Steg 1 (4) Välj tillhörighet Om du har skapat grupper på konto, markera aktuell grupp för att placera användaren direkt i en grupp. I annat fall placeras användaren på översta nivå som i fallet nedan. Man kan i efterhand flytta en användare mellan översta nivå och grupper. Klicka därefter på knappen Nästa. Sid 5

7 Skapa användare Steg 2 (4) Personlig information Fyll i användarens uppgifter. Kontrollera att e-postadressen är korrekt då det är till den adressen som nytt lösenord skickas vid beställning. Klicka på knappen Nästa. Sid 6

8 Skapa användare Steg 3 (av 4) E-tjänster och kundnummer Ska användaren ha tillgång till alla e-tjänster och kundnummer, klicka på knappen Nästa för att komma till Steg 4. I annat fall, följ rutin enligt nedan på denna sida. Inaktivera kundnummer per e-tjänst: Klicka på aktuell e-tjänst, bocka ur kundnummer, klicka på Spara. Upprepa för respektive e-tjänst. Inaktivera e-tjänst: Bocka ur de e-tjänster som ska inaktiveras för användaren, klicka på Nästa för att gå till Steg 4. Sid 7

9 Skapa användare Steg 4 (4) Avsluta registreringen Systemet föreslår ett Användar-ID baserat på användarens e-postadress ersätts med en punkt, enligt Schenkers rekommenderade regel för Användar-ID i myschenker.se. Obs, notera lösenordet så du kan informera användaren för det försvinner visuellt när du klickar på Slutför. Markera i rutan Administratör om användaren ska vara administratör för företagets konto/grupp. Klicka på Slutför. Kontot är nu klart och du kan skicka uppgifterna till din användare. Sid 8

10 Lägga till/ta bort e-tjänster och kundnummer för en användare Klicka på Användare huvudmenyn och därefter på Administrera användare i undermenyn. Sök upp användaren genom att klicka på fliken Sök eller Navigera Klicka därefter på användaren Klicka på fliken E-tjänster Ta bort en e-tjänst för användare: Bocka ur den e-tjänst som ska tas bort. Klicka Ja Upprepa för respektive tjänst som ska tas bort. Inaktivera kundnummer för en användare per e-tjänst: Klicka på aktuell e-tjänst. Bocka ur kundnummer, klicka på Sparar. Upprepa för respektive tjänst som ska tas bort. Sid 9

11 Skapa grupp Grupper skapar man för att få en bra struktur och överblick. Flera grupper kan skapas och även grupp i grupp. En användare kan flyttas från en grupp till en annan. Tips Har du många användare, skapa grupper och utse en administratör per grupp för att fördela arbete och ansvar. Steg 1 (3) Klicka på Administration i toppmenyn och därefter på Konto/Grupp. Markera (blir gult) i trädet var gruppen ska hamna. Klicka på Ny på undermenyn. En ny area visas, fyll i uppgifterna för gruppen, klicka på Spara. Sid 10

12 Skapa grupp Steg 2 (3) En undermapp till gruppen har skapats som heter E-tjänster. Klicka på mappen för att tilldela de e- tjänster gruppen ska ha tillgång till. Klicka på Ny i menyn. Bocka för de e-tjänster som ska finnas tillgängliga att tilldela en användare i gruppen, klicka på Spara. Steg 3 (3) En undermapp har skapats per tilldelad e-tjänst. Klicka på respektive mapp/e-tjänst för att tilldela kundnummer. Markera de kundnummer som ska tilldelas och använd de gröna pilarna för att tilldela. Gruppen är nu skapad. Sid 11

13 Flytta användare En användare kan flyttas mellan olika nivåer (översta nivå och grupper). En användare tappar behörigheten som den har när den flyttas. I samband med flytten presenteras vilka e-tjänster och kundnummer som finns att tilldela till användaren i den nya placeringen. Steg 1 (3) Klicka på Användare i toppmenyn och därefter på Flytta användare i undermenyn. Sök upp användaren som ska flyttas via fliken Sök användare eller lista alla användare på kontot via fliken Navigera och klicka därefter på användaren. Steg 2 (3) Markera nya tillhörigheten. Sid 12

14 Flytta användare Steg 3 (3) Tillgängliga e-tjänster för vald grupp visas. Om användaren inte ska ha tillgång till alla e-tjänster, bocka ur respektive e-tjänst. Om användaren inte ska tillgång till alla kundnummer, klicka på respektive e-tjänst och ta bort kundnummer. Avsluta med att klicka på Spara. Sid 13

15 Ta bort användare Ta bort en användare från kontot. Klicka på Användare i toppmenyn. Klicka på Administrera användare i undermenyn. Sök fram användaren. Klicka på Ta bort användare i undermenyn. Sid 14

16 Uppdatera konto med nya kundnummer Har ditt företag tecknat nya kundnummer efter att ni fick myschenkerkontot kan du söka och uppdatera kontot med dessa kundnummer samt tilldela dem med automatik till alla användare. Klicka på Administration i toppmenyn, därefter Konto/Grupp. Markera mappen Kundnummer i trädet (gula mapparna). Klicka på Sök nya kundnummer i undermenyn till toppmenyn. Markera de kundnummer som du vill uppdatera företagets konto med Du kan välja mellan att tilldela kundnumren till alla användare eller bara till administratörer. Observera att användare i eventuella grupper tilldelas inte med automatik Behöver ett kundnummer tas bort från företagets konto, kontakta KundserviceCenter på ditt närmaste Schenkerkontor. Dock kan du själv som administratör göra kundnummer inaktiva för dina användare. Sid 15