CSN-rapportering, gymnasiet

Transkript

1 CSN-rapportering, gymnasiet Förutsättning, modul CSN. Förberedelser Göra inställningar i enhetsregistret 1. Välj Organisation Enhet 2. Sök efter rätt enhet, dvs den enhet eleverna som ska rapporteras tillhör. 3. Växla till fliken CSN genom att klicka på den och välj [F3 Ändra]. 4. Fyll i CSN-kod, uppgiften fås från CSN. 5. Sändid,CSN och Sändfilnamn,CSN är inte längre aktuella, låt dem vara oförändrade. 6. Läsårets startdatum fylls i fältet Läsår startdatum. Läsår stoppdatum är läsårets slutdatum. 7. Läsår, namnet på läsåret, anges med två siffror för höstterminen och två för vårterminen, med ett snedstreck emellan. Läsåret som börjar augusti 2009 och slutar juni 2010, blir således 09/ Startdatum Jullov, är det datum jullovet börjar, och Stoppdatum Jullov, är det datum jullovet slutar. 9. Se till att CSN-automatiken (Automatik, CSN) är på (bockad). Annars skapas inte CSN-poster automatiskt. 10. Välj [F3-Spara] Inför skapandet av en ny totalrapport måste fliken CSN fyllas i för enheten. 160

2 Fälten i flik CSN CSN-kod, Skolan CSN kod, fås från CSN. Sändid,CSN Används inte längre, låt vara oförändrad. Sändfilnamn,CSN Används inte längre, låt vara oförändrad. Läsår startdatum läsårets startdatum åååå-mm-dd. Läsår Stoppdatum läsårets slutdatum, åååå-mm-dd. Läsår åå/åå ex 09/10 betyder läsåret ht 2009/ vt Startdatum Jullov jullovets första dag. åååå-mm-dd, måste anges om studietiden går över perioden 24 dec till 1 jan. Stoppdatum Jullov jullovets sista dag, åååå-mm-dd. Automatik, CSN ska vara bockad för att ändrade elevuppgifter, med automatik ska generera nya CSN-poster. Kontroll av uppgifter i elevregistret 1. Välj Register Elev 2. Här markeras de elever som är utbyteselever eller har aktivitetsbidrag. Detta görs med en bock i antigen fältet Utbyteselev eller Aktivtetsbidrag. Finns i fliken Koder. 3. Integrerade särskoleelever ska inte rapporteras till CSN och ska därför ha en bock i fältet Ej CSN, inga CSN-poster skapas då för dessa elever Kontrollera att alla elever som skall rapporteras har rätt uppgifter registrerat i fälten.!! Tips: Dra ut rapporten KL-UTB.RPT (ligger under IST-Rapport\Skola\Gymnasium\Elev) för att se vilka elever som har felaktig studieväg registrerad. Exempel på urval: Totalrapport Börja med att kontrollera CSN-inställningarna under Enhet. Läsåret, datumen för läsåret och jullovet måste ändras varje år. Kontrollera klassurval 3. Välj [Shift] + [F3 - Klassurval]. Du får upp en dialogruta. 4. Välj vilken Enhet rapporteringen avser. 5. Se över listan på klasser i den högra rutan. De klasser som står där föreslås vara med i rapporteringen. 6. Om någon av de klasserna inte skall vara med i rapporteringen, klickar du på den och väljer [<- Ta bort]. 7. Välj [OK] när du är nöjd med klassurvalet. 161

3 Radera gamla CSN-poster Det kan ligga CSN-poster från förra läsåret kvar. Har CSN-automatiken varit på under sommaren kan likaså felaktiga poster ha skapats. Dessa bör raderas för att inte fel elevuppgifter skall rapporteras. 3. Gå över till listformat. 4. Välj [F7 - Markera alla]. 5. Höger-klick i listan, välj Funktioner lås upp post/er. 6. Välj [F7 - Markera alla] igen. 7. Välj [F6 - Radera] och svara [Ja] på kontrollfrågorna. 8. Detta är enda gången man bör radera poster under läsåret. Poster som skall exkluderas från CSN exporten kan ges samma start och stoppdatum. Skapa totalrapport Urvalet skall inte ge några poster. 3. Välj [Shift] + [F2 - Totalrapport] (eller använd höger musknapp). Du får upp en dialogruta. 4. Välj vilken Enhet rapporteringen avser. 5. Se över listan på klasser i den högra rutan. 6. Om någon klass inte skall vara med i rapporteringen, klickar du på den och väljer [<-Ta bort]. 7. Välj [OK] så skapas två CSN-poster för varje elev. Posten med meddelandeorsak 01 anger läsårets start/stoppdatum, och posten med orsak 24 anger jullovet start/stoppdatum. 8. Välj [Shift] + [F9] så uppdateras urvalet på skärmen. 9. Om totalrapporten av någon anledning behöver köras igen måste de gamla posterna raderas först (se ovan hur du gör det). 10. Kontrollera att CSN-automatiken är på när du är klar med totalrapporten (se Inställningar i enhetsregistret). Skapa fil till CSN med totalrapporten 3. Välj [Shift] + [F1 - Till CSN]. Du får upp en dialogruta. 4. Avstämningsdatum måste vara lika med läsårets start och stoppdatum. 5. Bocka gärna i rutan Skriv ut sända poster 6. Kontrollera att sökvägen i fältet Katalog anger en mapp du har skrivrättigheter i. 7. Tryck [OK]. Eleverna räknas upp. 8. Skulle någon post vara felaktig stannar uppräkningen. Då får du rätta till felet och sedan köra om igen. 9. Svara [Ja] på kontrollfrågan om att spara till fil. 162

4 Löpande rapportering Kom ihåg att kontrollera att CSN-automatiken är på sedan du gjort totalrapporten. Skapa manuella CSN poster 3. Välj [F5 - Ny]. 4. Fyll i elevens Personid. Välj elevens Enhet, Utbildning och Klass i rutan som dyker upp. Reg. datum sätts automatiskt till dagens datum. 5. Välj Meddelandeorsak från plocklistan och fyll i övriga uppgifter. Årskurs, Läsår, Termin1 och Termin2 måste fyllas i korrekt. Vid årskurs 1 skall Termin1 vara 01, och Termin2 vara 02. För årskurs 2 är det 03 resp. 04, och för årskurs 3 05 resp. 06. Rapportering av ändringar 2. Gör urval på Historik typ CSN, Enhet och Exporterad (tomma). 3. Har det hänt ändringar på en elev eller post så kommer de visas i listan. Fältet Exporterad visar om posten har ingått i en fil till CSN. 4. Kontrollera klassurvalet enligt ovan. 5. Välj [Shift] + [F1 - Till CSN]. Du får upp en dialogruta. 6. Kontrollera att datum är korrekta. Avstämningsdatum måste vara läsårets start och stoppdatum, oavsett när du rapporterar eller vilka ändringar som skall med. 7. Bocka gärna i rutan Skriv ut sända poster. 8. Tryck [OK]. Eleverna räknas upp. 9. Skulle någon post vara felaktig stannar uppräkningen. Då får du rätta till felet och sedan köra om igen. 10. Svara [Ja] på kontrollfrågan om att spara till fil. Några intressanta fält Orsak Exporterad Exportdatum A posten är skapad av CSN-automatiken. T posten är skapad i totalrapporten. <Blank> - posten är skapad för hand. Anger om posten ingått i en fil till CSN. Anger datumet posten först skickades till CSN.!! Tips: Vill man tvinga en post till att ingå i nästa export till CSN kan man mata in ett N i fältet Aktivitetsbidrag, eller, om ett N finns, snabbinmata en tömning av fältet. Båda kommer att tömma 1:an från fältet Exporterad.!! Obs: Har det hänt en ändring på en elev så skapas det antigen en ny post på eleven, eller en befintlig uppdateras. Alla elevens poster kommer då att ingå i nästa export till CSN. Med andra ord, har en eller fler av elevens poster tomt i fältet Exporterad så kommer alla elevens poster komma med i filen till CSN. 163

5 Meddelandeorsak Dessa poster skapas automatiskt: 01 Elevens studietider för läsåret (Skapas med totalrapport eller när man skapar en ny elev). 24 Jullov (Skapas med totalrapport eller när man skapar en ny elev). 41 Ändrad omfattning (Skapas när man ändrar omfattning i Register -> Elev, flik Koder). 61 Avbrott (Skapas när man använder funktionen Slutar och anger orsak). 62 Byte av studieväg, årskurs eller klass (Skapas när man ändrar klassbeteckning, årskurs eller studieväg på elev). 63 Byte av skola (Skapas när man ändrar Enhet direkt på elev). Dessa poster måste skapas manuellt i Verktyg - CSN/Historik: 31 Frånvaro/ej studieaktiv. 33 Planerat uppehåll. 51 Skolk. 81 Ej påbörjat studierna. Vad kan bli fel och hur rättar jag till det? Fel startdatum för kurs Ändra uppgiften i enhetsregistret och radera alla tidigare gjorda CSN-poster eller välj att snabbinmata den rätta kursens startdatum. Raderas posterna görs en ny Totalrapport. Felaktig studievägskod Studieväg fattas för elev. Fyll i studievägen och kör rapporteringen igen. Stannar rapporteringen på flera poster för felaktig studievägskod, gå in i elevregistret i listformat. Gör urval på en utbildning i taget och snabbinmata studievägskoden för samtliga i urvalet. Felaktig årskurs mm Årskursen är inte ifylld för eleven. Fyll i årskursen och kör rapporteringen igen. Gäller det många elever snabbinmatas det enklast. 0 poster att rapportera Det vanligaste felet är att det ligger fel avstämningsdatum då [Shift] + [F1 - Till CSN] väljs. Läsårets start och stoppdatum måste vara ifyllt här, och dagens datum måste vara inom dessa två datum. 164

6 Endast en studietid tillåten Detta fel får man från CSN om eleven har flera 01 poster i filen som skickats. Om en elev gör avbrott från skolan och sedan kommer tillbaka så gör man följande: Makulera den 61:a eller 63:a som skapats automatiskt. Skapa en ny 33:a (Uppehåll) med startdatum det datum eleven slutade, och stoppdatum när eleven kom tillbaka. Ev. 01:or eller 24:or som skapats automatiskt får makuleras. Hur ser posterna ut i Extens? Nedan visas exempel på olika händelser och hur de ska vara ifyllda i Extens. Observera att vissa av dessa skapas automatisk enligt ovan. 01 Elevens studietider för läsåret!! Om en elev börjar på skolan efter det att totalrapporten är gjord ska man tänka på att ändra Startdatum på den 01 post som skapas. Datum hämtas automatiskt från enheten, flik CSN och här är alltid läsårets datum ifyllda. 24 Jullov!! Denna post makuleras (start och stoppdatum sätts lika med varandra) om eleven börjar på skolan efter att jullovet inträffat. 41 Ändrad omfattning 61 Avbrott 62 Byte av studieväg, årskurs eller klass 63 Byte av skola 31 Frånvaro/ej studieaktiv När elevens frånvaro upphör rapporterar man ett stoppdatum på samma post. 165

7 33 Planerat uppehåll!! Om en elev avbrutit sina studier vid skolan men kommer tillbaka samma läsår ska detta rapporteras med en 33 post. Om uppehållet överlappar jullovet måste två 33 poster rapporteras enligt CSN. 51 Skolk Observera att en 51 post ska kompletteras med en skriftlig dokumentation som skickas till CSN. Skolk rapporteras inte med ändrad omfattning. Fältet studieomfattning följer inte med i filen till CSN.!! När skolk upphör skall stoppdatum fyllas i på den befintliga 51 posten. 81 Ej påbörjat studierna 81 posten ska rapporteras ensam till CSN med tomt i startdatum och stoppdatum. Det betyder att 01 posten och 24 posten måste makuleras innan man skapar filen. 166