2. Registrera en ny medlem

Transkript

1 2. Registrera en ny medlem version Registrera en ny medlem Den här dokumentationen beskriver hur man registrerar en ny i SPFs medlemsregister via Internet. Observera att bilderna är exempel på hur det ser ut på skärmen. Beroende på vilket operativsystem, vilken webbläsare och vilka skärminställningar du själv har i din dator kan vissa bilder se något annorlunda ut jämfört med de i dokumentationen. 1. När du ska registrera en ny medlem finns tre alternativa tillvägagångssätt för att nå till bilden där du registrerar den nya medlemmen: 1. Skriv in den nya medlemmens personnummer i rutan (tredje från höger i menyraden) och tryck sedan på Enter eller Tabb. Personnumret skriver du in med 10 siffror i en följd, utan något skiljetecken, ex: Tryck på (näst längst till höger i menyraden) 3. Tryck på (längst till vänster i menyraden) och välj därefter 2. Oavsett vilket av ovanstående sätt du väljer kommer du till bilden där du registrerar en ny medlem (se punkt 3, nedan). Det enklaste sättet är att använda alternativ 1 i punkten 1 ovan. Fördelen är nämligen att personnumret då redan är ifyllt när du kommer till bilden för nyregistrering. Fördelen är också att du direkt får besked om personnumret är felaktigt eller om personnumret, och därmed personen, redan finns registrerad i SPFs register. Resten av denna dokumentation bygger på att medlemmen du ska registrera inte finns i SPFs register sedan tidigare. Om du, vid inmatning av personnummer, får veta att personen redan finns i SPFs register, som medlem i en annan förening, som intresseanmäld eller som utträdd, hänvisas till dokumentationerna 4. Flytta medlem, 6. Återregistrera en medlem och 8. Intresseanmäld medlem. 2Registreraennymedlem 2.1

2 2. Registrera en ny medlem version Bilden för nyregistrering ser ut så här: 4. I denna bild fyller du nu i de uppgifter som din nya medlem har. Nedan följer en genomgång av bildens samtliga fält med en liten beskrivning av vad fältet ska innehålla och hänvisning till ytterligare dokumentationer för vissa funktioner. Observera att du måste börja med att fylla i ett korrekt personnummer på den medlem du ska registrera. Personnummer är obligatoriskt i SPFs register. Du kan inte skriva i någon annan ruta förrän rutan för personnummer i är ifylld. Även vissa andra fält är obligatoriska och de är markerade med en *. Saknas uppgifter i något av dessa fält går det inte att spara den nya medlemmen. 2Registreraennymedlem 2.2

3 2. Registrera en ny medlem version Under denna rubrik återfinns personens uppgifter om namn, adress osv. Obs! Hantering av utländska medborgare och personer med skyddat personnummer registreras i SPFs medlemsregister av supporten. ÅÅÅÅ betyder årtal med 4 siffror MM betyder månad med två siffror DD betyder dag med två siffror fullständiga personnummer med 10 siffror i en följd, utan skiljetecken. Lämna fältet med hjälp av Tabb-tangenten. Här fyller du i det datum som personen blev medlem i SPF. Observera att datumet inte går att ändra efter det att man sparat medlemmen. Inträdesdatum måste vara under det år som inmatningen sker för att statistiken ska bli korrekt. Man kan inte ange ett datum för ett annat år. Denna ruta använder man om man vill lägga in en medlem som ännu inte betalt sin första medlemsavgift. Fylls inte i vid nyregistrering. Fylls inte i vid nyregistrering. förnamn. efternamn. Personnummer är obligatoriskt (*) och måste fyllas i som första uppgift. I och med att fältet fyllts i och man tryckt på tabbtangenten utförs en kontroll på att personnumret är ett korrekt personnummer och om det finns registrerat i SPFs register sedan tidigare. (Om personnummer finns sedan tidigare, läs då någon av dokumentationerna 4. Flytta medlem, 6. Återregistrera en medlem eller 8. Intresseanmäld medlem) Inträdesdatum är obligatoriskt (*) och måste därför fyllas i. När man registrerar en ny medlem fyller programmet automatiskt i dagens datum som förslag på Inträdesdatum. Läs mer i dokumentation 8. Intresseanmäld medlem. Läs mer i dokumentation 5 Avregistrera en medlem. Läs mer i dokumentation 5 Avregistrera en medlem. Förnamn är obligatoriskt (*) och måste anges. Skriv in med stor bokstav först, följt av små bokstäver. Efternamn är obligatoriskt (*) och måste anges. Skriv in med stor bokstav först, följt av små bokstäver. 2Registreraennymedlem 2.3

4 2. Registrera en ny medlem version Här ska uppgift medlemmens födelsedatum stå. när man matat in ett korrekt personnummer. Fylls i enligt formen ÅÅÅÅMMDD. Här ska uppgift medlemmens kön stå. Här fyller du i c/o-uppgift om medlemmen har någon sådan. gatuadress. Här väljer du det land medlemmen bor i. Här ska det finnas uppgifter om vilka försäkringar medlemmen har om den har någon. via samkörning med SPFs försäkringsleverantör och kan ej fyllas i manuellt. Här fyller du i det postnummer medlemmen bor på. Här ska uppgift om vilken ort medlemmen bor på, finnas. Detta fält fylls i automatiskt och beror på vilket postnummer som fyllts i. när man matat in ett korrekt personnummer. Observera att man inte ska skriva ut C/o. Det lägger programmet till automatiskt i listor och på etiketter. Skriv in med stor bokstav först, följt av små bokstäver. Programmet föreslår Sverige som standardförslag. Men man kan ändra land genom att klicka på då det fälls ut en lista med tillgängliga länder. Klicka på det land du önskar. De uppgifter som kan stå är är: L = Livförsäkring, halvt LL = Livförsäkring, helt OF = Olycksfallsförsäkring L1 = Livförsäkring, 0,1 L2 = Livförsäkring, 0,2 L3 = Livförsäkring, 0,3 Läggs in med fem siffror i en följd, utan skiljetecken. Postnummertabellen uppdateras centralt i registret med jämna mellanrum. Obs! Om det är så att ingen ort kommer fram kan det vara så att postnumret inte finns i den postnummertabell SPF har tillgång till för tillfället. Skriv då in orten med versaler i Postadressfältet själv. 2Registreraennymedlem 2.4

5 2. Registrera en ny medlem version telefonnummer. Riktnummer skrivs i den lilla rutan och telefonnumret i den stora rutan, inga skiljetecken mellan siffrorna. Här kan du fylla i ytterligare ett telefonnummer som går till medlemmen, exempelvis mobiltelefonnummer. e-postadress. Information om medlemmen ska få SPFs tidning Veteranen eller inte. Detta fält går att använda om man vill hålla ordning på vilka som betalat som medlemsavgift och inte. med det datum då information om medlemmen skickas till SPFs försäkringsleverantör Skandia, som sedan skickar ett försäkringserbjudande till medlemmen. Räkna med att det tar någon vecka från det datum som står i rutan innan erbjudandet når medlemmen. Fältet kan inte fyllas i manuellt. Riktnummer skrivs i den lilla rutan och telefonnumret i den stora rutan, inga skiljetecken mellan siffrorna. Måste fyllas i enligt korrekt formel för e-postadresser för att godkännas. Ex: namn@spfpension.se Sitter det en bock i rutan får medlemmen Veteranen. Sitter ingen bock i rutan skickas ingen tidning. Obs! Om två medlemmar är sammankopplade sitter det en bock för tidning hos den ena medlemmen men inte hos den andra, så att de bara får en tidning. Önskar de två tidningar går det att manuellt sätta en bock i rutan hos den andra medlemmen också. Läs mer i dokumentation 8 Sammankoppla medlemmar i samma hushåll. Vid nyregistrering fylls fältet automatiskt i med innevarande år, uppgiften går dock att ändra. SPF samkör uppgifter tillsammans med försäkringsleverantören. 2Registreraennymedlem 2.5

6 2. Registrera en ny medlem version med det datum då information om medlemmen skickas till företaget som trycker SPFs medlemskort. Räkna med att det tar två veckor från detta datum innan kortet når medlemmen. Fältet kan inte fyllas i manuellt annat än på förbundskansliet. Om en medlem behöver ett nytt medlemskort kontaktar man förbundet som tar bort datumet i den här rutan så att medlemmen får ett nytt kort vid nästa tryckning. Detta fält går att använda om man vill hålla ordning på när medlemmen betalat sin senaste medlemsavgift. Här anger du det distrikt medlemmen ska tillhöra. Denna ruta används endast av förbundskansliet. Här anger du den lokalförening medlemmen ska tillhöra. Tryck på knappen för att spara dina ändringar. tilldela en medlem i en annan förening ett vänmedlemskap i den egna föreningen. sammankoppla sammanboende medlemmar. Läs mer om betalningshantering i dokumentation 17. Administrera betalningar. Under denna rubrik återfinns uppgifter om personens medlemskap. Om du är användare på distrikt- eller lokalföreningsnivå är det distrikt du tillhör redan förvalt och går inte att ändra. Rutan är till för att förbundet snabbt ska kunna lägga in en lokalförening och distrikt utan att använda rullisterna ( ). Om du är användare på lokalföreningsnivå är din egen förening redan förvald och går inte att ändra. Sparar dina ändringar. (Det finns två Sparaknappar på sidan, båda fungerar på samma sätt, så man kan använda den knapp man själv önskar). Läs mer i dokumentation 9 Vänmedlemskap Läs mer i dokumentation 7 Sammankoppla medlemmar i samma hushåll 2Registreraennymedlem 2.6

7 2. Registrera en ny medlem version tilldela medlemmen ett eller fler styrelseuppdrag. Läs mer i dokumentation 10 Lägg till och avsluta styrelseuppdrag på en medlem tilldela medlemmen en eller flera profiler. Har kan du skriva anteckningar om medlemmen. Trycker man på denna knapp får man information om vilka uppgifter man inte får skriva om i Fri anteckning. Tryck på knappen för att spara dina ändringar. Denna knapp använder du för att avregistrera en medlem. 5. När du fyllt i alla uppgifter om den nya medlemmen trycker du på Läs mer i dokumentation 12 Lägg till och ta bort profiler på en medlem Anteckningsfältet kan som mest innehålla 500 tecken och kan läsas öppet av alla som har behörighet att se medlemmen. Anteckningen kan inte skrivas ut på listor eller etiketter. Texten man får fram är hämtad från Personuppgiftslagen (PUL). Sparar dina ändringar. (Det finns två Sparaknappar på sidan, båda fungerar på samma sätt, så man kan använda den knapp man själv önskar). Läs mer i dokumentation 5 Avregistrera en medlem 6. Nu är din nya medlem registrerad i SPFs register och medlemmen kommer att få försäkringserbjudande från Skandia och medlemskort från SPF hemskickat inom de närmsta veckorna. Läs också dokumentationen 7 Sammankoppla medlemmar i samma hushåll för att veta hur du gör för att sammankoppla medlemmar som bor ihop i samma hushåll. 2Registreraennymedlem 2.7